Конспект: Деловые бумаги и способы их оформления

Пояснительная записка.

Элективный курсы «Деловые бумаги» предназначены для учащихся 10 класса и обеспечивает теоретическое изучение и практическое применение полученных знаний при составлении деловых бумаг. Они расширяют знания обучающихся о видах и составлении деловых бумаг, а также познакомят обучающихся с областью их применения.

Независимо от дальнейшей профессиональной ориентации каждому обучающемуся полезно овладеть основами технологии работы с деловыми бу­магами, так как любая профессиональная деятельность сопровождается созданием документов. Каждому человеку, чтобы добиться успеха в жизни и работе, необходимо прежде всего научиться общаться. Потребность в общении - неотъемлемая часть жизни человека, познания окружающего мира, других людей, самого себя. В широком понимании общение - это процесс обмена информацией, впечатлениями, выра­ботка взаимопонимания, общего мнения.

Навыки делового общения необходимы для того, чтобы уверенно чувствовать себя в коллективе, деловом партнерстве, предпринимательской деятельности и биз­несе. Умение бесконфликтно и эффективно общаться с партнерами, действовать в соответствии с принятыми нормами, грамотно работать с письменной документа­цией очень важно для профессионального роста специ­алиста. Одним из главных каналов связи предприятий, организа­ций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформ­ляются приглашения принять участие в тех или иных мероп­риятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важ­ные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи, роль дело­вого письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь дело­вое письмо - это документ, а более надежного и доступного но­сителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники. По своему назначению переписка, как любая другая до­кументация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. Личная переписка - это переписка между физи­ческими лицами вне сферы их служебных (официальных) от­ношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с по­меткой "Лично", поступающие в организации на имя кон­кретных работников, также относятся к личной, а не офици­альной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.

В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин "письмо" используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации ("открытое пись­мо"), литературных и научных произведений.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержден­ной формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной фор­ме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.

Переписка является инструментом оперативного инфор­мационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справоч­ной и аналитической работы, при установлении деловых свя­зей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функ­ция. В связи с этим основным отличительным признаком пе­реписки служит ее назначение - обеспечение информацион­ного обмена с применением средств связи.

Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почто­вые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты. Поэтому возникает необходимость показать значе­ние деловых бумаг в сфере управления.

Основные цели курса:

• дать обучающимся необходимые теоретические и практические знания для освоения работы с документами в современных организациях;

• обучить навыкам эффективной коммуникации в различ­ных условиях общения;

Данный курс нацелен также на формирование и развитие коммуникативной компетенции в деловом языке, представляющей совокупность знаний, умений, способ­ностей, инициатив личности, необходимых для установления межличностного контакта в профессиональной, производ­ственной и других сферах и ситуациях человеческой деятель­ности.

Компетенция специалиста в определенной области харак­теризуется не только профессиональными знаниями, навы­ками, умениями грамотно составлять деловые бумаги.

Задачи курса:

• познакомить с правилами составления и оформления деловых бумаг, их обработки в процессе дви­жения внутри организации (от момента получения или создания до на­правления адресату по назначению или передачи в дело).

• закрепление и совершенствование навыков владения нор­мами русского литературного языка; раскрыть многообразие стилистических возможностей русского языка в разных функциональных стилях (преж­де всего в официально деловой речи);

• повысить общую речевую культуру;

• дать представление о нормах устной и письменной деловой речи;

• расширить активный словарный запас учащихся;

• показать значение специальной лексики, фразеологии, используемой в официально-деловом стиле.

• оформлять реквизиты; различать виды бланков, использовать разные способы расположения реквизитов в бланке.

• формирование языковых, социокультурных знаний в области коммуникативной компетенции будущего специа­листа (виды общения, вербальные и невербальные сред­ства коммуникации);

• повышение культуры деловой речи и уровня культуры речевого поведения в сферах устной и письменной ком­муникации;

• совершенствование общеучебных интеллектуальных, ин­формационных умений и навыков в области деловой письменной речи и делового общения.

Изучение обучающимися основ делопроизводства будет способствовать развитию культуры документирования, так как поможет понять важность документа для принятия управленческих решений, оценить значение его юридической силы. Он поможет приобрести навыки цивилизо­ванного, грамотного поведения в деловом общении, т. е. общении, осуществляемом в рамках трудовой деятель­ности.

Представленная программа рассчитана на 34 часа и предполагает деление курса на 2 блока: теоретический, посвященный вопросам делового общения; практиче­ский, рассматривающий правила составления и оформления деловых бу­маг.

Планируемый результат: помощь в профессиональной ориентации и формирование целенаправленного стремления овладеть профессией документоведа или реализовать свои возможности как руководителя, специа­листа, технического исполнителя делопроизводственной службы.

Обучающиеся будут иметь опыт:

• говорить и писать, владея навыками деловой речи;

• уметь излагать свои мысли в устной и письменной фор­ме в деловом общении;

• уметь подобрать необходимую литературу на определен­ную тему.

В результате усвоения содержания курса учащиеся могут приобрести следующие общие знания, умения, навыки и овладеть способами познавательной дея­тельности:

• знать организацию речи в соответствии с видом и ситуа­цией общения, правила речевого этикета;

• усвоить нормы делового письменного и устного языка, средства создания деловой письменной и устной речи;

• следить за точностью, логичностью и выразительностью речи;

• определять цель и понимать ситуацию общения.

Учебно-тематический план.

№ п/п

Тема

Количество часов

Форма проведения

Форма контроля

1-2.

Официально- деловой стиль как язык документов. Жанры деловой речи.

2 часа

Лекция

Собеседование

3-4.

Язык деловых бумаг. Культура речи и языка в деловом общении.

2 часа

Лекция

Собеседование

5-7.

Письменная коммуникация.

Трафарет. Анкета. Таблица.

3 часа

Лекция

Собеседование

Письменная работа

8-10.

Деловая (официальная пере писка). Язык деловой пере писки.

3 часа

Лекция

Конспект

11-20

Деловые письма. Виды и структура деловых писем. Составление и оформление документов.

10 часов

Лекция

Практическая работа

Конспект

Зачёт

21-34

Частные деловые письма. Виды и структура. Составление и оформление документов.

14 часов

Лекция

Практическая работа

Конспект

Зачёт

Содержание программы.

Тема 1. Официально - деловой стиль как язык документов. Жанры деловой речи. (2 часа)

Официально-деловой стиль речи как функционально-ком­муникативная разновидность современного русского языка. Подстили официально-делового стиля речи и сферы их при­менения. Краткая история формирования официально-дело­вого стиля речи. Жанры деловой документации: дого­вор, контракт, акт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол.

Тема 2. Язык деловых бумаг. Культура речи и языка в деловом общении.(2 часа)

Язык деловых доку­ментов как письменная форма реализации делового стиля речи: фонетико-графические, лексико-грамматические осо­бенности. Лаконичность(краткость), использование языковых формул, терминов. Лексические и графические сокращения, употребление страдательных конструкций. Синтаксис и лексика делового языка. Культура деловой речи. Две стороны культуры речи: правильная речь и культурная речь. Три признака культурной речи: богатство, точность и выразительность. Речевой этикет.

Тема 3. . Письменная коммуникация. Трафарет. Анкета. Таблица (3 часа)

Письменная деловая коммуникация. Композиционные особенности деловых документов. Требования к составлению и оформлению документов: стан­дартизация, унификация, клишированность. Бланки, рекви­зиты, условные обозначения, аббревиатура. Классификация деловых документов по назначению (организационно-распо­рядительные и информационно-справочные), по характеру (личные, служебные).

Тема 4. Деловая (официальная переписка). Язык деловой переписки. (3 часа)

Деловая коммуникация. Культура делового общения. Формы и культура деловой коммуникации. Устное и письменное деловое общение. Деловой этикет. Риторика - часть культуры делового общения. Деловая коммуникация и паралингвистика. Документация - разновидность письменной деловой речи.

Нормы деловой речи. Языковые аспекты официально-делового стиля. Лексические нормы письменной и уст­ной деловой речи. Фразеология деловой речи. Грамма­тические особенности письменной и устной деловой речи. Синтаксис письменной и устной деловой речи. Фонети­ческие нормы и фонационные средства устной деловой речи.

Тема 5. Деловые письма. Виды и структура деловых писем. Составление и оформление документов. (10 часов)

Деловое письмо. Деловые письма и прави­ла их составления. Виды деловых писем по степени доступности, по срокам исполнения, по объёму, по виду содержащейся информации, по стилю изложения, по комплектности, по композиции, по способу адресования, по информационному поводу. Группы официальных деловых писем (письма-просьбы, письма-сообщения, письма-запросы, письма-заявления и т.д.). Структура, стиль и оформление деловых писем.

Тема 6. Частные деловые письма. Виды и структура. Составление и оформление документов.(14 часов)

Частные деловые письма и прави­ла их составления. Виды частных деловых писем по степени доступности, по срокам исполнения, по объёму, по виду содержащейся информации, по стилю изложения, по комплектности, по композиции, по способу адресования, по информационному поводу. Группы частных деловых писем (письма- поздравления, письма-приглашения, письма-извинения, благодарственные письма, мини-письма, письма-резюме ит.д.). Структура, стиль и оформление частных деловых писем.

Поурочно-тематическое планирование.

№ п/п

Раздел, тема

Кол-во часов

Официально - деловой стиль как язык документов. Жанры деловой речи.

1.

Официально-деловой стиль речи как функционально-ком­муникативная разновидность современного русского языка. Подстили официально-делового стиля речи и сферы их при­менения.

1 час

2.

Жанры деловой документации: дого­вор, контракт, акт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол.

1 час

Язык деловых бумаг. Культура речи и языка в деловом общении.

3.

Язык деловых доку­ментов как письменная форма реализации делового стиля речи.

1 час

4.

Лексические и графические сокращения, употребление страдательных конструкций. Синтаксис и лексика делового языка.

1 час

Письменная коммуникация. Трафарет. Анкета. Таблица.

5.

Письменная деловая коммуникация. Композиционные особенности деловых документов.

1 час

6.

Требования к составлению и оформлению документов. Бланки, рекви­зиты, условные обозначения, аббревиатура.

1 час

7.

Классификация деловых документов по назначению и характеру.

1 час

8.

Деловая коммуникация. Культура делового общения.

1 час

9.

Формы и культура деловой коммуникации. Устное и письменное деловое общение. Документация - разновидность письменной деловой речи.

1 час

10.

Нормы деловой речи (Лексические, Фразеологические, Грамма­тические, синтаксические, фонети­ческие).

1 час

Деловые письма. Виды и структура деловых писем. Составление и оформление документов.

11-12

Деловое письмо. Деловые письма и прави­ла их составления

2 часа

13-14

Виды деловых писем по степени, по срокам, по объёму, по виду, по стилю изложения, по комплектности, по композиции, по способу адресования, по информационному поводу.

2 часа

15-17

Группы официальных деловых писем.

3 часа

18-20

Структура, стиль и оформление деловых писем.

3 часа

Частные деловые письма. Виды и структура. Составление и оформление документов.

21-22

Частные деловые письма и прави­ла их составления.

2 час

23-25

Виды частных деловых писем по степени, по срокам, по объёму, по виду, по стилю изложения, по комплектности, по композиции, по способу адресования, по информационному поводу.

3 часа

26-31

Группы частных деловых писем (письма- поздравления, письма-приглашения, письма-извинения, благодарственные письма, мини-письма, письма-резюме).

6 часов

32-34

Структура, стиль и оформление частных деловых писем.

3 часа

Информационное обеспечение:

1. Аверченко Л. К. Азбука делового общения. М., 2004.

2. Андреев В. И. Деловая риторика. Казань, 2003.

3. Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи. М., 2004.

4. Зарецкая И. И., Чернер С. Л. Деловой этикет. М., 1998.

5. Касумова М.Ю. Деловой русский язык. М., 2006.

6. Кузнецов Н.Н. Деловое письмо. М, 2006

7. Наин А. Я. Культура делового общения. Челябинск, 2006.

8. Образцы бланков.

9. Сизикова С.Ф. Основы делового общения. М., 2006.

10. Холопова Т. И.. Лебедева М. М. Протокол и этикет для деловых людей. М., 2004.

6