4

Лабораторная работа № 2

Тема:

Создание базы данных.

Построение таблицы в базе данных.

Цель работы:

Научить формировать структуру таблицы, вводить и редактировать данные, определять ключ для связывания двух таблиц.

Выполнение работы:

1. Открыть созданную пустую базу данных « SESS ». Для этого в открывшемся окне установить переключатель «Открыть базу данных », выделить имя созданной базы и нажать кнопку « ОК ».

2. В
   
   окне пустой базы данных нужно создать первую таблицу, входящую в эту базу. Эта таблица будет содержать сведения о студентах и будет называться СТУДЕНТ.

Основным структурным документом в Access является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

На базе таблиц осуществляется построение форм, отчетов и запросов.

База данных может включать несколько таблиц.

3. В окне открытой базы данных щелкнуть по вкладке " Таблицы " и нажать кнопку " Создать ".

4. Выбрать в списке диалогового окна " Новая таблица " способ создания таблицы:

• Режим таблицы - создание таблицы в режиме таблицы;

• Конструктор - создание таблицы с помощью конструктора таблиц;

• Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера таблиц;

• Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

• С
  
  вязь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных;

5. Создавать таблицу будем с помощью Конструктора. Выделить в окне " Конструктор " и нажать " ОК ".

6. В выпавшем окне ввести название полей, выбрать тип данных и определить свойства полей.

В колонке Имя поля задаются имена полей:

1. Номер; 5. Пол;

2. Фамилия; 6. Дата рождения;

3. Имя; 7. Группа;

4. Отчество;

В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных.

Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных выбирается в колонке Тип данных.

По умолчанию устанавливается тип данных Текстовый.

Чтобы изменить тип данных, нужно щелкнуть в одной из ячеек колонки Тип данных. В правой части ячейки появится кнопка списка, при нажатии на которую откроется список с доступными типами данных.

В колонку Описание можно произвольно ввести комментарии к каждому полю. Эта операция необязательна.

Задание характеристик полей нужно выполнять последовательно, т.е. для каждого поля сначала необходимо ввести имя, затем тип данных и, при необходимости, комментарий.

Для перехода к нужной ячейке можно использовать мышь, клавишу Tab и в конце ввода можно нажать клавишу Enter.

Черный треугольник в столбце маркировки слева указывает на ту строку, в которой находится курсор.

После определения всех полей таблицы следует указать одно поле для использования в качестве поля первичного ключа. Это не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи.

Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора таблиц.

В данной таблице полем первичного ключа объявим поле " Номер ".

Для этого нужно:

• выделить поле " Номер " или просто поставить туда курсор;

• нажать на кнопку Ключевое поле на стандартной панели инструментов с изображением ключа или

• меню " Правка " ►" Ключевое поле"

С

лева от данного поля появится маленькое изображение ключа - признак поля первичного ключа.

Ключевое поле

Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить, поскольку на ее основе будет строиться вся таблица.

Для этого нужно:

меню " Файл " ► " Сохранить "

Если таблица сохраняется первый раз, то на экран выводится диалоговое

окно " Сохранение ". В этом окне нужно ввести имя таблицы СТУДЕНТ.

Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

Для ввода данных в таблицу нужно открыть базу данных.

В окне базы данных щелкнуть по названию таблицы СТУДЕНТ .

В

открывшемся окне появляется пустая таблица для ввода данных.

• Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы.

• Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице.

• Каждая запись занимает одну строку в таблице.

Ввод данных в ячейку таблицы осуществляется с клавиатуры. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

После ввода данных таблицу нужно закрыть.

Для этого нужно ввести дважды команду

меню " Файл "►" Закрыть"