ЭЛЕМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие характеристики организаций.

2. Суть управления, уровни управления.

3. Внутренняя и внешняя среда организации.

1. Общие характеристики организаций

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели и целей.

Организации бывают формальные и неформальные. Наше определение справедливо для формальных организаций. Честер Барнард, один из классиков менеджмента 30-40 годов, называет формальную организацию "системой сознательно координируемых действий двух или более человек". Но существуют также и неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.

Предметом менеджмента является управление сложными организациями, т.е. организациями, имеющими набор взаимосвязанных целей.

Общие характеристики организаций:

1. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, - это люди, капитал, материалы, технология и информация.

1. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой, т.к. организации полностью зависимы от внешнего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей. Внешняя среда - это экономические условия, потребители, профсоюзы, правительственные акты, законодательство и т.д.

1. Еще одной характеристикой организации является разделение труда. Разделение труда бывает горизонтальное, т.е. разделение работы на составляющие ее компоненты (на производственном предприятии - производство, маркетинг, финансы) и вертикальное, т.е. деятельность по координированию работы других людей (вертикальное разделение труда создает уровни управления). Для того, чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации.

2. Суть управления, уровни управления

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Ведущий теоретик в области управления в мире Питер Друкер использует другое определение: управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу.

Как мы сказали, вертикальное разделение труда приводит к формированию уровней управления. Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, руководителей традиционно делят на три категории: технический уровень, управленческий, институциональный. Социолог Т.Парсонс рассматривает эти три категории с точки зрения функции, выполняемой руководителем в организации: лица на техническом уровне в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг.

Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации.

Руководители на институциональном уровне (под ним понимается уровень социальных структур, так называемых "институтов", таких как государство, бизнес, религия, корпорации и т.д., выполняющих определенные общественные функции) заняты в основном разработкой долгосрочных (перспективных) планов, формулированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация.

Но общепринято выделять следующие уровни управления:

1. руководители низового звена или операционные управляющие;

2. руководители среднего звена;

3. руководители высшего звена.

Обычно два определения уровней управления представляют следующим образом: в виде пирамиды. (рис. 2.1) Форма пирамиды используется для того, чтобы показать, что на каждом последующем уровне управления находится меньшее количество людей, чем на предыдущем:

институциональный уровень - 1 - управление высшего звена

управленческий уровень - 2- управление среднего звена

технический уровень - 3- управление низового звена

Рис. 2.1. Уровни управления

1) Большая часть руководителей - это руководители низового звена. Младшие начальники или руководители низового звена - это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий; отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. Это такие должности как мастер, сержант и т.д.

2) Руководители среднего звена часто возглавляют крупное подразделение или отдел в организации. Они контролируют и координируют работу младших начальников. Типичными должностями руководителей среднего звена управления является: зав. отделом, декан, директор филиала и т.д. В большой организации иногда возникают два уровня среднего звена: верхний средний и низший средний.

3) Самой малочисленной группой являются руководители высшего звена. Это такие должности, как председатель Совета, президент, вице-президент корпорации и т.д.; в армии - генералы; в среде государственных деятелей - министры и т.д. Они отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом, поэтому сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании.

Любая организация считается добившейся успеха, если она достигла своей цели. Некоторые организации планируют свой роспуск после достижения ряда заранее намеченных целей (например, любая правительственная комиссия, создаваемая для выполнения конкретной цели). Рекорд выживания принадлежит Римской католической церкви, которая существует 2000 лет. Долго живет и знаменитая винодельческая фирма "Французские винодельческие предприятия". Для того, чтобы оставаться сильными и выжить, большинству организаций приходиться периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешнего мира.

Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам Питера Друкера, результативность является следствием того, что делаются нужные, правильные вещи. А эффективность является следствием того, что правильно создаются эти самые вещи. Эффективность можно измерить и определить количественно. Относительная эффективность организации называется производительностью. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Успешным решением считается такое, которое реализуется практически, т.е. превращается в действие - результативно и эффективно.

3. Внутренняя и внешняя среда организации

Основными переменными в организации, требующими внимания руководства, являются цели, структура, задачи технология и люди. Рассмотрим их основные характеристики.

Как мы уже говорили, организация - это группа людей с осознанными общими целями.

Цели - это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В зависимости от типов организации цели могут быть разнообразными. (Например, для того чтобы получить прибыль, бизнесмен должен сформулировать цели в таких областях, как доля на рынке, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но они больше внимания уделяют социальной ответственности).

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Рассмотрим две основные концепции, имеющие отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.

Специализированное разделение труда - это закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех, с точки зрения организации, как единого целого (например, разделение работы по производству автомобилей на многочисленные малые операции - это специализация труда или разделение управленческого труда между подразделениями по маркетингу, финансам, производству и т.д.).

Важным аспектом организационной структуры является сфера контроля, т.е. число лиц, подчиненных одному руководителю. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то говорят о широкой сфере контроля, который дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, то говорят о многоуровневой структуре.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. Традиционно задачи организации делятся на три категории: 1) работа с людьми, 2) работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами), 3) работа с информацией.

Технология - одна из важнейших внутренних переменных (одновременно она является и внешним фактором) организаций. Хотя традиционно технологию рассматривают как нечто, связанное с изобретениями, машинами и т.д., она имеет гораздо более широкое значение.

Социолог Чарльз Перроу, описывает технологию как средство преобразования сырья (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты, услуги.

Монс Дейвис (который писал о проектировании работ) дает сходное описание технологии: "Технология - это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технологических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях". Таким образом, технология - это любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.

Классификация технологии по Вудворд и Томпсону.

Британская исследовательница управления Джоан Вудворд, изучая производственные фирмы, обнаружила, что все технологии можно разделить на три категории:

1) единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается одна или малая серия одинаковых изделий (это может быть опытный образец или определенный покупатель);

2) массовое или крупносерийное производство используется при изготовлении большого числа изделий, которые подобны друг другу. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки (изготовление всех потребительских товаров);

3) непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, работа электростанций).

Социолог и теоретик организаций Джеймс Томпсон разработал другую классификацию технологий, отличающуюся от первой, но не противоречащую ей.

1) многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно (любые сборочные линии массового производства: сборка автомобиля и т.д.);

2) посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, например клиенты и покупатели, которые сами хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело, бюро по трудоустройству, телефонные компании и т.д.;

3) интенсивная технология характеризуется применением социальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство (например, монтаж фильма).

Различия в терминологии объясняются в основном областью специализации авторов, т.е. Вудворд занималась в основном технологиями промышленных предприятий, а Томпсона интересовала широкая схема, охватывающая все виды организаций, поэтому промышленные предприятия лучше описаны категориями Вудворд, а остальные - Томпсоном.

Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Ни какая технология не может быть полезной, и ни какая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей. Люди являются центральным фактором в любой модели управления. Руководители занимаются вопросами поведения людей: 1) как отдельных личностей; 2) как групп; 3) выступающих в качестве лидеров. (рис. 2.2)

технология

люди цели структура

задачи

Рис. 2.2. Взаимосвязь внутренних переменных

Аспектами индивидуального поведения являются способности, одаренность, отношения, потребности, ценности, ожидания и воспитание. Среда, которую создает руководство, имеет большое значение и влияние на поведение работника. Руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.

Все внутренние переменные организации взаимосвязаны. Их обычно называют также социотехническими подсистемами, т.к. они имеют социальный аспект, люди и технический компонент - все остальные переменные. Изменение одной из переменных в определенной степени влияет и на другие.

Внешняя среда организации.

Так как организация является открытой системой, зависящей от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром, руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом.

Внешние факторы, влияющие на организацию делятся на две группы:

1) Среда прямого воздействия, которая включает факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, т.е. поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты (рис. 2.3);

2) Среда косвенного воздействия, т.е. факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организации, но, тем не менее, сказываются на них. Это состояние экономики, НТП, социокультурные факторы, политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах (рис. 2.4).

Общие характеристики внешней среды.

1) Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы (так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на другие; примером может служить то, что снижение поставок нефти оказывает воздействие на общее состояние экономики и т.д.).

поставщики

труд. ресурсов,

материалов, потребители

капитала

ОРГАНИЗАЦИЯ

профсоюзы конкуренты

законы и гос.

органы

Рис. 2.3. Среда прямого воздействия

международные состояние

события экономики

ОРГАНИЗАЦИЯ

НТП социальные

факторы

политические

факторы

Рис. 2.4. Среда косвенного воздействия

2) Сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать.

3) Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

4) Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации.

Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становиться более неопределенной.

Все факторы внешнего окружения взаимосвязаны и взаимодействуют между собой.

Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.

11