Практическое занятие по информатике на тему: Информационная технология представления информации в виде презентаций

Технология компьютерной презентации позволяет:

• создавать слайды, сопровождающие выступление и содержащие текст, графику, рисунки, с помощью специальных инструментов и других редакторов (текстовых, графических и т. п.);

• планировать последовательность (структуру) демонстрации, организуя дополнительные (скрытые) слайды, оперативно изме­няя содержание слайдов;

• используя курсор в качестве указки, обращать внимание аудито­рии на различные участки представленной информации;

• создавать формы для раздаточного материала.

Материал презентации состоит из следующих основных частей:

• комплекта слайдов, содержащих основные положения (в форме текста), схемы, диаграммы, рисунки;

• структуры презентации;

• раздаточных материалов;

• заметок выступающего.

В качестве среды, обеспечивающей подготовку и демонстрацию презентации, можно использовать универсальную систему подготовки презентаций, входящую в группу MS Office.

1. Р

   
   

   Строка заголовка

   Строка

   командного менюедактор презентации

Панель инструментов Стандартная

Панель подготовки презентации

Панель Форматирования

Область режимов редактора

Область подготовки слайдов презентации

Область заданий

Режимы работы приложения

Область заметок к слайду

Статусная строка

Рис. 1 Рабочее окно редактора презентаций MS PowerPoint

Рабочее окно приложения, показанное на рис. 1, имеет стандартную структуру и следующие основные элементы: строка заголовка, снабженная кнопками управления рабо­чим окном, полем заголовка презентации, а также кнопкой системно­го меню приложения; строка командного меню, содержащая следую­щие группы команд: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Показ слайдов, Окно и Справка; ниже следует кнопочная панель Стан­дартная и панель Форматирование, которые могут находиться на одной строке. На правом краю панели форматирования располагается панель с кнопками управления процессом подготовки презентации: Конструк­тор и Создать слайд. В центре рабочего окна размещены три области, левая из которых представляет собой область режимов редактора: обычный, сортировка и показ слайдов. В центре нахо­дится область разметки текущего слайда презентации. В правой части располагается область задач, которая в начальном положении занята режимами разметки слайда. Нижняя часть рабочего окна редактора содержит текстовое окно Заметки к слайду, размеры которого можно изменить с помощью верхней передвигающейся границы, и статусную строку, на которой показана информация о текущем слайде: его номер, режим разметки, язык тек­ста и др.

Панель инструментов приложения отличается от обычной па­нели форматирования двумя дополнительными кнопками. Первая из них определяет режим подготовки слайдов презентаций Конструктор. Этот режим устанавливается в момент вызова приложения. Кнопка

Создать слайд позволяет сохранить предыдущий слайд и вызвать в об­ласть разработки новый слайд презентации.

Щелчок по кнопке Конструктор снимает с панели задач команды от­крытия Документы и устанавливает команды разметки слайда (рис. 5.2), а при повторном щелчке - команды Дизайн слайда.

На левой стороне рабочего окна находится панель режимов. Режим представляет собой способ отображения презентации и предоставле­ния пользователю средств работы с ней.

На нижней стороне панели режимов находятся кнопки еще 3-х режимов работы редактора презентаций: Обычный режим, Режим сортировщика слайдов и режим Показ слайдов.

Режим сортировщика слайдов вызывает на общее поле уменьшен­ные копии слайдов презентаций. Этот режим позволяет скомпоновать слайды в новой последовательности, что может создать условия для усиления воздействия презентации на аудиторию.

Режим просмотра слайдов используется как для просмотра текуще­го слайда, так и для ознакомления со всей совокупностью подготов­ленных слайдов. Особенно важно в этом режиме просмотреть эффек­ты анимации, действие гиперссылок и т. п.

На стандартной панели находится кнопка Цвет или оттенки серого,

с помощью которой можно перейти на следующие коман­ды: Цвет,

Оттенки серого, Черно-белый без серого. Эти команды позво­ляют не только сформировать необходимую палитру для передачи оформления слайда, но и подготовить нестандартные решения для ключевых слайдов презентации. Последние режимы имеют очень важное значение для формирования раздаточного материала, текстовых отчетов и других документов которые будут распечатаны на черно - белых принтерах.

2. Структура презентации

При подготовке слайдов следует учесть то, что набор слайдов дол­жен обладать четко выраженной структурой, основными элементами которой являются:

1. вспомогательные слайды:

   • титульный слайд;

   • содержание;

   • заключительный слайд;

2. слайды основного текста:

• текстовый слайд;

• таблица;

• структура;

• диаграмма;

• рисунок, фотография, клип;

• схема и другие слайды.

В структуре презентации используется большое число комбиниро­ванных слайдов, включающих в себя и таблицу, и диаграмму, и текст или их фрагменты одновременно. Все слайды (кроме пустого) содер­жат заголовок.

Ряд слайдов, разработанных для презентации, не вставляют в сеанс показа. Они, хотя и были подготовлены, но убраны в процессе редакции или их демонстрация требует соответствующего дополнительного запро­са со стороны аудитории. Такие слайды определяются как скрытые. Они остаются в структуре презентации, но для их демонстрации необходима дополнительная команда. Таким образом, скрытые слайды - слайды, подготовленные для демонстрации, но не включенные в основной набор.

Титульный и заключительный слайды являются обязательными эле­ментами презентации, размещение других типов слайдов определяется содержанием и внутренней структурой сообщения.

Презентацию можно подготовить с использованием различных шаблонов, которые размещены на листе Презентации вкладки Создать презентацию \Шаблоны \ на моем компьютере, показанной на рис. 2.

Рис. 2 Шаблон презентации на вкладке Создать презентацию

3. Подготовка слайдов

Для создания новой презентации следует щелкнуть в меню Файл по строке Создать и в области задач появится панель возможных действий, связанных с формированием новой презентации (рис. 3). Они объе­динены в следующие группы команд: Создание, Создание с помощью шаблона, Последние использовавшиеся шаблоны.

Группа Создание содержит 4 команды: Новая презентация, Из шаб­лона оформления, Из мастера автосодержания и Из имеющейся презентации.

Команда Новая презентация открывает приложение в обычном ре­жиме. Команда Из шаблона оформления (рис. 4) вызывает новую пре­зентацию из окна задач, на котором представлены возможные доступ­ные шаблоны оформления, и др., к которым доступ открывается с по­мощью кнопки Обзор, расположенной внизу окна задач.

Команда Из мастера автосодержания вызывает диалоговое окно Мастер автосодержания, которое позволяет использовать стандартную методику подготовки слайдов, направленную на наиболее быстрое со­здание тематической презентации и овладение основами разработки презентаций.

Мастер разбивает весь процесс разработки презентации на несколь­ко шагов, каждый из которых решает определенную конструкторскую задачу: начала (определения структуры разработки), выбора вида пре­зентации, установки стиля презентации, определения параметров пре­зентации и завершения работы над презентацией.

Рис. 3. область задач в режиме

создания презентации

Рис. 4 окно задач в процессе формирования новой презентации из шаблона оформления

Группа Создание с помощью шаблона содержит команды: Шаблоны на узле Office Online, на моем компьютере, на моих веб - узлах.

Команда На моем компьютере вызывает вкладку показанную на рис. 2. Она состоит из 3 листов: Общие, Презентации и Шаблоны оформления. На листе Общие находится Новая презентация и Мастер автосодержания, на листе Презентации - шаблоны презентаций, которые так же используются мастером авотпрезентации. На листе Шаблоны оформления показаны файлы, содержащие различные варианты цветового оформления слайдов.

4.Разработка слайдов презентации.

После вызова новой презентации на рабочем окне формируются объекты, позволяющие самостоятельно разработать слайды презентации. Однако вначале презентацию следует сохранить под соответствующим именем. Для хранения набора слайдов необходимо присвоить ему имя, используя опцию Сохранить как в меню Файл и записать имя файла презентации, например Урок1. Система автоматически доба­вит к имени файла расширение .ppt.

Для перехода к проектированию слайдов следует щелкнуть по кнопке Создание слайда, что вызовет на окно задач панель Разметка слайдов. В качестве первого слайда следует выбрать макет Титульного слай­да. Для этого в области задач, где установлен лист Раз­метка слайда, необходимо выбрать список Макет текста, выбрать необходимый вид слайда и вызвав контекстное меню нажатием правой кнопки, щелкнуть по строке Добавить новый слайд. Если новый слайд уже установлен, то следует сразу щелкнуть по кнопке соответ­ствующего макета слайда в области задач.

На слайде находятся прототипы (метки-заполнители), в поля кото­рых следует ввести либо заголовок, либо текст, либо список, либо объект (например, фотография), либо диаграмму, либо таблицу, либо клип (рис. 5). В зависимости от содержания и размещения прототипов на слайде макеты слайдов разделены на следующие группы, представленные в окне задач Разметка слайдов: макеты текста, макеты содержимого, ма­кеты текста и содержимого, другие макеты.

.

Рис. 5. Пустой слайд с метками- заполнителями: 1- Область заголовка слайда, 2 - область текста в форме списка

На рис. 6 показаны макеты текста, предназначенные для разме­щения текста. Здесь выделены макеты для организации титульного слайда, установки на слайде только заголовка, применения заголовка и текста под заголовком и заголовка и текста в две колонки в форме списка.

Группа Макеты содержимого (рис. 7) позволяет сформировать пустой слайд для цветового разделения

презентации, организовать слайд с объектом (рисунком, фотографией, таблицей и т. п.) на всей поверхности слайда, установить объект с заголовком, разместить два объекта с общим заголовком, а также поместить несколько рисунков или фотографий с общим заголовком на одном слайде.

Макеты слайдов, предназначенные для размещения на одном слай­де заголовка, текста в форме списка и объекта в виде рисунка или фо­тографии собраны в группу Макеты текста и содержимого (рис.8). Макеты группы реализуют практически все возможности организации этих трех элементов на поле слайда.

Группа Другие макеты, показанная на рис. 9, состоит из маке­тов, которые объединяют заголовок, текст и объекты в виде графики, диаграммы, клипа, таблицы или организационной диаграммы.

Рис. 6 Макет текста разметки слайда

Рис.7. Макет содержимого

Рис.8. Макет содержимого и текста

Рис.9 Другие макеты

Для установки макета на текущий слайд следует выбрать один из макетов слайда и щелкнуть мышью.

В поля метки необходимо ввести соответствующие тексты заголов­ков и списков. Для этого достаточно щелкнуть в поле метки и присту­пить к записи информации. Размеры метки можно изменять, растяги­вая ее границы курсором мыши, можно выделить и удалить область Метки. К вводимому тексту применимы все операции форматирования, которые действуют в текстовом редакторе.

Установка прототипов определяет основное содержание слайдов. Однако размещение прототипов на слайде можно сделать более разно­образным за счет использования возможности перемещения, поворо­та и изменения других параметров размещения, как самих прототипов, так и их содержания.

Рассмотрим основные приемы, которые позволяют изменять и гео­метрию прототипов, и их взаиморасположение, на примере подготов­ки слайда содержания презентации. Обычно такой слайд устанавлива­ют сразу за титульным слайдом, когда хотят ознакомить аудиторию с основными содержательными элементами сообщения.

Для выделения слайда установим заголовок «Содержание» вертикально с левой стороны от списка рассматриваемых тем. Для этого следует вызвать но­вый слайд и использовать макет Заголовок и текст. На поле заголовка необходимо записать текст «Содержание».

Для подготовки места для размещения заголовка с левой стороны уменьшим поле прототипа «Текст», перетаскивая левую его гра­ницу вправо.

Снова перейдем на поле заголовка, где сле­дует вызвать контекстное меню и выбрать ко­манду Формат прототипа.

Вкладка Формат автофигуры, фрагмент ко­торой представлен на рис. 10, состоит из шести листов, основные из которых следующие: Цвета и линии, Размер, Положение и Надпись.

Рис. 10 лист Размер вкладки Формат автофигуры

Для изменения положения прототипа следует перейти на лист Размер и в области Размер и поворот в окне Поворот установить -90°. Остается немного уменьшить размеры прототипа и перетащить его на необходимое место.

После подготовки структуры презентации и разработки содержания слайдов следует перейти к разработке дизайна слайдов. Для этого следует выбрать третий лист окна задач Дизайн слай­дов (см. рис.4).

Для выбора шаблона оформления следует прокрутить поле шабло­нов и выбрать необходимый или щелкнуть по кнопке Шаблоны оформ­ления.

Д

Рис. 11 Лист применить цветовую схему

ля выбора цветовой схемы следует щелкнуть по соответствующей гиперссылке, размещенной в окне задач Дизайн слайдов. Конструктор разместит на поле этого окна другой лист Применить цветовую схему (рис. 11). Здесь размещены цветовые решения различных элементов слайда (текстовых и графических) в «пакетном» варианте, что позво­ляет выдержать определенный стиль оформления, избегая несоедини­мых цветовых решений. Однако в эти варианты можно внести допол­нения, предварительно щелкнув по строке Показать крупные эскизы, которая появляется на панели опций при щелчке по правой части кноп­ки каждого эскиза (область раскрытия опций). Здесь также находятся команды Применить ко всем слайдам и Применить к выделенным слай­дам. С помощью последних двух опций можно распространить разра­ботанное цветовое решение, как на все слайды презентации, так и на те слайды, которые можно предварительно выделить в режиме сортиров­щика слайдов.

Для подготовки следующего слайда презентации можно щелкнуть по кнопке строки состояния Создать слайд или воспользоваться ком­бинацией клавиш Ctrl+M, или щелкнуть по кнопке панели инст­рументов Новый слайд. На экране появится новый слайд в соответствии с выбранным шаблоном презентации или в соответствии с набором возможных макетов новых слайдов.

При создании слайдов можно использовать вспомогательные прило­жения: MS Word, MS Excel и др.

Разработка слайдов, содержащих организационные диаграммы, выполняется в следующей последовательности.

Сначала выбирается макет слайда Заголовок и организационная диаграмма. На поле прототи­па органиграммы появится приглашение сделать двойной щелчок мышью. Следует выполнить это указание. На рабочее поле будет вызвано диало­говое окно Библиотека диаграмм, которое позво­ляет выбрать тип диаграммы (рис. 12).

В верхнем левом углу типов диаграмм установлена организацион­ная диаграмма, отображающая структуру отношений в системе. Выде­лив щелчком мыши этот тип органиграммы, следует щелкнуть по кноп­ке ОК.

На рабочем поле появляется область построения органиграммы и панель команд приложения (рис. 13). В исходном состоянии показа­ны четыре элемента с иерархическими связями между ними. Для пост­роения органиграммы и ее размещения на поле области построения следует воспользоваться раскрывающимися кнопками панели инстру­ментов.

Панель инструментов содержит четыре основные кнопки: Добавить фигуру, Макет, Выбрать и Автоформат.

Кнопка Добавить фигуру активизируется после выделения одного из элементов структуры и выдает список из трех элементов: Подчи­ненный, Коллега и Помощник. Элемент Подчиненный будет установ­лен на более низком уровне иерархии (под текущим элементом), эле­мент Коллега размещается на том же уровне иерархии, что и активи­зированный элемент структуры, элемент Помощник определяет элемент, который устанавливается на более низком уровне иерархии, но он не имеет в своей структуре подчиненных элементов. Помощник формируется в том случае, если у активизированного элемента есть подчиненные элементы.

На рис. 14 показаны команды кнопки Макет, с помощью которых можно изменить расположения элементов органиграммы Кнопка Выбрать позволяет выделить опреде­ленный уровень элементов или отдельную ветвь, всех помощников или все соединительные линии. Обычно эти команды используются для выделения указанных эле­ментов с помощью применения другого стиля форматирования.

Рис. 14 Команды кнопки Макет и Выбрать

5. Организация эффектов анимации

Настройка эффектов анимации начинается с установки обычного режима и щелчка по команде Эффекты анимации из меню Показ слай­дов (рис. 15.).

Рис. 15. меню Показа слайдов

Рис. 16. Область задач с окном списка

эффектов анимаций

Рис.17 Область задач настройка анимаций

Команда Эффекты анимации устанавливает на окне задач лист Эффек­ты анимации. На это окно можно также перейти после окончания разра­ботки дизайна слайда, щелкнув по строке Эффекты анимации (рис. 16).

На окне задач появится поле Применить к выделенным слайдам, на котором будут показаны заголовки большого числа эффектов анима­ции. Необходимо сначала выделить слайд и выбрать подходящее средство анимации. Пос­ле установки эффекта можно щелкнуть по кнопке Показ слайдов, что­бы увидеть эффект от проделанной работы.

Установка эффекта анимации применяется ко всему слайду. Однако для расширения палитры воздействий следует использовать комбини­рованные методы, при которых эффекты анимации для различных эле­ментов слайда могут быть различными. Для этого следует войти в режим настройки анимации, который вызывается из меню Показ слайдов.

Настройка анимации начинается с выделения слайда, к которому применен эффект анимации и активизации оп­ции Настройка анимации. На листе задач Настройка анимации, показанном на рис. 17, ус­тановлен раскрывающийся список опций Добавить эффект, который содержит следующие группы эффектов: Вход, Выделение, Выход, Пути перемещения. Эти группы позволяют настроить процессы передвижения от­дельных элементов слайда.

В процессе настройки на поле слайда установлены цифры (в дан­ном примере две), которые обозначают поля прототипов. В данном случае это 0 и 1. Ноль обозначает прототип заголовка, а 1 - прототип текстового поля. В зависимости от того, какое из обозначений прото­типов будет выделено, к тому прототипу и будут установлены редакти­руемые параметры анимации.

Кнопка Удалить удаляет выделенную анимацию. Область окна Изменение: изменение размера содержит три рас­крывающихся списка, с помощью которых устанавливается порядок перехода от одного эффекта к другому, скорость реакции, а также взаи­мосвязь с предыдущими эффектами.

В первом раскрывающемся списке указывается признак начала анима­ции: По щелчку, С предыдущим и Пос­ле предыдущего с указанием времени последействия.

Второй раскрывающийся список определяет свойство анимации и активизируется не для всех эффектов.

Третий раскрывающийся список - Скорость - имеет следующие строки: Очень медленно, Мед­ленно, Средне, Быстро и Очень быстро.

Щелкнув на поле слайда правой кнопкой мыши вызывается контекстное меню, содержащее следующий список, каждый из кото­рых определяет параметры соответствующего прототипа: Запускать щелчком, Запускать после предыдущего, Запускать вместе с предыдущим, Па­раметры эффектов, Время, Показать расширенную временную шкалу и Удалить. С помощью этих опций необходимо завершить настройку параметров анимации.

На поле окна находятся также две стрелки Порядок, с помощью которых можно изменить нумерацию прототи­пов, так как от нее зависит последова­тельность выполнения эффектов ани­мации.

6. Настройка процесса проведения презентации

Процесс настройки проведения презента­ции управляется с помощью инструментов, размещаемых в окне задач при вызове команды Смена слайдов из меню Показ слайдов. На рис. 18 показаны основные элементы окна Смена слайдов.

В нижней части окна размещено цифровое поле Смена слайдов, по­зволяющее определить время автоматического переключения слайдов, а также флажок, позволяющий использовать мышь для переключения слайдов.

В поле средней части окна Изменить переход установлены два рас­крывающихся списка: Скорость и Звук, с помощью которых можно вли­ять на характеристики проведения презентации. В верхней части окна смены слайдов находится список разделения выделенных слайдов по их ориентации.

Рис. 18. Окно смены слайдов

7. Просмотр слайдов презентации

Режим Показ слайдов презентации вызывается с помощью соответ­ствующей кнопки, которая расположена последней справа в нижней строке области режимов редактора, или при нажатии на одноименную команду меню Вид. В этом режиме на экран компьютера вызываются только слайды презентации и некоторые специальные кнопки управ­ления. Последние обеспечивают режим демонстрации скрытых слай­дов или включают курсор мыши в режим рисования.

Процесс перехода от слайда к слайду обеспечивается щелчком ле­вой кнопки мыши. Если был установлен специальный видеоэффект построения слайдов, то щелчок левой кнопки мыши приводит к пока­зу следующего элемента слайда первого уровня.

Щелчок правой кнопки мыши приводит к появлению предыдущего слайда.

Управление движением слайдов можно осуществить с помощью клавиатуры, используя клавиши <PgDn> и <PgUp>, клавиши стрелок и литеры <N> (Next - следующий) и <Р> (Previous- предыдущий).

Щелчок по кнопке с изображением мелка, расположенной в пра­вом нижнем углу экрана, переводит мышь в режим рисования, что по­зволяет сделать на слайде некоторые временные пометки непосред­ственно во время презентации, например, подчеркнуть или обвести клю­чевое слово или понятие, выделить фрагмент слайда, сделать дополнительную надпись.

Щелчок по клавише <Esc> или по полю последнего слайда приво­дит к завершению презентации.