Защита информации в EXCEL

Защита книг и листов от изменений

Предполагаемые действия

Ограничение доступа

Ограничение просмотра и изменения отдельного листа.

ограничение изменений во всей книге

Oграничение доступа к общей книге и изменений в ней

Защита ячеек

Скрытие книги

Рекомендация доступа только на чтение

Рекомендация открыть книгу в режиме доступа только на чтение

Запрос паролей

Запрос паролей на открытие или использование книги

Запрос паролей на изменение и сохранение книги

Ограничение просмотра и изменения отдельного листа

При защите листа, ячейки и графические объекты, не разблокированные на шагах 2 и 3, становятся защищенными и не могут быть изменены.

1. Переключитесь на защищаемый лист.

2. Разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа. Инструкции

3. Разблокируйте все графические объекты, которые потребуется изменять после защиты листа. И н струкци и

4. Скройте все формулы, которые не должны быть видимы. Инструкции

5. В меню Сервис выберите команду Защита, а затем - команду Защитить лист.

б. Чтобы запретить изменение ячеек листа, данных или других элементов диаграмм, просмотр скрытых строк, столбцов и формул, установите флажок Содержимое.

Чтобы запретить изменение графических объектов листов или диаграмм, установите флажок Объекты. Чтобы запретить изменение определений сценариев листа, установите флажок Сценарии.

Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, нажмите ОК и снова введите тот же

пароль в диалоговом окне Подтверждение пароля. В пароле учитывается регистр букв.

Установленный пароль следует записать на бумаге и хранить в надежном месте. При утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

~Щ~

Запрос пароля на открытие книги

При задании пароля следует записать его и хранить в надежном месте. В случае утери пароля невозможно будет открыть защищенную книгу или использовать данные из нее.

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл. ~] Демонстрация

2. Выберите в меню Сервис команду Общие параметры.

3. Введите пароль в поле Пароль для открытия файла и нажмите кнопку ОК.

При вводе пароля следует различать строчные и прописные буквы. Вводите пароль в точности так, как он должен будет вводиться пользователями, учитывая регистр букв.

4. Введите пароль еще раз в поле Введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. 5. Нажмите кнопку Сохранить.

6. При появлении диалогового окна нажмите кнопку Да, чтобы заменить существующую книгу текущей. Примечание. При добавлении защищенной паролем книги в подшивку защита паролем утрачивается.

Пароль будет запрошен при добавлении книги, но после того как книга станет разделом подшивки, защита будет удалена.

Запрос пароля на сохранение изменений в книге

При задании пароля следует записать его и хранить в надежном месте. 1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл. емонст а ия

2, Выберите в меню Сервис команду Общие параметры.

3. Введите пароль в поле Пароль разрешения записи и нажмите кнопку ОК.

При вводе пароля следует различать строчные и прописные буквы. Вводите пароль в точности так, как он должен будет вводиться пользователями, учитывая регистр букв.

4. Введите пароль еще раз в поле Введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. 5. Нажмите кнопку Сохранить.

б. При появлении диалогового окна нажмите кнопку Да, чтобы заменить существующую книгу текущей.

Примечания

• Для того чтобы сохранить изменения в книге, защищенной паролем, без использования пароля, следует сначала открыть книгу только для чтения. Внесите в книгу нужные изменения, а затем сохраните ее под другим именем. Книга, сохраненная под другим именем не требует пароля и доступна для редактирования.

• При добавлении защищенной паролем книги в подшивку защита отключается. Необходимо будет ввести пароль, но защита будет отключена после того, как книга станет разделом подшивки.

Рекомендация открытия книги в режиме доступа только для чтения

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

.~ ~ Демонстрация

2. Выберите в меню Сервис команду Общие параметры.

3. Установите флажок рекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

5. При появлении диалогового окна нажмите кнопку Да, чтобы заменить существующую книгу текущей. Примечания

• При попытке открыть книгу Microsoft Excel предложит открыть книгу только для чтения, если в ней не требуется сохранять изменения, Excel не запрещает изменение и сохранение изменений в книге.

• Для предотвращения внесения и сохранения другими пользователями изменений в файл книги можно сделать файл доступным только ля чтения.

• При открытии файла книги можно открыть его только illlR чтения независимо от того, доступен ли этот и о ли открывать его только для чтения.

Открытие книги только для чтения

1. Нажмите кнопку Открыть .~'~

2. В поле Папка выберите диск, папку или адрес FTP, где находится книга, которую требуется открыть, и затем найдите и дважды щелкните папку, содержащую книгу.

Если найти книгу не удается, можно воспользоваться процедурой поиска файлов. ииннструкции

3. Выберите книгу, которую нужно открыть только для чтения.

4. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Открыть и затем выберите Открыть для чтения. Советы

• Для сохранения изменений в файле, открытом только для чтения, выберите команду Сохранить как в меню Файл и сохраните книгу под новым именем.

• Открыть только для чтения папку или ярлык книги нельзя.

Скрытие книги

1. Откройте нужную книгу.

2. Выберите команду Скрыть в меню Окно.

I Примечание. При выходе из Microsoft Excel на вопрос о сохранении изменений в скрытой книге следует отвечать Да. При следующем открытии данная книга остается скрытой.

Указание изменяемых графических объектов на защищенном листе

Чтобы разблокировать графические объекты и получить возможность их изменять, лист должен быть незащищен. Сведения о способах снятия защиты с листа можно получить, нажав кнопку ~~>.

Графические объекты включают внедренные диаграммы, карты, созданные с помощью надстройки Microsoft Map, кнопки, поля и другие объекты, созданные с помощью панелей инструментов Рисование и Формы.

Нет необходимости разблокировать кнопку или элемент управления, чтобы иметь возможность использовать их, поскольку они выполняют назначенные им функции и после защиты листа. Однако если имеется связанная ячейка, она должна быть разблокирована при защите содержимого листа. Кнопки следует разблокировать, если предполагается изменение их текста, внешнего вида или свойств.

1. Выделите разблокируемый графический объект, щелкнув его мышью при нажатой клавише CTRL.

2. В меню Формат выберите команду, соответствующую выделенному объекту. В зависимости от типа графического объекта это будут команды АвтоФигура, Объект, Поле, Рисунок, Элемент управления или Объект WordArt.

3. Выберите вкладку Защита.

4. Снимите флажок Защищаемый объект.

Если выбранный объект является полем, подписью, окном группы, кнопкой, флажком или переключателем, снимите флажок Скрыть текст.

Примечание. После защиты листа возможно изменение только графических объектов, разблокированных описанным выше способом. Советы

• Чтобы найти на листе графические объекты выберите команду Перейти в меню Правка, нажмите кнопку Выделить, а затем установите переключатель в положение Объекты.

• Для перемещения между разблокированными графическими объектами в защищенном листе, выберите разблокированный объект и нажмите клавишу ТАВ для перехода к следующему объекту.

• Если лист содержит заблокированные объекты, назначить макрос кнопке можно в случае, когда флажок Скрыть текст установлен, а флажок Защищаемый объект - сброшен.

Снятие защиты с отдельных листов

1. Перейдите к листу, с которого снимается защита.

2. В меню Сервис выберите Защита и затем Снять защиту листа. Если запрошен пароль для листа, необходимо его ввести. В пароле учитывается регистр букв. Его следует вводить точно ~ ~ "~ --"" " ~. ~ «~~~~ включая ст очные и заглавные буквы.

Задание изменяемых ячеек на защищенном листе

Чтобы разблокировать ячейки и получить возможность их изменять, лист должен быть незащищен. Сведения о способах удаления защиты с листа можно получить, нажав кнопку»1.

1. Выделите диапазон разблокируемых ячеек.

Инструкции

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем - вкладку Защита.

3. Снимите флажок Блокировка.

Примечание. После защиты листа возможно изменение только ячеек, разблокированных описанным выше

способом.

Совет. Для перемещения между разблокированными ячейками на защищенном листе, выберите разблокированную ячейку и нажмите клавишу ТАВ.

Скрытие и отображение формул

Для того чтобы формулы не отображались в строке формул, необходимо отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, как скрытые, а затем защитить лист. Процедура скрытия формул описана ниже.

Для того чтобы отобразить скрытые формулы, снимите с листа за ит .

1. Выделите диапазон ячеек, в которых нужно скрыть формулы. При необходимости можно выделить несмежные диапазоны ячеек или весь лист.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите на вкладку Защита.

. ~~ демонстрация

3. Установите флажок Скрыть формулы.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. В меню Сервис откройте подменю Защита и выберите команду Защитить лист.

б. Убедитесь, что в открывшемся диалоговом окне установлен флажок Содержимого.

Поиск файлов

1. Нажмите кнопку Открыть,

2. В меню Сервис выберите пункт Найти.

3. В области Условие введите нужные условия поиска и нажмите кнопку Добавить.

См. сведения об использовании словий и значений в иалоговом окне Найти.

Для получения справки по конкретному параметру нажмите кнопку с вопросительным знаком! ..', и выберите нужный параметр.

4. Чтобы просмотреть все вложенные папки в выбранных папках, установите флажок Просмотреть вложенные.

5. Чтобы начать поиск, нажмите кнопку Найти. Советы

• Чтобы использовать уже существующие (сохраненные ранее) условия поиска, нажмите кнопку Открыть в диалоговом окне Найти, а затем выберите имя набора условий поиска, которым нужно аоспоп~аоаатаса. Инструкции по сохранению успоаий поиска.

• Для одновременного поиска на нескольких дисках введите буквы дисков через точку с запятой в поле Папка диалогового окна Найти. Например, введите С:~;0:3.

Установка режима "только для чтения" для файла

При установке для книги режима только для чтения изменения, сделанные в книге, не могут быть

сохранены. Для сохранения измененного файла под другим именем или в другом месте, воспользуйтесь командой Сохранить как (меню Файл).

1. Выберите пункт Программы в меню Windows Пуск, а затем выберите команду Проводник. 2. Выберите в окне Обзор диск и папку, которые содержат нужный файл. 3. Щелкните нужный файл.

4. Выберите команду Свойства в меню Файл.

5. Установите флажок Только для чтения на вкладке Общие.

5