Аудит в системе менеджмента качества в образовательных учреждениях СПО

Аудит

в системе менеджмента качества

в образовательных учреждениях СПО

Г.В. Меденкова, канд. пед наук,

зам. директора по учебной работе

Система менеджмента качества образовательной организации должна показать, что все в ней работает хорошо. Внутренние аудиты системы менеджмента качества обеспечивают верификацию выполнения установленных требований, например достижение запланированных показателей.

В условиях рыночной экономики выпускники образовательных организаций СПО являются товаром, к которому предъявляются определенные требования. Отсюда на первый план выходит качество оказываемых образовательных услуг, способствующее востребованности выпускаемых специалистов. В конкурентной борьбе выиграет та организация, которая предложит более качественное образование.

В этой связи встает объективная необходимость создания внутренней специальной службы, команды аудиторов, которая проводит сбор данных, анализ и контроль работы подразделений колледжа.

Что же такое аудит? Это систематическая (несколько раз в год), независимая (аудиторы не должны быть работниками проверяемого подразделения), документируемая (получение записей) проверка.

Главный результат, к которому должен приводить аудит - это определение возможностей для улучшения в работе образовательного учреждения.

В зависимости от объекта проверки, аудит разделяется на следующие виды:

• Аудит, ориентированный на процесс;

• Аудит, ориентированный на продукт (услугу);

• Аудит, ориентированный на систему.

Аудит, ориентированный на процесс предназначен для оценки качества предоставления образовательных услуг . Главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемое качество результатов работы. В ходе аудита, ориентированного на процесс,

проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.). оценивается, насколько данные по процессу, представленные в документах соответствуют реальной работе, выявляются те условия выполнения процесса, которые приводят к отрицательному результату, проверяется действенность и целесообразность сопроводительной документации по процессу (аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены).

Аудит, ориентированный на продукт предназначен для оценки качества продукта или результата работы. Главная цель данного вида аудита заключается в подтверждении стабильности характеристик продукта и их соответствия установленным требованиям. В ходе аудита ориентированного на продукт, выборочно берутся какие-либо промежуточные результаты работы и производится их контроль, осуществляется проверка результатов работы этого процесса за некоторый период времени, осуществляется сравнение результатов работы с параметрами, установленными в требованиях или договорах.

Аудит, ориентированный на систему предназначен для оценки работы всей системы качества образовательного учреждения. В ходе аудита ориентированного на систему, определяется, насколько внедрены требования системы качества, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям системы качества; выявляются несоответствия в работе системы качества, какие требования системы качества не выполняются, проверяется выполнение мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий), которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы системы качества.

В менеджменте качества также применяются виды аудита, которые определяются направлением проверки. В основном эти виды аудитов связаны с аудитом, ориентированным на процессы. К видам аудита, зависящим от направления проверки, относятся:

• Горизонтальный аудит;

• Вертикальный аудит;

• Аудит в прямом направлении;

• Аудит в обратном направлении.

Горизонтальный аудит проводится по одному процессу от его начала до его завершения. Преимущества такого аудита связаны с тем, что есть возможность детально проверить все действия одного процесса, всю сопроводительную документацию по этому процессу, всех сотрудников, задействованных именно в этом процессе.

Вертикальный аудит проводится по всем взаимосвязанным процессам, т.е. когда в ходе процесса обнаруживается, что какая-либо операция данного процесса связана с операцией другого процесса, то аудит переходит на другой процесс и так далее. Преимущество этого аудита заключается в том, что он позволяет проверить все взаимосвязи процессов и востребованность входов и выходов процессов.

Аудит в прямом направлении следует за естественным ходом процесса, последовательностью производства продукции или предоставлении услуги. Аудит начинается в начале процесса и далее следует проверка операции за операцией, при этом, когда встречаются взаимосвязи по процессу, аудит переходит на другие процессы, взаимосвязанные с первым. Потом аудит обязательно возвращается к той операции первого процесса, откуда произошел переход. Как правило, переходы на другие процессы происходят по вторичным выходам и входам. Преимуществом данного типа аудита является то, что он позволяет проверить эффективность управления, обеспечения и обслуживания проверяемого процесса.

Аудит в обратном направлении проверяет проделанную работу. За начало аудита принимается момент завершения работы или приемки продукции и далее пошагово смотрится, что было сделано, перед тем как работа была завершена (принята продукция). Этот аудит позволяет определить, какая работа действительно была сделана по процессам и какая документация возникла в ходе выполнения работ. Преимущества данного аудита заключается в возможности обнаружить пропущенные операции в работе, а также выявить расхождения между сведениями указанными в сопроводительной документации и проделанной работе.

В ходе аудита определяется, помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности учреждения, работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

Таким образом, задачами внутреннего аудита являются:

• подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;

• анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

• предотвращение появления проблем качества;

• подтверждение выполнения корректирующих действий;

• установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, соответствующих документам СМК;

• определение путей дальнейшего совершенствования СМК в целом и отдельных ее элементов.

Так как мы говорим о системном подходе к менеджменту качества, то это касается и аудита. Программой аудита нужно управлять. Цели и объем Программы внутреннего аудита определяет представитель руководства по качеству (зам. директора по качеству) и утверждает директор колледжа. Руководство обеспечивает необходимые ресурсы для Программы внутреннего аудита. Для управления Программой аудита директор назначает руководителя внутреннего аудита (эксперта по качеству). Руководитель аудита составляет годовой план внутреннего аудита, который утверждается директором. Руководители аудиторских групп отвечают за ведение записей по программе внутреннего аудита. Представитель руководства по качеству (зам. директора по качеству) проводит анализ программы аудита и его результаты докладывает руководству. На основании анализа Программы внутреннего аудита проводятся корректирующие и предупреждающие действия, а также действия по улучшению Программы внутреннего аудита.

Когда проводится внутренний аудит, руководство образовательного учреждения должно быть заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные обо всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации деятельности.

Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения.

Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Концепция компетентности включает в себя: личные качества, знания и навыки, требования к образованию и опыту работы, требования к поддержанию компетентности.

Важнейшее качество внутреннего аудитора - профессиональный скептицизм, заключающееся в том, что внутренний аудитор не принимает на веру различные утверждения, а старается найти им подтверждение, самостоятельно получая ответы на возникающие вопросы. Внутренний аудитор должен обладать также следующими качествами и навыками:

• объективностью,

• здравостью суждений,

• хорошими аналитическими способностями,

• развитыми коммуникативными навыками (умением «слушать» и «слышать»; умением четко выражать мысли и отстаивать свою точку зрения),

• работоспособностью,

• умением работать в группе (команде)

• порядочностью (честностью, сдержанностью, благоразумием);

• проницательностью (умением интуитивно оценивать ситуацию);

• решительностью (умением своевременно принять решение);

• самостоятельностью (умением выполнять свои функции независимо)

Знания и навыки аудитора - это:

• общие знания по СМК (процедуры, процессы);

• общие знания и навыки руководителей аудиторских групп (дополнительные знания по руководству аудитом: планирование, организация, отчетность по аудиту);

• специальные знания и навыки аудиторов СМК (методы аудита, ссылочные документы, структура проверяемой организации, применяемые в деятельности организации нормативные документы и проч.)

Требования к образованию и опыту работы аудиторов:

• Образование - высшее.

• Опыт работы - пять лет (количество лет может быть сокращено, если высшее образование по системе менеджмента). .

• Опыт работы в области менеджмента качества - не менее двух лет из общих пяти.

Требования к обучению аудиторов и опыту проведения аудита:

• Обучение на аудитора - 40 час

• Опыт проведения аудита - 4 аудита в качестве стажера под руководством руководителя аудиторской группы

Требования к поддержанию и повышению компетентности аудиторов:

• Самоподготовка.

• Посещение совещаний, семинаров и др. видов деятельности.

• Постоянное участие в аудитах.

Если аудиторы соответствуют всем перечисленным требованиям, то результаты их деятельности должны быть положительными. Тем не менее, в ряде случаев персонал испытывает психологический дискомфорт в период проведения внутреннего аудита. Чтобы избежать подобной ситуации, руководство учреждения должно следовать правилу: аудит проверяет не персонал, а систему менеджмента качества, поэтому после внутренних проверок никого нельзя наказывать, иначе причина уйдет вглубь и потеряется смысл проверки. Рекомендуется аудит проводить не один раз в год, а чаще, чтобы коллектив привык к подобным проверкам. О проверке желательно сообщать заранее, чтобы люди готовились. Постепенно персонал привыкнет к этому. Аудит должен быть нацелен на выявление недостатков, которые создают трудности в работе и поэтому предоставлять возможность проверяемому подразделению улучшить его деятельность.

Коллектив образовательного учреждения должен понимать, что аудиторы - это помощники организации, которые должны увидеть недочеты до того, как их заметит потребитель.

В связи с вышеизложенным, нельзя не остановиться на основных принципах проведения аудита:

• этичность поведения (ответственность, неподкупность, умение хранить тайну),

• беспристрастность (обязательство представлять правдивые и точные отчеты),

• профессиональная осмотрительность (прилежание, умение принимать правильные решения при проведении аудита),

• независимость (объективность, свобода от предубеждений и конфликтов интересов),

• подход, основанный на свидетельстве (записи).

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой образовательное учреждение может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

Использованная литература:

1. Ефимов В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/В.В. Ефимов, А.Н. Туманова, Ульяновск, УГТУ, 2007

2. Савушкин М.В. Внутренние аудиты как необходимый аспект повышения качества образовательных услуг вуза/Вестник ТИСБИ, №2,2009

3. Сонин А. Внутренний аудит как важнейший элемент системы управления компанией / iia ru/ ru/inner_auditor/ publication/member_articles/vnutrenni_audit-Sonin

9