ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА

1. Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации.

2. Технология информационной деятельности.

3. Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации.

1. Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации

Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, которая необходима для принятия обоснованных управленческих решений.

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

1. краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

1. удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

1. точность, достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации (ВСИ), основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенной в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребностей в информации разных уровней принятия решений.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал использоваться показатель -отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования ВСИ.

Примером интегрированной системы информации может служить система фирмы «Барроуз», которая включает терминальные устройства, предназначенные для обработки данных, а также терминальные устройства, которые могут выбирать из базы данных необходимую информацию и печатать письма, доклады, распоряжения, тексты контрактов и т.д.

Основные принципы и цели ВСИ:

1. определение требований к содержанию информации и ее характеру, в зависимости от целенаправленности;

2. выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

3. определение потребностей в технических средствах в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

4. разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

5. проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле и обработке цифровой информации;

6. автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

7. обеспечение контрольными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

8. автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

• определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

ВСИ выполняет следующие функции:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение персонала, затраты на приобретение дискет, магнитных лент, бумаги и т.д.).

2. Технология информационной деятельности

Развитие материально-технической информационной деятельности можно разбить на два этапа:

1. период 1950-1960 г., который характеризуется созданием и использованием крупных и сверхкрупных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию;

2. 1970 годы, которые характеризуются созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных и других устройствах.

В 1980-1990 годы информационные технологии становятся более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий характерно использование электронной техники:

• в конторском деле для замены секретарей-машинисток, делопроизводителей;

• в бухгалтерском деле для составления письменных финансовых документов и т.д.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

1. ЭВМ крупногабаритные и персональные;

2. микропроцессоры;

3. средства телекоммуникаций;

4. электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микро - ЭВМ;

5. средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются для обработки данных и решения расчетных задач. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

• расчета заработной платы;

• контроля за поступлением заказов;

• анализа данных о сбыте продукции;

• регистрации поступления платежей;

• ведения учета и отчетности.

Важную роль играет также использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей.

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинописи.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE - система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники и управленческую деятельность.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационных технологий:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных;

• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Технология информационной деятельности предполагает:

1. создание системы записей (цифровой и текстовой информации с применением средств компьютерной техники;

2. использование форм как носителей информации;

3. формирование базы данных;

4. создание пакетов прикладных программ.

1) Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на обеспечение доступа и использование требуемой информации.

К важнейшим видам записей относятся:

• технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;

• научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и т.д.;

• данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

• расчеты заработной платы рабочих и служащих;

• тексты контрактов и сопроводительной документации;

• тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;

• данные для разработки планов и показатели самих планов.

2) Использование форм как носителей информации.

Необходимая информация заносится на определенные формы- носители информации. Каждая форма имеет свой перечень данных.

Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации; формы регистрации данных; формы статистической отчетности; формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере.

3) Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений. Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

4) Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие (крупные библиотеки прикладных программ созданы фирмами ИВМ).

3. Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

1. вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

2. центральную службу информации;

3. информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных фирмах. В них информация хранится обычно в микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.

Функции и виды деятельности центров хранения записей:

• сбор информации для хранения;

• кодирование, микрофильмирование и закладка информации на хранение;

• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;

• хранение и выдача информации.

Центры хранения текстовой информации создаются в крупных фирмах с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для введения в ЭВМ.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

9