Лабораторная работа № 1 MS Access

Работа 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

• познакомиться с основными понятиями базы данных;

• научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

• освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

• освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

• познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

• познакомиться с поиском записей по образцу;

• научиться сохранять и загружать базу данных;

• научиться распечатывать таблицы.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.
   Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.
   Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3. Создание схемы базы данных.
   При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4. Ввод данных в таблицы.
   В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Ход работы

Задание I. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах "Компьютерной школы".

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик-тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис.2.

Рис. 2

• Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 3. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Рис. 3

• Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter]. В следующем окне выберите тип создаваемого документа (выберите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, по-этому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь).

• Щелкните по кнопке Создать.

• Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

Рис.4.

• В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фамилия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 4). Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

  Напоминание.

  Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

  
  

• Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

  Таблица 1

  Имя поля

  Тип данных

  Фамилия

  Текстовый

  Имя

  Текстовый

  Отчество

  Текстовый

  Год рождения

  Числовой

  Школа

  Числовой

  Класс

  Числовой

  
  

• Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографического меню.

• В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкните по кнопке ОК. Появится запрос на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

• Ответьте ДА.

  Замечание.

  Выбор режима работы: таблица или конструктор - осуществляется кнопкой

  
  

• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.
  Заполните базу данных значениями из табл. 2.

  Таблица 2

  Код

  Фамилия

  Имя

  Отчество

  Год рождения

  Школа

  Класс

  1

  Иванникова

  Анна

  Ивановна

  1984

  1

  9

  2

  Баранова

  Ирина

  Алексеевна

  1983

  3

  10

  3

  Корнилова

  Ольга

  Владимировна

  1984

  5

  9

  4

  Воробьев

  Алексей

  Петрович

  1983

  1

  10

  5

  Воробьев

  Алексей

  Иванович

  1984

  3

  9

  6

  Воробьев

  Олег

  Григорьевич

  1985

  5

  8

  7

  Скоркин

  Александр

  Евгеньевич

  1982

  1

  11

  8

  Володина

  Анна

  Алексеевна

  1984

  3

  9

  9

  Новоселов

  Алексей

  Антонович

  1983

  5

  10

  10

  Александрова

  Елена

  Алексеевна

  1984

  1

  9

  
  

• Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке . В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

• Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выде-лите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

• Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Отсортируйте:

1. фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке

2. имя - по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке ;

3. номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке );

4. год рождения - по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке );

5. класс - по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке )

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

• Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.

• Закройте таблицу.

• Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

• Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных - Открыть;

• Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

• Установите текстовый курсор в поле Фамилия;

• Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.

Рис. 5

• Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.

Задание 6. Распечатайте таблицу Список.

Порядок работы:

• Подготовьте принтер для печати.

• Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните по кнопке Предварительный просмотр. Если таблица не уместилась на листе или видны не все данные, то закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек. (Это можно сделать по команде Параметры страницы -Страница - Альбомная - ОК.)

• Выполните команду Файл - Печать.... В появившемся окне возможен выбор варианта печати. Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенных записей, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если к вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.

• Оставьте включенным переключатель Все.

• Щелкните по кнопке ОК.

• Предъявите преподавателю: таблицу Список на экране и на бумаге.

Задание 7. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

• Выберите пункт меню Файл - Выход.

• Если вы производили какие-либо действия в базе данных, по-явится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.