Технологии хранения, поиска и сортировки информации с помощью баз данных. Базы данных Access

Хранение информации - одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных - это файл специального формата.

Большинство файлов БД имеют табличную структуру. Состоит таблица из множества столбцов и строк.

Столбцы таблицы называются полями, строки - записями.

Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Свойства полей. Типы полей

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является длина - в символах, (1 символ 1 или 2 байта) - в байтах -

Вторым свойством поля - имя

Третьим свойством поля - тип поля.

В Access используются следующие типы полей

Текстовое поле - основное свойство - размер - не более 256 символов.

Числовое поле - служит для ввода числовых данных, оно тоже имеет размер. Размер числового поля зависит от формата числа: длинное целое, целое, слово, байт, вещественное, экспоненциальное. Максимальный размер числового поля 19 байтов.

Поле для ввода дат или времени имеют тип ДАТА / ВРЕМЯ- длина 8 байтов.

Для ввода логических данных имеются только два значения ДА или НЕТ, 0 или 1, истина или ложь служит - логическое поле, его длина равна 1 байту.

Денежный - для хранения денежных сумм. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы и т. д.

В БД можно хранить картинки, фотографии, музыкальные клипы, видеозаписи - поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

Для вставки в БД текста длиной более 256 символов используется поле типа МЕМО, в этом поле можно хранить до 65535 символов. Для такого поля создается специальный файл, а в исходной таблице хранится только указатель на то, где расположен текст.

Интересное поле Счетчик - на первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматически наращиваться. Если в БД есть такое поле, то при вводе новой записи, оно автоматически увеличивается на единицу. Это поле удобно для нумерации записей.

Связанные таблицы

База данных в виде таблицы, является простейшей базой данных. Но иногда приходится вводить часто повторяющиеся данные, например названия книг, или названия улиц какого - то города, и т.д. Чтобы не тратить время на ввод повторяющихся данных, создают небольшие таблицы с названиями, например, улиц города, и в нужный момент выбирают данные из мелких таблиц.

Чтобы такие таблицы работали вместе, их нужно связать.

Поля уникальные и ключевые

Создание БД всегда начинается с разработки структуры ее таблиц.

Структура должна быть такой, чтобы при работе с БД требовалось вводить в нее как можно меньше данных.

Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того, что бы связи работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице ключевое поле. Ключевым полем может быть только уникальное поле, то есть поле, значения которого не могут повторяться.

Если такого поля в таблице нет, его создают искусственно. На роль ключевого поля чаще всего подходит поле типа Счетчик

Объекты Access

Исходное окно Access имеет 6 вкладок: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

Таблицы - основные объекты БД, в них хранятся данные.

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных: просмотра, поиска, выборки и т.д.

Формы - с их помощью вводят новые данные в БД или просматривают имеющиеся.

Отчеты - это формы «наоборот», с их помощью данные выдают на печать в удобном и наглядном виде.

Макросы - макрокоманды. Если какие-то операции с БД производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic

Режимы работы с Access

В работе с любой БД - два режима - проектировочный и эксплуатационный или пользовательский.

В проектировочном режиме создают новые объекты, задают их структуру, изменяют свойства полей, устанавливают необходимые связи.

Пользователь наполняет БД информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов, и получает результаты с помощью таблиц или отчетов.

Стартовое окно БД кроме вкладок имеет 3 кнопки: Открыть, Конструктор и Создать.

Кнопка ОТКРЫТЬ - открывает избранный объект для ввода записей, просмотра или редактирования.

Кнопка КОНСТРУКТОР - тоже открывает объект, но по другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля, или убирать лишние, изменять свойства полей.

Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

Кнопка СОЗДАТЬ - служит для создания новых объектов.

Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими способами: автоматически, вручную или с помощью мастера.