Практическая работа № 1

Практическая работа № 1 MS Access 2007

Основные приемы работы с данным.

Задание: Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме конструктора.

Создание базы данных.

1. Запустите MS Access 2007.

2. После запуска программы Access нажмите кнопу Новая база данных в верхнем левом углу рабочего окна.

3. Появится дополнительная рабочая область справа. Введите новое имя базы данных, например, Адрес, затем нажмите кнопку Создать.

4. В программе Access будет открыта новая база данных и отображена новая таблица.

Создание таблицы.

1. Рассмотрите таблицу, которую будем заполнять.

2. Правой кнопкой мыши нажмите на столбец Добавить поле, во всплывающем меню выберите команду Вставить столбец. Создайте таблицу их шести столбцов.

3. Переименуем названия полей. Присвоить полям имена довольно просто. Просто щелкните дважды заголовок поля и введите любое имя, как показано на рисунке. Имена могут быть до 64 знаков длиной, а при вводе или изменении имени содержимое ячеек не изменяется. Кроме того, столбец может оказаться слишком узким, чтобы имя поля отображалось полностью. В этом случае щелкните заголовок столбца, наведите указатель мыши на правую границу столбца, чтобы он принял форму двусторонней стрелки, а затем перетащите границу столбца вправо.

4. Сохраните таблицу, для этого закройте окно Access. В запросе Сохранить ответьте Да. В следующем окне диалога введите имя таблицы Адреса и нажмите кнопку Ок.

Таблица создана. В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков таблицы.

Заполнение таблицы.

1. Запустите Access. Выберите базу данных Адреса, в ней таблицу Адреса.

Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) - одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы.

В нашем варианте ключевым является поле Код. В таблице видно, что это поле - счетчик, т. е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле Адресат не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.

2. Заполните только поля Фамилия и Имя, остальные поля оставьте незаполненными, как показано на рисунке.

Попробуйте заполнить поле телефон, что вы видите?

Тип данных - это параметр, с помощью которого задается вид данных, которые можно ввести в каждый столбец таблицы. Например, если в одном столбце нужно хранить значения даты и времени, а в другом - показатели затрат, для первого столбца следует установить тип Дата/время, а для второго - Денежный. Типы данных используются во всех базах данных, потому что с их помощью можно поддерживать точность данных. Например, невозможно ввести имя в поле, предназначенное для хранения дат, или случайно включить номер телефона в данные об имени.

Любая таблица Access может быть представлена в двух режимах:

а) режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;

б) режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.

3. Измените типы данных всех полей. Для этого вкладку режим таблицы, затем типы данных для каждого поля (выделяя при этом каждое поле).

4. Маска ввода - это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода.

Для того, чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав команду Конструктор в меню при помощи кнопки панели инструментов.

• Зададим маску ввода для полей Дом телефон и Сот телефон. Установите текстовый курсор в имя поля Дом телефон, в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создайте шаблон 0-00-00;

• Аналогично измените маску ввода в поле Сот телефон - (000)0000000;

• Перейдите в режим работы с таблицей, для этого нажмите на панели инструментов кнопку -

• Попробуйте теперь заполнить поле телефон.

5. Введите данные в поле Адрес. Измените ширину столбцов таблицы по аналогии с электронными таблицами.

Закройте таблицу, сохранив ее.