Учебный элемент «Технологический процесс простой и заказной письменной корреспонденции»

УЧЕБНЫЙ ЭЛЕМЕНТ

Наименование: «Технологический процесс простой и заказной письменной корреспонденции».

Профессия: Оператор связи.

Цели: Изучив данный учебный элемент, вы сможете принимать, обрабатывать, доставлять, вручать простую и заказную корреспонденцию.

Оборудование, материалы, вспомогательные средства:

Конверты

Упаковочная бумага

Почтовые пакеты

Календарный штемпель

Почтово-кассовый терминал

Накладные ф. 16

Весы, ККМ

Шпагат

Ярлыки ф. 10,10-а

Государственные знаки почтовой оплаты.

Ёмкости.

Автор:

И.С.Ловышева

Сопутствующие учебные элементы и пособия:

«Оператор связи» В.В. Шелехов, Н.Н. Шнырёва, Г.В. Гавердовская.

Москва 2008.

Инструкция по охране труда. УФПС ЛО ФГУП « Почта России» 2013.

«Правила оказания услуг почтовой связи». Москва 2005.

Тарифы

2015г.

Технологический процесс состоит:

1. Прием простой и заказной корреспонденции;

2. Обработка исходящей простой и заказной корреспонденции.

3. Обработка входящей простой и заказной корреспонденцию

4. Вручение простой и заказной корреспонденции.

1. Прием простой и заказной корреспонденции.

При прием простой корреспонденции проверьте правильность упаковки и написания адресов.

От кого: Антоновой Марии Алексеевны

От куда : ул. Катукова дом 24 кв. 174

Г. Липецк

398001

Кому: Потаповой Анне

Александровне

Куда: ул. Орловская дом 15 кв. 2

Г. Орёл

302005

При приеме заказной корреспонденции проверьте правильность упаковки и написания адресов, наличие дополнительных отметок («заказное»).

Далее необходимо взвесить письмо, определить сумму платы за пересылку, выдать отправителю на эту сумму марки для того, чтобы он наклеил их на конверт, в правый верхний угол.

Марка

Марка

Марка

Марка

От кого: Антоновой Марии Алексеевны

Откуда: ул. Катукова дом 24 кв. 174

г. Липецк 398001 ЗАКАЗНОЕ

Кому: Потаповой Анне

Александровне

Куда: ул. Орловская дом 15 кв. 2 . г. Орёл 302005

302005

Погасите марки оттиском календарного штемпеля.

ОКШМарка

Марка

ОКШМарка

Марка

От кого: Антоновой Марии Алексеевны

От куда: ул. Катукова дом 24 кв. 174

г. Липецк 398001 ЗАКАЗНОЕ

Кому: Потаповой

Анне Александровне

Куда: ул. Орловская дом 15 кв. 2

г. Орёл 302005

302005

На адресную сторону наклейте штриховой почтовый идентификатор и считайте его сканером.

окшМарка

Марка

окшМарка

Марка

От кого: Антоновой Марии Алексеевны

От куда: ул. Катукова дом 24 кв. 174

г. Липецк 398001

ЗАКАЗНОЕ

Кому: Потаповой

Анастасии Александровне

Куда: ул. Орловская дом 15 кв. 2

г. Орёл 302005

|││|||||||││││||||||

3980010905671 3

302005

Проведите операцию «Прием заказных писем» на почтово-кассовом терминале.

При приёме заказных писем выбираем « Новый клиент», при этом на экране появляется окно « Клиент» - УСЛУГИ, ПРОСМОТР,АКТИРОВАНИЕ, из предложенного выбираем « УСЛУГИ» - высвечивается окно с перечнем операций:

- прием РПО

- вручение РПО

- возвращение РПО

- досыл РПО

- платежи

- торговля

- прием переводов

- оплата переводов

- выплаты

- внешний модуль( прием и выплата электронных переводов)

- переводы электронные

- возврат ( отмена кассовых операций, проведённых по всем вышеперечисленным почтовым операциям)

ВНИМАНИЕ: операция может быть свёрнута - слева в квадрате выводится знак +, развёрнута - тогда в квадрате выводится знак - , каждая введённая или актированная операция помечаются соответствующими пиктограммами, для расчёта с отправителем - кнопка «РАСЧЁТ» или клавиша F-12.

В предложенном перечне выбираем « ПРИЕМ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ»- в окне справа ИЗ ПРЕДЛОЖЕННОГО (внутренняя почта, международная почта) - выбираем ВНУТРЕННЯЯ ПОЧТА, (при этом открывается окно ПРИЕМ ПО ВНУТРЕННЯЯ ПОЧТА, где выбираем ТИП КЛИЕНТА ( население, бюджетная и т.д.),в поле КЛИЕНТ указываем НАИМЕНОВАНИЕ КЛИЕНТА - кнопка ОК. В этом окне можем принять:

- Ems внутренние

-Заказные бандероли

-Заказная карточка

-Заказное письмо

- Обыкновенная посылка

- Ценная посылка

- Простая бандероль

- Ценная бандероль

- Ценное письмо

- Экспресс письмо

- в верхней части экрана выбираем ПОИМЁННЫЙ,

- выбираем ПОЧТОВАЯ ОПЛАТА, в зависимости от вида принимаемого почтового отправления - «ОПЛАТА МАРКАМИ» , «ФРАНКИРОВАЛЬНАЯ МАШИНА».

Открывается ПОЛЕ ПЕРВОЙ ВКЛАДКИ:

- выбираем ТИП ОПЛАТЫ ( наличными, безналичными, картой),

- ВИД ОТПРАВЛЕНИЯ ( из предложенного списка),

- НОМЕР - может устанавливаться автоматически или вручную: выбираем 14 знаков ШПИ, или считываем с штрих-кода,

- проверять ШПИ, где отмечается знаком ,

- вводим ИНДЕКС ПРЕДПРИЯТИЯ НАЗНАЧЕНИЯ, клавишей Tab переходим в строку «КУДА»

- высвечивается пункт назначения в соответствии с набранным индексом (или при помощи мыши левой клавишей нажимаем в строке индекс на (выбор), при этом высвечивается окно «ВЫБОР ПОЧТОВОГО ИНДЕКСА» , где указанна тарифная зона, регион, район, тип адресата, если в позиции «ТИП АДРЕСАТА» выбрать «А/Я, воинская часть, полевая почта», то нужно обязательно набрать №№а/я, В/Ч, П/П,

- клавишей Tab переходим в строку СПОСОБ ПЕРЕСЫЛКИ «Наземный»,»АВИА», «Комбинированный»,

- клавишей Tab переходим в строку ВЕС (в граммах), (при приёме почтовой карточки поле недоступно - автоматически вызывается дополнительная услуга,

- при оказании ДОПОЛНИТЕЛЬНЫ УСЛУГ в целях активизации доходов выбираем клавишу F-4 или Tab, при этом высвечивается окно «ВЫБОР ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ»

- выбираем: заказное уведомление, простое уведомление и т.д., если выбрали несколько услуг, то каждую закрепляем клавишей «ПРОБЕЛ» -услуга высвечивается голубым цветом, нажимаем клавишу ОК,

- для добавления или отмены услуги - дважды щелкнуть « МЫШЬЮ» в строке УСЛУГИ.

- ЦЕННОСТЬ - вводится вручную при приёме РПО с объявленной ценностью.

- если клиент при отправке РПО уже оплатил часть пересылки ГЗПО, то на экране выбираем клавишу F-6 - при этом высвечивается окно «ПРЕДОПЛАТА» - вводим сумму предоплаты - клавишей ENTER ( или при помощи мыши ОК).

ВНИМАНИЕ: - для ввода данных предлагаются две вкладки,

- переключение с одной вкладки на другую с помощью « МЫШИ» или комбинации клавиш Ctrl +1 и Ctrl +2,

- рабочая вкладка помечается пиктограммой  .

- после того как ввели все реквизиты в предложенном окне при помощи мыши выбираем клавишу Ctrl +2 - отмечается (красным) - пиктограммой .

Открывается ПОЛЕ ВТОРОЙ ВКЛАДКИ:

- в графе ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ ( если ранее в дополнительных услугах выбрали УВЕДОМЛЕНИЕ, то отмечено красным), можно добавить двойным щелчком «мыши» или клавишей Space,добавление помечается

пиктограммой .

- разряд выбираем при необходимости (воинская, правительственная, служебная),

- в строке «ВИД ОТПРАВЛЕНИЯ» высвечиваются реквизиты, принимаемого РПО,

- проверяем правильность ввода данных,

- в строке «ПОЗИЦИЯ» высвечивается -1, если принято 1 РПО, если принимаем 2, то высвечивается 2 и т.д.

- СУММА НАЛОЖЕННОГО ПЛАТЕЖА - вводим при необходимости,

- примечание - ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ( необязательна к заполнению),

- для ЗАВЕРШЕНИЯ операции нажать кнопку ПЕЧАТЬ.

Экранная форма приёма почтовых отправлений внутренней почты

Получаем чек.

------------------------------

Почта России

Липецкий почтамт

1 ОПС

Касса № 39804101

07.05.2015. 10-00

------------------------------------------

Оператор Мальцева

Серийный номер 3522168

ИНН 0007724261640

11-.4-2010 10:20 док № 20909

Сумма документа (нал): 24.15

Получено (нал): 50,15

Сдача клиенту (нал): 26,00

Прием

Внутренняя почта

Население, наличные рубли

Заказное письмо

Квитанция № 05671

3980360905671 3

Кому: Потаповой

302005, Орел

Пересылка: наземный

Вес, граммах: 71

Продажа марок 24,15 руб. Срок предъявления претензий

6 мес.

ПРОДАЖА 24,15 рублей

00070188 026365

эклз 0108882316

Взимаем с отправителя плату за пересылку и выдаем ему чек.

2. Обработка исходящей простой и заказной корреспонденции.

На почтово-кассовом терминале оформляется исходящая накладная ф.16 в 2-х экземплярах.

Из: Липецк 398001

ОКНО 39800102

Накладная № 3980362700005583 Общий счёт вещей

Письма 1

Итого 1

От 07.05.15. в 11:32

На почту, отправленную

В адрес: ЦОСПП, 398910 Липецк участок сортировки

Постпакет

заказные

07.05.15.14-00

Липецк1

398001

Тип почтового отправления

номер

ценность

отметки

Заказное письмо

398036 25 00053 6

ИТОГО: 1(одно) отправление

Подпись ____________ Ловышева

Почта поимённо проверена и принята ____________ Иванова

Адресная часть поименной накладной ф. 16 включает:

-штриховой идентификатор на почтовую емкость, идентичный штриховому идентификатору на адресном ярлыке ф.11, 10-а.

-номер накладной, соответствующий нанесенному штриховому идентификатору на почтовую емкость.

В графах «из» и « в адрес» указываются соответственно наименование и почтовый индекс объекта федеральной почтовой связи места формирования почтовой емкости и места назначения. В графы для записи информации о почтовых отправлениях вносятся данные о вложениях (включенных в группу) РПО: указывается вид и ШПИ каждого РПО.

В качестве итоговых данных под перечнем вложенных РПО указывается цифрами и прописью их общее количество.

В правом верхнем углу накладной в таблице «Общий счет» в графе «Наименование почтовых отправлений» указываются виды РПО и количество вложенных РПО по каждому виду.

Накладная подписывается оператором и заверяется оттиском календарного штемпеля.

К контейнеру с корреспонденцией прикрепите адресный ярлык ф. 10-а, на котором указывается откуда и куда следует мешок и присвоенный ему номер.

Из 398001 Липецк1 (Липецкая область)

Куда 398910 Липецк ЦОСПП Сортировка

Контейнер №______

Пломба №_____

Заделывал Ловышева

||||||||||||||||||||||||||||||||

3980362700005583

ЗАКАЗНОЙ

07.05.2015

11:32:02

398001

Липецк 1

Ёмкость с корреспонденцией заделывайте следующим способом: ёмкость закрывается крышкой , которая входит в пазы ящика, через пазы в крышке и ящике продевается шпагат, концы которого пропускаются через металлическую пломбу и опечатывается именным пломбиром. В специальные пазы, расположенные на боковой стороне ёмкости вкладывается ярлык ф. 10-а.

На ёмкость с корреспонденцией оформляется накладная ф. 16 в двух экземплярах.

Ф.16

07.05.2015

12:00

Липецк

398001Накладная общий счёт

Наименования почтовых отправлений

количество

Почтовый перевод

Письма

Бандероли

Посылки

Мелкий пакет

Экспресс-почта

Секограмма

Мешки «М»

Уведомления

Ёмкость с корр.

1

Итого

1

№ 3980012700005583

на РПО, отправленные

из398001 Липецк

_______________________ (ОКШ)

в адрес:398910 Липецк ЦОСПП

участок сортировки писем

в мешке (ящике, постпакете, группе РПО, контейнере)

№________

№ пломбы________

Наименование

Почтовых отправлений

Идентификатор почтового отправления или перевода

Сумма объявленной ценности

Особые отме

тки

Наименование

почтовых отправлений

Идентификатор почтового отправления или перевода

Сумма объявленной ценности

Особые отметки

Ёмкость с заказной корреспонденции

3980012700005583

итого

Одна (1) вещь

ОПР Ловышева

ОН Гриднева

____________________ принял__________________

07.05.15.14-00

Липецк1

398001(должность, фамилия, подпись) (должность, фамилия, подпись)

2. Обработка входящей простой и заказной письменной корреспонденции.

Простые письма и бандероли обрабатываются следующим образом:

На обратной стороне почтового отправления ставится оттиск календарного штемпеля с датой и временем поступления в ОПС. Письма и бандероли просчитываются общим счётом и количество записывается на входящей внутренней накладной.

Входящая наружная накладная ф.16

07.05.2015 г.

03:54:41

398910

Цех

Липецк ЦОСПП

││‌‌‌‌׀׀׀׀││‌‌‌׀׀׀׀׀׀

398910 25 0005915 7

Подлежат обмену Контейнеры

Ящик Ящики флат

Мешки Мешки авиа

Паллеты Поддоны пласт

Накладная № 398910 25 0005915 7 (дата и место

На почтовые ёмкости, отправленные составления)

Из: 398910 Липецк ЦОСПП Сортировочный цех

В адрес: 398001 Липецк 1 (Липецкая область)

В ёмкости: № 398910 51 0000564 1

№ пломбы: 228

ЁМКОСТИ

ОПС назначения (идентификатор) почтовой ёмкости

Вид ёмкости

С

Отпр

1-ого

Кл.

Прави

тель

ствен

ные

Меж

дуна

род

ные

Стра

хо

вые

С за

каз

ной

корр.

С прост. корр.

С пе

ча

тью

По

рож

няя

тара

Гр.

РПО

ems

Все

го

ёмко

стей

Всего

РПО

пересы

лаемых

открыто

Кол-

во

вес

398001 Липецк 1

398910 25 0005457 2

мешок

1

1

2

ИТОГО

1

1

2

07.05.15

09:00

1 опс Липецк

Итого ёмкостей: две вещи. Отправлений: две вещи.

Оператор Дагаева Е. И. Принял ОН 1 Гриднева

׀׀׀׀│׀׀׀׀׀׀│││

398910 25 0005457 2

Общий счёт

Наименование почтовых отправлений

количество

Почтовый перевод

письма

1

бандероли

посылки

Мелкий пакет

Постпакет

1

Зкспресс-почта

секограмма

Мешки «м»

уведомления

Газетные пачки

Прямые контейнеры

Письма 1-ого класса

Бандероли 1-ого класса

Уведомления 1-ого класса

итого

2

07. 005. 2015.

15:10:17.

398910

Цех

Липецк ЦОСПП

Накладная

№ 398910 25 0005457 2

На РПО, отправленные

Из 398910 Липецк ЦОСПП Сортировочный цех

В 398001 Липецк 1 (Липецкая область)

В группе РПО

№ 398910 33 0006543 3

№ пломбы 221

ЗАКАЗНЫЕ

Наименование

почтовых

отправлений

Идентификатор почтового отправления или перевода

Входящий №

Сумма объявленной ценности

Особые отметки

Постпакет

Простые письма

398910 33 000585

письмо

398001 25 00053 6

62

итого

2 (два) отправления

08.05.2015.

09.00.22

Липецк

1 ОПС

№ 62

Одна вещь.

Простые письма и бандероли : 28 штук.

Оператор Дагаева Е. И. Принял ОН 1 Гриднёва

Входящая внутренняя накладная ф.16

Поступившие в ОПС заказным почтовым отправлениям присваиваются входящие порядковые номера. Входящие номера проставляются в накладной ф. 16 и на оборотной стороне заказного почтового отправления.

№62

Оператор Ловышева

(подпись)

08.05.2015.

14.00.55

Липецк 1

398001

При механизированном способе обработки входящих регистрируемых почтовых отправлений (РПО), данные поступивших почтовых отправлений вносятся в компьютер в программу WinPost.

При немеханизированной обработке на каждое поступившее заказное отправление выписывается извещение ф.22.

Почта России

08.05.15.14.00

Липецк

398001

Извещение № 62

Кому: Кузнецову Алексею Сергеевичу

Адрес 398001 Катукова дом 26 кв.139

На Ваше имя поступило: (оттиск календарного штемпеля)

Х письмо  уведомление  бандероль  почтовый перевод

Х заказное (ая)  с объявленной  обыкновенная  простой  ускоренный

ценностью

№ почтового идентификатора или

№ почтового перевода Выдача производится по адресу:

398001 25 00053 6 опс 398001 ул.

М. горького 1

Вес__________ кг 85 гр. С 8.00 ДО 20.00

Перерыв: с13.00 до 14.00

Объявленная ценность ____________

Наложенный платеж _____ руб. ____ коп. Извещение доставил 08.05.15. Петрова

Плата за доставку_____ руб. _____ коп. (дата и подпись)

4.Вручение простой и заказной корреспонденции.

Простые письма и бандероли доставляются адресатам без расписки на дом через абонентские почтовые шкафы (ящики).

Заказные письма и бандероли доставляются на дом или выдаются на объектах почтовой связи.

Операция вручения почтовых отправлений включает в себя как получение почтовых отправлений адресатом, так и возврат или досыл почтовых отправлений отправителю.

При механизированном способе работы ОПС эти операции осуществляются в программе WinPost.

Для выполнения операции вручения почтовых отправлений в пределах РФ необходимо в меню экранной формы работы с клиентами выбрать пункты УСЛУГИ - ВРУЧЕНИЕ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ - ВНУТРЕННЯЯ ПОЧТА.

Экранная форма вручения почтовых отправлений внутренней почты.

Тип оплаты - почтового отправления. Значение выбирается из списка.

№ - номер почтового отправления. значение устанавливается вручную на основании данных ПО или с помощью считывателя штриховых кодов.

Вид отправления - вид почтового отправления. перечень видов ПО для вручения соответствует перечню почтовых отправлений. значение выбирается из списка. В зависимости с выбранным видом ПО некоторые элементы управления становятся не доступными, а значения определённых элементов устанавливаются автоматически.

Индекс подачи - почтовый индекс объекта почтовой связи отправителя. Значение может быть введено вручную или выбрано из справочника (открыть иконку).

Место подачи - наименование населенного пункта отправителя почтового отправления. Значение фиксируется автоматически после определения индекса ОПС отправителя или может быть введено вручную.

Вес - вес почтового отправления в граммах. Значение устанавливается вручную на основании данных почтового отправления.

Ценность, руб. - ценность почтового отправления. поле доступно для ПО с объявленной ценностью.

Срок хранения, дни - срок хранения почтового отправления на объекте почтовой связи. значения вводится вручную или путем увеличения/уменьшения текущего значения с помощью кнопок с пиктограммами:  ,.

Причина хранения - обоснование хранения почтового отправления в ПС. Значение выбирается из списка.

Вид вручения - тип операции вручения почтового отправления клиенту. Может принимать одно из двух значений:

• Вручение почтового отправления адресату;

• Возврат почтового отправления отправителю.

Значение выбирается из списка.

Дополнительная информация - о почтовом отправлении . значение вводится вручную.

Предварительный просмотр чека. Нажатием клавиши ОК получаем чек на вручение почтового отправления.

При немеханизированном способе работы ОПС заказные почтовые отправления выдаются адресатам под расписку в извещении ф.22 с предъявлением документа, удостоверяющего личность адресата.

Заполняется получателем:

Предъявлен: Паспорт серия 42 03 № 3695123 выдан « 21 » мая 2010г.

(наименование документа)

Кем: УВД Октябрьского округа г. Липецка

(наименование учреждения, выдавшего документ)

Зарегистрирован_________________________________________________________

(указать при получении почтовых отправлений и денежных переводов,

________________________________________________________________________

(адресованных «до востребования», на а/я, по месту работы(учёбы) при несовпадении с указанным адресом)

Почтовое отправление, указанное на лицевой стороне извещения, с верным весом,

исправными оболочкой, печатью, перевязью, почтовый перевод получил

« 10 » мая 2015 г.

Кузнецов (подпись)

Служебные отметки:

Выдал (доставил) Сидорова

(подпись)

При неявке адресатов за РПО в течение 5 рабочих дней после доставки первичных извещений им вручаются вторичные извещения ф. 22-в, которые выписываются с входящими номерами, указанными в первичном извещении, в которых указывается плата за хранение, согласно установленным тарифам.

Возврат и досыл заказных писем и бандеролей.

Возврат заказных писем и бандеролей производится тогда, когда почтовое отправление не востребовано адресатом или его не смогли вручить в течении 1 месяца со дня поступления в ОПС доставки.

Для выполнения операции возврата почтовых отправлений в пределах РФ необходимо в меню экранной формы выбрать пункты УСЛУГИ - ВОЗВРАТ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ - ВНУТРЕННЯЯ ПОЧТА.

Экранная форма возврата почтовых отправлений.

Поля первой вкладки.

Проверка усвоения.

Контрольные вопросы.

1. Кто должен сделать отметку «заказное» на почтовом отправлении?

2. какое вложение подлежит пересылке в заказных письмах и бандеролях?

3. Какой номер указывается в извещении ф.22 и где он должен быть указан?

4. Какой срок выписывания вторичного извещения? Как вручаются вторичные извещения?

5. Как определяется сумма платы, которая должна быть получена с отправителя за пересылку заказного письма (почтовой карточки, бандероли)?

6. В обязанности кого входит наклеивание марок на заказном почтовом отправлении?

7. Порядок приёма заказной корреспонденции на компьютере

в программе WinPost .

Практическое задание.

Вы получили простую и заказную корреспонденцию для приема, обработки, вручения.. Под наблюдением вашего мастера производственного обучения произведите технологический процесс простой и заказной корреспонденции. Строго соблюдая единые технические требования.

1. Подготовка рабочего места.

2. Технология приёма, обработки исходящей простой и заказной корреспонденции.

3. Технология обработки входящей простой и заказной корреспонденции, выдачи.

4. Приём заказной корреспонденции на компьютере в программе WinPost.

5. Качество выполненной работы.