грамотная презентация



Как подготовить грамотную презентацию

Американские исследователи оценивают положительное влияние ключевой презентации в 20–25% от суммы сделки. Представьте потери организации, которая сперва тратит десятки и сотни тысяч долларов на исследования рынка, подход к клиенту, анализ конкурентов, а затем на решающих переговорах о контракте на несколько десятков миллионов долларов предъявляет свое предложение в виде совершенно любительских слайдов. А ведь в Москве это встречается сплошь и рядом. У многих организаций до сих пор нет ни внятных презентационных правил и стандартов, ни корпоративного шаблона, ни, что огорчительнее всего, понимания того, что все это необходимо. Не так давно руководитель одного из крупнейших инвестиционных банков Москвы сказал мне: «Презентацию сделать нетрудно, придумать содержание — и все». Слышать подобное от главы организации, для которой презентации — хлеб насущный, было по меньшей мере странно.

Основные ошибки при подготовке презентации:

1. Надеяться, что программа все сделает за вас.
   2. Думать, что слайды — это и есть выступление.
   3. Готовить презентацию в последний момент.
   4. Не знать свою презентацию досконально.
   5. Считать, что презентация — это игра без правил.

Сделать эти ошибки очень просто. Избежать их — намного сложнее. Наиболее важен последний пункт — знание правил презентации. Их накопилось немало, правда, их кажущаяся неформальность только добавляет сложности в изучении презентационного дела. Несмотря на то, что любой опытный руководитель легко отличит, когда презентация сделана «так, как принято», а когда «не так», почти никто не может твердо сказать, чем именно «правильная» презентация отличается от «неправильной».
Основное правило состоит в следующем: презентацию нельзя понимать только как форму, только как содержание или только как выступление. Презентация — это единство всех трех элементов, в основе каждого из которых лежит свой принцип.

Правила построения содержания. Смотреть на предстоящую презентацию следует со «зрительских мест», т.е. из зала. Задача презентации — привлечь слушателя на свою сторону, помочь принять ему вашу точку зрения, в крайнем случае — хотя бы понять вас.

Типичная ошибка — формулировать задачу «в лоб»: добиться чего–то для себя, для своего дела, для своего клиента… При таком подходе презентер легко может уподобиться глухарю на току и рискует «потерять» свою аудиторию.

Правило 1. Содержание должно быть структурировано

Содержание презентации должно быть четко структурировано: стройность и логичность изложения позволяют слушателю не потеряться в презентации. Это относится как к плану устного выступления, так и к визуальным элементам. Каждый новый слайд должен логически вытекать из предыдущего и одновременно подготавливать появление следующего. Лучший способ проверить, правильно ли построена презентация, — быстро прочитать только заголовки. Если после этого станет ясно, о чем презентация — значит, структура построена верно.

Презентация должна обязательно делиться на разделы, желательно не больше пяти. Чтобы помочь слушателю продуктивнее воспринимать построения и выводы, презентацию обязательно следует снабжать кратким оглавлением–предисловием.

Перед началом выступления слушатели должны знать, о чем и сколько им придется слушать. Кстати, полезно еще и завершать каждый раздел заключением, в котором бы кратко напоминалось, о чем шла речь. Человек одновременно может помнить только семь разных вещей, но презентер из этих семи ячеек может рассчитывать максимум на четыре. Поэтому часто повторять ранее сказанное необходимо.

Правило 2. Краткость — сестра убедительности

После того как содержание презентации собрано, с ним следует аккуратно поработать, сократив его насколько возможно. Краткость — сестра не только таланта, но и убедительности.
Оптимальным объемом презентации считается 24 традиционных слайда, если презентация умещается в 16 слайдов — еще лучше, ну а 12 и менее слайдов — это то, что редко встречается и крепко запоминается. Сейчас появляются презентации следующего за Powerpoint'ом поколения, которые позволяют делать слайды еще в несколько раз более компактными: вместо трех десятков слайдов достаточно четырех–пяти.

Правило 3. Смерть тексту!

И наконец, еще одно правило, которое тем важнее, чем чаще им пренебрегают. Оно гласит: смерть тексту! А точнее, смерть любому тексту, кроме абсолютно необходимого. Толку в нем меньше, чем думает подавляющее большинство презентеров, населяющих слайд за слайдом списками с «буллетпойнтами» (значками–маркерами слева от начала абзаца). Читать страницу за страницей и запоминать текст совсем непросто (а уж читать с экрана, так и вовсе пытка), не говоря о том, что голое чтение никого не убеждает. В старое время, когда презентации делали профессионалы, это правило соблюдалось неукоснительно: количество текста в презентациях докомпьютерной эпохи составляло 35%. Сейчас оно доходит до 80%. Словом, весь ненужный текст следует оставить либо для устного выступления, либо заменить его иллюстративным материалом: графиками, картинками и т.д.

Правила создания формы:

После того как содержание презентации подготовлено, ей придается форма: содержание организуется и расформатируется в слайды. Главный принцип этого процесса таков: форма — конь, содержание — всадник. Поскольку на презентации работают оба, то необходима синхронизация действий.

Правило 1. Думать о зрителе

При разработке формы презентации всегда следует думать о том, как зритель ее будет видеть. Поэтому в первую очередь нужно решить вопрос с носителем: на бумаге, экране монитора или большой экране с помощью проектора. От вида зависит очень многое. Скажем, для бумажной презентации использование шрифта не меньше 18 кегля — лишь желательно, но для экранной — это обязательно (экран не рассматривают вблизи). От альтернативы принтер-монитор–экран зависит и выбор цвета: график, который на экране выглядел контрастно, на бумаге станет просто серым, а текст, который прекрасно воспринимался в процессе редактирования презентации, окажется совершенно нечитабелен в темной комнате с освещенным экраном.

Правило 2. Последовательность и единство оформления

Отсутствие опыта в проведении презентаций легко определить по следующим признакам: «пляшущий» текст, гуляющие объекты и меняющиеся шрифты. Соблюсти последовательность презентации не так–то просто — для этого необходимы сознательные усилия и кропотливость. Неопытность составителей презентации в этом повинна лишь отчасти, большая же часть вины лежит на программе Powerpoint. По умолчанию она автоматически меняет размер текста, если тот «не лезет» в отведенное пространство. Подобное обращение с внешним видом презентации ничего, кроме осуждения, не заслуживает. В поисках компромиссного решения между: сдвинуть ли немножко заголовок, поменять шрифт или изменить текст — выбор всегда за вариантом «изменить текст». Пространство презентации служит для организации и направления взгляда. А взгляд должен скользить по презентации без помех, чтобы за долю секунды зритель знал, где заголовок, где основной текст, а где дополнение. Все однотипные элементы должны всегда быть в одном месте: если зритель знает, где ждать заголовок, а где график, он лучше схватывает суть дела.

Важные запреты

И наконец, есть несколько важных запретов, которыми, к сожалению, постоянно пренебрегают.

1. Изображения и текст на слайдах не должны быть мелкими (даже если, как было сказано, презентация готовится для бумаги).
2. Если презентация будет цветной, то следует избегать ярких, так называемых чистых тонов — алого, ярко–синего, зеленого, фиолетового (они режут глаз). Такие краски следует зарезервировать для выделения действительно ключевых моментов, а для рядовых изображений использовать пастельные тона и контрастные сочетания цветов шрифта и фона.
3. Пестрота на экране (больше четырех цветов одновременно) — также признак неопытной руки.
4. Самое главное табу накладывается на спецэффекты. Анимации наподобие вращающихся заголовков, падающего по букве текста, переворачивающихся слайдов, а также любые звуки ставятся в программу не для деловых презентаций, а для выставочных, чья цель — заманивать в павильон зевак. Обычную презентацию они только затягивают и донельзя раздражают слушателей.

Основные правила выступления

Презентация состоит из двух частей: демонстрация слайдов и сопровождение их тестом. Хотя выступление и является единством слайдов и речи, все же первичен — выступающий, а не его слайды. Функция слайдов — поддержка выступления, а не наоборот. Нарушение этого принципа вкупе с уже разобранным и осужденным преобладанием текста обычно приводит к весьма плачевным последствиям: презентер вместо выступления просто зачитывает текст на слайдах. Таких ораторов слушатели не уважают, текст они могут и сами прочитать, если нужно.

Правило 1. Стройте выступление на аргументах, а не на слайдах

Если презентация сделана правильно и текст хорошо сбалансирован другими визуальными элементами, то все равно не следует вести свою аудиторию по презентации, как экскурсовод туристов: «посмотрите налево, посмотрите направо». Презентер должен вести аудиторию не от слайда к слайду, а от тезиса к аргументу, от аргумента к примеру, от вывода к выводу. Нельзя говорить «перейдем на страницу 7", надо — «как именно мы решаем эту проблему, рассказывается на странице 7". Нельзя говорить «посмотрите на следующий слайд», надо «и что же из этого следует?» А вот что!

Правило 2. Готовьтесь к выступлению

Стоит напомнить, что выступление должно быть подготовлено, прорепетировано и даже отхронометрировано. Большинство выступающих этим простым правилом пренебрегает, а вот аудитория замечает сразу. Готовиться только в последнюю ночь — привычка, оставшаяся со студенческой скамьи. Впрочем, недостаточность предварительной подготовки мало кто умеет компенсировать другим важным качеством — искренностью и импровизацией.

Правило 3. Помните, что аудитория — это живые люди

В практике презентационного дела очень редко приходится видеть людей, по которым заметно, что они воспринимают свою аудиторию не как бизнес–функции, а как живых людей. И это крайне ошибочная стратегия. Понимание и принятие вашей точки зрения достигается не на уровне «правильно–неправильно», а на уровне «согласен–не согласен». За те средние 20 минут, что отводятся на презентацию, презентер должен заставить слушателей поверить ему. Если он не смог понравиться, аудитории, то потратил зря и эти 20 минут, и все время, которое готовилась встреча.

Правило 4. Верьте в то, что говорите

Как бы складно ни была написана ваша речь — она не тронет никого, если вы прочтете ее, как диктор ТВ. Ключик к сердцам очень прост: дайте аудитории почувствовать в вас человека — и она потянется к вам. Вам необходимо верить в то, что говорите — только в этом случае вам поверят. В вашем голосе должна быть слышна убежденность, а еще лучше — святая вера в то, что вы сами делаете. Хотя бы на время выступления, но вы должны верить!

Правило 5. Позволяйте себе эмоции

Подлинные эмоции нельзя запрограммировать. Незабываемые примеры bon mot из лексикона наших политиков: «хотели как лучше, а получилось как всегда», «ну и что, что обещал, я же не сделал», «замочим в сортире» — оставили неизгладимое впечатление в народе. Сказанное в сердцах точное словцо электризует аудиторию. В моей практике был случай: начиная выступление на шестом часу важной, но длинной и нудной инвестиционной конференции, я сумел обратить аудиторию в слух простой оговоркой. Я тоже устал и вместо слов «сейчас будет самое важное выступление на этой конференции», оговорившись произнес: «…на этой чертовой конференции». Слушатели, сидевшие в задних рядах длинного, как пенал, зала, потом сказали мне, что если б я пропустил через стулья заряд в 220 вольт, то и тогда бы аудиторию так не тряхнуло. Результат моей искренней оговорки был следующий: я вернулся назад с грудой визиток, а из 60 выступавших по частоте последующих упоминаний в прессе меня обогнали только трое — и все VIPы.

Правило 6. Готовьте презентацию с тройным запасом прочности

И напоследок скажу, что нигде так, как в презентациях, не проявляется закон Мэрфи «если неприятность может случиться, то она непременно случится». Ноутбуки падают, аккумуляторные батареи садятся, проекторы не включаются, а слайды не распечатываются — и все это, как обычно, в самый последний момент. Поэтому презентации следует готовить с тройным запасом прочности. Профессионал узнается по тому, что он прибывает на встречу с запасом времени, достаточным для того, чтобы убедиться, что все работает как часы. Накладки, конечно же, случаются, но главное, чтобы они не заставали вас врасплох.