Конспект «Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах»

По­ря­док раз­ме­ще­ния и обес­пе­че­ния со­хран­но­сти до­ку­мен­тов

в ар­хи­вах.

Во­про­сы, рас­смат­ри­вае­мые в лек­ции:

1. По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов.

2. Раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах. То­по­гра­фи­ро­ва­ние.

3. По­ря­док вы­да­чи дел из хра­ни­ли­ща.

1.По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов.

Раз­ме­ще­ние фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов - это од­на из ра­бот в ком­плек­се обес­пе­че­ния со­хран­но­сти до­ку­мен­тов. Про­ду­ман­ное раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов по­зво­ля­ет ра­цио­наль­но ис­поль­зо­вать пло­щадь стел­лаж­ных по­лок: со­кра­тить тру­до­вые за­тра­ты на по­иск дел, обес­пе­чить луч­шие ус­ло­вия хра­не­ния наи­бо­лее цен­ной до­ку­мен­та­ции, соз­дать для осо­бо цен­ных и цен­ных дел луч­шие ус­ло­вия в слу­чае не­об­хо­ди­мой эва­куа­ции при воз­ник­но­ве­нии чрез­вы­чай­ных об­стоя­тельств.

До­ку­мен­ты ар­хи­ва под­раз­де­ля­ют­ся на до­ку­мен­ты об­ще­го и обо­соб­лен­но­го хра­не­ния, до­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве и на плен­ке (ки­но­фо­то­до­ку­мен­ты, маг­нит­ные и ви­део­за­пи­си). До­ку­мен­ты об­ще­го и обо­соб­лен­но­го хра­не­ния все­гда раз­ме­ща­ют­ся в раз­ных хра­ни­ли­щах. Раз­дель­но­го хра­не­ния тре­бу­ют так­же до­ку­мен­ты на бу­маж­ной и пле­ноч­ной ос­но­ве. Це­ле­со­об­раз­но иметь от­дель­ные, спе­ци­аль­но обо­ру­до­ван­ные хра­ни­ли­ща для на­уч­но-тех­ни­че­ской и кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции. Это по­зво­ля­ет соз­дать луч­шие ус­ло­вия для со­хран­но­сти та­ких до­ку­мен­тов и бо­лее ра­цио­наль­но ис­поль­зо­вать пло­щадь хра­ни­лищ. Од­на­ко эти до­ку­мен­ты мо­гут раз­ме­щать­ся и с обыч­ны­ми де­ла­ми

Осо­бо цен­ные де­ла, с ко­то­рых снят стра­хо­вой фонд, хра­нят­ся в го­су­дар­ст­вен­ных ар­хи­вах обо­соб­лен­но, ино­гда в спе­ци­аль­но по­стро­ен­ных хра­ни­ли­щах. Об­ра­ще­ние к та­ким до­ку­мен­там до­пус­ка­ет­ся в ис­клю­чи­тель­ных слу­ча­ях. Оз­на­ком­ле­ние с со­дер­жа­ни­ем до­ку­мен­тов про­из­во­дит­ся пу­тем вы­да­чи стра­хо­вых ко­пий (фонд поль­зо­ва­ния), ко­то­рые так­же хра­нят­ся от­дель­но от дру­гих до­ку­мен­тов ар­хи­ва на бу­маж­ной ос­но­ве, так как в боль­шин­ст­ве слу­ча­ев ис­пол­не­ны на пле­ноч­ном но­си­те­ле.

По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в ар­хи­ве оп­ре­де­ля­ет­ся пла­ном (схе­мой), в ко­то­ром ука­зы­ва­ет­ся рас­пре­де­ле­ние фон­дов или ком­плек­сов фон­дов по хра­ни­ли­щам по воз­мож­но­сти с уче­том но­вых по­сту­п­ле­ний до­ку­мен­тов.

2.Раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах. То­по­гра­фи­ро­ва­ние

По­ря­док раз­ме­ще­ния до­ку­мен­тов в го­су­дар­ст­вен­ных и ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­вах, не­смот­ря на при­ме­не­ние об­щих прин­ци­пов, раз­ли­ча­ет­ся. Это за­ви­сит от ха­рак­те­ра хра­ни­лищ ( в пер­вых до­ку­мен­ты хра­нят­ся по­сто­ян­но, во вто­рые они по­сту­па­ют для хра­не­ния на раз­ные сро­ки), со­ста­ва хра­ня­щих­ся до­ку­мен­тов (в пер­вых - де­ла толь­ко по­сто­ян­но­го хра­не­ния и мно­го­трас­ле­во­го про­фи­ля, во вто­рых - де­ла раз­ных сро­ков хра­не­ния, как пра­ви­ло, од­но­го или не­сколь­ких уч­ре­ж­де­ний оп­ре­де­лен­ной от­рас­ли), хро­но­ло­ги­че­ских ра­мок до­ку­мен­тов.

Все это учи­ты­ва­ет­ся при раз­ме­ще­нии до­ку­мен­тов в гос­ар­хи­вах. До­ку­мен­ты до­со­вет­ско­го и со­вет­ско­го пе­рио­дов (там, где они есть) хра­нят­ся раз­дель­но. И те, и дру­гие ком­плек­сы фон­дов раз­ме­ща­ют­ся в хра­ни­ли­щах в со­от­вет­ст­вии с клас­си­фи­ка­ци­он­ной схе­мой, при­ня­той в ар­хи­ве. час­то в ос­но­ву схе­мы по­ло­жен от­рас­ле­вой прин­цип. На­при­мер, в од­ном хра­ни­ли­ще рас­по­ла­га­ют­ся фон­ды про­мыш­лен­ных пред­при­ятий, в дру­гом - фи­нан­со­вых и кре­дит­ных уч­ре­ж­де­ний, в треть­ем - учеб­ных за­ве­де­ний, уч­ре­ж­де­ний и пред­при­ятий куль­ту­ры и т.д. Та­кое раз­ме­ще­ние воз­мож­но по­то­му, что со­став до­ку­мен­тов гос­ар­хи­вов дос­та­точ­но ста­би­лен. При на­ли­чии сво­бод­ных пло­ща­дей в ар­хи­ве в пла­не раз­ме­ще­ния пре­ду­смат­ри­ва­ет­ся ре­зерв для но­вых по­сту­п­ле­ний до­ку­мен­тов.

В слу­чае от­сут­ст­вия ре­зер­ва для ком­плек­то­ва­ния вновь по­­ст­упи­вшие де­ла раз­ме­ща­ют­ся на сво­бод­ных мес­тах, а ме­сто их хра­не­ния от­ра­жа­ет­ся в то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лях. Это обес­пе­чи­­в­ает их опе­ра­тив­ный по­иск.

/В ве­дом­ст­вен­ном ар­хи­ве в ос­но­ве раз­ме­ще­ния ле­жит соз­да­ние пре­иму­ще­ст­вен­но луч­ших ус­ло­вий для до­ку­мен­тов по­сто­ян­но­го хра­не­ния, учет еже­год­но­го дви­же­ния дел (их при­ем и пе­ре­да­ча), удоб­ст­ва опе­ра­тив­но­го ис­поль­зо­ва­ния до­ку­мен­тов. До­ку­мен­ты об­щие, за­кры­тые и тех­ни­че­ские хра­нят­ся в раз­ных по­ме­ще­ни­ях. Рас­­смо­трим их раз­ме­ще­ние на при­ме­ре до­ку­мен­тов об­ще­го ха­рак­те­ра. Они де­лят­ся на груп­пы по сро­кам хра­не­ния: до­ку­мен­ты по­сто­ян­но­­го хра­не­ния, дол­го­вре­мен­но­го (свы­ше де­ся­ти лет) и вре­мен­но­го (до де­ся­ти лет). Как пра­ви­ло, в са­мо­стоя­тель­ную груп­пу вы­де­ля­ют­ся до­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву (при­ка­зы, лич­ные де­ла, ли­це­вые сче­та и т.д.) как наи­бо­лее час­то ис­поль­зую­щие­ся для на­ве­де­ния спра­вок.

По ус­мот­ре­нию ру­ко­во­дства уч­ре­ж­де­ния до­ку­мен­ты вре­мен­ных сро­ков хра­не­ния (до де­ся­ти лет вклю­чи­тель­но) мо­гут ос­та­вать­ся в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях вплоть до мо­мен­та их унич­то­же­ния.) Во­прос о мес­те хра­не­ния этих до­ку­мен­тов ре­ша­ет­ся, ис­хо­дя из ме­­с­тных ус­ло­вий: сте­пе­ни за­гру­жен­но­сти ар­хи­ва, на­ли­чия сво­бод­но­го мес­та для хра­не­ния дел в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях, час­то­ты об­ра­ще­ния к этим до­ку­мен­там для нужд под­раз­де­ле­ния и т.п. По­­ст­упи­вшие в ар­хив до­ку­мен­ты по­сто­ян­но­го хра­не­ния ли­к­ви­ди­ро­ван­ных уч­ре­ж­де­ний хра­нят­ся обо­соб­лен­но от дел вре­мен­но­го хра­не­ния. В пре­де­лах групп (по­сто­ян­но­го хра­не­ния, свы­ше де­ся­ти лет, до де­ся­ти лет, де­ла по лич­но­му со­ста­ву) до­ку­мен­ты раз­ме­ща­ют­ся по фон­дам, в пре­де­лах фон­дов - по но­ме­рам опи­сей и но­ме­рам дел. > Не­об­хо­ди­мо ли та­кое дроб­ле­ние до­ку­мен­таль­но­го фон­да при ор­га­­н­из­ации хра­не­ния? Да, не­об­хо­ди­мо. До­ку­мен­ты по­сто­ян­но­го хра­­н­ения, ко­то­рые долж­ны хра­нить­ся ве­ка, раз­ме­ща­ют­ся в луч­шем по­ме­ще­нии. Здесь же, в ве­дом­ст­вен­ном ар­хи­ве, им пред­сто­ит про­­л­ежать до пе­ре­да­чи на го­су­дар­ст­вен­ное хра­не­ние. Еже­год­но (или че­рез два-три го­да) в гос­ар­хив пе­ре­да­ют­ся груп­пы дел, у ко­то­рых ис­тек срок ве­дом­ст­вен­но­го хра­не­ния. На ос­во­бо­див­шем­ся мес­те раз­ме­ща­ют­ся до­ку­мен­ты по­сто­ян­но­го хра­не­ния. Воз­ни­каю­щая при этом не­по­сле­до­ва­тель­ность в их раз­ме­ще­нии ком­пен­си­ру­ет­ся пол­­н­отой и чет­ко­стью то­по­гра­фи­ро­ва­ния. Де­ла дол­го­вре­мен­но­го хра­­н­ения бу­дут на­хо­дить­ся в ар­хи­ве до 75 лет. Эта груп­па по­пол­ня­ет­ся еже­год­но, а для унич­то­же­ния вы­де­ля­ет­ся ма­ло дел. Это наи­бо­­лее ста­биль­ный мас­сив до­ку­мен­тов, пе­ре­ме­ща­ет­ся он ред­ко. Его мож­но раз­мес­тить в даль­ней ком­на­те при ус­ло­вии га­ран­ти­ро­ван­ной со­хран­но­сти до­ку­мен­тов и удоб­ст­ва поль­зо­ва­ния ими. ( Са­мая мно­го­чис­лен­ная и под­виж­ная груп­па - до­ку­мен­ты крат­ких сро­ков хра­не­ния. Еже­год­но ис­те­ка­ют сро­ки хра­не­ния ка­ких-то дел. В свя­зи с тем, что из до­ку­мен­тов, за­кон­чен­ных де­ло­про­из­вод­­с­твом, к при­ме­ру, в 1988 г., од­на часть (пя­ти­лет­не­го сро­ка) бу­дет вы­де­лять­ся для унич­то­же­ния в 1994 г., дру­гая (де­ся­ти­лет­не­го сро­ка) - в 1999 г., на пол­ках об­ра­зу­ют­ся сво­бод­ные мес­та, а по не­­скол­ьким струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям их на­би­ра­ет­ся не­ма­ло. По­­эт­ому в ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­вах не­ред­ко хра­нят де­ла этой груп­пы за ка­ж­дый де­ло­про­из­вод­ст­вен­ный год не по струк­тур­ным под­раз­де­­л­ен­иям, а по сро­кам хра­не­ния: мас­сив дел де­ся­ти­лет­не­го сро­ка хра­не­ния за дан­ный год по всем струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям (в пре­де­лах мас­си­ва по но­ме­рам опи­сей и но­ме­рам дел), дру­гой мас­сив дел - пя­ти­лет­не­го сро­ка хра­не­ния за дан­ный год и т.д.

Ос­нов­ные пра­ви­ла ра­бо­ты ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­вов ре­­к­оме­нд­уют хра­нить до­ку­мен­ты ка­ж­дой ор­га­ни­за­ции (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния) в од­ном мес­те в по­ряд­ке еже­год­ных по­сту­п­ле­ний., Для дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния и по лич­но­му со­ста­ву это удоб­но. Од­на­ко ука­зан­ный вы­ше спо­соб раз­ме­ще­ния дел вре­мен­но­го сро­ка хра­не­ния по­зво­ля­ет наи­бо­лее це­ле­со­об­раз­но ис­поль­зо­вать пло­щадь по­лок. На ме­сто дел, вы­де­лен­ных для унич­то­же­ния, мож­но уло­жить но­вый круп­ный ком­плекс дел.

Для ори­ен­ти­ро­ва­ния в по­сто­ян­но ме­няю­щих­ся ма­те­риа­лах, хра­­н­ящи­хся в ар­хи­ве, слу­жат то­по­гра­фи­че­ские ука­за­те­ли. Для то­го что­бы учи­ты­вать ме­сто хра­не­ния ка­ж­дой груп­пы ма­те­риа­лов, ну­ме­­р­ую­тся все по­ме­ще­ния ар­хи­ва, стел­ла­жи, шка­фы и пол­ки.^Ес­ли ар­хив рас­по­ла­га­ет по­ме­ще­ни­ем в раз­ных зда­ни­ях (кор­пу­сах), ка­ж­до­­му из них при­сваи­ва­ет­ся но­мер; ну­ме­ра­ция ком­нат са­мо­стоя­тель­на по ка­ж­до­му зда­нию и эта­жу. Ком­на­ты ну­ме­ру­ют­ся от вхо­да сле­ва на­пра­во. Ес­ли ком­на­ты пе­ре­хо­дят од­на в дру­гую, то ну­ме­ра­ция ве­­де­тся по­сле­до­ва­тель­но от пер­вой ком­на­ты. Для ну­ме­ра­ции ком­нат мож­но при­ме­нять бу­к­вен­ные ин­дек­сы.

/ Ну­ме­ра­ция стел­ла­жей ве­дет­ся, как пра­ви­ло, в пре­де­лах ком­нат сле­ва на­пра­во от вхо­да. Стел­ла­жи бы­ва­ют дву­сто­рон­ние (стоя­щие тор­ца­ми к сте­не) и од­но­сто­рон­ние (рас­по­ло­жен­ные вдоль сте­ны). Ну­ме­ру­ют­ся они под­ряд, не­за­ви­си­мо от дли­ны, I вы­со­ты, од­но­сто­рон­но­сти или дву­сто­рон­но­сти и то­му по­доб­ных I осо­бен­но­стей.)

Стел­ла­жи со­сто­ят из сек­ций (шка­фов). Стел­лаж­ные шка­фы так­же ну­ме­ру­ют­ся в пре­де­лах ка­ж­до­го стел­ла­жа сле­ва на­пра­во от вхо­да. В дву­сто­рон­них стел­ла­жах ну­ме­ра­ция шка­фов на­чи­на­ет­ся от сте­ны, до­во­дит­ся до на­руж­но­го края стел­ла­жа и про­дол­жа­ет­ся с дру­гой сто­ро­ны. Пол­ки ну­ме­ру­ют­ся свер­ху вниз, так как ус­та­нов­ка или ук­лад­ка дел на стел­ла­жах на­чи­на­ет­ся с верх­них по­лок. Стел­­л­ажи, шка­фы, пол­ки ну­ме­ру­ют­ся араб­ски­ми циф­ра­ми, на­пи­сан­ны­­ми крас­кой, вы­де­ляю­щей­ся на фо­не ок­ра­ски стел­ла­жа^)

Ос­нов­ные пра­ви­ла обя­зы­ва­ют хра­нить до­ку­мен­ты по­сто­ян­но­го хра­не­ния в кар­тон­ных ко­роб­ках, пап­ках или дру­гих кон­тей­не­рах из без­вред­ных для до­ку­мен­тов ма­те­риа­лов. Де­ла вре­мен­­н­ого хра­не­ния - в связ­ках.

Есть два спо­со­ба ук­лад­ки до­ку­мен­тов на стел­ла­жах: го­ри­зон­­тал­ьный и вер­ти­каль­ный. Пер­вый спо­соб при­ме­ня­ет­ся для раз­ме­­щ­ения дел в ко­роб­ках, а так­же свя­зок с де­ла­ми, имею­щи­ми мяг­кие пе­ре­пле­ты (при вер­ти­каль­ной ус­та­нов­ке свя­зок с та­ки­ми де­ла­ми де­фор­ми­ру­ет­ся и рвет­ся бу­ма­га). Пе­ре­пле­тен­ные де­ла мож­но хра­нить в вер­ти­каль­ном по­ло­же­нии, так как твер­дый кар­тон об­лож­ки и ко­ре­шок де­ла пре­до­хра­ня­ют бу­ма­гу от де­фор­ма­ции.1 Час­то ис­­пол­ьзу­емые де­ла вре­мен­но­го хра­не­ния мо­гут хра­нить­ся вер­ти­каль­­но и не­свя­зан­ны­ми, это об­лег­ча­ет под­клад­ку и вы­ем­ку дел.

Ес­ли де­ла с мяг­ки­ми об­лож­ка­ми час­то ис­поль­зу­ют­ся для спра­вок, то их удоб­нее по­ме­щать в го­ри­зон­таль­но стоя­щие ко­роб­ки, что обес­пе­чи­ва­ет лег­кость ра­бо­ты и со­хран­ность до­ку­мен­тов.

К связ­кам при­вя­зы­ва­ют­ся, а на ко­роб­ки на­клеи­ва­ют­ся яр­лы­ки, на ко­то­рых ука­зы­ва­ют­ся сле­дую­щие све­де­ния: на­зва­ние фон­да и струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, но­мер фон­да, но­мер опи­си, год, но­ме­­ра пер­во­го и по­след­не­го дел, вклю­чен­ных в связ­ку (ко­роб­ку), и но­мер связ­ки или ко­роб­ки. Ну­ме­ра­ция свя­зок ве­дет­ся в пре­де­лах фон­да или опи­си.

В не­ко­то­рых го­су­дар­ст­вен­ных и ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­вах для пе­­р­епл­ете­нных дел при­ме­ня­ют яр­лы­ки-пе­ре­клад­ку из мяг­ко­го кар­то­­на ти­па пап­ки без кла­па­нов, но с за­вяз­ка­ми из тесь­мы. Ко­роб­ки и связ­ки ус­та­нав­ли­ва­ют­ся на стел­ла­жах так, что­бы ме­ж­ду их вер­хней ча­стью и пол­кой бы­ло рас­стоя­ние в 5 см (для сво­бод­ной цир­ку­ля­ции воз­ду­ха и пре­до­хра­не­ния ко­ро­бок и свя­зок от раз­­р­ывов) .

За­пре­ща­ет­ся хра­нить до­ку­мен­ты ме­ж­ду стел­ла­жа­ми, на ок­нах, в шта­бе­лях, вне хра­ни­лищ.

Спра­воч­ни­ки, от­ра­жаю­щие раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в ар­хи­во­­хр­ан­ил­ище, на­зы­ва­ют­ся то­по­гра­фи­че­ски­ми ука­за­те­ля­ми. То­по­графи­че­ские ука­за­те­ли бы­ва­ют двух ви­дов: по­стел­лаж­ный и по­фон­до­­вый. На­зна­че­ние по­стел­лаж­но­го ука­за­те­ля - фик­си­ро­вать све­де­­ния о том, ка­кие пол­ки и стел­ла­жи за­ня­ты те­ми или ины­ми де­ла­­ми, т.е. в ос­но­ве по­стел­лаж­но­го ука­за­те­ля ле­жит ме­сто хра­не­ния. На­зна­че­ние по­фон­до­во­го ука­за­те­ля - да­вать ин­фор­ма­цию о том, где хра­нят­ся до­ку­мен­ты кон­крет­но­го фон­да, т.е. в ос­но­ве по­фон­до­­в­ого ука­за­те­ля ле­жит объ­ект хра­не­ния. Та­ким об­ра­зом, у раз­ных ви­дов то­по­гра­фи­че­ско­го ука­за­те­ля раз­лич­ное на­зна­че­ние. Они не за­ме­ня­ют друг дру­га и не до­пол­ня­ют, по­то­му что ис­поль­зу­ют­ся в раз­ных це­лях, но они взаи­мо­свя­за­ны, так как све­де­ния о мес­те хра­не­ния кон­крет­но­го де­ла (груп­пы дел) и в том, и в дру­гом ука­за­те­ле долж­ны сов­па­дать. Пе­ре­ме­ще­ние лю­бой связ­ки дел долж­но от­ме­чать­ся в обо­их ука­за­те­лях, ина­че они не бу­дут пра­­вил­ьно от­ра­жать ме­сто­на­хо­ж­де­ние до­ку­мен­тов и, сле­до­ва­тель­но, не бу­дут вы­пол­нять сво­его на­зна­че­ния. При на­ли­чии в ар­хи­ве од­но­го не­боль­шо­го фон­да пра­ви­ла раз­ре­ша­ют по­фон­до­вый ука­за­­тель не со­став­лять. На фонд круп­но­го уч­ре­ж­де­ния, имею­ще­го слож­ную струк­ту­ру, кар­точ­ки по­фон­до­во­го то­по­гра­фи­че­ско­го ука­за­те­ля мо­гут со­став­лять­ся на ка­ж­дое струк­тур­ное под­раз­де­ле­­ние.

Ос­нов­ные пра­ви­ла ус­та­нав­ли­ва­ют фор­мы кар­то­чек по­стел­лаж­но­го <и по­фон­до­во­го то­по­гра­фи­че­ских ука­за­те­лей. При за­пол­не­нии кар­то­­чки ис­поль­зу­ет­ся ее обо­рот­ная сто­ро­на. Ес­ли на од­ной сто­ро­не не [уме­сти­лись все све­де­ния по кон­крет­но­му фон­ду (или стел­ла­жу), за­­по­лн­яе­тся сле­дую­щая кар­точ­ка, а ес­ли нуж­но, то и тре­тья, и чет­­ве­ртая. Все кар­точ­ки, от­но­ся­щие­ся к од­но­му фон­ду (или стел­ла­­жу), скре­п­ля­ют­ся, но так, что­бы мож­но бы­ло вно­сить про­ис­хо­дя­­щие из­ме­не­ния. Од­на­ко удоб­нее хра­нить кар­точ­ки в спе­ци­аль­ных ящи­ках или проч­ных кар­тон­ных ко­роб­ках, рас­по­ло­жив их там в по­ряд­ке но­ме­ров фон­дов или хра­ни­лищ и стел­ла­жей. Для бы­ст­ро­­ты по­ис­ка нуж­но­го стел­ла­жа или фон­да в кар­то­те­ке мож­но по­ста­­вить раз­де­ли­те­ли.

Рас­смот­рим при­мер за­пол­не­ния кар­точ­ки по­стел­лаж­но­го то­по­гра­­ф­ич­еск­ого ука­за­те­ля. В этом при­ме­ре струк­тур­ные под­раз­де­ле­ния учи­ты­ва­ют­ся в ар­хи­ве как са­мо­стоя­тель­ные фон­до­об­ра­зо­ва­те­ли. В хра­ни­ли­ще № 1 раз­ме­ще­ны де­ла по­сто­ян­но­го хра­не­ния, о чем сви­де­­тел­ьс­тв­уют но­ме­ра опи­сей (без ли­тер "лс", "в", без ука­за­ния на но­­мен­кл­ат­уру дел). Ес­ли бы од­на из по­лок стел­ла­жа не бы­ла за­ня­та, то по­сле ее но­ме­ра ка­ран­да­шом сле­до­ва­ло бы на­пи­сать: сво­бод­на. При ука­за­нии но­ме­ра опи­си це­ле­со­об­раз­но ста­вить го­ды соз­да­ния до­ку­­ме­нтов. При­ме­ча­ние мо­жет быть ис­поль­зо­ва­но, на­при­мер, для ука­за­­ния пе­ре­да­чи час­ти фон­да во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние.

Кар­точ­ка по­стел­лаж­но­го то­по­гра­фи­че­ско­го ука­за­те­ля

Стел­лаж №

Хра­ни­ли­ще №

Шкаф №

Пол­ка №

Фонд №

Опись № (н/д)«

Де­ла с № по №

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

2

1

№ 10 УМТС

8 за 1974 г.

121 - 126

2

8 за 1974 г. 8 за 1975 г.

127 - 165 166 - 184

3

8 за 1975 г.

185 - 209

4

№ 11 УКС

6 за 1977 г.

356 - 375

5

6 за 1977 г.

376 - 389

Кар­точ­ка по­фон­до­во­го то­по­гра­фи­че­ско­го ука­за­те­ля

Фор­мат А6 (148 х 105 мм)

Фонд № Ш

На­зва­ние фон­да Управ­ле­ние ма­те­ри­аль­но-тех­ни­че­ско­го обес­пе­че­ния

Хра­ни­ли­ще № 1. 2. 4

Опись № (н/д)*

Де­ла с № по №

Стел­лаж №

Шкаф №

Пол­ка №

При­ме­ча­ние

8 за 1974 г.

121 - 126

8

2

1

Хра­­­­­­­­­­­­­­­­н­­и­­­л­ище №1

8 за 1974 г.

127 - 165

2

8 за 1975 г.

166 - 184

8 за 1975 г.

185 - 209

3

Про­дол­же­ние

Опись № (н/д)*

Де­ла с № _ по №

Стел­лаж №

Шкаф №

Пол­ка №

При­ме­ча­ние

8 лс за 1974 г.

78 - 150

3

1

1 -3

Хра­­­­н­­и­­­л­ище №2

8 лс за 1975 г.

151 - 254

4 - 5

н/д за 1981 г.

С 13 - 26 по 13 - 34

5

3

5

Хра­­­­н­­и­­­л­ище №4

н/д за 1982 г.

С 13 - 26

по 13 - 35

5

В при­ве­ден­ном при­ме­ре за­пол­не­ния кар­точ­ки по­фон­до­во­го то­по­­гр­аф­ич­еск­ого ука­за­те­ля на тот же фонд вид­но, что до­ку­мен­ты по­­ст­оя­нн­ого, дол­го­вре­мен­но­го и вре­мен­но­го хра­не­ния раз­ме­ща­ют­ся в раз­ных хра­ни­ли­щах (до­ку­мен­ты по лич­но­му со­ста­ву - в хра­ни­ли­­ще 2, де­ла со сро­ка­ми до де­ся­ти лет вклю­чи­тель­но учи­ты­ва­ют­ся по но­менк­ла­ту­ре и на­хо­дят­ся в хра­ни­ли­ще 4). Для ука­за­ния кон­крет­­н­ого хра­ни­ли­ща ис­поль­зу­ет­ся гр. "при­ме­ча­ние", а все хра­ни­ли­ща, где раз­ме­ща­ет­ся фонд, пи­шут­ся спра­ва над граф­ле­ни­ем кар­точ­ки. В той же гр. "при­ме­ча­ние" обо­их ука­за­те­лей при не­об­хо­ди­мо­сти мож­но да­вать на­име­но­ва­ния струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний.

Срав­нив за­пи­си об од­них и тех же до­ку­мен­тах фон­да УМТС в обо­их ука­за­те­лях, мож­но убе­дить­ся в пол­ной иден­тич­но­сти све­де­­ний о раз­ме­ще­нии этих дел.

В ар­хи­вах, имею­щих не­сколь­ко по­ме­ще­ний, це­ле­со­об­раз­но иметь схе­му хра­ни­лищ, ко­то­рая по­мо­га­ет бы­ст­ро ори­ен­ти­ро­вать­ся в рас­по­ло­же­нии ком­нат и стел­ла­жей.

В не­ко­то­рых не­боль­ших ар­хи­вах уч­ре­ж­де­ний то­по­гра­фи­че­ские ука­за­те­ли не со­став­ля­ют, счи­тая, что ра­бот­ник ар­хи­ва дос­та­точ­но хо­ро­шо зна­ет со­став и раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов. Но та­кая мо­ти­ви­­ро­вка не­ос­но­ва­тель­на. До­ку­мен­таль­ный фонд в ар­хи­ве уч­ре­ж­де­ния рас­сре­до­то­чен по час­тям, и чем мень­ше дел соз­да­ет­ся еже­год­но в уч­ре­ж­де­нии, тем мель­че ком­плекс до­ку­мен­тов ка­ж­до­го сро­ка хра­­н­ения за кон­крет­ный год и тем труд­нее этот ком­плекс уви­деть на пол­ке. Опыт­ный ра­бот­ник ар­хи­ва дей­ст­ви­тель­но мо­жет знать, где ле­жит ка­ж­дое де­ло, но при его сме­не или вре­мен­ной за­ме­не но­вый ра­бот­ник ока­жет­ся в слож­ном по­ло­же­нии. Без по­стел­лаж­но­го то­по­­гр­аф­ич­еск­ого ука­за­те­ля мож­но обой­тись в од­но­ком­нат­ном или двух­ком­нат­ном ар­хи­во­хра­ни­ли­ще, но по­фон­до­вый ука­за­тель не­об­­х­одим в ка­ж­дом ар­хи­ве.

По­ря­док вы­да­чи дел из хра­ни­ли­ща. Ус­та­нов­лен­ный Ос­нов­ны­ми пра­ви­ла­ми по­ря­док вы­да­чи дел из хра­ни­лищ ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­­вов име­ет це­лью обес­пе­чить со­хран­ность до­ку­мен­тов, и в пер­вую оче­редь до­ку­мен­тов АФ РК.

До­ку­мен­ты, хра­ня­щие­ся в ар­хи­ве, мо­гут вы­да­вать­ся: для ис­­пол­ьз­ов­ания ра­бот­ни­кам струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний, ис­сле­до­ва­те­­лям; ор­га­ни­за­ци­ям во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние; для про­ве­де­ния ар­­хи­вных ра­бот с до­ку­мен­та­ми - хоз­рас­чет­ным ор­га­ни­за­ци­ям для под­го­тов­ки к пе­ре­да­че дел на гос­хра­не­ние, те­ма­ти­че­ской раз­ра­бот­­ки и т.д.: для про­ве­де­ния ра­бот по улуч­ше­нию со­хран­но­сти до­ку­­ме­нтов - соз­да­ние стра­хо­во­го фон­да, ко­пи­ро­ва­ние, рес­тав­ра­ция и т.д. в ла­бо­ра­то­ри­ях ар­хив­ных или дру­гих уч­ре­ж­де­ний. В за­ви­си­мо­­сти от це­лей ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми они вы­да­ют­ся в ра­бо­чую ком­­н­ату (чи­таль­ный зал) ар­хи­ва или во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние вне ар­хи­ва.

Вы­да­ча дел ис­сле­до­ва­те­лям и пред­ста­ви­те­лям дру­гих ор­га­ни­за­ций, ра­бо­таю­щим в чи­таль­ном за­ле (ра­бо­чей ком­на­те) ар­хи­ва, про­из­во­­ди­тся по пись­му со­от­вет­ст­вую­щей ор­га­ни­за­ции. Пись­мо долж­но иметь ре­зо­лю­цию ру­ко­во­ди­те­ля уч­ре­ж­де­ния о раз­ре­ше­нии ра­бо­тать с до­ку­мен­та­ми дан­но­го уч­ре­ж­де­ния.

Вы­да­ча до­ку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние дру­гим ор­га­ни­за­­ц­иям, в том чис­ле су­деб­ным и след­ст­вен­ным ор­га­нам, так­же офор­­мл­яе­тся по пись­мен­ной прось­бе за­ин­те­ре­со­ван­ных ор­га­ни­за­ций и с раз­ре­ше­ния ру­ко­во­ди­те­ля дан­но­го уч­ре­ж­де­ния. На де­ла, вы­дан­ные во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние, со­став­ля­ет­ся акт в двух эк­зем­п­ля­рах. Оба эк­зем­п­ля­ра ак­та под­пи­сы­ва­ют­ся ру­ко­во­ди­те­ля­ми ор­га­ни­за­ций (вы­дав­шей де­ла и по­лу­чив­шей де­ла) и скре­п­ля­ют­ся гер­бо­вы­ми пе­­ч­ат­ями. Один эк­зем­п­ляр ос­та­ет­ся в ар­хи­ве, дру­гой - вы­да­ет­ся по­лу­ча­те­лю дел.

Ос­нов­ные пра­ви­ла ус­та­нав­ли­ва­ют сро­ки поль­зо­ва­ния де­ла­ми, вы­дан­ны­ми из ар­хи­ва: для ра­бот­ни­ков струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний сво­ей ор­га­ни­за­ции - де­сять дней, для ра­бот­ни­ков дру­гих уч­ре­ждений.

При под­клад­ке де­ла на ме­сто кар­та-за­мес­ти­тель изы­ма­ет­ся и хра­нит­ся в ар­хи­ве в пап­ке с кла­па­на­ми вме­сте с дру­ги­ми кар­та­ми до ми­но­ва­ния на­доб­но­сти.

Ра­бот­ник ар­хи­ва про­ве­ря­ет фи­зи­че­ское со­стоя­ние воз­вра­щен­­ных дел (на­ли­чие всех лис­тов в осо­бо цен­ных де­лах и де­лах по­­ст­оя­нн­ого хра­не­ния, це­ло­ст­ность лис­тов, об­ло­жек, от­сут­ст­вие по­мет ис­сле­до­ва­те­ля на до­ку­мен­тах и т.д.). При вы­яв­ле­нии де­фек­тов со­став­ля­ет­ся акт, предъ­яв­ляе­мый ор­га­ни­за­ции, ис­поль­зо­вав­шей до­ку­мен­ты, или в су­деб­ные ор­га­ны для при­вле­че­ния к от­вет­ст­вен­­н­ости ви­нов­ных.

Ес­ли су­деб­ным или след­ст­вен­ным ор­га­нам не­об­хо­ди­мо изъ­ять до­ку­мен­ты, то это долж­но оформ­лять­ся по их пись­му с раз­ре­ше­ния ру­ко­во­ди­те­ля уч­ре­ж­де­ния и с со­став­ле­ни­ем ак­та об изъ­я­тии. При воз­мож­но­сти из дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния вы­да­ют­ся толь­ко до­ку­­ме­нты, ин­те­ре­сую­щие ор­га­ны, при этом вме­сто изъ­я­тых лис­тов ос­тав­­л­яю­тся их ко­пии (фо­то­гра­фи­че­ские, ксе­ро­гра­фи­че­ские или ма­ши­но­­пи­сные), за­ве­рен­ные за­ве­дую­щим ар­хи­вом или от­вет­ст­вен­ным за ар­хив ли­цом. Акт об изъ­я­тии до­ку­мен­тов хра­нит­ся в де­ле фон­да.

Ес­ли ар­хив на­прав­ля­ет де­ла на пе­ре­плет, рес­тав­ра­цию, ко­пи­ро­­в­ание в гос­ар­хив или дру­гие ор­га­ни­за­ции, осу­ще­ст­в­ляю­щие эти ра­­б­оты, то пе­ре­да­ча дел оформ­ля­ет­ся за­ка­зом. За­каз со­став­ля­ет­ся в двух эк­зем­п­ля­рах по фор­ме ак­та вы­да­чи дел во вре­мен­ное поль­зо­­в­ание дру­гой ор­га­ни­за­ции. Акт под­пи­сы­ва­ет­ся ру­ко­во­ди­те­лем уч­­р­е­жд­ения (или струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, в со­став ко­то­ро­го вхо­дит ар­хив, на­при­мер, управ­ле­ния де­ла­ми) и бух­гал­те­ром, ко­то­рый бу­дет про­из­во­дить рас­чет за вы­пол­нен­ные ра­бо­ты. Один эк­зем­п­ляр ак­та ос­та­ет­ся в ар­хи­ве, дру­гой вме­сте с де­ла­ми пе­ре­да­ет­ся ор­га­ни­­з­ации, ко­то­рая бу­дет про­во­дить на­ме­чен­ные ра­бо­ты. При по­лу­че­­нии дел по­сле пе­ре­пле­те­ния, рес­тав­ра­ции, ко­пи­ро­ва­ния ра­бот­ник ар­хи­ва про­ве­ря­ет их фи­зи­че­скую со­хран­ность и ка­че­ст­во ис­пол­не­­ния ра­бот.

Ар­хив обя­зан сле­дить за по­ряд­ком транс­пор­ти­ров­ки дел как внут­ри зда­ния, так и вне его. Транс­пор­ти­ров­ка до­ку­мен­тов внут­ри зда­ния долж­на га­ран­ти­ро­вать их со­хран­ность. В дру­гие зда­ния до­­к­уме­нты пе­ре­во­зят­ся в упа­ко­ван­ном ви­де (в обер­ну­тых связ­ках, за­кры­той чис­той та­ре) и обя­за­тель­но в за­кры­том транс­пор­те, в со­­пр­ов­о­жд­ении от­вет­ст­вен­ных лиц. Пе­ре­воз­ки до­ку­мен­тов на боль­шие рас­стоя­ния (в дру­гие ме­ст­но­сти) долж­ны со­про­во­ж­дать­ся ме­­р­ами пре­дос­то­рож­но­сти, по­зво­ляю­щи­ми за­щи­тить транс­пор­ти­руе­­мые де­ла от вред­ных воз­дей­ст­вий ат­мо­сфер­ных осад­ков, све­та, а так­же ме­ха­ни­че­ских по­вре­ж­де­ний. Для это­го до­ку­мен­ты упа­ковыва­ют­ся в во­до­не­про­ни­цае­мые ма­те­риа­лы и по­ме­ща­ют­ся в за­ви­си­­м­ости от объ­е­ма от­прав­ляе­мых дел в ящи­ки или кон­тей­не­ры.