ОБ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИКТ В УПРАВЛЕНИИ ССУЗОМ

ОБ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИКТ В УПРАВЛЕНИИ УЧЕБНЫМ ЗАВЕДЕНИЕМ

О.Б. Смоляр, преподаватель ОГБПОУ «Томский базовый медицинский колледж»

В условиях непрекращающегося кризиса, когда то и дело происходит уменьшение средств финансирования, оптимизация образовательных учреждений, возникает задача оптимального их расходования. Подчеркну, задача эта стояла и ранее, но в современных условиях она весьма актуальна.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации, контента. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

О чем собственно идет речь? В любом образовательном учреждении имеется документооборот, вся отчетность создаваемая преподавателями, службами, концентрируется в одном месте, обрабатывается, в результате формируются показатели характерные для всего учреждения. И обратно, информация, поступающая извне, порождающая в различных структурах администрации, должна быть доведена до каждого работника, преподавателя.

Каждый работник образовательного учреждения, прежде всего преподаватель, постоянно нуждается в контенте, который постоянно обновляется. Сюда можно отнести следующую учебную и научную, кадровую и финансовую информацию:

- информация федеральных структур, например, новая редакция ФГОС;

- информация структур областного уровня, например, УМЦ или департамента;

- информация от администрации образовательного учреждения:

а) расписание занятий;

б) кафедральная (ЦМК) информация;

в) приказы и распоряжения дирекции;

г) кадровая информация;

д) финансовая «инфа», включая зарплату и премию и др.

Да и сам преподаватель ведет занятия, а значит, порождает и постоянно корректирует:

а) успеваемость и посещаемость;

б) планирует и проводит консультации;

в) регулярно собирает и создает отчетность;

г) регулярно создает списки неуспевающих и отсутствующих;

д) проводит открытые занятия;

е) занимается воспитанием студентов;

ж) посещает занятия коллег.

Дополнительно решает вопросы повышения квалификации, участвует во всевозможных форумах, конференциях, публикуется и т.д.

ВУЗы при их потенциале, наличии соответствующих служб решают самостоятельно подобные задачи и весьма успешно. Школы находятся в более привилегированном положении, чем ССУЗы, массово используют электронный журнал, СМС-рассылки и др. А вот ССУЗы такой возможности не имеют, абсолютно отсутствуют соответствующие структуры, финансовые возможности. Поэтому и по сей день используется бумажная технология. В результате тратится большое количество времени на ручной сбор и обработку информации, на приобретение расходных материалов: бумагу, картриджи и ремонт принтеров. Информация, отраженная на бумаге, очень быстро устаревает, в результате бумажные отчеты требуются вся чаще и чаще.

Система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. В настоящее время это связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения поручений.

Как же уйти от подобной устаревшей технологии? Каждое образовательное учреждение само не в состоянии справиться с решением задачи. А вот в кооперации с другими да, может. Нужно лишь объединить усилия образовательных учреждений, например, под руководством департамента или УМЦ. Собственно речь идет о кооперации сил, прежде всего финансовых. На их основе разработать требования к разрабатываемой системе, создать техническое задание (ТЗ). Затем подобрать исполнителя, профинансировать его или выбрать предлагаемое готовое решение из существующих. Важно учитывать, что система должна быть установлена, настроена и эксплуатироваться каждым ССУЗом, вошедшим в кооперацию. Экономия достигается за счет того, что каждое учреждение вносит только часть финансов в кооперацию, а получит полностью систему. Параллельно будет создана единая технология документооборота, основанная на средствах ИКТ. В дальнейшем можно создать единую службу поддержки и развития созданной системы.

Суммируя, получим результаты:

- систему электронного документооборота образовательного учреждения; - возможность совместно решать сложные задачи; - экономию финансов и повышение производительности труда: - единую технологию образовательных учреждений; - экономию времени и повышение надежности хранения, поиска нужного контента; - возможность создания единой службы поддержки и развития системы.