Лабораторная работа №3. Создание таблиц и списков 11

Лабораторная работа №3.

Создание таблиц и списков.

Цель работы: научиться создавать таблицы и различные списки в Microsoft Word.

Форма отчета: выполненные задания в файле с лабораторными работами.

Таблицы в текстовом документе

Большинство документов имеют табличную структуру данных. Текстовый редактор Microsoft Word позволяет создавать стандартные или рисованные таблицы, а также размещать в текстовом документе рабочие листы электронной таблицы Excel.

В ячейки таблиц может вводиться: текст, числа, формулы, подтаблицы, графические объекты. Отдельная ячейка таблицы может рассматриваться как «мини-документ», для которого ячейка рассматривается как печатная страница, для которой задаются отступы стена, справа, сверху, снизу. Текст и ячейке может состоять из абзацев, каждый из которых может иметь собственный формат. К содержимому ячеек применимы все технологии редактирования и форматирования текстовых документов.

В ряде случаев ячейки таблицы могут содержать графическую информацию (диаграммы Microsoft Graph, рисунки, картинки, графические объекты и т. п.), которая вставляется с помощью команд меню:

• Вставка → Объект, вкладка Создание из файла - выбор файла графического формата;

• Вставка → Объект, вкладка Создание - выбирается приложение для создания нового графического объекта;

• Вставка → Рисунок → Картинки - выбирается стандартная картинка из коллекции Microsoft Office 2000;

• Вставка → Рисунок → Из файла - выбор файла графического формата;

• Вставка → Рисунок → Автофигуры - вставка стандартных автофигур, находящихся на панели Рисование;

• Вставка → Рисунок → Объект WordArt - вставка текста в художественном оформлении;

• Вставка → Рисунок → Со сканера или камеры - вставка файла, полученного сканированием или оцифровкой изображения;

• Вставка → Рисунок → Диаграмма - создание диаграммы в программе Microsoft Graph;

• Правка → Вставить (из буфера обмена).

Стандартные таблицы

Стандартная таблица имеет прямоугольную структуру. Таблица создается с помощью команды меню Таблица → Добавить таблицу, указывается размерность таблицы - число строк и столбцов. Максимальное число столбцов таблицы - 63, максимальное число строк таблицы не ограничено.

При создании таблицы можно сразу же выполнить ее автоформатирование. В диалоговом окне команды меню Таблица → Добавить таблицу нажимается кнопка Автоформат, которая выводит окно форматов для выбора. Так, можно выбрать все или определенные элементы стиля (границы, шрифт, заливку, цвет), применить их к определенным строкам или столбцам таблицы.

Для перемещения по ячейкам таблицы используются клавиши:

• Tab или  движение вправо по ячейкам строки;

• Shift + Tab или  движение влево по ячейкам строки;

•  движение вверх по ячейкам одного столбца;

•  движение вниз по ячейкам одного столбца.

При вводе текста ячейка может растягиваться и по вертикали и по горизонтали, в зависимости от заданных свойств таблицы. Новый абзац текста в ячейке создается нажатием клавиши Enter.

Для вставки символа табуляции в ячейке нужно нажать клавиши Ctrl+Tab.

Многие операции с таблицами выполняются для строк/столбцов или отдельных ячеек. Для выделения ячеек строк/столбцов таблицы выполняются команды меню Таблица → Выделить строку и Таблица → Выделить столбец. При этом учитывается текущее местоположение курсора в таблице. Выделение табличных фрагментов может выполняться с использованием мыши:

• для выделения всех ячеек столбца курсор устанавливается над столбцом;

• для выделения всех ячеек строки курсор устанавливается слева от строки.

При появлении стрелки-указателя делается щелчок левой кнопкой мыши, в результате выделяются все ячейки столбца или строки таблицы. Для выделения смежных столбцов/строк осуществляется протаскивание курсора при нажатой левой кнопке мыши.

Первоначально созданную структуру стандартной таблицы можно легко изменить с помощью команд меню:

• Таблица → Добавить → Таблицу - добавление в ячейку вложенной таблицы заданной размерности;

• Таблица → Добавить → Столбцы слева/столбцы справа;

• Таблица → Добавить → Строки выше/строки ниже;

• Таблица → Добавить → Ячейки.

Для продолжения таблицы вниз курсор должен находиться в крайней правой ячейке последней строки таблицы. После нажатия клавиши Tab происходит автоматическое добавление строки таблицы, формат которой совпадает с форматом предыдущей строки (одинаковое число ячеек, фиксированная ширина и высота ячеек, форматы отдельных ячеек).

Можно изменять число ячеек в строке или число ячеек в столбце путем их объединения или разбиения. Объединение смежных ячеек таблицы осуществляется по горизонтали (в одной строке) и вертикали (в одном столбце) с помощью команды меню Таблица → Объединить ячейки. Обратное действие - разбиение ячеек выполняется по горизонтали (добавление ячеек в строку) и вертикали (добавление ячеек в столбец), выполняется командой меню Таблица → Разбить ячейки.

При вертикальном разбиении ячейки по строкам весь текст остается в ячейке первой строки. При горизонтальном разбиении ячейки по столбцам текст делится по абзацам. В отдельную ячейку входит один или несколько исходных абзацев. При объединении ячеек текст каждой отдельной ячейки представляется в виде одного или нескольких абзацев в результирующей ячейке.

Задание №1. Создание пустой таблицы методом вставки и последующим её заполнением.

1. Создайте заголовок таблицы «Расписание занятий».

2. Установите курсор на новую строку и выполните команду меню Таблица→Вставить→Таблица в появившемся окне выберите 8 столбцов и 5 строк. (Это же действие можно осуществить нажав на панели Стандартная кнопку «Добавить таблицу» и выделить необходимое количество столбцов и строк)

3. Выделите всю таблицу и выполните команду меню Таблица→Свойства таблицы, в появившемся диалоговом окне выберите кнопку Границы и заливка (или контекстное меню и Границы и заливка).

4. В диалоговом окне выберите, в левой части окна тип Рамка, посередине окна тип линии двойная, далее в левой части окна выберите тип Сетка и выйдите из диалогового окна.

5. Получившуюся таблицу заполните по образцу.

6. Поставьте курсор в начало первой строки и выполните пункт меню Таблица→Вставить→Строки выше.

7. Выделите первую и вторую ячейки в первом столбце и, вызвав контекстное меню, объедините их.

8. С помощью объединения добейтесь, чтобы таблица выглядела так:

9. Заполните её своим расписанием.

10. Самостоятельно изучите свойства меню Таблица→Автоформат таблицы.

11. Раскрасьте таблицу с помощью этого меню или самостоятельно.

Таблицу можно преобразовать в обычный текст, и наоборот, текст, подготовленный специальным образом, можно преобразовать в таблицу.

Для преобразования таблицы в текст следует:

1. Выделить преобразуемый фрагмент таблицы - смежные строки.

2. Выполнить команду меню Таблица → Преобразовать в текст.

3. Указать тип разделителя содержимого ячеек (используемый специальный , символ):

• символ абзаца - каждый абзац в ячейках становится отдельным абзацем текста;

• символ табуляции - ячейки одной строки разделяются символом табуляции, ячейки разных строк или абзацы внутри одной ячейки - символом абзаца;

• символ точка с запятой - аналогично использованию табуляции, но разделитель - точка с запятой;

• другой символ - аналогично использованию табуляции, но разделитель - указанный символ.

Для преобразования текста в таблицу необходимо подготовить текст с использованием определенного символа-разделителя содержимого ячеек, например, символа абзаца, табуляции или др. Далее следует:

1. Выделить строчный фрагмент преобразуемого в таблицу текста.

2. Выбрать команду меню Таблица → Преобразовать в таблицу.

3. Указать используемый разделитель ячеек.

4. Задать число столбцов или строк в таблице.

Задание №2. Создание таблицы методом преобразования текста в таблицу.

1. Введите заголовок «Династия Романовых в XIX - XX веках».

2. ВНИМАНИЕ: следите за тем, что бы в строках было два символа табуляции и один символ перевода строки. Введите следующий текст (чтобы видеть символы нажмите кнопку непечатные символы):

3. Выделите весь текст. Выполните пункты меню Таблица→Преобразовать→Текст в таблицу.

4. В появившемся окне выберите автоподбор ширины столбцов по содержимому.

5. Разделитель знак табуляции.

6. Полученную таблицу отформатируйте по своему усмотрению.

7. Создайте копию таблицы.

8. Удалите её с помощью команды меню Таблица→Удалить таблицу.

Сортировка строк таблиц

Для удобства представления информации выполняется сортировка строк таблицы. Последовательность действий.

1. Курсор устанавливается в любую ячейку таблицы.

2. Выполняется команда меню Таблица → Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка указать:

• состав ключей сортировки;

• направление сортировки - по возрастанию или убаванию.

Для этого выбираются имена столбцов, определяется порядок их сортировки по возрастанию/убыванию (рис. 8). Максимальное число ключей сортировки таблиц - 3. Результат сортировки таблицы записывается на место исходной таблицы.

Рис. 8. Настройка сортировки таблицы

Если столбец содержит текст, сортировка по возрастанию означает определенный порядок:

• специальные знаки (!, #, $, % и &);

• слова, начинающиеся с цифр;

• слова, начинающиеся с букв.

Если столбец содержит числа, все прочие символы, кроме цифр, игнорируются. Если столбец таблицы содержит даты, учитывается разделитель компонентов даты. Сортировка предполагает последовательное сравнение символов слева направо.

Задание №3.

1. Создайте таблицу по образцу:

2. Сделайте две копии таблицы, пронумеровав их.

3. Отсортируйте строки второй таблицы по убыванию окладов.

4. Отсортируйте строки таблицы по должностям и для одинаковых должностей по возрастанию окладов.

Вычисления в таблицах

В таблицах Microsoft Word можно выполнять вычисления. Стандартная таблица - совокупность ячеек, адреса которых состоят из имени столбца - буква латинского алфавита и номера строки - цифра. Например, адрес А2 соответствует ячейке в первом столбце и второй строке, адрес С10 соответствует ячейке в третьем столбце и десятой строке и т. д.

Формула для вычисления результата вводится в ячейку таблицы с помощью команды меню Таблица → Формула. В диалоговом окне Формула вводится формула, указывается формат числа. Формула в ячейке таблицы содержит:

• встроенные функции (табл. 1);

• ссылки на адреса ячеек таблицы;

• имена закладок;

• константы;

• знаки математических операций.

Таблица 1.

Встроенные функции для вычислений в таблице Microsoft Word

Категория

Функция

Результат

Логическая

AND(x,y)

1 (ИСТИНА), если логические выражения х и у истинны, 0 (ЛОЖЬ) в других случаях

DEFINED(x)

1 (ИСТИНА), если выражение х допустимо, или 0 (ЛОЖЬ) в противном случае

FALSE

Логическая константа ЛОЖЬ - 0

NOT(x)

0 (ЛОЖЬ), если логическое выражение х истинно, или 1 (ИСТИНА), если оно ложно

OR(x,y)

0 (ЛОЖЬ), если оба логических выражения х и у ложны, и 1 (ИСТИНА) в противном случае

SIGN(x)

Знак числа: 1 (если х > 0) или -1 (если х < 0)

TRUE

Логическая константа ИСТИНА - 1

Математическая

ABS(x)

Абсолютное значение

into(x)

Целая часть числа

MOD(x,y)

Остаток от деления х на у

PRODUCT( )

Произведение значений

ROUNDS

Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у)

Статистическая

AVERAGE( )

Среднее значение

COUNT( )

Число элементов

MAX( )

Наибольшее значение

MIN( )

Наименьшее значение

SUM( )

Сумма значений

Аргументы функций - числа, формулы или закладки, адреса ячеек, диапазоны адресов смежных ячеек. Диапазон адресов для смежных ячеек записывается через крайние ячейки, разделенные знаком двоеточия, например:

• А1:С2 - диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, C1, C2;

• 1:1 - все ячейки строки 1;

• А:А - все ячейки столбца А.

Для ссылки на несмежные ячейки используется разделитель - точка с запятой. Кроме явного указания ссылок на ячейки в формулах используются ключевые слова:

• ABOVE - ячейки текущего столбца, расположенные выше ячейки;

• BELOW - ячейки текущего столбца, расположенные ниже ячейки;

• RIGHT - ячейки текущей строки, расположенные справа от ячейки;

• LEFT - ячейки текущей строки, расположенные слева от ячейки.

Можно ссылаться и на ячейки из другой таблицы. Для таблицы, на которую делается ссылка, создается закладка. Обращение к ячейкам этой таблицы выполняется с указанием имени закладки.

Ссылки на ячейки другой таблицы в формулах допустимы только для функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Следует помнить, что формула в таблице является полем, которое имеет код поля и значение. Для просмотра кода поля следует нажать клавиши Alt+F9. При изменении значений ячеек, на которые имеются ссылки в формулах, следует установить курсор в ячейку таблицы, с помощью команды меню Таблица → Выделить → Таблицу выделить всю таблицу, нажать клавишу F9 для автоматического пересчета всех формул.

Если ячейка, например В1, содержит несколько абзацев чисел, формула вида =В1 или = SUM(Bl) автоматически вычисляет сумму чисел всех абзацев ячейки В1. Если наряду с числами в ячейке имеется текст перед или после чисел, при вычислении он игнорируется.

Задание №4.

Создайте таблицу по образцу:

Таблица 2.

Исходные данные

Вид изделия

Основная заработная плата производственных рабочих

Общепроизводственные расходы

Общехозяйственные расходы

ИЗДЕЛИЕ А

10000

ИЗДЕЛИЕ В

100000

ИЗДЕЛИЕ С

64450

ИТОГО

31462

36750

1. В ячейки таблицы ввести формулы:

• формула ячейки В5 (Итого): =Sum(Above);

• формула ячейки С2: =С5/В5*В2;

• формула ячейки СЗ: =С5/В5*ВЗ;

• формула ячейки С4: =С5/В5*В4;

• формула ячейки D2: =D5/B5*B2;

• формула ячейки D3: =D5/B5*B3;

• формула ячейки D4: =D5/B5*B4.

2. Выделить таблицу с помощью команды меню Таблица→Выделить → Таблицу. Создать закладку для таблицы. Имя закладки - Таble1. Команда меню для создания закладки - Вставка → Закладка.

3. Создать новую таблицу в вашем документе. Выполнить команду меню Таблица → Добавить → Таблицу, указать число столбцов - 2, число строк - 5. Заполнить ячейки таблицы (табл. 3).

4. Ввести формулы в ячейки:

• формула ячейки В2: = SUM (Table1 c2:d2)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа - 0,00%;

• формула ячейки ВЗ: = SUM (Table1 с3:d3)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа - 0,00%;

• формула ячейки В4: = SUM (Table1 c4:d4)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа - 0,00%;

• формула ячейки В5: = SUM(ABOVE)*100. Выбрать формат числа - 0,00%.

Списки

Команда меню ФорматСписок служит для построения списков перечисления. Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки.

Для изменения уровня иерархии элемента многоуровневого списка используются клавиши Ctrl + Alt +  для понижения и Ctrl + Alt +  для повышения уровня иерархии элемента списка либо кнопки панели инструментов Форматирование: Увеличить/Уменьшить отступ.

Ввод очередного абзаца за последним элементом списка воспринимается как его продолжение. Для прерывания списка следует установить курсор в конец абза­ца последнего элемента списка и дважды нажать клавишу Enter. Для возобновления нумерации курсор устанавливается в новый элемент списка, выполняется команда меню Формат  Список, Продолжить. Кнопки Нумерация и Маркеры панели инструментов Форматирование создают списки со стандартными настройками.

Рис. 3. Диалоговое окно многоуровневых списков

Задание №5.

Набрать текст в виде последовательности абзацев и скопировать его ниже три раза. Преобразовать первую копию в простой нумерованный список. Второй фрагмент преобразовать в иерархический список и изме­нить его по образцу. Третью копию преобразовать в маркированный список с маркером в виде звездочки.

Контрольные вопросы.

1. Какие способы создания таблиц вы знаете?

2. Как выделить ячейку, несколько ячеек, строку?

3. Каким образом можно разбить ячейку?

4. Каким образом можно соединить две ячейки, находящиеся в одной строке или одном столбце?

5. Как изменить высоту строки, ширину столбца?

6. Как изменить вид и толщину линий таблицы, ячейки, группы ячеек?

7. Как добавить строки в таблицу?

8. Как удалить строки в таблице?

9. Какие виды списков вы знаете?

10. Как поменять маркер в списке?