Основы подготовки документов в Word

6

Основы подготовки документов в Word.

Создание и редактирование документов

Компьютер может работать с четырьмя видами информации: текст, графика, звук и числа. Одним из самых массовых приложений ЭВМ является работа с текстами.

Преимущества компьютерного текста по сравнению с бумажным:

• простота редактирования;

• более красочный вид документа;

• на одном диске можно хранить много текстов;

• более длительное хранение;

• экология - сохранение лесов;

• скорость передачи.

Текстовый редактор - это программа предназначены для ввода и редактирования текста. Пример текстового редактора - стандартная программа Блокнот.

Текстовые редакторы используют, когда внешнее пред­ставление текста не имеет особого значения. Текстовые редакторы применяют для подготовки коротких заметок, исходного текста программ, сообщений электронной почты. Эти программы позволяют редактировать и любые другие файлы данных, имеющие текстовый формат. На­пример, таковы некоторые файлы настройки в разных опе­рационных системах.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word), которые называют иногда тек­стовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовые процессоры предназначены для ввода, редактирования и форматирования текста. Текстовые процессоры позволяют управлять не только содержанием, но и оформлением текста. Например, про­грамма Microsoft Word - это текстовый процессор. Тексто­вые процессоры применяют, когда оформление документа столь же важно, как и его содержание. В текстовом про­цессоре готовят документы для вывода на печать и для передачи другим лицам.

Многие текстовые процессоры позволяют создавать ком­бинированные документы. Такие документы содержат не только текст, но и другие объекты, например иллюстрации

Основные функции текстового редактора:

• Создание новых текстовых документов.

• Ввод и редактирование текста.

• Поиск и замена элементов текста.

• Сохранение измененных документов.

• Печать текстовых документов.

Главная из этих операций - ввод и редактирование. Боль­шинство действий по редактированию текста выполняется с помощью клавиатуры, но иногда используется и мышь.

Создание документа. Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой заготовки докумен­та определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру доку­мента, которую пользователь заполняет определенным со­держанием.

Для создания документов со сложной структурой использу­ются Мастера. Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как общепринятая форма факсов должна содержать обязательный набор правильно размещен­ных на странице полей (Кому, От кого. Дата и др.).

В процессе создания документа в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Ознакомимся со свойствами созда­ваемого документа.

1. Запустить редактор Word. Открыть любой доку­мент с помощью команды [Файл- Открыть...].

2. Ввести команду [Файл- Свойства]. Появится диалоговая панель для текущего документа Свойства:

На вкладке Статисти­ка ознакомиться с соста­вом документа (количе­ством страниц, абзацев, строк, слов, символов и ДР.).

С точки зрения компьютера текст - это любая последовательность символов из компьютерного алфавита.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

1. Ввод - перевод текста в электронный вид, т.е. файл, хранящийся на компьютере. Это может быть набор символов на клавиатуре или сканирование.

2. Редактирование - правка текста. Редактировать - проверять и исправлять текст при подготовки к печати. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удале­ния выделенных символов или фрагментов текста. Копиро­вание позволяет размножить выделенный фрагмент доку­мента, то есть вставить его копии в указанные места документа. При перемещении выделенный фрагмент выре­зается и вставляется в другое место документа, а при удале­нии он только вырезается.

3. Форматирование - изменение внешнего вида документа.

Текстовым документом будем называть файл, созданный с помощью текстового редактора.

Основными элементами текстового документа являются:

- Символ - минимальная единица текстовой информации.

Символ имеет следующие параметры:

• шрифт (гарнитура). Каждый шрифт имеет несколько начертаний: полужирный, курсив, подчеркнутый, обычный и т.д. Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Шрифт (Формат, Шрифт). Основные шрифты: Times New Roman, Courier, Arial.

• размер шрифта (кегль) - это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт = 0,376 мм).

• межсимвольный интервал

• цвет

- Слово - произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т.д.

- Строка - произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца.

- Предложение - произвольная последовательность символов, завершающаяся точкой.

- Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter. Допускаются пустые абзацы.

Абзац характеризуется следующими параметрами:

• Ширина (отступ слева, отступ справа от полей текста).

• Способ выравнивания строк (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

• Положение на странице.

• Отступ/выступ в первой строке.

• Межстрочное расстояние (интерлиньяж).

• Интервал между абзацами.

Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат, Абзац.

Основные правила ввода текста:

1. Переход на новую строку в текстовом процессоре происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. Окончание абзаца маркируется нажатием на клавишу Enter, позволяющей перейти на новую строку.

2. Перед знаком препинания пробел не ставится, после знака препинания пробел обязателен.

3. Знак «дефис» ставится без пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь.

4. Для улучшение внешнего вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с помощью одновременного нажатия клавиш <Ctrl>+<Shift>+«дефис». «Неразрывный дефис» препятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис.

5. Знак «тире», или как его называют «длинное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+ «серый минус» (знак минус на цифровой клавиатуре). Например, «следующий этап - редактирование».

6. Знак «неразрывный пробел» препятствует словам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличии от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М. Ю. Лермонтов, 9 мая 1998 г. Ставится знак «неразрывный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+«пробел».

7. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас».

8. Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, C, D, M. Например, первая половина XIX века, конец XVII века.

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

1. Заголовок пишут прописными буквами.

1. Переносы слов в заголовке не разрешаются.

2. Большой заголовок делится по смыслу на несколько строк.

3. В конце заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный) сохраняются. Если заголовок состоит из двух самостоятельных предложений, то в конце первого предложения точка ставится, а в конце второго - нет. При этом если заголовок занимает более одной строки, его желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попала внутрь строки, а не заканчивала ее.

4. Односложные заголовки могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами.

5. Заголовок всегда располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк текста. Если же заголовок попадает в начало страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех строк предыдущего текста.

6. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

7. Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между подзаголовком и заголовком составляет , как правило, два интервала.

8. Заголовки и подзаголовки располагаются одним из двух способов: центрованным (посередине текста) или флаговым (от левого края).

Работа с текстами - важная область применения компью­теров. В тексты, представленные в электронном виде, на­много проще вносить изменения. Многие тексты в ходе подготовки неоднократно изменяются. Пре подготовке текста на бумаге все изменения остаются в виде правок, что придает документу неряшливый вид. Чтобы устранить помарки и правки, текст надо полностью переписать или перепечатать.

1. Основные действия при редактировании

Основные операции редактирования одинаковы для всех текстовых редакторов и текстовых процессоров. Текст документа отображается на экране в рабочей области окна. Строка или абзац текста завершаются символом перехода на новую строку. При отображении длинных строк может действовать режим переноса по словам. В этом случае по достижении правой границы кна отображение текста продолжается с новой строки,

Ввод символов выполняется при помощи клавиатуры. В окне программы имеется курсор -

горизонтальная или вертикальная полоса. Курсор указывает место, куда происходит ввод

новых символов. При нажатии кла­виш алфавитно-цифровой группы новый символ

появ­ляется на месте курсора, а сам курсор сдвигается на одну позицию вправо.

Текстовые редакторы обычно работают в режиме вставки. Новый символ вставляется в текст в месте расположения курсора; символы, расположенные правее курсора, сохра­няются, но сдвигаются вправо. Иногда используется к ре­жим замены. В этом случае новый символ заменяет символ, отмеченный курсором; символы, расположенные правее, остаются на своих местах. Переход на новую строку осу­ществляется нажатием клавиши ENTER.

Удаление отдельных символов производится при помощи клавиш DELETE (удаляет символ справа от курсора) и BACKSPASE (удаляет символ слева от курсора).

Перемещение курсора используется для изменения точки ввода при редактировании текста. Это действие выполняют при помощи курсорных клавиш ВЛЕВО, ВПРАВО, ВВЕРХ и ВНИЗ или управляющих клавиш НОМЕ, ЕМD, РАGЕ UР и РАGЕ DОWN. Переместить курсор в нужную точку текста можно и щелчком мыши. Выполняемое действие можно изменить, если удерживать нажатой клавишу CTRL.

Выделение фрагмента текста используют для подготовки к так называемым блочным операциям, в которых весь выделенный фрагмент рассматривается как единое целое. Выделить фрагмент текста можно протягиванием мыши или перемещением курсора (любым способом) при нажатой клавише SНIFТ. В текстовом редакторе выделенный фраг­мент представляет собой отрезок общего потока текста.

Операции с выделенным фрагментом - это удаление, копи­рование, перемещение. Для временного хранения фрагмента при операциях копирования и перемещения используется временный буфер ( буфер обмена). Копиро­вать и перемещать фрагменты можно не только внутри документа, но и между разными документами.

Они нужны и при работе с другими документами, напри­мер при уточнении терминологии в рамках всего доку­мента.

Для контекстного поиска необходимо задать строку поиска. Такая строка чаще всего представляет собой отдельное слово или его фрагмент. При выполнении поиска курсор устанавливается в начало первого вхождения нужной строки. Повторный поиск с тем же значением строки поиска по­зволяет отыскать все ее вхождения.

При замене требуется задать еще и строку замены, которая заместит строку поиска в нужных местах. Применяется два режима замены. В интерактивном режиме требуется явно дать команду замены для каждой найденной строки поиска. В глобальном режиме строка поиска замещается строкой замены сразу по всему документу.

2.Форматирование текстового документа

Текстовые процессоры позволяют выполнять те же опера­ции, что и текстовые редакторы (текстовый процессор можно использовать в режиме текстового редактора). Они отличаются тем, что позволяют задать оформление текста. Документ текстового процессора помимо самого текста содержит дополнительные данные, описывающие его оформление.

Текстовый процессор рассчитан, в первую очередь, на под­готовку документов для печати. С его помощью можно подготовить представление печатной страницы документа.

3. Параметры символов

Основные объекты документа, который готовится в тек­стовом процессоре, - это символы и абзацы. Именно их

свойства изменяются при использовании операций фор­матирования. Свойства символов связаны с характерис­тиками используемого шрифта.

. Гарнитура - тип шрифта, которым отображается текст.

• Размер шрифта - величина символов.

• Начертание шрифта - дополнительные эффекты, изменяющие вид шрифта. Наиболее распространено полужирное, курсивное или подчеркнутое начертание. Возможны и другие варианты, специфичные для кон­кретного текстового процессора.

4. Параметры абзацев

Абзац - это последовательность символов, которая огра­ничена знаками конца абзаца. В большинстве текстовых процессоров знак конца абзаца вводится в документ при нажатии клавиши ЕNТЕR. В одном документе разные абза­цы могут выглядеть по-разному. Основные параметры аб­заца следующие.

• Отступы. Отступы определяют размещение абзаца на странице: его расстояния от левого и правого края. От­ступ в первой строке абзаца задается особо. Это позво­ляет создать «красную строку».

• Интервалы. Межстрочное расстояние между абзацами измеряется в единицах высоты строки. Оно меняется при изменении размера шрифта. Увеличение интерва­ла улучшает удобочитаемость, но объем текста, поме­щающегося на страницу, становится меньше. Увеличен­ный интервал между абзацами (отбивка) иногда применяют вместо красной строки.

• Выравнивание. Способ выравнивания строк абзаца оп­ределяет относительное расположение строк. Чаще все­го принято располагать текст так, что левые края строк;

образуют ровную вертикальную линию (выравнивание по левому краю). Для эпиграфов и подписей под официальными документами, а также в некоторых других случаях применяют выравнивание по правому краю. Заголовки часто выравнивают по центру, так что они располагаются в середине страницы. Выравнивание по ширине, при котором ровными оказываются и левый и правый края, достигается за счет неравномерных интер­валов между словами.

Особый способ оформления абзацев - представление их в виде списков, В этом случае первая строка каждого абзаца начинается с маркера или порядкового номера.

5.Проверка орфографии

Современные текстовые процессоры предоставляют и до­полнительные функции, облегчающие редактирование и форматирование текста. Среди дополнительных функций стоит особо отметить средства для проверки грамотности текста. Простейшие из таких средств позволяют проверять только орфографию. Каждое слово, встречающееся в тек­сте, проверяется по словарю. Если слово не найдено, оно выделяется, чтобы указать на возможность ошибки или опечатки. Некоторые программы проверяют и правиль­ность расстановки знаков препинания в соответствии с правилами русского (или иного) языка.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает функция Автозамена., которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки