Теоретический материал. Признаки деловой речи

Признаки деловой речи

Теоретический материал

Качества деловой речи

Их содержание

Назначение деловой речи

- деловая речь служит для связи государственных и общественных учреждений, между собою и населением

- служит для оформления различных постановлений

- служит для учёта отдельных фактов, денежных и материальных ценностей

- формы бумаг облегчают составление и рассмотрение деловой бумаги, т. к. изложение мыслей располагается в определённом порядке

Требования к деловой речи

- основное качество деловой речи - точность словоупотребления

- использование слов только в прямом значении

- употребление специальных терминов

- характерна сжатость изложения

- порядок слов только прямой

- предложения в деловой речи должны быть короткими

- избегать в деловой речи оттенки отвлечённости

Цели деловых бумаг

- деловые бумаги имеют установленные формы

- формы определяют сведения, которые следует дать в той или иной бумаге

- формы устанавливают порядок изложения материала

- в деловой бумаге должно быть только то, что имеет отношение к делу

Заявление

- это личное обращение к учреждению или должностному лицу с какой - либо просьбой

- наименование учреждения или должностного лица, к которому обращаются с просьбой, помещается по всему верху края бумаги

- наименование лица, подающего заявление (Ф.И.О), его должность (если он где-либо работает) помещаются справа

- потом помещается адрес заявителя

- затем делают посредине надпись заявление

- с новой строки пишут текст заявления

- в заявлении сжато излагается сущность дела с кратким обоснованием просьбы

- если к заявлению прилагаются документы, то они перечисляются после слова приложение, которое пишется с новой строки

- в конце заявления ставятся подпись и дата

Деловое письмо, или отношение

- это письменное обращение учреждения к другому учреждению или отдельному лицу, носящее официальный характер

- такая бумага должна иметь наименование учреждения - отправителя, с его адресом, датой отправления и исходящим номером (угловой штамп)

- наименование адресата с указанием его местонахождения, названия учреждения и должности, что пишется наверху, вправо от штампа

- указание на должность подписавшегося , причём

его фамилия чётко отмечается в скобках после подписи

- деловое письмо следует начинать с указания, на основании чего оно пишется, или со ссылки, например, бумаги, на которую оно является ответом

- каждое деловое письмо должно содержать в себе какой - либо вопрос

- если текст сопровождается справкой или другим приложением, то указание на них помещается ниже текста с новой строки

Протокол

- протокол составляется в тех случаях, когда требуется записать обсуждение вопросов, поставленных на заседании, и принятых по ним решений

- цель протокола - отразить заседание с его решениями и наиболее важными высказанными мнениями

- протоколы бывают двух видов:

- протоколы простые(резолютивные)

- протоколы - отчёты

- протоколы простые (резолютивные) составляется тогда, когда разрешаются вопросы, не вызывающие длительных обсуждений, и такой протокол состоит главным образом из разделов

- слушали (в этой части записываются рассматриваемые вопросы) и

- постановили (где записываются решения (резолюции), принятые по соответствующим вопросам

- протокол - отчёт более подробно отражает заседание и составляется тогда, когда на заседании разрешаются вопросы сложные, вызывающие споры, и важно отметить различные точки зрения выступающих в прениях

Построение протокола

Во всяком протоколе нужно указать:

- характер собрания и наименование организации (например, заседание педагогического совета или заседание литературного кружка такой - то школы)

- дату собрания

- участвующих (при очень большом количестве собравшихся - их общее число)

- в каждом протоколе должны быть разделы слушали и постановили

- протокол должен быть подписан председателем и секретарём

- в протоколе - отчёте между разделами слушали, постановили записываются прения и указываются имена выступавших

- запись прений - конспект речи выступающих

- выступления должны быть схвачены и сжато записать главное

- при записи выступлений нужно иметь в виду следующее:

- главные мысли выступающего можно выявить из его предварительного замечания о том, о чём он будет говорить

(- я остановлюсь на…

- я хочу отметить… ),

из замечания о переходе к следующему вопросу

(- теперь я перейду к…

- рассмотрим теперь…),

из указания на вывод словами:

таким образом, следовательно, итак.

Отчёт

- задача отчёта - обобщение деятельности какой - либо организации

- в заголовке отчёта нужно указать, какая организация, в чём и за какой срок отчитывается

- начало отчёта - небольшое вступление с указанием задач, которые были поставлены перед организацией

- затем в определённом порядке идёт перечисление проделанной работы

- каждая часть отчёта начинается с новой строки с заголовком

- отчёт даётся в виде конспектной записи, обосновывается цифрами и фактами

- указываются методы работы, то, что содействовало работе и что ей препятствовало

- в заключении делаются выводы в виде одного или нескольких предложений, а также указывается перспектива дальнейшей работы

Акт

- акт составляется тогда, когда необходимо точно описать какой - нибудь факт (например, приём библиотеки) или результат обследования (например, ревизия библиотеки)

- в акте должно быть следующее:

- наименование акта, например, акт ревизии библиотеки такой - то школы

- фамилии лиц, составляющих акт

- дата составления акта

- данные, полученные в результате обследования (например, количественное и качественное состояние книг в библиотеке, положение с отчётностью)

- заключение

- подписи лиц, составивших акт

- текст акта начинается обычно так:

настоящий акт составлен тогда - то, там - то, такими - то лицами или лицом в такой - то должности, о том -то

- для удобства чтения акт можно разбить на пункты

6