Методическое пособие по информатике на тему Основы работы в СУБД Access 2010

Тема: Основы работы в СУБД Microsoft Access 2010

Цель: Познакомить с основными понятиями. Сделать постановку задачи для изучения Access. Создать контрольный пример в ручном варианте по заданной задаче.

Материал для изучения

База данных (в широком смысле) - совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных и языковых средств для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

В СУБД поддерживаются различные модели данных (Реляционные, Иерархические, Сетевые)

В СУБД для персональных компьютеров поддерживается преимущественно реляционная модель базы данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде двумерных таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.

В таблицах должны сохранять все данные, необходимые для решения задач предметной области. Причем каждый элемент данных должен храниться только в одном экземпляре.

Для однозначного определения (идентификации) каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. По значению ключа таблицы отыскивается единственная запись в таблице. Значение уникального ключа не может повторяться в нескольких записях. Ключ может быть простым - состоять из одного поля и составным - состоять из двух и более полей.

Самая популярная на данном этапе СУБД Microsoft Access. Как все СУБД для компьютеров - это реляционная база данных.

База данных в Microsoft Access - это файл, который служит для хранения данных об объектах в СУБД. Обычно создается для одной конкретной прикладной задачи.

Основные объекты базы данных: таблицы, схема данных, формы, запросы, отчёты, страницы, макросы, модули.

С последними тремя объектами работают программисты.

Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать , редактировать и вводить в базу данных, работая в окне браузера.

Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications.

Таблицы - это объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма - это объект, предназначенный для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода и изменения данных в полях таблицы.

Запрос - это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет - это объект, предназначенный для печати данных.

Для запуска СУБД Access выполняют

Пуск- Программы - MS Office 2010 - Microsoft Access

После этого появляется окно, в котором вы открываете имеющеюся или создаете новую базу данных.

Создание базы данных на рисунке. Здесь мы определяем, где будет храниться наша база данных, имя базы данных.

Меню содержит основные пункты (вкладки):

• файл - работа с файлами (открытие, сохранение, создание, печать),

• главная - режимы открытия объектов, работа с буфером обмена, оформление текста и т.д

• создание - создание объектов базы данных разными способами

• внешние данные - импорт - экспорт данных,

• работа с базами данных - сервисные возможности, связи и анализ данных и т.д.

Дополнительные пункты меню (вкладки) меняются в зависимости от выбранного объекта базы данных.

Надо отметить особенность работы в СУБД Access, что база данных и все ее объекты автоматически сохраняются и хранятся в одном файле. Файл создается на этапе создания базы данных и имеет расширение mdb (для ACCESS 95, XP) и accdb (для ACCESS от 2007).

После чего открывается окно, в левой части которого представлен список всех типов объектов, которые могут создаваться в базе данных Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). Рабочее поле окна базы данных предназначено для работы с открытыми объектами в режиме просмотра или редактирования. Основные режимы создания объекта - конструирование и с помощью мастера.

В верхней части окна представлен ряд кнопок, имеющих указанное ниже назначение.

Открыть - позволяет открыть выделенный объект.

Просмотреть - позволяет просмотреть выбранный отчет.

Запустить - позволяет запустить на выполнение выбранный макрос или модуль.

Конструктор - позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта.

Создать - позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа.

Для изучения темы мы рассмотрим задачу об учебном процессе.

В базе данных Успеваемость хранится информация о зимней сессии для трех групп по пяти предметам. В каждой группе по 5 человек. Необходимо выдать ведомости сдачи экзаменов для каждой группы с подсчетом среднего балла по предмету; выдать страницу зачетной книжки для каждого студента с подсчетом среднего балла для начисления стипендии.

Для решения задачи необходимо создать и заполнить базу данных Успеваемость. Она будет состоять из следующих таблиц: Студент, Предмет, Ведомость.

Например, в таблицах будут храниться следующие данные:

Студент

Код студента

Группа

Фамилия

Специальность

101

Гк-21

Иванова С.А.

120304

103

В-21

Петрова О. Д.

230105

102

Гк-21

Васин Н. П.

120304

Предмет

Код предмета

Название

1

Математика

2

Информатика

Ведомость

Код студента

Код предмета

Дата сдачи

Оценка

101

1

12.12.04

5

101

2

15.12.04

4

103

1

12.12.04

3

103

2

15.12.04

2

102

2

18.12.04

4

Как видно из данных Ключевые поля будут для таблицы Студент - Код студента (простой ключ), для Предмета - Код предмета (простой ключ), для Ведомости - Код студента и Код предмета (составной ключ)

Связь между таблицами будет 1:М.

Практическое задание:

1. Записать в тетради и в Word. Дополнить таблицы данными согласно поставленной задаче: студентов 8 в 3 группы, предметов 4, оценок по 3 для каждого студента. Cохранить с именем папке Z:\...\Access с именем Успеваемость.docx

2. Загрузить Access и Создать файл базы данных в папке Z:\...\Access с именем Успеваемость.accdb

Контрольные вопросы:

1. База данных. Типы БД.

2. Реляционный тип БД.

3. Запись. Поле.

4. Ключ в таблице.

5. СУБД.

6. Связь между таблицами.