Обработка текстовой информации с помощью программ Microsoft Office

Обработка текстовой информации с помощью программ Microsoft Office

Цели урока:

1. Ознакомление учащихся с профессией "Секретарь- референт со знанием компьютера" и требованиями, которые предъявляются к специалистам данного профиля.

2. Первичные профессиональные пробы и выбор профиля обучения, соотнесение возможностей ученика и требований выбираемого профиля.

ЗАДАЧИ:

1. Образовательные:

• получить представление о профессии "Секретарь - референт со знанием компьютера";

• сформировать первоначальные знания, умения и навыки учащихся по данному профилю обучения.

2. Развивающие:

• развитие познавательного интереса учащихся к профессии "Секретарь-референт со знанием компьютера";

• развитие исследовательской и познавательной деятельности.

3. Воспитательные:

• понимание связей между другими учащимися, культурой поведения;

• стимулирование познавательного интереса учащихся к обучению информационными технологиями.

Результат:

1. Выбор профессионального пути (выбор профиля обучения).

2. Формирование личности, способной на основе полученных знаний и профессиональных навыков, свободно ориентироваться и самостоятельно принимать правильные решения в жизненных ситуациях.

Тип урока: комбинированный

Методы организации учебной деятельности:

• групповая,

• ученик-компьютер,

Продолжительность занятия: 3 академических часа.

ТСО

На уроках будут использоваться:

• Карточки

• Компьютеры

ХОД УРОКА

1. Организационная часть (2-3 мин)

• Проверка учащихся по списку

• Проверка наличия конспектов

• Сообщение целей урока

2. Подготовительный момент - Информационная разминка. Отводится 5-7 минут на просмотр и обсуждение из прессы местных газет рубрики "Требуются на работу".

(Данная разминка должна привлечь учащихся к самостоятельному чтению местной прессы, умению делать обобщающие выводы и высказыванию своего мнения. Учащимся предлагается обвести те разделы рубрики, где на предприятие требуется секретарь- референт или секретарь со знанием компьютера.)

Одним из важнейших ресурсов при трудоустройстве является совокупность знаний и навыков в области вычислительной техники. В современном обществе этот ресурс ценится особенно высоко. Для творческой личности компьютер предоставляет неограниченные возможности самосовершенствования. Одно перечисление профессий, в которых могут использоваться компьютерные навыки, грозит превратиться в протяженный список, который никогда не будет полным. Новые компьютерные профессии рождаются ежедневно вместе с новым программным обеспечением.

За последние годы, несмотря на различные изменения в экономике, спрос на секретарей - референтов не снижается, поскольку практически ни одно предприятие не обходится без должности секретаря или работника, выполняющего его обязанности.

3. Основная часть (10 мин)

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Именно секретарь- референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место "номер один" на рабочих столах работников сфер управления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов. А также организации рациональной и оперативной работы с ними.

С появлением новых информационных технологий упростилась процедур подготовки секретарем документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату.

От профессионального уровня секретаря - референта во многом зависит престиж и успешная деятельность организации.

Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработки документов и существенно уменьшаются площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.

Большое значение имеет также то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленный факс или электронное сообщение, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу.

Хороший секретарь может повысить вдвое результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

Основы секретарского дела осваивают за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

4. Работа с компьютером (90 мин)

РАБОТА В ПРОГРАММЕ MICROSOFT WORD

ЗАДАНИЕ № 1. Запустить Пуск - Программы - Microsoft Word

Нередко на вакантное место секретаря - референта претендует несколько желающих. В этих условиях решающее значение имеет собеседование руководителя с претендентом.

Перед собеседованием, как правило, просят прислать резюме. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на должность, и из него должно быть понятно, что вы умеете и чего стоите.

Поэтому мы с вами проделаем первый шаг к устройству на работу в качестве секретаря - референта. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнуть положительные стороны своей деятельности.

РЕЗЮМЕ

Иванова Алена Ивановна
01.02.1978 г.р.

АДРЕС: 101404, г. Караганда, пр.Мира 24/2

ТЕЛ.: 8123456

ЦЕЛЬ: работа секретарем - референтом или переводчиком

ОБРАЗОВАНИЕ: высшее, 1995-2000

Карагандинский государственный университет им.Букетова, факультете иностранных языков

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

1996-1999- секретарь -переводчик в АО "МитталСтил".

Технический английский, переводы на переговорах, командировки, работа с иностранными заказчиками, помощь в оформлении виз, встреч, размещение в гостиницах, экскурсии по Караганде, сопровождение руководителя в бизнес-поездках.

Делопроизводство, подготовка и ведение контрактов, составление отчетности, ведение реестра акционеров, оформление первичных платежных документов.

Планирование рабочего дня руководителя, помощь в организации и проведении презентаций.

С сентября 1999 г. по июнь 2000 г. - учитель английского языка в старших классах частного лицея.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ:

Владение ПК - пользователь (MS Office, Internet, E-mail)

Машинопись - русский, латинский (слепым методом)

Знание офисной оргтехники.

Деловые качества - ответственна, мобильна, коммуникабельна, легко обучаема.

Не замужем, детей нет.

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

ЗАДАНИЕ № 2.

Вам необходимо будет оформить приказ по личному составу "О приеме", "Об увольнении":

образцы приведены в карточках.

КАРТОЧКА № 1

ПРИКАЗ.00,00,00, № 12, Караганда. О приеме на работу.

ПРИНЯТЬ: СТРЕШНЕВА ВАСИЛИЯ ВАСИЛЬЕВИЧА, на должность ведущего специалиста отдела программного обеспечения с 00.00.2002 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор от 00.00.2002 № 27. С приказом ознакомлен.

КАРТОЧКА № 2

ПРИКАЗ.00,00,00, № 12, Караганда. Об увольнении.

УВОЛИТЬ: СТРЕШНЕВА ВАСИЛИЯ ВАСИЛЬЕВИЧА, ведущего специалиста отдела программного обеспечения с 00.00.2002 по собственному желанию (ст. Основание: трудовой договор от 00.00.2002 № 27. С приказом ознакомлен.

ЗАДАНИЕ № 3. Завершите работу с WORD.

РАБОТА В ПРОГРАММЕ MICRISOFT EXCEL

ЗАДАНИЕ № 1. Запустите EXCEL

Для вызова EXCEL необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на пиктограмме EXCEL, которая располагается в одном из групповых окон WINDOWS. Запустить Пуск - Программы - Microsoft EXCEL.

ЗАДАНИЕ 2. Прежде чем перейти к выполнению заданий познакомимся со способами адресации в EXCEL.

Абсолютная, относительная и смешанная адресация ячеек и блоков

До этого вы использовали относительную адресацию ячеек

Если при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то вам необходимо использовать абсолютную адресацию. Для ее задания необходимо перед именем столбца и перед номером строки ввести символ $. Например: $B$$, $C$2.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим. Тогда при копировании один адрес изменяется, а другой - нет.

Выполните упражнение

1. Постройте таблицу

2. Все расчеты в тенге, кроме столбцов, где указан знак $

3. Сумма покупки равна произведению количества и цены с учетом курса $

4. Цена продаж в тенге составляет 148 % от цены покупки в $

5. Налог на прибыль = 28 %

6. Расход равен сумме покупки и налога на прибыль

7. Доход рассчитывается как разница суммы продаж и суммы покупки на прибыль

8. Построить гистограмму, отображающую прибыль для каждого вида товара. Заголовок в гистограмме оформить в рамку с тенью. Названия товаров полужирным курсивом.

курс $

136

тенге

№ п/п

Наименование товара

покупка

продажа

расходы, тенге

Доходы, $

кол-во, шт

Цена, $

Сумма, тенге

Цена, тенге

Сумма, тенге

Прибыль, тенге

Налог на прибыль, тенге

1

Телевизор

21

380

1085280

76486,4

1606214

520934,4

145862

1231142

2758

2

CD- плейер

10

87

118320

17511,36

175113,6

56793,6

15902

134222

301

3

Видемагнитофон

2

190

51680

38243,2

76486,4

24806,4

6946

58626

131

4

Видеоплейер

3

95

38760

19121,6

57364,8

18604,8

5209

43969

98

5

Магнитофон

4

40

21760

8051,2

32204,8

10444,8

2925

24685

55

6

DVD-диск

20

30

81600

6038,4

120768

39168

10967

92567

207

7

Музыкальный центр

2

220

59840

44281,6

88563,2

28723,2

8042

67882

152

8

CD-диск

25

3

10200

603,84

15096

4896

1371

11571

26

25

3

1467440

2171811

704371,2

197224

1664664

3729

ЗАДАНИЕ 3. Оформите заголовок определённым шрифтом

Шрифтовое оформление текста

Символ любой ячейки или блока можно оформить разными шрифтами. Для этого необходимо выделить ячейку или блок, а затем воспользоваться кнопками из панели Форматирование или командой меню Формат- Ячейки- Шрифт.

3.1. Подгоните ширину столбцов так, чтобы текст помещался полностью.

3.2. Произведите выравнивание надписей шапок по центру.

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять по левому или правому краю, по центру (по горизонтали и вертикали), а также можно задать необходимую ориентацию текста ( снизу вверх, сверху вниз и т.д.).

Для задания необходимой ориентации используются кнопки в панели Форматирование или команда меню Формат - Ячейки - Выравнивание.

3.3. Задайте рамки для таблиц, используя кнопку панели инструментов Форматирование.

Для задания рамки используется кнопка в панели Форматирование или команда меню Формат - Ячейки - Рамки.

3.4. Задайте фон заполнения внутри таблиц - желтый, фон заполнения шапок таблиц - малиновый.

Фон

Содержимое любой ячейки или блока может иметь необходимый фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона).

Для задания фона используется кнопка в панели Форматирование или команда меню Формат - Ячейки - Вид.

ЗАДАНИЕ № 4. Завершите работу с EXCEL.

РАБОТА В ПРОГРАММЕ POWERPOINT

В качестве темы первой Вашей презентации возьмем электронную иллюстрацию выступления, касающегося структуры построения курса "Секретарь-референт со знанием компьютера"

Подготовим шесть слайдов. На первом отразим названием нашего учебного заведения, название курса и его продолжительность. Это будет считаться титульным листом. На втором слайде будет отображаться графически структура курса. На остальных - содержание занятий, соответственно по темам, которые вы прошли: MICROSOFT WORD, MICROSOFT EXCEL, MICROSOFT POWERPOINT, работа в офисе.

Создание презентации

Слайд № 1.Межшкольный учебно-производственный комбинат (рисунок 1)

Запустить Пуск - Программы - Microsoft PowerPoint.

В меню Файл выбрать команду Создать. В группе полей выбора Создать новую презентацию выбрать Создание с помощью шаблона - Общие Шаблоны. Далее из поля Создать выбрать разметку слайда самый первый тип - Титульный лист.

На слайде располагаются метки - заполнители - это рамки с пунктирным контуром, служащие для ввода заголовка слайда, текста, диаграммы, таблицы, графики. Чтобы добавить текст в метку-заполнитель, достаточно щелкнуть мышью. Заголовок выполнен с помощью Объекта WordArt.

Первый слайд готов.

Слайд № 2.Структура курса (рисунок 2)

Второй слайд, наверное, самый сложный по разработке. Для выполнения данного слайда необходимо выбрать разметку Только заголовок. Он располагается вторым справа. Введите текст заголовка. Для оформления заголовков разделов курса, потребуется воспользоваться панелью Рисования.

На панели Рисования выбрать Автофигуры - Выноски. Указатель мыши примет форму креста, установите его в нужное место и растяните выноску для ввода названия раздела. Введите названия разделов. Выделив набранный заголовок раздела, воспользуйтесь командой Формат- Шрифт или соответствующими кнопками для того, чтобы подобрать шрифт, его цвет, размер шрифта и стили оформления. Выровняйте набранный текст По центру. Выполните команду Формат - Автофигура. В появившемся диалоговом окне Формат автофигуры установите цвет и тип линии (линии, ограничивающей метку - заполнитель). Установите цвет заливки и выберите тот, который больше придется по вкусу.

Все элементы необходимо размещать так. Чтобы можно было их соединить линиями. Стрелки выбирают на панели Рисования. Автофигуры - Фигурные стрелки.

Слайд № 3. Средства работы с текстовыми документами текстовый процессор Word 9х (рисунок 3)

Для создания третьего слайда необходимо выбрать разметку слайда Заголовок и текст. Щелчок мыши по метке- заполнителю позволяет ввести новый заголовок. Щелчок мыши в метке - заполнителе Текст слайда дает возможность вводить текст.

Перед вами знакомый по текстовому редактору маркированный список. Размер, цвет и вид маркера определяются параметрами выбранного шаблона дизайна.

Слайд № 4. Работа с электронными таблицами EXCEL (рисунок 4)

Слайд № 5. Знакомство с основными понятиями Microsoft PowerPoint и приемами создания и оформления презентаций (рисунок 5)

Слайд № 6. Работа в офисе (рисунок 6)

Разрабатываются точно так же, как и предыдущий слайд. Работа выполняется самостоятельно.

Для вызова диалогового окна Настройка анимации можно воспользоваться оперативным меню (вызывается правой клавишей мыши). Также воспользуйтесь анимацией смены слайдов (Показ слайдов -Смена слайдов). Для просмотра эффектов анимации нажмите на клавишу F5. Проследите настройку анимации.

1. Подведение итогов. Выставление оценок.

2. Используемая литература:

1. Специальная информатика: Учеб.пособие/ С.В.Симонович, Г.А. Евсеев, А. Г. Алексеев.- М.:АСТ- ПРЕСС КНИГА; Информком-Пресс, 2002 - 480 с.
2. Секретарское дело: Практические рекомендации/ М.В. Стенюков. - М.; "Книга сервис", 2003-224с.
3. Курс компьютерной технологии: практикум по компьютерной технологии/О.В.Ефимова, В.В.Морозов- М. : АБФ, 1998-560 с.