Урок русского языка в 9 классе. Деловые бумаги

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

1. Личные документы

   1. Заявление

   2. Доверенность

   3. Автобиография

   4. Пример автобиографии

   5. Жалоба. Основные положения

   6. Жалоба. Структура текста

   7. Резюме

   8. Пример резюме

   9. Служебная характеристика

2. Административно-организационные документы

   1. Положение, правило, инструкция

   2. Правила составления и оформления должностных инструкций

   3. Контракт, договор: виды договоров, основные составляющие договора

   4. Оформление договора

      • Преамбула

      • Предмет договора. Условия договора

      • Срок действия договора. Реквизиты сторон

      • Приложения. Подписи сторон

   5. Дополнительные материалы к договору

   6. Трудовой договор

   7. Договор гражданско-правового характера

3. Распорядительные документы

   1. Виды распорядительных документов

   2. Приказ. Общие правила оформления

   3. Приказ. Заголовок и текст

   4. Выписка из приказа

   5. Распоряжение

   6. Указание

4. Информационно-справочные документы

   1. Виды информационно-справочных документов

   2. Справка

   3. Докладная записка

   4. Объяснительная записка

   5. Служебная записка

   6. Акт

   7. Протокол. Особенности оформления

5. Деловые письма. Классификация

Личные документы

ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

Расположение частей заявления:

• Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: "В финансовый отдел НПО "Квант""; если это название должностного лица - в дательном падеже, например: "Директору школы №12 И.А. Иванову".

• Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом "от" или без него. При использовании написания с предлогом "от" после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.
  После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога "от".

• Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

Примеры написания заголовка заявления:

Начальнику ЖЭУ-5
И.И. Смирнову
Н.И. Васильева,
проживающего по адресу:
Санкт-Петербург,
ул. Замшина, д. 16, кв. 103

заявление.

Собственно текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: "Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т. п.)".

Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... .

Заканчивается текст заявления подписью и датой. Дата в формате "Число - месяц - год" (15 января 2002 г. или 15.01.2002) ставится с левой стороны листа, подпись заявителя - справа.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Доверенность - письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами.

По объёму полномочий различают три вида доверенностей:

1. Разовая - на совершение одного конкретного действия (например, на получение заработной платы).

2. Специальная - на совершение каких-либо однородных действий (например, доверенность юрисконсульту предприятия для выступлений в арбитраже).

3. Общая (генеральная) - на общее управление имуществом доверителя.

Формы и способы совершения доверенности, сроки её действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом (ГК).
Например, в соответствии с ГК Российской Федерации максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок действия не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня её совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы) закон предусматривает обязательное нотариальное удостоверение. Доверенность от имени государственной организации выдаётся за подписью её руководителя с приложением печати этой организации.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения её срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания кого-либо из них недееспособным либо ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей доверенности:

• наименование документа пишется в центре строки;

• ниже наименования пишется место и дата выдачи доверенности (прописью): "двадцать первое декабря две тысячи восьмого года".
  В некоторых образцах допускается запись даты в числовом формате: 21 декабря 2008 г.;

• текст доверенности начинается с красной строки;

• текст доверенности подписывается доверителем (подпись размещается справа);

• ниже подписи необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Клишированные формы: Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...),
например:
Я, гр. Николаев Иван Сергеевич, проживающий..., доверяю гр. Никитину Сергею Семеновичу, проживающему..., получить...

ДОВЕРЕННОСТЬ

______________________________________________________________________

(место и дата выдачи доверенности прописью)

Я, гр. ______________________________________________________________, проживающая(ий) по адресу: ________________________________________, доверяю гр. ______________________________________________________________________, проживающей(ему) по адресу: ______________________________________________,

получить в кассе _____________________________________________, находящегося

(наименование предприятия)

по адресу: _______________________________________________________________,

причитающуюся мне заработную плату за ____________________________________

(период времени прописью)

________________________________, расписаться за меня и совершить все действия, связанные с выполнением этого поручения.

_________________

(подпись)

"___"__________ 200_ года настоящая доверенность удостоверена мною, _____________________________, нотариусом _______________________________

_______________________________________________________________________

(наименование нотариальной конторы, №., дата выдачи лицензии)

Доверенность подписана гр. ________________________________________ в моем присутствии. Личность доверителя установлена, дееспособность его проверена.

Зарегистрировано в реестре за № _______________________

Взыскано по тарифу: ___________________________________ руб.

Нотариус: __________________________ (подпись)

АВТОБИОГРАФИЯ

Автобиография - это последовательное изложение самим говорящим или пишущим основных этапов его жизни.

Необходимость написания такого документа возникает при поступлении в учебное заведение, при трудоустройстве и т. д. Кадровые службы различных учреждений, в ведении которых находится документация по персоналу, предъявляют различные требования к содержательной части автобиографии, связанные, в первую очередь, со степенью подробности изложения сведений об авторе и его ближайшем окружении.

Основные требования:

• Автобиография составляется в произвольной форме от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился.... Обязательно указывается полностью дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т. д.)

• Указывается, какое получил образование, какие учебные заведения где и когда окончил.

• Указывается место работы в настоящее время, занимаемая должность.

• Указывается семейное положение, адрес места жительства в настоящее время.

• Если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.

• Для изложения событий завершенных используются глаголы прошедшего времени: учился(ась), работал(а), поступил(а), окончил(а) и т. д.

• Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся полностью в виде, существовавшем на момент события. Если автор считает нужным дать пояснения, то новое, действующее на момент написания документа название приводится в скобках, например: С 1972 по 1975 год учился в Ленинградском Военно-механическим институте (ныне Балтийский Государственный Технический Университет им. Д.Ф. Устинова).

• Автобиография подписывается автором и датируется. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.

• Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста.

АВТОБИОГРАФИЯ
(пример)

Я, Викторов Сергей Сергеевич, родился 7 июня 1956 года в пос. Бернгардовка Всеволожского района Ленинградской области.

С 1963 по 1973 г. учился в средней школе № 2 пос. Бернгардовка. Окончил 10 классов.

С 1974 по 1976 г. проходил службу в рядах Вооруженных Сил СССР на территории Ленинградского военного округа.

С 1977 по 1982 г. учился в Ленинградском кораблестроительном институте. Имею специальность инженера по радиоэлектронным системам.

С 1982 по 1990 г. работал в должности инженера, затем старшего инженера отдела электронных приборов НПО "Гранит" (г. Санкт-Петербург). С 1990 г. перешел на преподавательскую работу в Государственную Морскую Академию им. адмирала С.О. Макарова (г. Санкт-Петербург). В 1994 г. защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата технических наук. В настоящее время работаю старшим преподавателем кафедры радиоэлектроники в Государственной Морской Академии им. адмирала С.О. Макарова.

Проживаю по адресу: г. Санкт-Петербург, 12 линия ВО, дом 43, кв.18

Женат. В брак вступил в 1990 г. Жена Викторова (фамилия до замужества - Приходько) Елена Степановна, 1961 г. рождения.

Дети: сын Алексей, 1993 г. рождения, дочь Мария, 1996 г. рождения.

ЖАЛОБА

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Словарь основных уголовно-процессуальных понятий и терминов определяет жалобу как обращение в государственный либо общественный орган или к их должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина, общественной организации, предприятия и т. п.).

Основные положения о порядке рассмотрения и разрешения жалоб определены Законом Российской Федерации "Об обжаловании в суд решений, нарушающих права и свободы граждан" от 27 апреля 1993 г. (с изменениями и дополнениями от 14 декабря 1995 г.).

Гражданин вправе обратиться с жалобой на действия (решения), нарушающие его права и свободы, либо непосредственно в суд, либо к вышестоящему в порядке подчиненности государственному органу, органу местного самоуправления, учреждению, предприятию или объединению, общественному объединению, должностному лицу.

Как правило, жалоба подается в тот орган или тому должностному лицу, которому непосредственно подчинен орган (должностное лицо), совершивший обжалуемое действие. Закон категорически запрещает направлять жалобы граждан на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Закон требует, чтобы при разрешении жалобы были приняты все необходимые меры для ее рассмотрения по существу, собраны документы и другие материалы, вынесено обоснованное решение и обеспечено своевременное и правильное его исполнение. О принятом решении сообщается заявителю, в случае отклонения жалобы ему сообщаются мотивы отказа.

Установлена дисциплинарная ответственность должностных лиц за нарушение предусмотренного законодательством порядка рассмотрения жалоб граждан; в случаях, когда причинен существенный вред государственным или общественным интересам, а также ущемлены права граждан либо налицо преследование гражданина в связи с подачей жалобы, виновные в этом должностные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Для обращения в суд с жалобой устанавливаются следующие сроки:
- три месяца со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его права;
- один месяц со дня получения гражданином письменного уведомления об отказе вышестоящего органа, объединения, должностного лица в удовлетворении жалобы со дня истечения месячного срока после подачи жалобы, если гражданином не был получен на нее письменный ответ.

Пропущенный по уважительной причине срок подачи жалобы может быть восстановлен судом.

Сроки рассмотрения жалобы установлены в пределах до 1 месяца. Если гражданину в удовлетворении жалобы отказано или он не получил ответа в течение месяца со дня ее подачи, он вправе обратиться в суд. Жалоба подается по усмотрению гражданина либо в суд по месту его жительства, либо в суд по месту нахождения органа, объединения, должностного лица.

В суде могут быть обжалованы как единоличные, так и коллегиальные действия или решения государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий и их объединений, общественных организаций, объединений и должностных лиц; любые акты как индивидуального, так и общенормативного характера.

Основные правила оформления жалобы:

• Жалоба оформляется в письменном виде как минимум в двух экземплярах (один экземпляр остается у гражданина, подающего жалобу). Примеры оформления текста см. здесь.

• Для контроля сроков ответа на жалобу и доказательства ее наличия гражданин должен подать ее лично или отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

• При личной подаче жалоба обязательно регистрируется. Для этого на втором экземпляре жалобы, который остается у заявителя, ставится входящий номер, дата регистрации, штамп организации, фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, зарегистрировавшего документ.

• При отправлении по почте отсылается только первый экземпляр жалобы и сохраняется квитанция о приеме почтового отправления и уведомление о дате вручения. Следует обратить внимание на правильность указания в квитанции адреса и названия организации.

РЕЗЮМЕ

Резюме (от франц. resume - излагать вкратце) - краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления.

Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения:

1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).

2. Домашний адрес.

3. Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например, номер факса, E-mail, ICQ и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу.

4. Дата и место рождения.

5. Гражданство.

6. Семейное положение, наличие детей, их возраст.

7. Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.

8. Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.

9. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.
   
   При описании места работы следует указывать полностью наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности, например: Фирма "ПЛЮС" (Россия, г. Волхов), розничная торговля продовольствием и ТНП.
   
   Часто рекомендуется указывать не только занимаемую должность, но и конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад.

10. Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе.

Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это могут быть два варианта: на русском и иностранном языке.

Резюме желательно представлять в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо оговоренных случаев. Не следует увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом - не более чем на двух.

Не рекомендуется указывать свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор.

Резюме подписывается с обязательным указанием даты.

РЕЗЮМЕ

ВОРОНИН АЛЕКСЕЙ МИХАЙЛОВИЧ

Адрес: 197001, Санкт-Петербург, ул. Некрасова, дом 82, кв. 16.
Телефон: (812) 343-1644 (рабочий с 10:00 до 17:00), 922-4463;
E-mail: [email protected]
Дата и место рождения: 23 февраля 1967 г., г. Волхов Ленинградской обл.
Гражданин России. Женат. Дети: дочь 1993 года рождения, сын 1996 года рождения.

Цель: трудоустройство по специальности.

Образование

2001 г. - Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре "Знания", Санкт-Петербург.
2000 г. - Курсы английского языка при СПбГУ.
1995 г. - Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности "Планирование народного хозяйства".

Опыт работы

03.2000 г. по наст. время. Фирма "ПЛЮС" (оптовая торговля продовольственными товарами) - Россия, Санкт-Петербург. Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами.

08.1999 г. - 03.2000. ИЧП "ФОБОС" (розничная торговля продовольствием и ТНП) - Россия, Санкт-Петербург), коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы.

11.1995 - 08.1999. Областная оптовая база "Ленснабсбыт" - Россия, г. Волхов Ленинградской обл. Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы.

Знаю английский язык (могу изъясняться и работать с технической документацией), пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Прикладное программирование приложений для Excel и Access. Имею личный автомобиль, водительские права категории B, опыт вождения 4 года. Коммуникабелен. Сохранились деловые связи с фирмами-поставщиками продовольственных товаров, с торговыми фирмами в различных регионах России и за рубежом.

СЛУЖЕБНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика - это официальный документ, выданный администрацией сотруднику учреждения, организации, предприятия с отзывом о его служебной, общественной, научной и др. деятельности, а также с оценкой его деловых и моральных качеств.

Характеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подпись; печать.

В тексте характеристики можно выделить четыре взаимосвязанные части.

1. Анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию сотрудника, дату рождения; занимаемую должность и дату назначения на эту должность, ученую степень и звание (если они имеются), полученное образование (какие учебные заведения, где и когда окончил).

2. Данные о трудовой деятельности: сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства (указываются должности, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, обязанности, выполняемые на этих должностях, перечисляются поощрения и взыскания и т. п.).

3. Собственно характеристика, т. е. мотивированная оценка профессиональных и личностных качеств, результатов служебной деятельности: отношение к исполнению своих обязанностей, рост профессионального уровня, поведение в коллективе.

Обычно оценка проводится по следующим показателям:

• профессиональная компетентность (знания, умения, опыт), стаж работы по специальности, знание необходимых нормативных документов, регламентирующих деятельность, качество выполнения работы, своевременность выполнения должностных обязанностей, мера ответственности за результаты работы;

• эффективность решения поставленных задач, способность в короткие сроки осваивать вопросы, обеспечивающие повышение эффективности труда и качество работы;

• степень активности в работе, участие в творческой деятельности;

• умение оперативно принимать решения для выполнения стоящих задач, способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;

• способность прогнозировать и планировать, организовывать, координировать и регулировать, а также контролировать и анализировать работу подчиненных (для руководящего состава);

• умение опираться на профессиональную помощь своих коллег;

• умение работать в коллективе;

• уровень общей культуры;

• производственная этика, стиль отношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость;

• психологическая устойчивость, способность к самооценке.

4. Заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в произвольной форме от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения (предприятия, организации и т. п.) либо лицо, его замещающее. Подпись скрепляется печатью учреждения.

Характеристика оформляется на общем бланке формата А4.

Анкетные данные обычно располагаются за названием документа и могут оформляться либо как обычный текст, либо в виде столбца в правой части документа.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВКА

Справка - документ, содержащий описание, оценку или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки первой группы составляются в целях информирования руководителя организации или вышестоящего руководства о каком-либо событии или факте. Цель такого документа - обобщение данных, аналитический обзор и оценка событий, фактов, дающие возможность руководителю принять определенное решение по вопросу, освещаемому в справке.

Справки, направляемые в адрес вышестоящего учреждения, оформляют на бланках организации с реквизитами: наименование организации (структурного подразделения), подготовившего документ, название вида документа, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресование. Справка подписывается руководителем организации.

Справки внутреннего характера оформляются на чистых листах и включают реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата составления. Наименование документа печатается по центру страницы, например:

СПРАВКА
о работе сектора информатики и вычислительной техники
в первом полугодии 2009 года

В справках используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав объединения входят...» и т. п.).

К текстовой части справки при необходимости может быть приложена дополнительная справочная, статистическая, табличная или иная информация. Справка подписывается руководителем структурного подразделения или работником, подготовившим документ, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии. Дата и подпись оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующих реквизитов.

Вторая группа справок - это справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта или подтверждения факта биографического или служебного характера (о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т. п.). Как правило, их оформляют на бланках с трафаретным текстом.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Как правило, цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Например, инициативными докладными записками информируют руководителя о ходе выполнения работ.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об").

Оформление докладных записок зависит от адресата.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Допускается рукописный способ оформления. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения формата А4 и подписывается руководителем учреждения.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются наобщем бланке учреждения и подписываются руководителем.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и собственно текст.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем.

АКТ

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных или отработавших свой срок материальных ценностей и т. п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др. Для значительного количества повторяющихся ситуаций разрабатываются унифицированные трафаретные формы. Примером таких форм могут быть формы актов о ликвидации предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, акты приема-передачи материальных ценностей и т. п.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с разрядкой ( А К Т ). В отдельных случаях акт оформляют на общем бланке организации. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О проверке...", "О приеме-передаче...", "О списании...", "Об уничтожении..."

Дата и место составления акта, указанные в бланке, должны соответствовать дате и месту актируемого события. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта состоит из трех частей - вводной, констатирующей и выводов.

Вводная часть в большинстве случаев формализована и включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, составляющих акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел утверждается руководителем предприятия. В подобных случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения документа.

Начинается вводная часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 22.04.2005 г. № 189 "О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе готовой продукции".

Далее с новой строки с прописной буквы пишется "Составлен:" и перечисляются члены комиссии (составители акта) с указанием должности (наименования предприятия указывается), фамилии и инициалов, а также присутствующие лица. Например:

Составлен:

Председатель

Должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии:

1.

Должность, инициалы, фамилия

2.

Должность, инициалы, фамилия

3.

Должность, инициалы, фамилия

4.

Должность, инициалы, фамилия

Присутствовали:

1.

Должность, инициалы, фамилия

2.

Должность, инициалы, фамилия

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

Председатель комиссии

Подпись

Г.В. Сидоров

Члены комиссии:

Подпись

В.Л. Кириллов

Подпись

Г.Г. Михайлова

Подпись

И.Н. Потапов

Подпись

Т.Ф. Юрченко

ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

• Председатель или председательствующий секретарь (инициалы и фамилия).

• Секретарь (инициалы и фамилия).

• Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

• Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:

• Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

• Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

• Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;.

• Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

• Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

• Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.