Написание личных и деловых электронных писем

Электронное письмо личного характера.

Главным преимуществом электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой является скорость. Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа. Независимо от того, является письмо формальным или неформальным, оно должно иметь чёткую логичную структуру. Стандартное электронное письмо содержит следующие элементы:

- адресную строку получателя;

- адресную строку отправителя;

- строку, которая содержит предмет или тему письма;

- основное «тело»

• Тема

В строке «тема» используйте или развернутую фразу, или просто одно слово:

Hello!

Hello from Moscow!

• Основная часть

- Приветствие и обращение (обязательно с запятой),

- Изложить причины или поблагодарить за полученный e-mail (на новой строке),

- Основное содержание письма,

- Завершающая фраза,

- Ваше имя.

• Приветствие и обращение

Существует несколько способов приветствия, если вы хорошо знакомы можно начать словами:

- "Hi Frank," или "Hello Frank,".

Для более официальных случаев

- "Dear Mr Jones," / "Dear Ms Jones,"

• Излагаем причины и благодарим за e-mail

Thanks for your last e-mail. Hope you are well. I have some exciting news and I'm writing to ask for advice.

Thanks for your e-mail. It was great to hear from you again.

Thanks for the information. Just a quick note to tell you…

Thanks for your phone call. Just a quick note to let you know

• Основная часть e-mail

Излагаем основные новости или отвечаем на поставленные вопросы.

Если требуется, в конце письма обязательно задайте свои вопросы.

• Завершающая фраза

- Hope to hear from you!

- See you next week!

- I'm looking forward to hearing from you! /to seeing you!

- Thanks for everything.

- I hate to go now.

- Write soon.

• Завершение

- Bye,

- Take care,

- Best wishes,

- Love,

- Yours,

А затем ваше имя на отдельной строке.

- Daniel

• Смайлики

В электронной почте очень часто используют так называемые «смайлики».

• Акронимы - сокращения

- BTW - By The Way

- FYI - For Your Information

- IMHO - In My Humble / Honest Opinion

- RTFM - Read The Manual

- LOL - Laughed Out Loud

- RSN - Real Soon Now

- ROTFL - Rolling On The Floor Laughing

- TTFN - Ta-Ta For Now

- TIA - Thanks In Advance

Деловое электронное письмо

Отличия от личного электронного письма:

• Используйте обращение Dear Mr. Smith и завершающую фразу Yours sincerely, так же как если бы Вы писали письмо.

• В деловых электронных письмах всегда используйте официальный и вежливый тон. Не будьте слишком неофициальным или фамильярным.

• Не используйте смайлики, акронимы.

• Не используйте режим CAPS LOCK

• Не повторяйтесь - старайтесь не использовать одно и то же слово несколько раз в абзаце.