Конспект урока «Распорядительные документы. Процедура оформления и составления распорядительных документов»

КОНСПЕКТ УРОКА

Аттестуемый педагог: Сборщикова Вера Павловна, преподаватель ГБОУ СПО ПО «Пензенский многопрофильный колледж», торгово-экономическое отделение.

Дисциплина: Документационное обеспечение управления.

Гуппа: 11ТЭО41, возраст 17-19.

Тема: «Распорядительные документы. Процедура оформления и составления распорядительных документов».

Цели занятия: познакомить учащихся с различными видами распорядительных документов, формировать умения и навыки оформления распорядительных документов, повторить сведения, полученные на предыдущих занятиях.

Тип занятия: изучение нового материала, повторение и контроль изученного.

Формы работы: фронтальная, групповая, индивидуальная.

Необходимое техническое оборудование: компьютер, мультимедийный проектор, несколько ПК для учащихся, работающих в группе с выходом в Интернет.

Литература: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства.

Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство.

Ход урока

1. Организационный момент.

Цель преподавателя: проверить готовность группы к занятию, организовать переключение внимания учащихся на учебную деятельность.

Цель учащихся: организовать свое внимание и быстро войти в деловой ритм.

Преподаватель и учащиеся приветствуют друг друга. Преподаватель фиксирует отсутствующих, проверяет внешнее состояние аудитории, подготовленность учащихся к уроку (рабочее место, рабочая поза, внешний вид), формирует рабочий настрой учащихся.

2. Проверка домашнего задания. Промежуточный контроль.

Цель преподавателя: организовать самостоятельную работу по заполнению таблицы и с последующей взаимопроверкой; проверить степень усвоения материала по теме «Правила оформления реквизитов»

Цель учащихся: провести анализ предыдущего материала, в ходе самостоятельной работы дать ответы на поставленные вопросы, выявить пробелы в полученных ранее знаниях.

1) Самостоятельная работа заполнение таблицы с последующей взаимопроверкой.

Прежде чем мы приступим к изучению нового материала, я предлагаю вспомнить основные вопросы наших предыдущих занятий и заполнить таблицу. Оценивать правильность ответа будут ваши товарищи. За каждый ответ вы можете получить от 0 до 2-х баллов, в зависимости от степени полноты.

Таблица

№

п/п

Вопросы

Предполагаемые ответы

Оценка

1.

Каковы цели изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления»?

Цели изучения заключаются в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронными способами.

2.

Перечислите функции документов.

1.Функция документирования процессов и событий.

2.Отчетно-контрольная функция.

3. Судебно-правовая функция.

4. Учетно-кадровая функция.

5. Учебная функция.

6.Функция исторического свидетельства технических достижений и культурных ценностей.

3.

На какие группы делятся документы по способу фиксации информации?

-Письменные;

-графические;

-фото и кинодокументы;

-акустические.

4.

На какие группы делятся документы по степени сложности?

-Простые;

-сложные.

5.

На какие группы делятся документы по месту составления?

-Внутренние;

-внешние.

6.

Форматы бумаги.

А4 210 мм х 297 мм

А5 148 мм х 210 мм

7.

Поля документов.

Левое - 20 мм

Правое - 10 мм

Верхнее - 20 мм

Нижнее - 20 мм

8.

Способы расположения реквизитов.

-Продольное расположение.

-Флаговое расположение.

Итого:

Фамилия, имя отвечающего

Фамилия, имя оценивающего

2) Взаимопроверка выполнения самостоятельной работы. Обсуждение в парах результатов работы. Выявление уязвимых мест в усвоении материала.

3. Подготовка учащихся к восприятию нового материала, Предъявление темы и цели занятия.

Цель преподавателя: подготовить учащихся к восприятию нового материала, обозначить тему и цель занятия.

Цель учащихся: познакомиться с целью и задачами предстоящей работы по изучению нового материала.

Преподаватель:

Ребята, на предыдущих занятиях мы изучили общие правила оформления документов, классификацию документов, реквизиты. Сегодня мы продолжим нашу работу и познакомимся с распорядительными документами. Вы увидите, что они играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Цель нашей работы не только научиться различать виды распорядительных документов, но и самое главное - выработать умения оформлять документы в точном соответствии с требованиями.

4. Изучение нового материала.

Цель преподавателя: дать учащимся представление о распорядительных документах, организовать работу по самостоятельному изучению образцов документов, формировать навыки взаимодействия в группе.

Цель учащихся: усвоить новые понятия; в процессе работы в группе сформулировать правила оформления распорядительных документов.

1) Лекция тема: «Распорядительные документы», сопровождающаяся показом слайдов. Основные положения лекции

1. Роль распорядительных документов в управлении учреждениями, предприятиями организациями.

2. Распорядительные документы оформляются по следующим вопросам: а)организационным; б)вопросам строительства, материально-технического снабжения; в)вопросам труда и заработной платы.

3. Основными видами распорядительных документов являются: постановление, указание, приказ решение, распоряжение.

4. Схема подготовки распорядительных документов:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседание коллегиального органа (постановление, решение).

5. Приказ как основной распорядительный документ.

- Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

- Приказами оформляются:

1) порядок деятельности предприятия;

2) организационные предприятиям;

3) итоги работы;

- Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами.

- Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение вопроса;

2) подготовка текста документа;

3) согласование текста документа; подписание приказа;доведения до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер.

2) распорядительной.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и оформляется от левого края. Текст делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами. Пункт начинается с указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать сроки (дату) исполнения действий. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений., должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

6. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организации, которым он адресован.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: «в соответствии, в связи, в целях».

Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ в ней указываются предписываемые действия.

Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

7. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:

1) организация исполнения приказов;

2) организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «во исполнение, в целях , в соответствии».

Распорядительная часть текста указания начинается словом «предлагаю», в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова «ПРЕДЛАГАЮ» - действие, срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.

2) Работа в группах. (Анализ распорядительных документов).

Преподаватель:

Очень важно при создании распорядительного документа знать правила его оформления. Я предлагаю вам разделиться на группы и, проанализировав образцы документов, сформулировать правила их оформления.

Вопросы для анализа:

1. Определите вид распорядительного документа. Обоснуйте свой ответ.

2. Каковы особенности его оформления?

Учащиеся в группах изучают распечатки распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Презентация результатов работы осуществляется через мультимедийный проектор.

3) Проверка эксперта. Эксперт- заранее подготовленный учащийся проверяет реквизиты документов. Исправляет неточности, рекомендует материал для записи.

4) Запись в тетрадь. Уч-ся записывают в тетрадь-справочник реквизиты распорядительных документов.

Формуляр приказа состоит из реквизитов:

- название организации;

- наименование вида документа;

-дата, номер;

-место составления; заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы согласования.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата,номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- отметка о согласовании.

Формуляр указания состоит из реквизитов:

- наименование министерства и ведомства;

- название организации;

- наименование вида документами;

- дата, номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- отметка о согласовании.

5. Закрепление изученного материала.

Цель преподавателя: организовать деятельность, направленную на формирование умений составления распорядительных документов.

Цель учащихся: отработать навыки составления распорядительных документов, запомнить последовательность выполняемых действий.

1) Выполнение тренировочных упражнений.

- Составьте распоряжение.

Распоряжение. Дата. Индекс. Пенза. О проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате №15 Обязываю: 1. провести ремонтные работы в комнате №15. Ответственным назначить Косыгина О.Г. 2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В. Директор предприятия - Желнов И.П. Визы, В дело №15/04. (Недостающие данные добавьте самостоятельно).

-Составьте указание.

Указание. Дата. Индекс. О графике отпусков на 2003 год. Для составления графика отпусков Предлагаю: 1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2003 году. 2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2003 год и представить его на утверждение директору предприятия. Директор - Ванин С.А. Визы. В дело №12/03.

2. Индивидуальная работа.

2-3 учащихся работают в сети Интернет. Находят сайты, которые предлагают образцы оформления распорядительных документов. Проанализировать точность оформления, полноту представленных документов и рекомендовать для использования.

6. Подведение итогов.

Цель преподавателя: Подвести итоги занятия, организовать рефлексию учебной деятельности.

Цель учащихся: осмыслить проведенную на занятии работу.

Преподаватель подводит итоги занятия, оценивает результаты работы студентов. Учащимся предлагается проанализировать свою деятельность на занятии, высказаться по поводу того, что нового им удалось узнать, чему они научились, с какими трудностями пришлось столкнуться в процессе изучения новой темы и выполнения заданий; оценить свою готовность применять полученные знания на практике.

7. Задание на дом.

Цель преподавателя: сообщить учащимся домашнее задание, разъяснить методику его выполнения.

Цель учащихся: понять содержание домашней работы, прояснить непонятные моменты, зафиксировать домашнее задание.

Преподаватель объясняет домашнее задание, благодарит студентов за активную работу на уроке.

Домашнее задание:

1. Выучить материал по теме «Распорядительные документы» на основе лекции и статьи учебника (Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства, стр.102)

2. Оформить приказ в соответствии с требованиями.

3. Отдельным студентам - составить тест по теме «Распорядительные документы.»

Оформить приказ в соответствии с требованиями.

Приказ о проведении практических занятий по ОВС студентами (юношами) 2 курса. В соответствии с приказами Министра обороны РФ № 203 и Министра образования РФ № 1936 от 3 мая 2001 года, приказываю: 1. В период с 1 по 5 июля 2003 провести практические занятия со студентами (юношами) 2 курса согласно утвержденного расписания. 2. Преподавателя - организатора

Сидорова Н.П., назначить начальника сбора. 3. Занятия провести на базе учебных объектов РОСТО и техникума. При их проведении особое внимание обратить на меры безопасности (огневая, физическая, строевая подготовка). По окончании занятий принять зачеты. 4. Заведующим отделений, классным руководителям обеспечить прибытие юношей на занятия. 5. К студентам, без уважительной причины пропустившим занятия, не сдавшим зачеты, будут применены строгие меры. 6. Контроль за исполнением приказа возложить на преподавателя - организатора Сидорова Н.П. Директор - Васин С.С. (Недостающие данные добавьте самостоятельно).