ТЕМА: Электронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 1

1. Загрузить MS Excel, или если работали ранее с программой выполнить команду "создать" (New) меню Файл (File) либо нажать комбинацию клавиш +.

2. Выполнить команду Сохранить как... (Save As...), этого же меню, чтобы присвоить имя файлу, в котором вы будете работать далее.

moneygde.xls (8 знаков имя файла).

3. Введите данные в ячейку А1 для этого необходимо сделать ее активной, т.е. однократный щелчок левой клавиши мыши;

а) заполним ячейку А1 заголовком "Расходы"

б) в ячейках В3:G3 введем названия месяцев

в) А4:А9 - статьи расходов: типография

оплата труда

гонорары

накладные

прочие

г) В ячейки Н3 и А10 - поместить слово Всего:;

в этих ячейках будут результаты, столбец Н и строка 10 будут использованы для подсчета сумм в соответствующих им столбцах и строках.

! Поздравляем у Вас получилась заготовка.

Вы можете приступать к вводу числовых данных

4. Определите формат данных в тех ячейках, куда будут помещаются числа. Иначе программе будет непонятно, что делать с набранными числами.

1. Поскольку вводимые суммы будут располагаются в интервале ячеек В4 : Н10, следует эти ячейки выделить.

2. Выполнить команду Ячейки... с помощью меню формат или нажав Откроется формат ячеек с 6-ю карточками.

3. Открыть первую карточку - Число. В списке Категория в данном случае мы выбираем: Число, а в списке коды формата - Денежный.

4. Нажать кнопку ОК;

Теперь необходимо ввести суммы в соответствующие ячейки, оставив пустыми ячейки предназначенные для суммирования.

Январь

февраль

март

апрель

май

июнь

Всего

Типография

11500

15000

15000

15000

22500

22500

Оплата труда

10000

16000

17000

24000

24000

40000

Гонорары

1840

2760

3636

4140

4140

50000

Аренда

750

750

750

750

750

750

Накладные

5000

5000

5000

6000

6000

7000

Прочие

4940

4940

4940

5000

5000

5000

5. Внесение расчетных формул:

1. Выделите интервал ячеек В4 : Н10.

2. Нажмите кнопку автосуммирование на панели инструментов

Все суммы по столбцам и по строкам появятся в отведенных для них ячейках

6. Форматирование (оформление) рабочего листа и присвоения ему имени.

1. Выделить интервал ячеек А3 : Н10

2. Выполнить команду Автоформат меню Формат

3. В диалоговом окне Автоформат в списке формат таблиц и выбираем простой - образец выбранного формата, демонстрируется в окошке пример - нажмите ОК

7. Присвоение имени

1. Выполняем команду Лист в меню Формат

2. Рядом открывается подменю с тремя командами. В нем выбираем переименовать (Renаme).

3. В окне переименовать лист печатаем новое имя: Расходы и нажимаем ОК.

Теперь лист 1 называется "Расходы"

! Помните лучше чаще записываться, чем восстановить потерянную работу!

Продолжение следует.

ТЕМА: ЭлЕктронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 2

1. Перейдите на второй лист, он будет содержать таблицу: доходы. Последовательность действий смотрите пункт 3.

Последовательность действий аналогична, так как структура таблицы: расходы и доходы совпадают, кроме того, можно воспользоваться возможностью копирования одинаковых элементов.

2. Скопируем все форматы таблицы расходы на лист 2:

1. Перейти на лист "расходы"; щелкнув мышью по его ярлыку

2. Выделить с помощью мыши все таблицу, а он содержится в

интервале А1 : Н10.

3. Выполнить команду копировать меню Правка

4. Перейти на рабочий лист 2 и выделить щелчком мыши ячейку А1,

(точнее она уже будет выделена).

5. Выполнить команду специальная вставка в меню правка.

6. В диалоговом окне специальная вставка в разделе Вставить включить переключатель Форматы.

7. Нажать ОК.

Появилась пока пустая таблица, содержащая все форматы исходной;

3. Для копирования повторяющихся ячеек (месяцев) необходимо:

повторить изложенную последовательность, но в п.6 в разделе Вставить диалогового окна Специальная вставка необходимо указать переключатель Значения (а не Форматы).

! Однако мы не будем копировать названия месяцев, мы можем их набрать, а заодно увидим еще одну способность MS Excel.

4. Введем в ячейку В3 листа 2 слово "Январь", теперь укажите мышью на правый нижний угол этой выделенной ячейки.

Нажмем кнопку мыши и удерживая ее, двигайте вправо по строке 3 до

ячейки G3. Отпустите клавишу мыши.

Все названия месяцев появились в заданных ячейках;

А4 - тираж;

А5 - реклама;

А6 - всего.

5.Строки 6:9 оказались лишними, их необходимо удалить.

1. Выделить данные строки.

2. Команда удалить меню Правка.

6. Переименуйте лист 2 в "Доходы".

7. В процессе заполнения текст может оказаться длиннее стандартной ширины колонки:

1. Закончите набор содержимого в ячейку. Затем выделите ее, а может быть и какой-либо интервал.

2. Выполните команду масштаб меню Вид.

3. Включите переключатель по выделению и нажмите ОК.

Ширина увеличится на столько, чтобы вся информация помещалась в них.

8. Для подгонки ширины ячейки можно использовать и другой вариант действия, особенно если таблица готова.

1. Выделить щелчком мыши ячейку с самой длинной записью.

2. Выполнить команду Столбец меню Формат.

3. Выбрать команду Подгон ширины.

9. Иногда удобно устанавливать фиксированную ширину столбца, задаваемую в миллиметрах (дюймах).

1. Выделить любую ячейку данного столбца щелчком мыши.

2. Команда Столбец меню Формат.

3. Выбрать команду Ширина.

4. Установить вручную фиксированную ширину столбца и нажать ОК.

1

Доходы

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

всего

Тираж

900

2150

4026

10 000

15 000

25 000

57 076

Реклама

18 700

32 300

47 300

63 000

76 335

87 570

325 205

Всего

19 600

34 450

51 326

73 000

91 335

112 570

382 281

ТЕМА: Электронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 3

Создание и обработка диаграмм

Приступим к созданию диаграммы. Последовательность данных, отображающих помесячное увеличение доходов в нашем примере находится в интервале ячеек В4:G5 рабочего листа Доходы.

1.Выделите интервал ячеек А3:G5 в таблице "Доходы"; названия столбцов "Январь", "Февраль" и т.д. будут использоваться как метки оси Х.

2. Нажать кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

3. Выделить с помощью мыши часть рабочего листа, в которую следует поместить диаграмму.

4. Появится окно Мастера диаграмм шаг 1 из 5.

Выделенный интервал А3: G5 уже содержится в поле этого окна, если все устраивает, следует нажать кнопку шаг>.

5. Появится второе окно Мастер диаграмм, в котором следует указать мышью подходящую форму диаграммы. Нажать шаг>.

6. Появится третье окно мастер диаграмм, где выбирается формат диаграммы, нажать шаг>.

7. В четвертом окне показывается пример нашей диаграммы, здесь можно указать, что следует использовать в качестве последовательности (рядов) - строки или столбцы таблицы, служащей исходной.

Мы оставим эти строки.

Нажать шаг>.

8. В последнем окне Мастера диаграмм мы введем название диаграммы: "Распределение расходов" и название категории по оси Х: "1995", что бы год появился на диаграмме. После чего нажать кнопку Закончить. После этого диаграмма попадает в область рабочего листа.

9. Увеличим диаграмму:

1. Выделим диаграмму щелчком мыши.

2. Растянуть выделительную рамку. Можно откорректировать текст на диаграмме, дважды щелкнув левой клавишей мыши.

10. Попробуйте самостоятельно построить диаграмму на листе "Расходы".

ТЕМА: Электронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 4

Анализ и обработка данных

1. Сделаем резервную копию начальной рабочей книги, присвоив ей имя, MONEY PRO. XLS.

2. Внесем новые данные:

1. Цены на бумагу и типографские расходы возрастут в 2 раза.

2. Арендная плата повысится в 3 раза.

В данном случае доходность должна измениться и составлять не 58 945, а снизиться до - 51 555.

Суммарный полугодовой доход должен быть не ниже 477 220, поскольку полугодовой расход - 433 836, а необходимо хотя бы минимум прибыль 610%.

3. Займемся, например, мартом:

расход составляет 62 826, а первоначально планировавшиеся доходы - 51 326, значит необходимо повысить доходы как минимум до 69 109 (62 826 плюс 10%).

Для решения данной задачи необходимо воспользоваться командой.

Подбор параметра меню Сервис.

1. Выделить щелчком мыши ту ячейку, для которой будут производится вычисления. В нашем примере D6 в столбце "Март" (она содержит формулу D4:D5).

2. Выполнить команду подбор параметра меню сервис

3. Появится диалоговое окно подбор параметра с тремя полями.

Адрес выделенной ячейки (D6) уже содержится в его верхнем поле.

4. Поле значения введите результат, который мы хотим получить, т.е. 69 109 (вместо 54 326).

5. В поле изменяя ячейку: укажите адрес ячейки D5.

6. Нажать кнопку ОК, что приведет к изменению значения в ячейке. Одновременно появится окно состояние подбора параметра.

7. В случае, если найденное решение вас устраивает, нажать кнопку ОК.

Аналогичным способом можно подбирать параметры в более сложных таблицах.

ТЕМА: ЭлЕктронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 5

Создание и обработка баз данных

Создать базу данных оптовых покупателей периодического издания.

1. Загрузите MS Excel, либо меню файл, команда создать.

2. Присвойте имя данному файлу (например, BAZA OPE.XLS).

3. Введите заголовок столбцов: «Фирма», «Город», «Адрес», «Индекс», «Телефон», «Количество».

4. Заполним ячейки информацией.

5. Если количество покупателей очень большое, то целесообразно вводить данные новых покупателей в ФОРМУ ЗАПИСЕЙ, после чего запись будет автоматически попадать в конец таблицы.

1. Выполните команду форма меню данные.

2. Нажать кнопку создать.

3. Внесите данные для новой записи, переходя по мере заполнения от одного поля к другому и т.д.; переход на следующее поле осуществляется щелчком мыши по свободному полю или нажатием клавиши «Tab».

4. Полностью заполнив запись, нажмите кнопку закрыть или кнопку создать для заполнения следующей записи.

6. Сортировка данных.

1. Щелкнуть курсором мыши по любой ячейке столбца, подлежащего сортировке (например «Город»).

2. Нажать кнопку сортировка по возрастанию на стандартной панели инструментов.

3. Для одновременной сортировки нескольких столбцов можно воспользоваться командой сортировка меню данные.

В окне списка сортировать следует указать имя первого поля (столбца), подлежащего сортировке (например «Город»). В окне второго списка. Затем - имя второго поля (н-р «Фирма»). Нажать кнопку ОК.

ТЕМА: ЭлЕктронные таблицы MS EXCEL.

Инструктивная карта № 6

Применение шаблонов

1. Открыть меню файл и выполнить команду создать. Появится диалоговое окно создание документа.

2. Откройте карточку решения, щелкнув мышью по ее ярлыку.

3. Выберите один из шаблонов н-р: Личный бюджет.

В окне просмотр появится образец шаблона.

4. Ознакомившись с содержанием шаблона, нажмите кнопку ОК, если он подходит, либо выберите другой.

5. Теперь можно вносить текстовые и числовые данные на основе заданного шаблона. Благодаря заданным готовым формулам все требуемые расчеты будут произведены автоматически.

! Прежде, чем приступать к созданию на основе шаблона собственного документа, рекомендуется заполнить первый рабочий лист «Общие сведения» данными о себе (своей фирме).

Благодаря этому в дальнейшем при использовании данного шаблона такие сведения будут вставляться автоматически, что избавит от необходимости каждый раз набирать их вручную.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Заполните таблицу следующими данными:

а) Ф.И.О., телефон, индекс, город, адрес, день рождения.

б) внесите данные вашей группы.

в) отсортируйте:

• по алфавиту (фамилии)%

• по адресу, по возрасту;

• по возрастанию (день рождения).

2. Создайте таблицу для расчета затрат на проведение праздника:

а) заполнить таблицу со следующими данными:

Продукты; цена; количество на 1-го; количество на всех; стоимость, руб.

Количество участников

Х

Продукты

Цена, руб.

Кол-во на 1-го

Кол-во на всех

Стоимость, руб.

Пирожное

Шт.

2,5

2

20

50

Всего:

у

Затраты на каждого участника

у:х