Создание макросов в Microsoft Excel

Создание макросов в приложении Microsoft Excel

Урок: «Создание макросов в приложении Microsoft Ехсеl».

Образовательная:

• Сформировать у учащихся умение применять макросы при работе с электронными таблицами;

Развивающая:

• Пробудить инициативу;

• Развить устойчивый интерес к информационным технологиям;

• Развить познавательный интерес;

• Развить память, мышление;

Воспитательная:

• Воспитать самостоятельность, ответственность.

На этом уроке мы рассмотрим следующие вопросы:

• Понятие макроса.

• Запись простых макросов.

• Выполнение макросов.

• Назначение макроса графическим изображениям.

• Удаление макросов из списка макросов.

• Ограниченность макросов.

Понятие макроса.

Основное назначение макросов - это автоматизация работы пользователя.

Макрос - это имеющая имя последовательность заданных пользователем команд, и действий хранящаяся в форме программы на языке VВА, которую может выполнить

приложение.

На сегодняшний день Visual Basic for Application (VВА) - один из самых простых в изучении и применении языков программирования для автоматизации приложений, входящих в пакет Microsoft Offic.

Запись макросов в приложении Ехсеl.

Для работы с макросами в приложении Ехсеl имеется специальная панель.

Меню: Вид- Панель инструментов - Visual Basic.

Рисунок1.

Общий алгоритм записи макроса:

• Нажать на кнопку «Запись макроса» на панели Visual Basic

• В диалоговом окне «Запись макроса» дать имя макросу.

Первым символом имени макроса должна быть буква. В имени макроса не опускается использование пробелов.

Рисунок2.

• Выполнить действия, которые нужно записать.

• Нажать кнопку «Остановить запись» на панели Visual Basic.

Задание I

Рассмотрим процедуру записи макросов на примере очень простого макроса, который изменяет шрифт и цвет в выделенном диапазоне ячеек. Эти действия в Ехсеl можно выполнить многими различными способами (например, применение стилей, автоформатирования и т.д.), этот пример продемонстрирует последовательность действий пользователя, необходимые для записи макроса).

Рисунок 3.

1. В ячейку А4 введите ваше имя, в ячейку А5 введите фамилию, в ячейку А6 - город, где вы родились, в ячейку А7 - название страны.

2. Установите курсор в ячейке А4.

3. На панели Visual Basic нажмите кнопку «Запись макроса» Рисунок4.

4. Введите название макроса «ЦветШрифт» и нажмите клавишу «ОК». На экране появится панель инструментов «Остановить запись» Рисунок 5.

ВНИМАНИЕ! КАЖДОЕ ВАШЕ ДЕЙСТВИЕ ЗАПИСЫВАЕТСЯ.

5. Выполните команду Формат - Ячейки - Шрифт - Размер 11- Цвет красный - ОК.

6. Щелкните на кнопке «Остановить запись» на панели Visual Basic. Запись макроса завершена.

Выполнение макросов.

При выполнении макроса Ехсеl повторяет те же действия, которые вы выполнили в процессе его создания. Продолжим работу с созданным макросом.

1.Установить курсор в ячейку А4.

2.Выполнить команду Сервис-Макрос-Макросы

Рисунок 6.

3.Выделите макрос ЦветШрифт и Выполнить.

4.Аналогично с ячейками А3 и А4.

Назначение макроса графическим изображениям.

Продолжим работу с заданием I.

1. Используя панель Рисование, нарисуйте на листе любую автофигуру.

2.Щелкните правой кнопкой мыши на изображении и в открывшемся контекстном меню выберите команду Назначить макрос.Отобразится диалоговое окно Назначить макрос объекту.

3. Выберите макрос «ЦветШрифт» и подтвердите выполнение операции.

4. Щелкните вне графического изображения, чтобы снять выделение с объекта.

5. Введите число и проверте выполнение макроса.

Рисунок7

Удаление макросов из списка макросов.

Для того, чтобы удалить макрос из списка макросов диалогового окна Макросы надо:

1. Выполнить команду Сервис - Макрос - Макросы.

2. Выделить макрос, подлежащий удалению и щелкнуть по кнопке «Удалить».

3. Подтвердить выполнение операции в специальном окне, которое появится.

Ограниченность макросов

В Ехсеl многие процедуры можно выполнить с помощью макросов, но макросы имеют и ограничения. С помощью макросов нельзя выполнить различные действия в зависимости от содержимого ячейки, нельзя вызвать некоторые диалоговые окна Ехсе1, например, сохранить документ, нельзя отобразить и использовать пользовательские формы ввода данных.

Эти ограничения приводят к необходимости создания программ на VВА.

Задания для самостоятельного выполнения.

1.Введите в диапазон F1:F5 любые числа. Создайте макрос для очистки диапазона F1:F5. С помощью панели инструментов «Рисование» создайте кнопку с надписью «Очистить». Назначьте кнопке созданный макрос.

2. Введите в диапазон С2:С6 фамилии ваших друзей, а в диапазон D2:D6 занесите их телефоны.

Создайте две кнопки с названиями «Выделенное скопировать» и «Вставить». По нажатию на первую кнопку выделенный диапазон должен копироваться в буфер обмена. По нажатию на вторую кнопку информация из буфера обмена должна выводиться в текущую ячейку.

Задание II. Текст по столбцам

В столбец А введите исходные данные:

Рисунок 8.

Рисунок 9.

Необходимо номера и телефоны разнести по разным столбцам.

В Ехсеl существует специальная команда для выполнения этой операции

Данные - Текст по столбцам.

Технология работы:

1. Выделите все ячейки столбца А, где занесены исходные данные;

2. Выполните команду Данные-Текст по столбцам, появится диалоговое окно.

3. В этом окне укажите формат данных -« с разделителями». Нажмите кнопку «Далее».

4. Во втором диалоговом окне укажите символом - разделителем является «пробел» Нажмите кнопку «Далее».

5. В третьем окне установите для каждого столбца данных формат данных

6. ( текстовой) и «Поместить в - щелкните по нужной ячейки ( =$C$1 )»- первый столбец, (=$D$1) - второй столбец - «Готово»

Создайте макрос для разбора данных по ячейкам. Привяжите макрос к автофигуре. Создайте макрос для очистки ячеек, в которые заносятся разобранные данные.

ЗаданиеIII. Подведение промежуточных итогов с применением макросов.

Повторим Ехсеl, подведем промежуточные итоги, используя возможности программы, затем запишем макросы, которые будут автоматически, а не вручную подводить промежуточные итоги и убирать их с листа.

Рисунок10.

Технология работы.

1. Откройте лист «Итоги»

2. В столбце «Сумма» значение рассчитайте по формуле

3. Отсортируйте таблицу по столбцу «Товар».

В процессе подготовки отчетов часто требуется подводить итоги. Возможности Ехсel позволяют автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы, не задавая вручную области или формулы для них. Иногда требуется выделять и показывать на экране только часть информации из созданного отчета. В зависимости от цели отчета, в него может быть включена полная информация рабочего листа, только промежуточные и общие итоги или только общие итоги.

Рассмотрим использование команды «Итоги» на нашем примере. Подсчитаем, на какую сумму было продано отдельно ксероксов и отдельно факсов.

1.Установим курсор на любую ячейку отсортированной таблицы.

2.Выполним команду Данные-Итоги. В появившемся диалоговом окне «Промежуточные итоги» в строке При каждом изменении ввыберем из открывшегося списка название графы «Товары», в строке Операция - функцию Сумма, в строке Добавить итоги по - выберем название графы «Сумма» - ОК

Создание макросов.

Установите курсор на исходную таблицу. Если таблица не отсортирована ,отсортируйте по полю «Товар» Данные-Сортировка.

1.Для создания 1 макроса активизируйте любую ячейку таблицы и MacroRecorde с помощью команды Сервис-Макрос-Начать запись. Назначте имя макроса «Итоги»- ОК

2.Выполним команду Данные-Итоги

В диалоговом окне выберете в строке

При каждом изменении в выберем из открывшегося списка название графы «Товары», в строке Операция - функцию Сумма, в строкеДобавить итоги по - выберем название графы «Сумма» - ОК

3.Активизируйте опцию Итоги под данным. Нажмите клавишу ОК

Остановите запись макроса, нажав на кнопку Остановить запись.

Просмотрите записанную программу. Для этого выполните команду Сервис-Макрос-Макросы. Выделите макрос «Итоги» и нажмите кнопку Изменить. Это вызовет появление главного окна редактора VВА с текстом записанного макроса .

4. Для создания 2-ого макроса «Убрать промежуточные итоги»:

Активизируйте MacroRecorde с помощью команды Сервис-Макрос-Начать запись. Появится диалоговое окно «Запись макроса». Назначить имя макроса «Убратьитоги» Установите курсор в исходную таблицу. Выполните команду Данные-Итоги. В появившемся окне щелкнуть по кнопке «Убрать все».Остановите запись макроса, нажав на кнопку Остановить запись.

На листе «Итоги» создадим кнопки и привяжем к ним созданные макросы .

Рисунок11.

Подведение итогов урока:

1. Как автоматизировать действия в приложениях.

2. Дать понятие Макроса.

3. Перечислить порядок записи простых Макросов

4. Выполнение Макросов.

5. Назначение Макроса графическим объектам.

6. Ограниченность Макросов.

7. Попробуйте создать Макросы в MicrosoftWord.

Используемая литература:

1. Панфилова Т. «MS EXCEL и VBA»;

2. Угринович Н. «ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»