«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» (лекции в помощь студенту)

69

Тверской колледж им. А.Н.Коняева

Лаборатория делопроизводства

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

Краткое учебное пособие

для студентов

(Дополненное и переработанное

в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003)

Автор: Чехонина Т.В.,

преподаватель высшей категории

г.Тверь

2010

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие

4

Основы современного делопроизводства

5

Организационные документы

8

Распорядительные документы

9

Информационно-справочные документы

11

Документирование деятельности коллегиальных органов

12

Система плановой документации

12

Система отчетной документации

13

Кадровая документация

13

ЕГСДОУ. Документооборот. Организационные формы ведения делопроизводства

17

Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов

19

Служебное письмо

36

Приказ

37

Справка

38

Докладная записка

39

Объяснительная записка

40

Акт

40

Протокол

41

Выписка из протокола

42

Документы личного характера

43

Виды договоров

44

Контракт

45

Регистрация и учет документов

46

Контроль исполнения документов

50

Делопроизводство по письменным и устным обращениям

Граждан

52

Формирование и текущее хранение дел

56

Организация оперативного хранения дел

58

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего

59

Порядок передачи документов

на хранение в архив

62

Глоссарий

63

Литература

68

П Р Е Д И С Л О В И Е

Наступило время, когда не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для работников служб документационного обеспечения управления, руководителей и организаторов производства и всех тех, кто по роду деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

В пособии основное внимание уделено изложению правил, норм, требований, предъявляемых ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению организационно-распорядительной документации, а также работе с ней, т.е. технологии делопроизводства.

ОСНОВЫ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство - это особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами.

Документирование - это создание документов. В них отражается деятельность учреждения, содержание управленческих действий.

Документационное обеспечение - это работа с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию в справочных и научно-исторических целях.

Документ - носитель информации, предназначенной для передачи во времени и пространстве. Он позволяет передавать информацию от одного пользователя другому (например, письмо деловому партнеру), использовать в информационно-справочной работе (например, выдача справки, подтверждающей стаж работы), научных целях.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое значение независимо от способа изготовления и времени создания. (Документальные материалы создаются посредством письма (рукописный, машинописный, перфокарты, перфоленты); записи на магнитные ленты, диски, бланки с трафаретным текстом и т.п.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое знание документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документы по происхождению подразделяются на служебные и личные.

К личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письмо, резюме. Такие документы как паспорт, удостоверение личности, документы об образовании, различные свидетельства учреждения выдают гражданам на руки.

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация (ОРД).

Ее подразделяют на пять основных групп:

• организационная - устав, положение, правила, инструкция;

• распорядительная - постановление, решение, распоряжение, приказ;

• справочно-информационная - письмо, справки, акт, протокол и т.д.

• о личном составе - личные дела, трудовые книжки и т.д.

• плановая.

По месту составления.

Внутренние и внешние. Внутренние документы создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других организаций и отдельных граждан.

По сложности содержания.

В зависимости от содержания документы делят на простые и сложные. К простым относятся документы, отражающие один вопрос, одну тему. В сложных содержание посвящено нескольким вопросам или темам. Рекомендуется составлять документы простые. Они легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, направление на исполнение, формирование дел). Сложные чаще всего касаются нескольких исполнителей или даже разных структурных подразделений. Поэтому с них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело.

По форме

документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, т.е. рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная информация отпечатана, а для переменной информации оставляют свободные места, которые заполняются при составлении документа. Такие документы очень перспективны, так как значительно экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По срокам хранения

Документы подразделяют на постоянные (вечные), долговременного хранения (свыше 10 лет), временного (до 10 лет).

По стадиям создания

документы делятся на оригиналы и копии.

Оригинал (подлинник) - документ, созданный впервые индивидуальным или коллективным автором.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. К наиболее распространенным относятся отпуск, выписка, дубликат.

Отпуск - это копия документа, остающаяся в делах организации.

Выписка - это копия части документа, заверенная в установленном порядке (иногда выдается на руки).

Дубликат - это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником. Обычно дубликат выдается в случае утери владельцем подлинного документа (паспорт, свидетельство о рождении и т.д.).

По степени гласности

документы делятся на:

- обычные,

- для служебного пользования (конфиденциальные),

- секретные.

По степени обязательности

документы подразделяют на

- директивные (выполнение которых обязательно),

- информационные (носят справочный характер).

По юридической силе

различают подлинные и подложные документы.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех норм и правил.

Подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствуют истине, либо истек срок их действия.

Организационные документы

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам , правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализую нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационных документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделения и работниками.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи и права предприятия, организации учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности. Структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций, предприятий.

Оформляются уставы по установленным правилам. Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.

Инструкция - это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц (в последнем случае - должностные инструкции).

Должностная инструкция - нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Это документ, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации, подписывается руководителем структурного подразделения, издается в двух экземплярах.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы надостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа. доведения их до исполнителей.

Правила внутреннего распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Распорядительные документы

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» (решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации.

Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Поручение - распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

Информационно-справочные документы

Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.

Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений).

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо - напоминание, гарантийное и др.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером).

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Телеграмма (телетайпограмма, телекс) - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Факсограмма (факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.

Документирование деятельности коллегиальных органов

Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров.

Система плановой документации

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика..

Программа - плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Система отчетной документации

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

Кадровая документация

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;

• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

• Трудовые книжки;

• Личные карточки формы Т-2;

• Личные дела;

• Лицевые счета по заработной плате.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:

• Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1);

• Личная карточка (ф.Т-2);

• Учетная карточка научного работника (ф.Т-4);

• Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6);

• Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора

(ф.Т-8).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Лицевой счет

по заработной плате

автобиография

Заявление

Анкета

Трудовой контракт (договор) с работником

Приказ о приеме

Запись

в трудовой книжке

Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

Порядок составления документов при приеме

на постоянную работу

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу).

Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). Это документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек - 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации.

ЕГСДОУ. ДОКУМЕНТОБОРОТ.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ВЕДЕНИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Деятельность каждого предприятия, организации осуществляется в соответствии с задачами, сформулированными в их Положении (Уставе).

Любая организация является юридическим лицом, т.е. выступает в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Организация, предприятие зависимости от целей и задач, стоящих перед ними, имеют свою структуру. Так, например, предприятие: заводоуправление - производство - цех - участок - рабочее место; учреждение: руководство, отдел, сектор и т.д.

Независимо от структуры организации, предприятия, целей и задач, стоящих перед ними, в каждом есть структурное подразделение, ведающее делопроизводством, например: канцелярия, управление делами, секретариат, общий отдел, АХО (административно-хозяйственный отдел, АХЧ (административно-хозяйственная часть) и т.д. В небольших организациях делопроизводством ведают секретари-машинистки, референты, делопроизводители и т.д.

Основная задача делопроизводственной службы - обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в организациях в соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) и ГОСТом Р 6.30-2003.

ЕГСДОУ - это свод правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа до сдачи его в архив.

Работники делопроизводственной службы должны иметь на рабочем месте должностные инструкции и инструкцию по ведению делопроизводства.

В зависимости от структуры организации и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной, смешанной и децентрализованной.

Документооборот - это движение документов внутри организации.

Объем документооборота - это все входящие, исходящие и внутренние документы, находящиеся на учете за определенный период времени.

При централизованной системе делопроизводства все документы организации и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела),

осуществляются одной структурной частью организации или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, контроль исполнения, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а другие (регистрация, составление и оформление документов, формирование дел) производятся как в канцелярии, так и в структурных подразделениях.

Иногда применяется и третья система - децентрализованная. При этом все виды работы с документами ведутся непосредственно в структурных подразделениях. Каждая структурная часть ведет делопроизводство своих частей самостоятельно.

Децентрализованная система применяется в организациях, размещенных в разных зданиях, удаленных иногда на значительное расстояние.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают единые требования к составлению, оформлению каждого из реквизитов организационно-распорядительных документов.

Для изготовления документов используют два формата бумаги А4 (стандартный лист) и А5 (половина А4).

Документы, оформленные рукописным или машинописным способом имеют поля:

левое - 20 мм (35 мм)

правое - 10 мм

верхнее - 20 мм

нижнее 20 мм (не менее 10) .

Выбор формата бумаги зависит от объема документа. Документ объемом до 8-10 строк оформляется на формате А5.

Текст документа пишется через одинарный или полуторный интервалы. Через одинарный - на формате А5, если нужно уместить текст документа на одном листе, если документ большого объема, для его компактности.

ГОСТом определен состав реквизитов, порядок и место расположения в документе.

Реквизит - это информационный элемент документа.

Формуляр-образец - это модель построения документа, содержащая совокупность реквизитов, присущих данному виду документа, расположенных в установленном порядке.

Реквизитами документа являются:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы документа;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Визы согласования документа;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Настоящий перечень реквизитов является максимальным, т.е. при оформлении конкретных документов отдельные реквизиты могут отсутствовать.

Реквизиты формуляра-образца могут быть расположены в двух вариантах: угловом и продольном. Угловой вариант является наиболее рациональным, так как 80% всех документов имеют либо реквизит «Адресат», либо «Гриф утверждения документа», которые располагаются в правом верхнем углу листа.

Служебные документы оформляются на бланках.

Бланком документа называется лист бумаги формата А4 (А5) с воспроизведенными на нем типографским способом или с использованием ПК реквизитами, несущими постоянную информацию.

Бланки документов могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию.

В делопроизводстве используют: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица используют, как правило, для руководителя и его заместителей.

Автор документа

Автором служебного документа выступают организация, предприятие. Их наименование дается в бланке с указание подчиненности.

Вид документа

Этот реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа. Он проставляется после наименования организации.

Место издания или составления

Этот реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания или составления указывается с учетом принятого административно-территориального деления, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок и т.д.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - для проведения заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

В состав даты входят: число, месяц, год

в тексте

в бланке10.12.2009

05.06.2010

5 июня 2010 г.

Помимо даты в бланке датируются все стадии оформления и обработки документа: согласование, утверждение, получение документа и т.д. Поэтому дата входит составной частью в ряд других реквизитов.

Индекс документа

Индексация в делопроизводстве - это проставление порядковых (регистрационных) номер и необходимых условных обозначений на документе при регистрации, указывающих место их выполнения и хранения.

Например, документ имеет номер 02-10/125. Здесь:

02 - структурное подразделение;

10 - номер дела куда подшит документ;

125 - регистрационный номер.

Таким образом, регистрационный номер документа, т.е. индекс, - это своеобразный закодированный адрес документа, который необходим для построения информационно-поисковой системы по документам организации.

Ссылка на номер и дату входящего документа

Место этого реквизита отведено только в бланке письма (оформляется только в письме ответе).

На № 02-19/834 от 09.08.2010

Адресование документов

Адресование - это указание получателя.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу (на 32 ударе от левого поля).

При адресовании документов в организацию указывают должность руководителя, в которую входит название организации.

Генеральному директору

ООО «Северные регионы»

В.А.Логинову

170234, г.Норильск,

ул.Полярная, 10

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.А.Иванову

170245, г.Псков, ул.Озерная, 1

Директору Института горного дела

члену-корреспонденту Академии наук РФ,

доктору технических наук

А.В.Орлову

112567, Москва,

Семеновская ул., 12

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень

Допускается обобщенное адресование в несколько однородных организаций.

Директорам школ

Московского р-на г.Твери

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

32 Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12

г.Липки, Тульской обл., 301124

На документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше составляется список на рассылку, размножается нужное количество экземпляров без указания адресата. На каждом экземпляре документа пишется один адресат.

Подписание документов

Подпись - обязательный реквизит документа. В него входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи.

Если документ готовят на бланке учреждения, то название должности пишется кратко и не повторяет название учреждения, например,

Директор завода 48 М.П.Зубов

Некоторые документы допускается оформлять не на бланке. Поэтому данные «Наименование предприятия» должны быть включены в наименование должности в реквизите «Подпись», а расшифровка располагается по последней строке, например,

Начальник управления кадров

Министерства цветной

Металлургии РФ П.Р.Петров

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например,

Директор завода А.П.Антонов

2-4

Гл.бухгалтер П.П.Сергеев

Если документ подписывают несколько лиц одной должности, то их подписи располагают на одном уровне, например,

Начальник управления кадров 40 Начальник управления

Министерства цветной кадров министерства

Металлургии РФ геологии РФ

16 А.П.Петров 48 В.Н.Орлов

При подписании документа исполняющим обязанности должностного лица ставить предлог «за», подпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности нельзя. Должна быть указана фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия.

Отметка о заверении копий и выписок

Слово «Копия» пишется (или проставляется штампом) в правом верхнем углу на 56 ударе от левого поля.

Отметка о заверении копии или выписки оформляется через

3-4 интервала после реквизита «подпись».

Верно

2

Инспектор отдела

кадров Н.Б.Олесова

2

00.00.00

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя организации.

Гриф «Ограничение доступа»

Слова «Секретно», «Конфиденциально» и др. печатают без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. Гриф можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение».

К тексту резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Резолюция по своему характеру может быть двух видов:

1. содержит решение вопроса (например, «Зачислить…»);

2. указывает на порядок подготовки вопроса, т.е. кому поручается, что поручается, срок исполнения.

Резолюция наносится рукописным способом и помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей.

По ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление резолюции на отдельном листе, но не рекомендуется из-за возможности потери его в дальнейшем.

Новиковой Н.П.

Свяжитесь с музеями и выясните

их готовность участия в совещании

к 05.08.09.

Личная подпись

29.07.09

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель сводит весь материал, отвечает за оформление и согласование документа.

Утверждение документов

Утверждение - это ознакомление руководителя организации с текстом документа и проставление грифа УТВЕРЖДАЮ.

Реквизит «Гриф утверждения документа» - резолюция на документе, подтверждающая действие, содержащееся в данном документе.

40 УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Ростекстиль»

48 А.Н.Поляков

00.00.00

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО

приказом министра

финансов РФ

от 06.04.09 № 45

В каждой организации должен быть перечень документов, подлежащих утверждению.

Печать

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, образование и т.д.; на договорах, актах выполнения работ, списания ценностей и т.д.

Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, пропуска и т.д.

Оттиск печати проставляют при опечатывании пакетов, сейфов, шкафов, дверей (печать из металла).

Оттиск печати должен быть четким и проставляться так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи подписавшего документ.

Отметки на документах

- о поступлении

Фиксирует факт приема штемпелем на нижнем поле в правом нижнем углу (номер и дата поступления).

- отметка о контроле

Буква «К» или слово «Контроль» (вручную или штемпелем) - на левом поле документа на уровне заголовка.

- отметка об исполнении и направлении в дело

После решения вопроса, поставленного в документе и отправления ответа делается отметка (у нижнего поля)

В дело 34-08. Ответ

№ 34-08/71 от 14.10.2010

Н.Ершова 15.10.2010

Отметка об исполнителе

Эта отметка оформляется только на исходящих документах от начала строки у границы нижнего поля как лицевой так и оборотной стороны листа,

например:

И.А. Крылов 234 67 54

Или

Крылов Иван Антонович

234 67 54

Допускается включать в отметку об исполнителе индекс машинистки, количество экземпляров и дату печатания.

Крылов 234 65 54

НП 4 20.08.2010

Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра. Например:

Серова 345 67 89

КН 3 10.05.09

Экз.1 - в адрес

Экз.2 - в отдел 05

Экз.3 - в отдел 09

Отметка о наличии приложения

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа.

Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то приложение оформляется по краткой форме.

Например:

Приложение: на 4л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: 1. План поставок древесины в 1 кв. 2010 г.

на 3 л. в 1 экз.

2. Справка о состоянии техники безопасности на втором участке на 2 л. в 4 экз.

При большом количестве приложений на них составляется опись, а в приложении указывается:

Приложение: Опись на 17 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: Типовые формы контрактов. (Пособие для предпринимателя),

3 экз.

Основание

Причина, достаточный повод, оправдывающие что-нибудь. Основание чаще всего применяется в приказах по личному составу, по основной деятельности, в актах.

Например:

Основание: Докладная записка зам. начальника цеха № 2 кордного производства от 10.09.2014.

Согласование документа

Согласование документа - это предварительное рассмотрение проекта документа с заинтересованными лицами, организациями.

Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Согласование может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование производится с различными подразделениями и должностными лицами своего учреждения. Оно оформляется визированием проекта документа. Виза состоит из подписи визирующего и даты согласования. В необходимых случаях могут быть указаны наименование должности визирующего, расшифровка подписи.

Визы:

Начальник отдела

кадров

Н.М.Сомов

00.00.00

Юрисконсультант

Е.Н.Крылов

00.00.00

На внутренних документах визы ставят на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись» (3-4 интервала).

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации.

При наличии замечаний и дополнений к документу они прилагаются, как правило, на отдельном листе, а на проекте делается запись «замечания прилагаются».

Внешнее согласование может оформляться грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования располагают в левой части документа после реквизита «Подпись» через 2-4 интервала.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

Госстандарта РФ

Н.И.Поспелов

00.00.00

Если грифов несколько, они оформляются на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд - от нулевого положения табулятора, второй- от пятого (40 ударов).

Если согласование оформляется с помощью другого документа (письма, протокола и др.), то гриф оформляется так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Минтруда РФ

от 28.09.2010 № 58

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись руководителю.

Заголовок к тексту

Документы объемом более 8-10 строк должны иметь заголовок.

Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа, а также предназначен для его быстрого поиска, проведения регистрации без предварительного прочтения всего текста, при контроле исполнения документа.

Заголовок пишется от нулевого положения табулятора, не более 28 ударов, не должен превышать 5 строк, в конце точка не ставится.

О внедрении стандартов на

организационно-распорядительную

документацию

Если заголовок отвечает на вопрос «кого?», «чего?», он пишется с маленькой буквы, если «о ком?», «о чем?» - с большой.

Например:

Служебное письмо (О чем?) - О проведении инвентаризации

Протокол (Чего?) - заседания совета колледжа

Текст документа

Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур.

Простейшая часть текста - абзац. Абзац - часть текста, несущая законченную мысль. В делопроизводстве нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается причина составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: письмо - просьбу без пояснения, приказ - распорядительную часть без преамбулы и т.п.

Если текст содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В тексте документа все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

- объективность содержания и нейтральность изложения;

- полнота информации и краткость изложения;

- типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор, гипербол, аллегорий. В тексте не должно быть перестановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении.

Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и художественной по доступности.

Каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет отличаться от структуры текста служебного письма, а структура текста инструкции - от структуры текста протокола и т.д.

Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Официальное письмо является одним из важных каналов связи предприятия, организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Имеется много разновидностей служебных писем, которые определяются содержание текста. Так, в письмах-ответах приводят запрашиваемые сведения, информацию о выполнении требуемых действий; информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе; рекламационные направляются по поводу качества продукции, изделий; претензионные - с требованием выполнить взятые обязательства; циркулярные рассылаются подведомственным учреждениям с требованием выполнения определенных действий, мероприятий на месте в установленные сроки; гарантийные составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и т.п.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Поэтому текст письма должен быть точным, ясным, недопускающим различных толкований, полным, последовательным, легко читаемым. Многословие мешает выделить суть документа.

Текст строится, как правило, по следующей схеме:

• введение, в котором объясняются причины составления письма;

• основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

• заключение, в котором формулируется основная цель письма.

Эта логическая структура письма не единственная, может отсутствовать какая-либо часть схемы или изменен порядок расположения частей.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа. Например:

«Просим предоставить данные об итогах приема на 2013/2014 учебный год».

Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу.

В письмах надо избегать иностранных слов, технических и специфических терминов, которые могут быть непонятны адресату.

Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителем, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.

П Р И К А З

Приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказами документируется вся основная организационно-распорядительная деятельность организации (порядок финансирования, материально-техническое обеспечение, социальные вопросы и т.д.).

Приказ строится в повелительной форме, предъявляются серьезные требования к четкости его формулировок, обоснованности излагаемых фактов.

В зависимости от содержания различаются приказы по общим вопросам, по личному составу.

Приказы по общим вопросам могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение (при необходимости доведения до сведения подведомственных учреждений директивных указаний вышестоящих органов, для определения конкретных исполнителей, сроков исполнения).

Текст приказа по общим вопросам состоит из 2-х частей:

констатирующей и распорядительной.

В 1 части - причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Констатирующая часть может быть опущена, если распорядительная не нуждается в объяснении.

Во 2-й части - содержатся конкретные задания, излагаемые по пунктам, с указанием исполнителей и сроков исполнения. Сроки исполнения должны даваться реальными, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для размножения, рассылки документа и доведения задания до исполнителя. Текст второй части излагается в повелительной форме.

Ключевым словом, разделяющим констатирующую и распорядительную части, является глагол «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказы по личному составу (так называемые кадровые) готовятся отделом кадров и теми отделами, которых он касается. В них объясняются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы сотрудниками учреждения. Они регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов.

Приказы о поощрениях и взысканиях издаются обычно, как самостоятельные документы.

Каждый параграф начинается с действия (ПЕРЕВЕСТИ, ОСВОБОДИТЬ и т.д.), затем указывается с абзаца фамилия, имя и отчество лица, которого это касается, цех, отдел, должность.

Причина предписываемых действий указывается в основании, т.е. приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие причиной для его издания.

Заголовок приказа по личному составу формулируется, отвечая на вопрос «О чем?». Но чаще всего применяется обобщенный заголовок «По личному составу».

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Отдельные параграфы могут иметь свои сроки вступления в силу.

Ознакомление сотрудников с приказами: доска объявлений, зачитывание на собрании с последующей росписью присутствующих. Лица, поименованные в приказе, должны быть с ним ознакомлены лично (о чем расписываются в оригинале).

Ранее изданные приказы или отдельные их пункты признаются утратившими силу одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу.

Основные реквизиты:

Наименование ведомства, учреждения, по которому издан приказ; название вида документа; дата; номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись, визы.

С П Р А В К А

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных событий или фактов.

Справки бывают личного и служебного характера.

В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации. В них может содержаться обзор выполнения плана поставок, состояния оборудования и т.д.

В зависимости от объема справки и сложности вопросов она может готовиться одним лицом или группой СОТРУДНИКОВ, нередко сотрудниками ряда отделов.

Особое внимание уделяется данным, приводимым в справке, т.к. они служат основанием для принятия решения по поставленным в справке вопросам.

Служебные справки могут быть внешними и внутренними. Внутренние оформляются на чистом листе бумаги и подписываются составителем или начальником структурного подразделения. Справки внешнего характера оформляются на бланках, их подписывает руководитель организации.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, кроме того ставится печать.

Справки личного характера касаются конкретных лиц и выдаются для представления в другие организации /0 факте работы, занимаемой должности, с места жительства, учебы, о составе семьи и др./. На таких справках печать обязательна, исправления недопустимы.

Для справок личного характера целесообразно применять трафаретные тексты.

Начинать текст справки необходимо с фамилии, имени, отчества, которому выдается документ. Не рекомендуется использовать обороты типа: "выдана настоящая", "действительно учится" и др.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В докладной записке приводятся информационные данные, выводы, предложения, заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями.

В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационная докладная записка отличается регулярностью представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний и т.п.

Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги и подписываются составителем. На ней проставляют дату подписания, а индекс не ставится.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию, она оформляется на общем бланке, подписывается руководителем учреждения, имеет дату и исходящий номер.

Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора.

Служебная записка - составляется с той же целью, что и докладная записка, но между должностными лицами одной должности.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия, объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.

Различаются также объяснительные записки, которые в соответствии со своим названием прилагаются к некоторым документам, например: к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае 0 дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.

Объяснительные записки могут оформляться машинописным и рукописным способом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003. На объяснительной записке проставляют только дату ее подписания. Она может иметь приложение, включая вещественные.

.

А К Т

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке.

Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений).

После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются.

Перед текстом акт имеет заголовок.

Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов.

Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему.

С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

П Р О Т О К О Л

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколами оформляют также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.

По способу и полноте записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими без записи содержания выступлений.

Совещательный принцип деятельности служит основой государственного и общественного устройства в нашей стране, поэтому протокол как носитель информации имеет большое значение. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (ученые советы, совет директоров и др.), а также временных (конференции, совещания, комиссии) должны обязательно протоколироваться.

Протоколы ведут секретари по должности или избранные на данном собрании. Они несут ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем коллегиального органа.

Юридическая полноценность протокола определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации.

Важное политическое и юридическое значение имеет указание на число присутствующих.

Если совещание небольшое (например, главные специалисты при директоре) - в алфавитном порядке с указанием должности.

Если совещание с большим количеством присутствующих - указывают «сколько присутствует» и прилагают регистрационные списки.

Если совещание требует кворума - указывается, сколько должно быть и сколько присутствует на данный момент (указанные данные говорят о том, имели ли присутствующие право принятия решения).

Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа. Нумерация ведется в пределах календарного года.

В заголовке указывается вид заседания. Заголовок формулируется, отвечая на вопрос «чего?»

Обсуждаемые вопросы формулируются в повестке дня, отвечая на вопрос «о чем?»

Наиболее ответственной частью протокола является текст. Вводная часть текста: председатель, секретарь, присутствовали, приглашенные, повестка дня. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер повестки дня, после - двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика пишут в именительном падеже с красной строки; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Так же оформляется «ВЫСТУПИЛИ». В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» - Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то оно должно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Примечание: Если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начального заседания и через тире дата окончания.

Например, 12-14.10.2006

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях производственной необходимости оформляют выписки из протокола, которые подлежат заведению.

Из текстовой части берутся только те элементы, которые нужно довести до сведения заинтересованного органа (сотрудника)

ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ХАРАКТЕРА

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, учебу, увольнении, переводе, предоставлении различных видов отпусков и т.п. Заявления оформляются в полупроизвольной форме. Три вида имеют унифицированную форму: о переводе, увольнении, предоставлении отпуска.

Автобиография - это документ, в котором приводятся основные биографические данные работника. Типового формуляра не имеет.

Доверенность - письменное полномочие, по которому отдельные лица предоставляют право другим лицам выступать от их имени, совершать какие-либо действия или получать материальные ценности. Доверенности могут быть однократного и многократного действия.

Расписка - письменное подтверждение какого-либо свершившегося действия - передача, получение документа, денег, товаров и т.п.

Резюме - своеобразная визитная карточка, представляемая работников при трудоустройстве в коммерческие организации, на инофирмы.

Текст резюме отражает обобщенные сведения о вашем образовании, профессиональном опыте, навыках (знание языков, машинописи, компьютера, наличие водительских прав и т.п.

Цель резюме - представить вас в качестве будущего работника. В этом его можно сравнить с рекламным проспектом, описывающим достоинства какого-либо товара. Хорошо составленное резюме создаст благоприятное впечатление о вас, вашем опыте и способностях. Сохраняясь у директора или в отделе кадров, оно напомнит о вас в нужный момент, обеспечит вам приглашение на собеседование.

Сопроводительное письмо к резюме -

Направляя свое резюме потенциальному работодателю или посреднику, желательно снабдить его сопроводительным письмом. Хорошо составленное письмо привлекает к вам интерес и является удобной отправной точкой для последующих личных контактов.

ВИДЫ ДОГОВОРОВ

Договор (контракт) - двустороннее или многостороннее соглашение, где оговорены права и обязанности его участников.

Договор двусторонний - содержит взаимосогласованные права и обязанности контрагентов; большинство торговых договоров являются двусторонними.

Договор купли-продажи - торговый документ, содержащий условия, на которых одна сторона (продавец) передает другой стороне (покупателю) какой-либо товар, знания, опыт, результаты творческой деятельности, оказывает услуги, выполняет работы за определенную оплату.

Договор лицензионный - лицензионное соглашение - один из видов внешнеэкономических сделок, согласно которому лицензиар обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право на использование объекта промышленной собственности (изобретение объекта промышленной собственности (изобретение, промышленный образец, товарный знак) на определенный срок и на установленных условиях.

Договор многосторонний - договор с участием трех и более сторон; заключается обычно при осуществлении товарообменных операций, сооружения объектов, создания совместных предприятий.

Договор односторонний - содержит обязанности только одной стороны и права требования другой; встречаются гораздо реже, к ним относятся договоры займа, дарения и др.

Договор простой лицензии - соглашение, устанавливающее условия передачи прав промышленной собственности (на изобретение, промышленный образец, товарный знак), предполагающее сохранение за лицензиаром права на самостоятельное использование предмета соглашений и выдачи лицензий и сублицензий третьим лицам.

Договор строительства под ключ - договор о строительстве и оборудовании предприятия со сдачей полностью готового объекта; генеральный подрядчик самостоятельно заключает договоры с субподрядчиками.

Договор (контракт) типовой - содержит унифицированные условия сделок, разработанные крупными экспортерами, импортерами, международными организациями на поставку определенных товаров или группы товаров, используются большинством контрагентов.

Договор трехсторонний - соглашение, по которому третья сторона отвечает за хранение договора, который не вступает в законную силу до тех пор, по5а лица, получающее выгоду от действия соглашения, не выполнит определенные условия.

Договор учредительный - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица

К О Н Т Р А К Т

Контракт -

1. Устное или письменное соглашение, по которому одна из сторон берет обязательство что-либо сделать для другой стороны на определенных условиях.

2. Двустороннее или многостороннее соглашение, где говорены права и обязанности для его участников.

3. В торговле - документ, содержащий условия купли-продажи. Условием контракта купли-продажи является переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

Контракт на срок - договор, по которому одна сторона обязуется поставить в будущем определенное количество товара в конкретный срок, а другая сторона гарантирует оплату товара по заранее оговоренной цене.

Контракт «под ключ» - контракт, предусматривающий возведение и ввод в эксплуатацию полностью готового объекта контрагентом заказчика, производившим на себя работы по сдаче объекта.

Контракт фрахтовый - контракт, по которому фрахтователь получает в свое распоряжение судно для перевозки грузов по определенному маршруту или на определенный срок.

Контракт фьючерсный - заключаемый на бирже контракт на поставку определенного количества товара по установленной цене в установленный момент времени в будущем. Обычно играет роль ценной бумаги, используется как спекулятивная ценная бумага - для страхования от непредвиденного изменения цен.

Оферта - предложение о готовности заключить договор.

Контр-оферта - ответ покупателя на полученное предложение продавца, содержащий неполное согласие с предложенными условиями и ряд новых условий для заключения сделки.

Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложения, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению -в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ:

ПОСТАНОВКУ ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ

ПРОВЕРКУ СВОЕВРЕМЕННОГО ДОВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТА ДО ИСПОЛНИТЕЛЯ

ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ ПРОВЕРКУ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ХОДА ИСПОЛНЕНИЯ

УЧЕТ И ОБОБЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно - правовым актом, организационно - распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращения граждан в государственных органах, на предприятия, в учреждения, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращения граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил..7.-7-4). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-2003. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.05.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам.

Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил.7.5.-7.9) и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение во всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения.

Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством.

После десяти лет хранения дела передаются в архи по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке

ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:

• наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);

• заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

• срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

• документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела;

• группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (например, документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);

• дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1, т.2» и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объем которых свыше 250 листов, составляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Вид карты-заместителя

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛО № ________ 1999 год Структурное подразделение

Дата выдачи

Количество листов

Кому выдано

Расписка получателя

Дата возврата

Расписка о приеме

Вид карты-заместителя

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ

И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

• при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

• при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

• при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому-либо делу);

• при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

• при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом, ответственным за делопроизводство, и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).

Исходя из вышеуказанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь. Экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

• принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);

• принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).Проведение экспертизы ценности документов

Оформление документов

Составление описей дел

Составление актов о выделении документов к уничтожению

Подготовка к сдаче в ведомственный архив

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела - бланк-формы для внутренней описи документов. Документы, включенные в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа запрещается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).

Составление описей

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;

• дела временного (свыше 10 лет) хранения;

• дела по личному составу и иные однотипные дела;

• на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

• служебные ведомственные издания.

Порядок передачи документов

на хранение в архив

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

ГЛОССАРИЙ

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы - документы, необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством финансовых, хозяйственных операций.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ - документ, поступивший в организацию.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.

Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Индекс дела, номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними в учреждении.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы - процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации - идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Общий бланк - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовой срок исполнения документов - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЛИТЕРАТУРА

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений сред. проф. Образования / Л.А.Румынина. 7-е изд., стер. - Издательский центр «Академия», 2009. - 224 с.

Дополнительные источники:

Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов.- М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 336 с.

Добсон Энн. Как писать деловые письма: Практическое пособие для всех. - 2-е изд. / Пер. с англ. - Челябинск: Урал LTD, 1993. - 293 с.

Теппер Рон. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с анг.- М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994. - 192 с.

Федосюк М.Ю., Ладыженская Т.А., Михайлова О.А., Николина Н.А. Русский язык для студентов-нефилологов: Учебное пособие.- М.: Флинта, 1997. - 256 с.