Электронный отчет заместителя директора «Движение и успеваемость»

Электронный отчет

по движению учащихся,

успеваемости и качеству знаний учащихся

для общеобразовательных школ

Исаева Ирина Викторовна

Средняя школа № 26

г.Актобе, Казахстан

Учитель физики

г.Актобе-2012

Уважаемые коллеги, не секрет, что нам приходится в своей работе готовить отчеты по самым различным направлениям деятельности ученического и педагогического коллективов. Немаловажным аспектом деятельности заместителя директора в школе является учет контингента учащихся, успеваемости и качества знаний. Я хочу предложить вам электронные таблицы, которые помогут значительно сократить время подготовки отчета по итогам учебных четвертей и иметь всегда под рукой данные о числе учащихся по школе в целом, звене, параллели и отдельному классу.

Электронный отчет заместителя директора по УВР по движению, успеваемости и качеству знаний разработан для общеобразовательных учреждений. Таблицы могут быть использованы и легко адаптированы во всех общеобразовательных учреждениях, где количество классов не превышает 7 (семи) по каждой параллели.

Хочу обратить внимание на то, что подобные таблицы (различные версии электронных отчетов) не раз публиковались на различных сайтах. Предложенный мною вариант отличается максимальной простотой, т.к. не требует от пользователя каких-либо "серьезных" навыков работы в MS Excel, отчеты отформатированы и готовы к распечатке, что также важно.

Таблицы не являются чем-то абсолютно новым и незнакомым для вас, это привычные формы отчетов. Однако, если следовать инструкции и регулярно вносить данные, то к концу четверти вы получите готовый отчет по движению учащихся. При получении данных от классного руководителя об успеваемости и качестве знаний учеников у вас будут контрольные данные, и потребуется минимум времени для обработки отчетов.

Данный продукт адресован для заместителей директоров по учебно-воспитательной работе для автоматизации обработки результатов по итогам четверти или года (полугодия). Все необходимые данные о движении учащихся и результатах обучения оформлены в виде таблиц в MS Excel. Автоматически формируются такие показатели: контингент учащихся по классам; качество, успеваемость по классу; количество отличников, хорошистов, успевающих и неуспевающих учащихся; формируется отдельный лист: качество знаний по предметам, успеваемость по предметам. Полученные материалы могут быть распечатаны и использованы классным руководителем при проведении классных родительских собраний и заместителем директора по УВР при отчете о движении учащихся и об успеваемости за определенный текущий период.

Для работы потребуется только лишь наличие персонального компьютера с операционной системой Windows 95 (и выше), пакет MS Office и Принтер. Таблицы - отчеты созданы в виде файлов в MS Excel, после введения в таблицы необходимых данных, они готовы к распечатке.

Преимущества использования электронного отчета. "Бумажная" версия отчета требует затрат огромного количества времени заместителя директора по УВР. Основными преимущественными показателями являются: экономия времени, эстетичный вид, оперативность, автоматическая обработка данных. Таблицы разработаны таким образом, что пользователю (в данном случае заместителю директора по УВР) необходимо ввести лишь входные данные. Под входными данными понимают: число учащихся по классам на начало учебного года (вводится один раз в начале учебного года), данные о переходе учащихся в другие учебные заведения и прибытии (заполняется по мере издания приказов по движению учащихся), оценки учащихся (вводятся после каждой учебной четверти). После каждой учебной четверти классному руководителю необходимо представить отчет об успеваемости учащихся класса. Все остальные выходные данные в таблице обрабатываются автоматически. Также генерируются такие показатели: оперативная информация по движению учащихся, качество знаний по классу, успеваемость по классу, качество знаний по каждому предмету, общие итоги по школе (качество, успеваемость).

Данные таблицы содержат формулы и ссылки на результаты содержащиеся на различных вкладках. Для того, чтобы предотвратить случайное вмешательство в эти формулы, ячейки, их содержащие, заблокированы. Если у вас не получается внести данные в ту или иную ячейку это означает только одно - эта ячейка заполняется автоматически (без вашего вмешательства) по мере заполнения других ячеек (открытых для ввода данных).

Учитывая связь между файлами, не рекомендую переименовывать их. Лучше сохранить их в папке, имя которой будет указывать на конкретный учебный год.

Искренне надеюсь на то, что мое предложение вам понравится.

И.Исаева

Как работать с таблицами по учету движения учащихся.

Как известно стандартная программа Excel позволяет производить самые различные расчеты. Используем возможности данной программы.

В предложенном файле созданы вкладки 1(1) 2(1) … 11(1) - они служат для учета движения учащихся с 1 по 11 классы в 1 учебной четверти (число в скобках). Кроме них имеются вкладки 1-4(1), 5-9(1), 10-11(1), 1-11(1) - это результаты движения по звеньям и в целом по школе за 1 учебную четверть. Следом за этими вкладками следует Оперативка за 1 четверть - она заполняется автоматически после того, как вы внесете данные по движению учащихся за 1 четверть.

На каждой вкладке с 1 по 11 класс обозначены литеры классов. Так, на вкладке 1(1) строка «А класс» предназначена для ввода данных по 1 «А» классу, строка «Б класс» для ввода данных по 1 «Б» классу и так далее.

Начнем вводить данные. Ежегодно к 5 сентября утверждается контингент школы по классам - титульный лист. Вам необходимо внести данные о количестве учащихся в каждом классе и сколько из них девочек (согласно отчета ОШ-1).

На рисунке 1 открыта вкладка 1(1) - первые классы и внесены данные по контингенту 1-х классов. Так, в первых классах обучается 76 учеников, из них 42 девочки.

Открывая вкладку 2(1) вносятся данные по вторым классам и так далее по всем классам. Данные по звеньям будут получаться автоматически. На вкладке 1-11(1) вы получите общий контингент по школе на начало учебного года согласно отчету ОШ-1.

Р

исунок 1

Теперь необходимо лишь своевременно вносить данные о движении учащихся - перевод по школе, выбытие из класса или прибытие. В таблице приведены стандартные варианты возможного прибытия ученика или его отчисления. Советую это делать сразу после издания соответствующего приказа по школе.

Для того чтобы было легче контролировать самого себя служат вкладки для составления списков «прибывшие(1)» и «выбывшие(1)», куда вносятся фамилии, имена учащихся и данные о классе и месте обучения куда выбыл ученик или откуда прибыл.

Так, в любой момент вы будете владеть информацией о количестве учащихся в школе, отдельном классе, параллели, звене. Для этого нужно будет только открыть файл на нужной вкладке.

К отчетному периоду у вас уже сформированы:

1. списки прибывших в школу учащихся;

2. списки выбывших из школы учащихся;

3. оперативная информация по движению учащихся.

Следует отметить, что параметры всех таблиц установлены так, чтобы их можно было сразу отправить на печать. Только не забудьте внести дополнения в заголовки таблиц и указать директора школы и исполнителя в оперативной информации.

На рисунке 2 приведен пример учета движения учащихся 1-х классов. Согласно данных, на конец 1-й учебной четверти контингент 1-х классов составил 74 ученика, из них 43 девочки.

Р

исунок 2

Для учета движения учащихся во второй учебной четверти имеются специальные вкладки от 1(2) до 11(2) - число в скобках указывает на учебную четверть.

Данные о количестве учащихся на начало 2-ой учебной четверти вносятся автоматически.

С помощью кнопок со стрелками в нижнем левом углу вы сможете перелистать вкладки для удобства работы (рисунок 3). Теперь перед вами вкладки второй четверти и оперативка за вторую четверть.

Р

исунок 3

Также следует поступить в третьей и четвертой учебных четвертях.

После вкладок для учета движения в четвертой четверти имеются вкладки обозначенные 1(и), 2(и) … 11(и), 1-4(и), 5-9(и), 10-11(и), 1-11(и), оперативка(и) - буква в скобках означает «итог». На этих вкладках автоматически получаются суммарные данные по четвертям.

Так, по окончании второй четверти на данных вкладках будет отражаться движение за две четверти, после третьей четверти - за три, после четвертой - за весь год.

Кроме того, в конце учебного года автоматически будет заполнена вкладка «раздел 3 ОШ - год».

Заполнив в конце лета (по итогам летнего движения учащихся) вкладку «раздел 3 ОШ - лето», расчет контингента по звеньям будет проведен автоматически на вкладке «раздел 3 ОШ - новый уч.год».

Немного подробнее о заполнении вкладки «раздел 3 ОШ - лето» (рисунок 4).

1. Не забудьте указать данные о новом приеме в первый класс.

2. Не забудьте внести данные о выбытии выпускников 11-х классов.

3. Необходимо заполнить строку, добавленную после стандартной строки № 32. Так, в третьей графе укажите число учащихся 4-х классов, внесенных в список выбывших за летний период, в четвертой графе, сколько из них девочек. В пятой графе укажите число учащихся 9-х классов, в шестой графе, сколько из них девочек.

И последнее, если вам все-таки будет необходимо внести какие-либо изменения в рабочие таблицы и вы уверены, что ваши действия не повредят общую систему, то на последней вкладке указан код для доступа к заблокированным ячейкам. Для этого необходимо зайти в меню «Рецензирование» и выбрать команду «Снять защиту листа». В открывшееся окно ввести код (111).

Рисунок 4

Как работать с таблицами по учету успеваемости

Работать с таблицами по учету успеваемости учащихся еще проще.

Здесь необходимо заполнить данные по числу отличников, хорошистов, троечников и неуспевающих по классам. При этом следует учесть:

1. В таблицах заблокированы ячейки, результат в которых получается автоматически;

2. Таблицы связаны с файлом учета движения учащихся, что дает возможность контролировать правильность подачи информации от классного руководителя, не обращаясь к другим документам (рисунок 5);

3. Результаты собранных данных будут отражаться на вкладке «успеваемость 1», «успеваемость 2» ... «успеваемость год» автоматически (рисунок 6);

4. Вкладка «раздел 4 ОШ» также заполнится автоматически, при этом будут использованы данные как из файла «движение учащихся» так и из текущего файла. Самим нужно внести данные только о количестве воспитанников предшкольного класса, из них девочек (при наличии такового) и числе отличников в 9-х и 11-х классах (согласно приказам о выдаче документов об образовании с отличием) - рисунок 7.

5. Процесс снятия кода с заблокированных ячеек и код аналогичны файлу «движение учащихся».

Р

исунок 5

Р

исунок 6

Рисунок 7

Как работать с таблицами по учету качества знаний учащихся

Данный файл самостоятельный (не связан с другими файлами), что дает возможность сделать несколько его копий (отдельно по четвертям).

Открыв файл, вы найдете вкладки от 1 до 11 и «итог по школе». Заполняются данные при приеме отчета у учителей-предметников непосредственно по каждому классу.

Во вкладке «1» заполняются данные по всем первым классам (класс А, класс Б, класс В и т.д.). В конце автоматически просчитывается итог по первым классам.

Во вкладке «2» заполняются данные по вторым классам и так далее.

По мере заполнения данных по классам и предметам генерируется итоговая таблица по школе.

Д

ля предотвращения сбоя в работе формул все листы защищены (ячейки заблокированы).

Рисунок 8