Практическое занятие по теме MS Access

Практическое занятие

Тема. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ «СОТРУДНИКИ И КЛИЕНТЫ ФИРМЫ»

Цель работы. Уметь применять информационные технологии создания БД в СУБД MS Access.

Оборудование. IBM PC, СУБД Access

Ход работы:

Задание 1. С помощью «Мастера создания таблиц по образцу» создайте таблицу «Сотрудники фирмы» со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, Номер паспорта.

1. Создайте новую БД.

2. В окне БД выберите в качестве объекта - Таблицы. Создайте таблицу с помощью мастера. Для этого выберите команду Создание таблицы с помощью Мастера или нажмите кнопку Создать/Мастер таблиц/ОК.

3. В открывшемся диалоговом окне Создание таблиц в качестве образца таблицы выберите «Сотрудники», из образцов полей выберите поля в указанной последовательности: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, Номер паспорта, Заметки

Поле Заметки переименуйте в Примечание с помощью кнопки Переименовать поле в… Нажмите кнопку Далее.

4. Задайте имя таблицы - «Сотрудники фирмы». Переключатель установите в положение «Автоматическое определение ключа в MS Access». Нажмите кнопку Далее. В «Дальнейших действиях после создания таблицы» выберите - «Непосредственный ввод данных в таблицу» Нажмите кнопку Готово.

5. Введите в таблицу «Сотрудники фирмы» 10 записей (строк); в качестве данных для первой записи используйте свою фамилию и личные данные, далее введите произвольные данные. Для корректной работы в последующих практических работах введите несколько фамилий, начинающихся на букву «О»; несколько сотрудников с должностью «Бухгалтер» и «Менеджер», одного сотрудника с должностью «Главный бухгалтер», несколько сотрудников с датой найма до 10 октября 2000г.

Примечание. Ключевое поле Код программа заполняет автоматически, поэтому вод данных начинайте с поля Фамилия.

6. Просмотрите таблицу «Сотрудники фирмы» в режиме Предварительный просмотр и разместите ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей.

Задание 2. С помощью «Конструктора создания таблиц» в той же БД создайте таблицу «Мои расходы». Имена, типы и размеры полей приведены в таблице 1. Исходные данные для ввода в таблицу БД приведены в таблице 2.

Таблица 1

Таблица 2

Код

Тип расходов

Цель расходов

Дата покупки

Сумма затрат, руб.

Замечания

1

Питание

Жизненная необходимость

2500

2

Дискотека

Развлечение

15.05.04

800

3

Роликовые коньки

Спорт

27.05.04

1500

Накоплено 1000 руб.

4

CD - диски

Хобби

02.05.04

240

5

Одежда

Жизненная необходимость

1700

Отложено 1300 руб.

1. В созданной БД выберите режим Создание таблицы в режиме Конструктор. Видите имена полей, задайте типы данных и их свойства согласно таблице 1.

2. Сохраните таблицу, присвоив ей имя «Мои расходы». При сохранении программа спросит вас, надо ли создавать ключевое поле. Нажмите кнопку Да для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле Код с типом данных «Счетчик», напротив этого поля появится значок ключа.

3. Заполните таблицу согласно таблице 2. Поле Код программа заполняет автоматически. Конечный вид таблицы приведен на рисунке:

4. Сохраните таблицу.

Задание 3. В той же БД создайте таблицу «Культурная программа» в Режиме таблиц.

Выберите команду Создание таблицы путем ввода данных или нажмите кнопку Создать/Режим таблицы. Созданная таблица должна иметь поля: Дата мероприятия, Вид мероприятия, Место проведения, Время проведения, Приглашенные, Домашний телефон, Впечатления, Замечания.

Примечание. Для переименования поля сделайте двойной щелчок мыши по названию поля и введите новое имя.

Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. Сохраните таблицу.

Задание 4. В той же БД создайте таблицу «Друзья и хобби» в режиме Мастера таблиц со следующими полями ( поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей): Фамилия, Прозвище, Интересы, Хобби, Дата знакомства, Дата мероприятия, Результаты встречи, Замечания, Адрес, Домашний телефон.

Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Констуктор проверьте тип созданных полей. Введите в режиме Таблицы пять записей в созданную таблицу «Друзья и хобби» в режиме Предварительный просмотр и разместите ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. Сохраните таблицу.

Задание 5. Произведите модификацию таблицы «Сотрудники фирмы»

1. Произведите редактирование данных:

   • удалите восьмую запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи и воспользуйтесь командой Правка/Удалить или командой Удалить контекстного меню. При удалении программа попросит подтверждение на удаление. Нажмите кнопку Да.

   • в третьей записи измените фамилию на Арбенин;

   • введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Рокотов;

   • введите новую запись в режиме Ввод данных( команда Записи/Ввод данных) с фамилией Григорьев; обратите внимание, как изменился вид экрана с использованием фильтрации в режиме Ввод данных;

   • снимите фильтр и выведите на экран все записи командой Записи/Удалить фильтр;

   • переместите первую запись в конец таблицы(выделите первую запись и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать, далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Правка/Вставить( записи с номером 1 после этой операции не будет);

   • скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

   • проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана:

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите команду Записи/Сортировка)

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

4. Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и выберите команду Правка/Найти.

5. Измените, имя поля «Номер паспорта» на «Паспортные данные» в режиме «Таблицы», для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду Правка/Удалить столбец. Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Войдите в меню Справка, ознакомьтесь с темой «Добавление поля в таблицу».

8. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем Примечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого сделайте текущим поле Примечание и выберите команду Вставка/Столбец. Присвойте созданным полям соответствующие имена.

9. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените типы данных созданных полей( созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы(Вид/Режим таблицы).

10. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для корректности работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000 … 3000 руб.

Примечание. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат/Скрыть столбцы, для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой Формат/Отобразить столбцы

11. Сохраните изменения в таблице.

Задание 6. Произведите расчеты Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия оставляет 27% от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы»

2. Используя меню Справка, изучите материал по теме «Изменение группы записей» для обновления данных с использованием бланка запроса.

3. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект Запросы, вызовите бланк запроса командой Создать/Конструктор

Примечание. Бланк запроса - это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Расширенный фильтр.

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно, при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы «Сотрудники фирмы». По умолчанию откроется бланк запроса на выборку:

Примечание. Список полей ( в форме и отчете) - окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В БД MS Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов, а также в окне Схема данных.

4. В меню Запрос выберите команду Обновление. Обратите внимание на изменения в бланке запроса («Сортировка» изменилась на «Обновление»)

5. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить - Премия и Зарплата; в строке «Обновление» введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем - поля Зарплата(Премия составляет 27% от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка)

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите - [Ставка]*0,27

Для расчета Зарплаты наберите - [Премия] + [Ставка]

Сохраните запрос под именем «Премия и зарплата»

6. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление «Премия и зарплата», при этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне.

7. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов.

8. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows(выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

Задание 7. Создайте копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

1. Откройте созданную БД (если она у вас закрыта). Выберите объект базы Таблицы

2. Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите команду Правка/Копировать, далее Правка/Вставить.

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные»

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля:

Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля:

Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата

4. Посмотрите таблицы «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы» в режиме Предварительный просмотр.

5. Сохраните изменения в таблицах.

Задание 8. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого и произвести расчеты (созданием запроса на обновление) по формулам.

Доплата = 42% от зарплаты ( в строке «Обновление» поля Доплата наберите - [Зарплата]*0,42)

Итого = Зарплата + Доплата ( в строке «Обновление» поля Итого наберите - [Зарплата]+[Доплата])

Задание 9. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произведите поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Примечание. Для поиска и замены установите курсор в поле(столбец), по которому нужно выполнить поиск, и выполните команду Правка/Найти. В отрывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку «Образец» введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку «Заменить на» введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

Задание 10. Поиск повторяющихся записей.

1. Откройте ранее созданную базу данных. Выберите объект базы - Запросы.

2. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый запрос выберите вид запроса - «Повторяющиеся записи». В качестве источника данных укажите таблицу «Филиал фирмы». В следующих диалоговых окнах выберите поле, по которому будет происходить поиск повторяющихся записей - Фамилия, в качестве дополнительных полей выберите поля Имя и Зарплата. В результате работы будут отобраны записи повторяющихся фамилий, а к ним добавлены сведения об именах и зарплатах сотрудников филиала. Сохраните запрос под именем «Повторяющиеся записи».

Задание 11. Запросы на выборку по условию.

1. Выберите из таблицы «Филиал фирмы» фамилии и имена всех сотрудников, у которых фамилия начинается на букву «О». для этого выберите объект базы - Запросы. В режиме Конструктора создайте запрос на выборку(Создать/Конструктор). Добавьте таблицу «Филиал фирмы». Выберите выводимые поля Фамилия и Имя. В строке «Условие отбора» поля Фамилия бланка запроса наберите условие О*(символ * свидетельствует о наличии произвольных символов за буквой О). Проверьте, чтобы в строке «Вывод на экран», отвечающей за вывод записей в динамическом наборе на экран компьютера, стояли галочки.

После запуска запроса на исполнение командой Запрос/Запуск или кнопкой Запуск на панели инструментов произойдет отбор по условию. Сохраните запрос под именем «Фамилия О»

2. Выберите всех сотрудников с должностью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер». Для этого создайте запрос(Создать/Конструктор). Добавьте таблицу «Сотрудники фирмы». Выберите выводимые поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность. В строке «Условие отбора» поля Должность бланка запроса наберите условие - «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер». Для запуска запроса выберите команду Запрос/Запуск. Сохраните запрос под именем «Запрос-Бухгалтер».

3. Создайте запрос на выборку всех сотрудников, у которых ставка больше или равна 2000 руб., но меньше 3000 руб. Сохраните под именем «Запрос-Зарплата»

Примечание. При наборе условия используется логический оператор AND. Условие данного запроса имеет вид: <=2000 AND <3000.

4. Выведите в запросе всех сотрудников с сортировкой по фамилиям с должностью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер», у которых зарплата превышает 3000 руб. Сохраните запрос под именем «Запрос - Бухгалтер 3000».

Примечание. При создании запроса (Создать/Конструктор) выберите две таблицы - «Сотрудники фирмы»(для выбора полей Фамилия, Имя, Отчество, Должность) и «Филиал фирмы»(для выбора поля Зарплата). Обратите внимание, что таблицы связаны между собой.

Задание 12. Использование Построителя выражений.

Выбрать сотрудников в алфавитном порядке, у которых ставка меньше 1150 руб.

1. Создайте запрос на выборку по таблице «Филиал фирмы», выбрать поля Фамилия, Имя, Ставка. Для задания условия выборки установите курсор в строку «Условие отбора» поля Ставка и откройте окно Построитель выражений (нажмите на панели инструментов кнопку Построить - «волшебная палочка»). В окне Построитель выражений выберите таблицу «Филиал фирмы» и, используя поле Ставка, наберите соответствующее условие, пользуясь инструментами Построителя выражений.

2. Задайте сортировку по фамилиям. Созданный запрос имеет вид как на рисунке. Сохраните запрос под именем «Запрос 1150».

Задание 13. Объединение текстовых полей. Создайте запрос на выборку, в котором представлено поле, содержащее объединение текстовых значение полей Фамилия, Имя и Отчество, разделенных пробелами.

1. В меню Справка задайте выражение «Объединение текстовых полей» и изучите справочный материал.

2. Выражение для нового поля, объединяющего текстовые значения других полей, в строке «Поле» бланка запроса должно иметь следующий вид:

[Фамилия]&'' ''&[Имя]&'' ''&[Отчество]( между кавычками на клавиатуре нажимается клавиша [Пробел])

2. Сохраните запрос под именем «Запрос-Объединение полей»

Примечание. При наборе выражения между кавычками наберите пробел, чтобы в выражении «Фамилия», «Имя» и «Отчество» не сливались друг с другом, а разделялись пробелами.

Для задания выражения удобно пользоваться Построителем выражений. Результаты объединения текстовых полей приведены на рисунке ниже.

Задание 14. Расчет суммарного и среднего арифметического значений полей.

1. С помощью запроса подсчитайте суммарное значение по полю Ставка. Для этого создайте запрос в режиме Конструктор и в бланке запроса выберите поле Ставка. Нажмите кнопку Групповые операции на панели инструментов. В появившейся строке «Групповые операции» бланка запроса из раскрывающегося списка выберите функцию «Sum». Запрос сохраните под именем «Запрос-Сумма»

2. Рассчитайте среднее арифметическое по полю Зарплата (Групповые операции - функция «Avg»). Запросу дайте имя «Запрос-Среднее».

Задание 15. Создайте автоформу в столбец по таблице «Мои расходы».

1. Выберите объект базы - Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите таблицу «Мои расходы». Сохраните созданную форму с именем - «Мои расходы»

2. Введите две новые записи с использованием формы «Мои расходы», сохраните созданную БД.

Задание 16. Создайте форму с помощью Мастера форм на основе таблицы «Культурная программа»

1. Выберите объект базы - Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания - «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Культурная программа».

2. Выберите: поля - Дата мероприятия, Приглашенные, Домашний телефон;

внешний вид формы - в один столбец;

стиль - официальный;

имя формы - «Культурная программа»

Готовая форма имеет вид:

3. Перейдите в режим Формы (Вид/Режим формы) и добавьте несколько записей. Для перехода по записям и создания новой записи используйте кнопки в нижней части окна.

4. Мастером форм на основе всех полей таблицы «Культурная программа» создайте форму «Культурная программа 1». Сравните внешний вид созданной формы с формой «Культурная программа». Введите пять записей, пользуясь формой «Культурная программа 1».

Задание 17. Мастером форм создайте новую форму «Сотрудники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы». Отредактируйте форму в режиме Конструктор.

1. Мастером форм создайте новую форму «Сотрудники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы»

2. Откройте форму «Сотрудники фирмы», перейдите в режим Конструктор(Вид/Конструктор). Добавьте к форме Заголовок и Примечание(Вид/Заголовок/Примечание формы). Раздвиньте область заголовка примерно на два сантиметра и, пользуясь кнопкой Надпись (Аа) панели элементов создайте в области заголовка название фирмы «Сотрудники». Параметры заголовка - полужирный шрифт, размер - 14, цвет - синий.

3. Рядом с надписью «Сотрудники» создайте кнопку закрытия формы. Для этого активизируйте на панели элементов кнопку Мастер элементов, а затем используйте инструмент «Кнопка». После переноса кнопки курсором мыши в нужное место формы и вычерчивания ее рамки запустится мастер Создания кнопок. В окне мастера нужно выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки. В группе «Категория» выберите «Работа с формой», в группе «Действия» выберите категорию «Закрыть форму».

4. В следующем сеансе диалога с мастером определяется вид кнопки - «Текст» или «Рисунок» (Выбираем «Рисунок») и выбирается подходящий рисунок из списка. После нажатия кнопки Готово мастер встраивает кнопку в нужное место на форме. Примерный конечный вид формы приведен на рисунке.

Аналогичные действия выполняются при встраивании других кнопок формы.

Задание 18. Создайте форму с помощью Конструктора на основе таблицы «Филиал фирмы»

1. Выберите объект базы - Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы - «Конструктор», в качестве источника данных укажите таблицу «Филиал фирмы»

2. В «Область данных» включите поля Фамилия, Имя, Ставка перетаскиванием каждого поля из «Списка полей» (располагайте поля между 4 и 5 см по горизонтальной линейке)

3. Выполните форматирование формы, используя соответствующие кнопки панели форматирования или команды контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши:

   • произведите выравнивание полей и надписей;

   • измените шрифт наименования полей на Times New Roman Cyr, размер 10, начертание полужирный курсив;

   • задайте следующее оформление формы: цвет фона формы - светло-зеленый; цвет текста - темно-зеленый; выравнивание текста - по центру; цвет фона поля - желтый; цвет границы - черный; толщина границы линии - 2; оформление - с тенью.

4. В область «Заголовок формы» введите надпись «Филиал фирмы», используя кнопку Надпись (Аа) панели элементов.

5. В «Область данных» введите две кнопки категории «Переходы по записям» Предыдущая запись(верхняя стрелка) и Следующая запись(нижняя запись)

6. Сохраните созданную форму. Примерный вид формы «Филиал фирмы», представлен на рисунке:

Задание 19. Создайте форму с помощью Конструктора на основе таблицы «Мои расходы» со всеми полями. Введите кнопки в форму.

Задание 20. Создайте форму с помощью Мастера форм на основе всех полей таблицы «Филиал фирмы». Введите несколько записей, используя созданную форму. Введите кнопки в форму.

Задание 21. Создание автоотчета.

1. Создайте автоотчет в столбец по таблице «культурная программа»

Примечание. После выбора источника записей и макета(в столбец или ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

2. выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Автоотчет: ленточный». В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания отчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

4. Сохраните отчет под именем «Культурная программа».

Задание 22. Создайте отчет по таблице «Мои расходы» с помощью Мастера создания отчетов.

Примечание. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

1. Выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета : «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Мои расходы», выберите поля: Тип расходов и Сумма затрат, задайте сортировку по полю Сумма затрат, вид макета - в столбец.

2. Примерный вид отчета приведен на рисунке. Сохраните отчет под именем «Мои расходы».

Задание 23. Создайте отчет в режиме Конструктор.

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фирмы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка. В отчет введите суммарное и среднее значения, а также максимальное и минимальное значение по полю Ставка.

1. Выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Конструктор». В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета(Вид/Заголовок-Примечание). В область Заголовка введите надпись «Штатное расписание», используя кнопку Надпись панели инструментов. Заголовок оформите шрифтом Arial, размер - 16, полужирный курсив.

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шрифтом по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля(их удобнее брать из списка полей)

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой поле . Имена полей задайте «Итого:», «Средняя ставка», «Максимальная вставка» и «Минимальная ставка». Введите формулы для расчета, как показано на рисунке:

для расчета поля Итого введите = Sum([Ставка]);

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([Ставка]);

для расчета поля Максимальная ставка введите = Max([Ставка]);

для расчета поля Минимальная ставка введите = Min([Ставка]).

Сохраните отчет под именем «Штатное расписание».

Задание 24. Создайте почтовые наклейки по таблице «Сотрудники фирмы»

1. Выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета - «Почтовые наклейки». В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».

2. В открывшемся окне Создание наклеек выберите размер наклейки 90,2mm  42,3mm.

3. Задать вид шрифта - Times New Roman, размер - 12.

4. Выбрать поля из списка полей. Если на каждой наклейке нужно вывести определенный текст, введите его прототип справа от названия полей. Задайте сортировку по фамилии и введите имя отчета «Отчет - Наклейка».

5. Просмотрите вид отчета-наклейки в режиме Предварительный просмотр и режиме Конструктор.

Задание 25. Создайте отчет с помощью мастера (табличный отчет) по запросу «Запрос-Бухгалтер» со всеми полями.

Сохраните отчет под именем «Запрос-Бухгалтер». Посмотрите запрос в режимах Предварительный просмотр и Конструктор.

Задание 26. Создайте отчет в режиме Конструктор по запросу «Запрос-Зарплата». Все параметры задать самостоятельно. Сохраните отчет под именем «Запрос - зарплата».

Задание27. Создайте таблицы «Сектор» и «Клиенты фирмы» в режиме Конструктор.

1. Откройте свою созданную базу данных в предыдущих работах. Выберите объект - Таблицы.

2. Создайте таблицы «Сектор» и «клиенты фирмы», используя, режим Конструктор. Свойства полей приведены на рисунках.

Задание 28. Создайте связь между таблицами «Сектор» и «Клиенты фирмы».

1. Создайте схему данных(меню Сервис/Схема данных). Добавление таблиц производится из окна Добавление таблицы(меню Связи/Добавить таблицу). Для размещения таблицы в окне Схема данных надо выделить ее нажать кнопку Добавить. Выделение нескольких таблиц производится при нажатой клавише [Ctrl]. Включив все нужные таблицы в схему данных («Сектор» и «Клиенты фирмы»), закройте окно Добавление таблицы.

2. Для установления связей между парой таблиц в окне Схема данных надо выделить уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь («Номер сектора»), и при нажатой кнопке мыши перетащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы.

3. В появившемся окне Изменение связей отметьте галочкой операции «Объединение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей», после чего нажмите кнопку Создать.

Задание29. Создайте многотабличную форму для одновременного ввода данных сразу в две таблицы.

1. Выберите объект базы - Формы.

Примечание. Таблицы «Сектор» и Клиенты фирмы» взаимосвязаны и имеет общее поле Номер сектора, поэтому для обеспечения удобного ввода данных создадим единую форму. В форме необходимо предусмотреть основную форму с реквизитами секторов и подчиненную форму с записями о клиентах. Основной форме присвойте имя «Сектор», подчиненной - «Список клиентов».

2. Форма создается в режиме Мастер форм(Формы/Создать/Мастер форм) В окне Новая форма выбираем таблицу «Сектор», которая служит источником данных для основной части создаваемой многотабличной формы.

3. В следующем окне мастера выбираем поля, которые войдут в проектируемый макет формы из таблицы «Сектор»(все поля) и «Клиенты фирмы» - источников данных для подчиненной формы(все поля, кроме Номер сектора)

4. Очередное окно мастера отображает макет с перечнем полей основной части формы и в подчиненной форме. В этом окне выделена таблица «Сектор» как источник записей основных частей формы» таблица «Клиенты фирмы» как источник данных подчиненной формы. Для непосредственного включения подчиненной формы выберем вариант «Подчиненный формы».

5. В последующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид подчиненной формы - «ленточный» и стиль оформления - на ваше усмотрение. В последнем окне мастера вводятся имена основной формы («Сектор») и подчиненной формы («Список клиентов- подчиненная форма»), а также дальнейшие действия мастера - Открытие формы для просмотра и ввода данных. В результате будет получена форма, аналогичная изображенной на рисунке. Ключевое поле Номер сектора не входит в подчиненную форму, так как оно присутствует в основной части формы.

6. Доработка формы в режиме Конструктор заключается в изменении надписей и размещении полей , а также в создании кнопок для управления формой. Для того, чтобы в форме можно было переходить к следующей и предыдущей записям таблицы «Сектор», создадим соответствующие кнопки управления в основной части формы. Активизируем на панели элементов кнопку Мастер элементов, а затем используем инструмент «Кнопка». После переноса кнопки курсором мыши в нужное место формы и вычерчивания ее рамки запустится Мастер создания кнопок. В окне мастера нужно выбрать действие, которое выполняется при нажатии кнопки. В группе «Категория» выберем «Переходы по записям», в группе «Действия» выберем «Предыдущая запись». Аналогичные действия выполняются при встраивании кнопок Последующая запись и Закрытие формы.

7. Редактирование подчиненной формы сводится к уточнению надписей полей - столбцов, а также размеров полей. Вид двухтабличной формы после редактирования в режиме Формы приведен на рисунке:

Задание 30. Используя двухтабличную форму ввести исходные данные в таблицы «Клиенты фирмы» и «Сектор».

Данные для ввода приведены в таблице 1 и таблице 2.

Примечание. Ввод данных производится из обеих таблиц поочередно. Сначала введите данные в основную форму для сектора 100, затем в подчиненную форму введите данные для всех четырех клиентов этого же сектора 100. Далее аналогично введите данные сектора 200 в основную и подчиненную формы и т.д.

После ввода данных закройте форму и выберите объекты базы - Таблицы. Откройте таблицу «Сектор». Обратите внимание, какой она имеет вид. Разверните данные подчиненной таблицы, нажатием на « + ».

Таблица 1

Данные таблицы «Сектор» (основная форма)

Номер сектора

Количество клиентов в группе

Средняя сумма заказов за год, руб.

100

4

45020

200

3

75250

300

2

96520

400

1

85420

500

2

81520

Таблица 2

Данные таблицы «Клиенты фирмы» (подчиненная форма)

Номер сектора

Номер клиента

Наименование клиента

Дата заключения договора

Сумма заказа

100

01

ОАО «Старт»

2002

53200

100

02

ООО «Салют»

2001

28300

100

03

ООО «Прогресс»

2000

47950

100

04

ЗАО «Восток»

2002

57640

200

01

ОАО «Барс»

2003

85610

200

02

ООО «Вектор»

2002

75930

200

03

ООО «Спутник»

2001

68410

300

01

ЗАО «Ракс»

1999

103540

300

02

ОАО «Пролог»

2000

88760

400

01

ООО «Север»

1998

85420

500

01

ЗАО «Норд»

2000

86340

500

02

ООО «Восторг»

2003

77940

Задание 32. Создайте отчеты по таблице «Сектор» и «Клиенты фирмы».

Задание 33. Подготовьте отчет о проделанной работе, распечатайте полученные результаты из программы MS Access, приложите к отчету, ответьте на контрольные вопросы, защитите практическую работу , сдав тестирование по базам данных MS Access.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение СУБД.

2. Охарактеризуйте основные информационно-логические модели баз данных.

3. Дайте определение и характеристику реляционной базе данных.

4. Перечислите этапы обобщенной технологии работы с БД.

5. На какие категории делятся современные СУБД?

6. Перечислите возможности, достоинства и недостатки MS Access.

7. Назовите основные объекты СУБД MS Access.

8. В чем состоит особенность создания объектов баз данных MS Access в режиме Конструктор?

9. Каким образом производятся расчеты в базе данных MS Access?

10. Перечислите современные СУБД для корпоративного применения.

19