1. тақырып « Кіріспе. Іс қағаздарын жүргізу пәні»

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.

Адам өмірі құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат- туу туралы куәлік жазады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі-орта білім туралы аттестатпен расталады. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келімісін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Іс қағаздарын жүргізу - бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын, ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.

^{Іс қағаздары- басқару қызметіндегі негізгі бір сала.Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдерді, басқару істері атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу- басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Үкметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.Іс қағаздарын жүргізу- мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.}

Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекетік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру. Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту. Іс қағаздарын жургізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияақты ғылым салалармен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету. Құжат - іс жүргізудің материалдық объектісі.

^{Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылыс қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.}

^{Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу пәнін оқуда алдына мақсат қояды: Іс жүргізу саласындағы сөздіктерді; құжаттау мен құжатпен қамтамасыз ету мәселелері бойынша маңызды нормативті - әдістемелік құжаттарды; құжаттардың ресімделу ережелерін; машинамен оқылатын құжаттарды;- іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады.}

^{1 -кесте Жалпы осы төрт пәннің оқытылу тізбегі}

^{Қазақстан тарихы}

^{Қазақстан тарихы, Қазақ тілі,}

^{информа-тика,}

^{мемлекет-тік тілде іс қағаздарын жүргізу}

^{Нысан - тарих}

^Пәнге

^{қажетті нысан -}

^{тарих, қазақ тілі, компью-тер,}

^құжат

⁼

^{Ақпараттық технология арқылы}

^{іс қағазадарын}

^{жүргізуге}

^оқыту

⁺

⁺

^{Қазақ тілі}

^{Нысан - қазақ тілі}

⁺

⁺

^{Информатика}

^{Нысан - компьютер}

⁺

⁺

^{Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу}

^{Нысан -құжат}

+

^{Пәндердің өзара байланысы}

^{Бақылау сұрақтары}

1. ^{Курстың пәні, мазмұны мен міндеттерін атаңыз}

2. ^{Іс қағаздарын жүргізу және басқару - реттеу жүйесінің дамуы не?}

3. ^{Құжат - іс жүргізудің қандай обьектісі болып табылады?}

4. ^{Құжаттың қоғамдағы рөлі қандай?}

5. ^{Пәнаралық байланысқа нені жатқызар едіңіз?}

2. тақырып «Құжат, оның қолданылуы мен құжаттаудың әдістері»

"Ақпарат" және "құжат" ұғымдары деген не? Осы сұраққа жауап беру үшін құжаттың ақпаратпен байланысын білуіміз қажет. Ақпарат - құжаттың ең маңызды жүйесі ретінде. Ақпараттық құжаттарға қазіргі кезде резюме, хабарлама немесе жазбаша ескерту, жұмысқа қабылдау туралы немесе жұмыстан шығару туралы бұйрық, өтініш оның ішінде талап арыз жатады.

Құжат латын тілінде куәлік, дәлелдеудің тәсілі деген ұғымды білдіреді.Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1. қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты, мысалы, жол жүруге растайтын іс қағазы

2. жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат, яғни төлқұжат

3. бір нәрсе туралы жазбаша куәлік, мысалы ескі грамоталар

Кез келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат болған іс әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді. «Құжат: құжатталған ақпарат: Ақпараттың дәлме дәлдігін растайтын материалдың жеткізушіде жазылған ақпарат» құжаттарда ақпараттар әр түрлі әдістермен жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі арқылы. Құжаттың атқаратың функциялары:

• ақпараттық функция;

• ақпараттарды белгілі қалыпқашықтарға тасымалдау;

• ақпараттарды жинақтау, сақтау;

• ақпараттарды дәлелдеу, есебін жүргізу;

Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкілеттік құзырына, мәселелерді шешудің тәртібіне жеке , дара, өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен байланыс көлеміне және олардың сипатына қарай анықталады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалады. Олар:

Ұйымдастырушылық- құқықтық - жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалар

Өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар

Анықтамалы - ақпараттық - актілер, шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар , мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар

жоспарлы - есепті- жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспалар мен есептер

қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар.

Бақылау сұрақтары

1. "Ақпарат" және "құжат" ұғымдары деген не?

2. Құжаттың қалыптасуы, оның мақсаты неде?

3. Мемлекеттік стандарттау.

4. Құжаттаманың әдістері туралы не білесіз?

3. тақырып «Қағидаларға байланысты құжаттарды топтастыру»

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші - бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері бойынша жалпы сұрақтар барысында туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші - ол басқару функциялары бойынша құжаттар.

Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілер бойынша класталады.

Құжаттарды топтастыру - оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

1.Белгілеу тәсіліне қарай:

* жазба

* графикалық

* акустикалық

2. Мазмұнына қарай:

* ұйымдық - өкімдік,

* қаржы - есеп,

*жабдықтау - өткізу

3. Атауына қарай көптеген жанрларға бөлінеді:

* өтініш

* бұйрық

* хаттама

4. Түріне қарай :

*типтік,

* үлгілік,

*жекелік ,

*қалыпты,

*жалпыға бірдей

5. Толтыру орнына:

* ішкі және

* сыртқы

6. Орындалу мерзімі бойынша:

жедел және жедел емес

7. Шығу тегіне қарай

қызметтік және ресми - жекелік

8. Жариялылық дәрежесіне қарай

* қарапайым,

* күнделікті қызметте қолдану

*құпия

9. Заңдылық күшіне қарай

шын және жалған

10. Жасалу сатысына қарай:

* түпнұсқа,

*көшірме. Ал көшірме өзі үшке бөлінеді: отпуск, выписка, дубликат

11. Сақталу мерзіміне қарай:

*тұрақты

*Уақытша 10 жылға дейін,

*уақытша 10жылдан астам

12.Қызметтік ерекшелігіне қарай

*құжат толтырудың бірыңғай жүйесі

*негізгі ережелер

Бақылау сұрақтары

1. Топтастыру туралы ұғым

2. Мазмұны, даярлау, мақсаты мен шығару орнына қарай, заңдылық күшіне қарай құжаттарды топтастыруды атаңыз

4. тақырып «Құжаттау жүйесінің сипаттамасы»

Техникалық орындаушылардын бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және беруілін қамтамыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.

Құжат басқарма іс әрекеттерінің барлық түрдегі нысандарымен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыздандырады. Бір ғана актінің құжаттарды ол - бөлек бір құжат. Ал ұйым, кәсіпорын, мекемелердің қызметтік іс әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.Мемлекеттік стандарт «Бір ізге түсірілген құжаттама жүйесі. Негізгі ережелер». Бұл стандарт белгілі бір құзметтік іс ерекеттер саласында қолданылатын, өзара байланысты құжаттар жиынтығының құжатталу жүйесін анықтайды. Құжаттау жүйенің мақсаты:

• құжаттау мен құжаттамаларды басқару процессін жетілдеру, басқару еңбегінің сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсіпорындарында, мекемелері мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс істеу бірыңғай көзқарасты қалыптастыру.

Барлық хат - хабар жарғының және іс қағаздарын жүргізу туралы

нұсқаулықтың талаптарын ескере отыра өздері әзірлеген субъектінің

фирмалық бланкілерінде ресімделеді.

А0

А1

А2

А3

А4

А5

А6

А7

А8

А9

А10

841×1189

594 × 841

420 × 594

297 × 420

210 × 297

148 × 210

105 × 148

74 × 105

52 × 74

37 × 52

26 × 37

Бланк дегеніміз А4 пен А5 форматта әзірленген заңды тұлғаның -

құжат шығаратын автордың аты жазылған таза қағаз. Әрбір субъект

бланкінің екі түрін дайындайды: хаттар үшін және басқа құжаттар үшін

Арасындағы айырмашылық: хаттарда:

1. байланыс кәсіпорнының индексі

2. телеграфтың мекен - жайы

3. сілтеме

Ал басқа құжаттарға арналған бланкілерде құжат түрінің атауы, жасау

немесе шығару орны жазылуға орын қалдырылады. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі - құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз - ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.

Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын жүргізудің нысаны болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі - құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз - ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Құжаттау дегеніміз кез- келген мекеменің қызметін, әрекететін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру .Бұған дайын құжаттармен да жұмыста, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сондайақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жқмыс істеу, орындалун бақалау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Бақылау сұрақтары

1.Құжаттау жүйесі туралы ұғым.

2. Құжаттау жүйесінің қалыптасуы.

3. Құжаттаудың мемлекеттік жүйе

5. тақырып «Құжаттау жүйесінің бірізділігі»

Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгілері мәтіндерін, оларды құрастыру және ресімдеу ережелерін әзірлеу болып табылады.

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақппарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімндеу процесі- құжаттаусыз әске асырылмайды.

Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.

Ұйымдар қызметін құжаттау ережелерінің бірлігі құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйесін қолдану арқылы жүзеге асырылады.

6.10.1 - 88 Мемлекеттік стандарттың «Құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» құжаттардың бір ізге түсірілген 16 жүйесін белгілейді. Олар: жоспарлық, есеп - статистикалық, бастапқы есеп, қаржы мен бухгалтерлік - есеп жүргізу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық - өкімдік, баға белгілеу жөніндегі, материалдық - техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі, сауда жөніндегі, сыртқы сауда жөніндегі, құрылысқа арналған жобалау жөніндегі, өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі, әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі, еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі жедел жоспарлау және көлік торабының жұмысын басқару жөніндегі халықтың тұрмыс қажетін өтеу жөніндегі жүйелер.

Бір ізге келтірілеген жүйелер, өз тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне, түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді. Мысалы, ұйымдық - өкімділік құжаттама жүйесінде өкімдік құжаттарды (қаулылыр, өкімдер, шешімдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды; ақпарат - анықтама құжаттардың (анықтамалар, баяндама хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепілдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болу тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат - ҚР-ның мәдиниет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29сәуірдегі №33 бұйрығының талаптарына сәйкес жасалған және үйымның жоғарғы лауазымды тұлғасы бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен белгіленеді.

Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе бойынша құрылымға сәйкес нақты орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.

Мемлекеттік стандарттар.Ұйым, мекеме, кәсіпорын қызметінің іс әрекеттері, әртүрлі құжаттаманың жүйелерде бейнеленеді, бірақ оның ішінде жалпы кең тараған жүйесі болып Ұйымдастырушылық - өкімдік құжаттама табылады. Құжаттаманың бұл жүйесі мемлекеттік, мемлекеттік емес органдардардың барлығында ҚР мемлекеттік стандарт 1042-2001 ҚР мемлекеттік стандарты «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» негізінде сәйкес жүргізіледі.

ҚР СТ1042-2001

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МЕМЛЕКЕТТІК СТАНДАРТЫ

ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ-ӨКІМДІК ҚҰЖАТТАМА

1.5. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

Енгізілген күні 2002.01.01.

1 Қолдану саласы

1. Осы стандарт ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың жіктеу жүйесінде ескерілген ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару, әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің шешімін бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер, хаттар және басқалар (ілгеріде - құжаттар).

2. Стандарт:

• құжаттардың деректемелерінің құрамын;

• құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;

• бланкілерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды;

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкілерді дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

1. Осы стандарттың ережелері:

• Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдары мен ұйымдарында;

• Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және ұйымдастырушылық -құқықтық нысанды, кәсіпорындары мен ұйымдарында соның ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.

Ресми басылым

ҚР СТ 1042-2001

2 Нормативтік сілтемелер

2.1 Осы стандартта келесі стандарттарға сілтемелер қолданылған ҚР СТ 989-96 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар

МЕМСТ 9327-60 Қағаз бен қағаз бұйымдары. Тұтынушылар форматы.

3 Анықтамалар

Бұл стандартта 1037 ҚР СТ сәйкес терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Бақылау сұрақтары

1. ҚБЖ туралы түсінік

2. Құжаттардың бірыңғай жүйесі және стандарттау

3. ҚБЖ мемлекеттік үлгіқалыптар

6. тақырып «Формуляр - үлгі және оның негізгі бөліктері»

Құжаттардың деректемелерінің құрамы:бланкілердегі деректемелердің орналасуы Қазақстан Республикасының мәдениет, ақпарат, және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі 33 бұйрығымен белгіленген. Реквизит латын тілінен аударғанда талап етілген , қажет етілген деген мағынаны білдіреді. Қазақстан Республикасынла қазір ең жоғарғы жиынтық 27. Олар мыналар:

1. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы;

2. ұйым нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);

3. жоғары тұрған органның ресми атауы;

4. ұйымның ресми атауы;

5. ұйым туралы анықтамалық деректер;

6. құжат түрінің атауы;

7. құжаттың күні;

8. құжаттың тіркеу нөмері;

9. кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме;

10. құжаттың құрылған немесе басылып шығарылған жері;

11. құжатқа қолжеткізуді шектеу белгісі;

12. хат алушы;

13. құжатты бекіту белгісі;

14. бұрыштама;

15. мәтіннің тақырыбы;

16. бақылау туралы белгі;

17. құжаттын мәтіні;

18. қосымшасы бары туралы белгі;

19. қойылған қол;

20. құжаттың келісілу белгісі;

21. құжаттың келісілу рұқсатнамасы;

22. мөр;

23. көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;

24. орындаушы туралы белгі;

25. құжаттың орындалуы және іске бағытталуы туралы белгі;

26. құжаттың ұйымға келіп түскен туралы белгі;

27. құжаттың электронды көшірмесін сәйкестендіргіш.

1. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы құжат бланкісінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарына және Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 989 - 96

« Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптары. Стандартының талаптарына сәйкес орналастырылады.

3. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі ( қызмет көрсету белгісі)

4. бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшіріліп салынады. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема т.б. салынбайды.

3. Жоғары тұрған органның ресми атауы

4. Ұйымның ресми атауы, ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады. Ұйым филиалының, бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана келтіріледі және толық атауынан тмен жақша ішінде жазылады.

5. Ұйым туралы анықтамалық деректемелерге поштаның мекен - жайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, банкі есепшотының нөмірі

6. Ұйымнан шығатын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасы заңдарымен, ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледі.

7. Құжаттың датасы оған қол қойылған немесе бекітілген уақыт болып табылады.Құжаттың қол қойылатын, бекітілетін, келісілетін уақыттары, сондай - ақ құжат мәтінінде бар уақыттар цифрллық тәсілмен мына ретте ресімделеді:күні, айы, жылы

8. Құжаттың тіркеу нөмірі, оның жеке корреспонденттік нөмірінен, орындаушы - құрылымдық бөлімшенің индексінен және құжаттың тіркеу - есепке алу нысанындағы реттік нөмірінен тұрады. Тіркеу нөмірі құжат жолданатын кезде ұйымның істер номенклатурасы бойынша іс индексімен толықтырылады.

9. Құжаттың тіркеу нөмірі мен датасына сілтеме жауап - құжатта беріледі, мәселен 25 -3/4мұндағы, 25 - құрылымдық бөлімшенің нөмірі, 3 - іс нөмірі, 4 құжаттың реттік нөмірі

10. Құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі.

11. Шектеу белгісі ( нешінші дана екені көрсетіліп, бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.

12. Адресат -Ұйым құжатын жолдаған кезде, құрылымдық бөлімшелер мекен - жай атауларын атау септігінде, құжат бағытталған тұлғаның лауазымын - б. с. басады. Ұйым ішіндегі хат алмасу кезінде лауазымды тұлғалардың фамилиялары мен аты - жөндерін ғана барыс септігінде көрсетуне болады. Егер құжат бірнеше тектес ұйывмдарға бағытталған болса, олар жинақталып көрсетіледі. Құжатта көрсетілетін мекен - жай төртеуден артық болмауы керек. 2, 3, 4 алушыға « Көшірме» сөзі жазылмайды. Алушы қатары көп болса, құжатты тарату тізімі жасалады және құжаттың әрбір данасына бір мекен - жайдан көрсетіледі. Құжатты заңды тұлғаға жолдаған кезде пошталық мекен - жайы көрсетілуі мүмкін, құжатты жеке тұлғаға жолдағанда пошталық мекен - айы, содан кейін - алушының фамилиясы мен аты - жөні көрсетіледі.

13. Құжаттарды бекіту белгісі - бекіту белгісін қою немесе өкімдік құжат шығару арқылы жүзеге асырылады.Құжаттың бекіту белгісі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.Бұл белгі БЕКІТЕМІН сөзінен, лауазым атауынан, қойылған қолдан, есімнің бас әрпінен, фамилиядан және бекіту уақытынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан да көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту белгісі ұйымдар атауларының әліпбилік ретімен орналасады.

14. Бұрыштама (резолюция) құрамына орындаушының фамилиясы, тапсырманың мазмұны, орындалу мерзімі, қойылған қолы, уақыты енеді. Тапсырма лауазымы тең екі немесе бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, жауапты орындаушы тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға болып табылады. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманы кіріске алынған тіркеу нөмірін бұрыштамаға қатысты ( орындаушылар фамилиясынан, тапсырма мазмұнынан, орындалу мерзімінен, қойылған қолы мен уақытынан басқа) және құжат деректемелері туралы белгілерді ( авторды, құжатың шығыс нөмірі мен уақытын) міндетті түрде көрсете отырып, жеке бланкіде

( фишкіде) ресімдеуге болады.

15. Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін болуы керек. Тақырып соңына нүкте қойылмайды. 10 жолдан аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

16. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі « Бақылау»

« Бақылауға алынды» сөздерімен немесе мөртабандармен, арнайы литерлі «Б», әріптерімен белгіленіп құжаттың бірнші парағына, оның жоғарғы сол жақ жиегіне қойылады.

17. Құжат мәтіні

Құжат мәтіні байланыстырғыш мәтіндер, сауалнамалар, кестелер немесе олардың қосындысы түрінде ресімделеді. Әдетте байланыстырғыш мәтін екі бөлімнен тұрады.

18. Қосымша

Құжат мәтінінде аталған қосымшасы бар - жоғы туралы белгі ол қосымшаның қанша парақ, қанша дана екендігі, қай тілде жазылғандығы көрсетіледі.

19. Қолы

Құжатқа қойылған қолда қол қойған тұлға лауазымының атауы құрылымдық бөлімшенің және ұйымның ресми атауы, жауапты тұлғаның өз қолы, және қойылған қолдың толық мәні

20. Келісім белгісі

Құжаттың келісім белгісі құжаттағы соңғы парақтың төменгі сол жақ бұрышынан қойылады. Бұл белгі «КЕЛІСІЛДІ», «КЕЛІСІЛГЕН» сөзінен, құжатты келісетін тұлғаның лауазымы атауынан, жауапты тұлғаның өз атауынан

21. Ішкі келісу - визалар құжат жобасына орындаушының, мүдделі лауазымды тұлғалардың, қажет болған жағдайда қаржы, экономика бұрыштама қоюы жолымен ресімделеді.

22. Мөр құжаттағы лауазымды тұлғаның қойған қолдың түпнұсқалылығын куәландырады.

«...Печати с Государственным гербом Республики Казахстан (далее гербовые) изготавливаются круглой формы в соответствии с принятыми стандартными размерами: печать круглой формы 38-40 мм с текстом на одном языке и печать круглой формы 38-40 мм с текстом на двух языках. В середине круга изображается Государственный герб, а по окружности печати пишется наименование органа (Правительства или Аппарата Правительства) на государственном языке или на государственном и русском языках...

Примеры фирменных печатей негосударственной организации

...В Правительстве действуют шесть гербовых печатей

(Приложение секретное):

- мастичная печать 1-1 с текстом по окружности на государственном языке ставится на оригиналы соглашений, заявлений, лицензий, контрактов с зарубежными странами и другие виды корреспонденции, идущие за пределы Республики Казахстан, подписанные Премьер-министром или его заместителями. По указанию Премьер-министра и руководителя Аппарата могут предусматриваться случаи использования печати и на других документах. Копии перечисленных документов передаются для хранения в Канцелярию Правительства. Использование иных печатей на указанных документах не допускается;

- металлическая печать 1-2 с текстом по окружности на государственном языке ставится на международные договоры и соглашения (на сургуч), подписанные Премьер-министром или лицами, уполномоченными вести переговоры и подписывать соглашения от имени Прави- тельства Республики Казахстан;

- мастичная печать 1-3 с текстом по окружности на государственном и русском языках ставится только на постановления Правительства, распоряжения Премьер- министра и копии указанных документов;

- мастичная печать 1-4 с текстом по окружности на государственном и русском языках (красный мастичный оттиск) ставится на секретные постановления Правитель- ства, распоряжения Премьер-министра, резолюции на секретные документы за подписью Премьер-министра, его заместителей и руководителя Аппарата;

- мастичная печать 1-5 с текстом по окружности на государственном языке ставится на документы, идущие за пределы Республики Казахстан, за подписью руководителя Аппарата Правительства;

- мастичная печать 1-6 с текстом по окружности на государственном и русском языках ставится на финансовые документы, приказы руководителя Аппарата, командировочные удостоверения и другие документы, подписанные руководителем Аппарата, его заместителями, заведующим финансово-хозяйственным отделом, его заместителем и главным бухгалтером.

...Допуск к работе с гербовыми печатями имеют следующие должностные лица:

- руководитель Аппарата, заместители руководителя Аппарата, начальник Канцелярии, первый заместитель начальника Канцелярии - на все печати;

- помощник Премьер-министра - печати 1-1 и 1-2;

- помощник руководителя Аппарата - печати 1-1 и 1-5;

- заведующие сектором по выпуску решений и секретным сектором Канцелярии - печати 1-2, 1-3, 1-4, 1-5. По решению начальника Канцелярии к работе с печатью могут быть допущены работник сектора по выпуску решений и работник секретного сектора;

- заведующий финансово-хозяйственным отделом или по его определению один из работников этого отдела

- печать 1-6.

Лица, не включенные в указанный перечень, к работе с гербовыми печатями не допускаются.

...Печати 1-1, 1-2 хранятся у начальника Канцелярии Правительства, в его отсутствие - у первого заместителя начальника Канцелярии Правительства, печати 1-3 и

1-5 хранятся в секторе по выпуску решений, печать 1-4

- в секретном секторе Канцелярии. Печать 1-6 хранится в финансово-хозяйственном отделе.

Гербовые печати хранятся в несгораемых металли- ческих шкафах или сейфах наравне с секретными доку- ментами. Запрещается хранить печати в столах, шкафах, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права.

Гербовые печати должны находиться в помещениях, обеспечивающих их сохранность и исключающих воз- можность проникновения в них посторонних лиц.

По окончании рабочего дня сейфы и помещения, в которых хранятся гербовые печати, опечатываются.

Ответственность и контроль за сохранностью гербовых печатей и порядком их использования возлагается на на- чальника Канцелярии Правительства.

Гербовые печати учитываются в специальных книгах в секретном секторе Канцелярии.

При смене работников гербовые печати сдаются в секретный сектор и передаются вновь назначенному лицу под роспись.

В случае утраты печати начальник Канцелярии Пра- вительства обязан немедленно сообщить об этом руководителю Аппарата Правительства, Премьер-министру или первому заместителю Премьер-министра и принять все меры к ее обнаружению.

Приказ Министерства юстиции Республики Казахстан от 24.02.99 № 16 «О печати частного нотариуса» уста- навливает описание личной печати частного нотариуса:

«Личная печать (далее - печать) частного нотариуса должна изготавливаться на специальном оборудовании, соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению, и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям.

Диаметр печати должен быть равен 40 мм.

Текст печати частного нотариуса состоит из слов «но тариус», фамилии, имени, отчества нотариуса, а также номера и даты выдачи лицензии. Содержание всех надписей в личной печати частного нотариуса производится на государственном и русском языках.

В тексте печати должны быть изображены три ободка. Толщина линии первого (наружного) ободка составляет 0,5 мм.

Толщина линии второго ободка составляет 0,2 мм. Внутри второго ободка должны располагаться внизу слово

«нотариус» и вверху фамилия, имя и отчество нотариуса.

Третий ободок толщиной 1,6 мм создается круговым микрошрифтом и состоит из слова «нотариус».

Внутри третьего ободка, в центре, должен находиться текст следующего содержания: «Лицензия № 0000. Выдана _____

23.Құжат көшірмесін куәландыру туралы белгі. Бұл белгі « ДҰРЫС» деген сөзден, көшірмені куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз қолын және қойылған қолдың толық мәнін, ұйымның мөрін, куәландырған датасын қамтиды.

24. Құжатты орындаушы туралы белгі « Орынд.» деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының фамилиясын, аты - жөнін, телефон нөмірін қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның оң бетіне немесе қайырма бетіне сол жақ төменгі бұрышына жазылады.

25. Құжаттың орындалғандығы және оның іске жіберілгендігі туралы белгі «Іске» сөзін, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды. Құжаттың орындалғандығы және іске жіберлгендігі туралы белгіге қол қойыладыв және ол құжаттың бірінші парағына, оның оң бетіндегі сол жақ төменгі бұрышынан жазылады.

26. Құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгіге кіріс құжатының нөмірі және құжаттың бірінші парағына, оның өң бетіндегі оң жақ төменгі бұрышынан қойылады.

27. Идентификатор ( сәйкестендіргіш) файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбір парағына сол жақ төменгі бұрышынан қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі құжаттың электрондық көшірмесі болып табылады.

Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме деп аталатындығын біз білеміз. Ал сол деректемелердің жиынтығы формуляр - үлгіде көрсетіледі.

Құжаттардың міндетті реквизиттеріне мыналар енеді:

1. Ұйымның атауы

2. ұйымның коды

3. құжаттың атауы хаттардан басқа

4. тақырыбы

5. құжат түрінің коды

6. құжатты толтыру мерзімі

7. индексі

8. мәтіні

9. бұрыштамасы

10. қойылған қолы

11. құжаттың орындалғандығы және іске тіркелгендігі туралы бе

Бақылау сұрақтары

1. Формуляр туралы түсінік. "Деректеме" ұғымы.

2.Тұрақты және ауспалы реквизиттер. Формуляр - үлгінің қалыптасуы.

3.Құжаттарды құрастыру және рәсімдеу, жеке құжаттарды құрастыру

7. тақырып «Формуляр және машинограмма»

Бүгінгі таңдағы қол жеткен есептеу-техникасы басқарманың ақпараттарды өңдеудің автоматикасы жүйелерінің әр түрлі саласында қызмет көрсетеді (басқарманың автоматтандырылған жүйесі, автоматтандырылған ақпараттар жүйесі және т.б) бұл жүйелер қол басшыларды және арнайы мамандарды творчестволық емес жұмыстардан босатады, ең басшысы ақпараттар жимақтамасын (комплексін) өте тез, әрі қолайлы жағдайды игеруге мүмкінділік береді. Негізігі ақпараттар технологиясы, қызметтерлерді құжаттарды қолмен өңдеу жұмыстарынан босатады, оларды творчестволық іс-әрекеттерге ынталандырады.

ЕЭМ - адамға өте қолайлы, себебі ол адамды көптеген техникалық операциялардан бастап адамға қажетті, уақытында пайдалы және толық ақпараттарды бере алады.

Басқармалық ақпарат автомантандырылған жүйеге, заңды түрде коркемделген құжат түрінде түседі (ресми) және машинограмамен немесе машинада оқулатын құжат түрінде жазылады.

Машинограмма - деп есептеу техникасы құралдарымен, жазба түрде қағазға түсірілген және белгіленген ретпен ресімделген құжатты айтады. Машинкадан оқылатын құжат деп ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға жарайтын құжатты айтады.

Машинкадан оқылатын құжаттарды жасау кезінде қолданылатын жазбалардың негізгі түрлері: перфораторлық (перфокарталар, перфотаспалар) және магниттік (магниттік таспалар, магниттік дискілер) жазу құралдары.

Машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммаларға міндетті реквизиттер кешені мен оларды орналастырудың реті белгіленген, міндетті реквизиттер құрамына мыналар енеді: құжатты жасаған ұйымның коды мен аты; құжатты жасаған ұйымның орналасқан жері немесе почталық мекенжайы; құжат нысанының коды; құжаттың атауы; құжаттың жасалған күні; құжаттың дұрыс жасалуы үшін жауапты адамның коды.

Арнаулы ережелердің күші қолданылатын ұйымдар осы ережелерге сәйкес машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммалардың міндетті түрде болуға тиіс реквизиттерін көрсетуі керек.

Құжаттарды басу кезінде табулятордың сегіз стандартты жағдайы пайдаланылады.

0 - парақтан сол жақ жиегіндегі ашық орынның шегінен басталады - «мәтіннің тақырыбы», «мәтін» (абзацсыз), «қосымшасы бар екені туралы белгі», «орындаушының тегі және оның телефон номірі», «құжаттың орындалған және оның жолданғаны туралы белгі» реквизиттерін, «қолы» және «келісу белгісі» реквизиттеріндегі қызмет атауын «дұрыс» деп куәландарылған қолды; сондай-ақ «тындалды», «сөз сөйледі», «ұйғарылды», «қаулы етті», «бұйрамын», «ұсынамын» деген сөздерді басу үшін;

1-5 баспа белгіден кейін текстідегі абзацтың басталуы үшін;

2-16 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін;

3-24 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін;

4-32 баспа белгіден кейін «құжатты алушы» реквизитті үшін;

5-40 баспа белгіден кейін «бекіту белгісі» және «құжатты оқуға шек қою белгісі» реквизиттері үшін;

6 -48 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін, сондай-ақ окпо және окуд кодтарын жазу үшін.

7-56 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін,

сондай-ақ окпо және окуд кодтарын жазу үшін.

Бақылау сұрақтары

1. Формуляр - үлгі туралы түсінік.

2. Формуляр - үлгіде деректемелердің орналасуы.

3. Оларды рәсімдеу ерекшеліктері.

4. Құжаттағы белгілер

8. тақырып «Құжаттың мәтіні»

Мәтін - құжаттың ең маңызды деректемесі. Ол негізгі екі бөлікке бөлінеді. Біріншісінде - құжатты толтыруға негіз болған жай көрсетіледі. Екіншісінде - қорытындылар, ұсыныстар, нұсқаулар мен өтініш тілектер жазылады. Тіпті, мәтін бір ғана тіркестен тұрғанда, оның бірінші бөлігінде құжатты жасаудың себебі немесе негіздемесі айтылып, екіншісінде, - шешім, нұсқау, өтініш хабарланады.

Мәтін азат жолдарға бөлінеді, қажет болғанда айдарларға бөлініп, тақырыпшалар қойылады. Бұл әсіресе баяндама, есеп беру, шолуларда қажет.

Басқа тізбелер МС белгіленген үлгілерге сәйкес қолданылады.

Мәтінге қойылатын талаптардың бірі - оның қысқа жазылуы. Хаттардың және басқа құжаттардың мәтіні бір беттен аспауы қажет. Келісім - шарттардың көлемі шектелмейді.

Мәтінді жазу 3 түрге бөлінеді:

1. Анкета түрінде

2. Кесте түрінде

3. Байланыстырушы немесе комбинациялық

• Анкета түрінде сандық немесе сөздік ақпаратты жазған кезде, көбінесе жеке құрам құжаттардақолданылады

• Кесте түріндегі мәтіндер жоспарлы, есептік, қаржылық

• Байланыстырушы мәтін еркін немесе ақпаратқа өзгеріс енгізу үшін тұрақты ақпарат пен пробелі бар трафарет негізінде жасалады.

Құжаттың тексі көмегі А4 бланкілерге материалдың жолдары аралығында машинкада басқан кезде бір жарым интервал, ал компьютерде бір интервал арқылы басылады, ал көлемі А5 бланкілерде басылғанда жолдардың аралығында бір интервал арқылы басылады.

Баспанаханада басып шығаруға әзірленілген құжаттардың тексеру жолдарының арасында екі интервал ашық орын қалтырылып басылады.

Бірнеше жолдан тұратын реквизиттер (текстен басқасы) жолдар аралығында бір интервал ашық орын қалтырылып басылады. «Құжатты алушы», «бекіту белгісі», қосымшасының бар екені туралы белгі», «келісу белгісі» реквизиттерінің құрамтас бөлімдері бір бірінен жолдар аралығындағы 1,5-2 интервал қашықтықпен бөлініп тұрады.

Мысалы:

КЕЛІСІЛДІ:

Қазметстандарт бастығының

орынбасары

қолы (аты-жөні, тегі)

08.10.02

Құжаттау реквизиттері бір-бірінен жолдар аралығындағы 2-3 интервал аралықпен бөлініп тұрады.

Құжат түрінің атауы бас әріптермен басылады.

«Қолы» реквизитіндегі қойылған қол ажыратылуы лауазым атауының соңғы жолы деңгейінде аты-жөні мен тегінің арасында ашық орын қалтырылмай басылады.

Бірнеше жолдарды алатын реквизиттердің әр жолының ең ұзынында 28 белгі болуы керек.

Егер текстің тақырыбындағы белгілер саны 150-ден (5 жолдан) асып кетсе, оны парақтың оң жақ шетіне дейін ұзартуға болады. Тақырыптың сонында нүкте белгісі қойылмайды.

Бақылау сұрақтары

1. Мәтін - құжаттың ең маңызды деректемесі.

2. Құжаттың логикалық шындыққа сай құрылуы.

3. Сауалнама. Кесте. Мәтіннің элементтері.

4. Мәтіннің мақсаты, Орфография ережелері. Мекеме атауларының дұрыс жазылу ережелері. Мерзім, сандар мен белгілердің дұрыс рәсімде

9. тақырып «Ұйымдық - өкілеттік құжаттар»

Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкілеттік құзырына, мәселелерді шешудің тәртібіне жеке , дара, өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен байланыс көлеміне және олардың сипатына қарай анықталады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалады.

Құжаттар тиісті жерлеріне жедел жетуге, іске байланысты қажеттілігі жоқ, құжаттардың қайтіп оралуын шектейтін аралық инстациялар болмауға тиіс. Құжаттарың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде мейлінше бірізділік болуына күш салу қажет. Осы мақсатпен құжаттардың негізгі санаттары мен түрлерінің өтуі мен өңделуінің үлгі сұлбаларын жасау ұсынылады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалады.Ұйымдастырушылық- құқықтық - жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалар Өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар

Анықтамалы - ақпараттық - актілер, шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар , мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар

жоспарлы - есепті- жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспалар мен есептер

қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар

ҰӨҚ жүйесі. Жүйе ерекшеліктері, оның құрылымы. Ұйымдық құжаттар: ережелер, жарғы, нұсқаулық және басқалар. Өкілеттік құжатар: бұйрықтар, өкім, шешім. Анықтама - ақпараттық құжаттар: қызметтік хаттар, анықтама, түсінік хат, жеделхат.

Ұйымдастырушы құжаттар - Ұйым жарғысы, оның құрамы, штаттық кестесі, қағида, қызметтік нұсқаулар, ұйымның құрылтайшы құжаттары болып табылады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, басқаруорганының құрамы мен мүмкішдіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесімен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі. Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелеріне көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекетімен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады..

Өкімдік құжаттар - Кәсіпорын, ұйым, мекемелердің ағымдағы қызметі бұйрық-жарлық құжаттары арқылы реттеліп, басқарылып отырады. Ұйым әкімшеліктері өздерінің қызметтік іс-әрекеттерінде келесі өкімдік құжаттарды шығарады: бұйрықтар, нұсқаулар, өкімдер; кооперативті ұйымдар - шешім; қоғамдық ұйымдар - қаулы, өкім. Ұйымның қызметтік іс әрекеттерін шешу негізінде нормативті немесе жекелген актіні қабылдау қажеттілігінің барысында ұйымда қаулы, шешім, бұйрықтар шығарылады. Қаулы, шешім, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшін өкім шығарылады.

Өкім - мемлекеттік басқарма органның актісі, мағынасы бойынша өкілетті құжат.

Шешім - аса күрделі мәселелер жайында министрлік, ведомствалық немесе ғылыми мәжілістердің алқалы органдарымен қабылданатын құжат.

Нұсқау - ақпараттық әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатка ие құжат.

Жарлық - басқарудын шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт.

Бұйрық - мекеме алдында турған негізгі және оперативті міндеттерді шешу мақсатында мемлекеттік басқару ұйымдардың, сол мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер мен оған қатысты ұйымдарға жазбаша түрде ұйым басшысының жеке басшылығымен берілетін құқықтық акт.

Анықтама - ақпараттық құжаттардың ең көп таралған түрі -қызметтік хаттарды жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерде теріп жазу кең түрде тарауда. Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды ждазу әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып өтейік:

Хат негізінде схема бойынша баяндалады: кіріспе, дәлел, қорытынды.

Кіріспеде сұрақты негіздеу, оның тарихы, пайда болу себептері айтылады. Егер хат жоғарғы органдардың көрсетпесін орындауда құралатын болса, ережеге сәйкес нұсқау кіріспеде беріледі.

Дәлелдеуде сұрақтын мәнісі баяндалады. Ол құжатта қойылған сұрақтарды негіздеу, дұрыстығына күдік болмау үшін көңілге қонымды анық болуы керек.

Қорытындыда түйінді шешімдер беріледі. Көптеген көрсетілген хаттардың үштен бірі дәлелсіз болып табылады. Дәлелдер ешбір қайталаусыз және қарсылықсыз бірңнен екіншісіне қисынды түрде өтуі керек.

Хаттар қисының құрылымын және байланыстығын дәлелдеу - оқырман назарын жинақтау немесе басқа схема құрастыру үшін пайдасы зор.

Мазмұн, көбінесі мекемелердің өзара қандай қатынаста, олардың арасындағы хат-хабардың алыс-берісіне де байланысты. Жоғарғы мекемелердің сол өзіне қарасты мекемеге жолдаған хаттарында сұраныс, ескерту, хабарлау, түсініктеме т.б болуы мүмкін.

Бақылау сұрақтары

1. ҰӨҚ жүйесі. Жүйе ерекшеліктері, оның құрылымы.

2. Ұйымдық құжаттар: ережелер, жарғы, нұсқаулық және басқалар. Өкілеттік құжаттар: бұйрықтар, өкім, шешім.

3. Анықтама - ақпараттық құжаттар: қызметтік хаттар

10. тақырып «Істерді қалыптастыру»

Орындалған және тиісті түрде ресімделген құжаттар іске қалыптастырылады. Құжаттарды қалыптастыруға қойылатын талаптардың негізгілерінің бірі - тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды іске бөлек қалыптастыру. Қайтаруға жататын орындалмаған, дұрыс ресімделмеген құжаттарды іске қалыптастыруға тыйым салынады.Іске қалыптастыру кезінде:

• құжатты сол немесе басқа іске құжаттарды жатқызудың дұрыстығын тексеру:

• істің ішінде белгілі бір жүйелілікпен құжаттарды топтау - мәселелердің шешілуі, алфавит бойынша, хронологиялық тәртіп бойынша:

• іс қағаздарын жүргізудің бір жылына құжаттарды іске топтау, бұған орындалу ұзақтығы бір жылдан асқанда ғана шешім қабылданатын құжаттар кірмейді:

• құжаттардың дұрыс ресімделуін, орындалуы туралы белгіні, бұрыштамаларды тексеру:

• шимай қағаздарды іске жібермеу:

• әрбір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен орналасады:

мәселе көтерілген құжат:

мәселе шешілген құжат:

хронологиялық тәртіптегі қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар. Өндірістік мәселелер және құрам бойынша құжаттар хронологиялық нөмірлермен жеке іске топталады. Отырыстардың хаттамалар олардың реттік нөмірлері бойынша іске орналастырылады немесе оған қоса берілген барлық материалдармен бірге әрбір хаттама үшін іс жасалады. Жоспарлар, есептер, сметалар оларды жасау немесе түсу күндеріне байланыссыз олар жасалған жылдағы тиісті іске қалыптастырылады. Хат алмасу негізі құжатқа барлық қосымшаларымен нақты мәселелер бойынша іске топталады. Хат алмасудағы құжаттар орындалу күндері бойынша мәселенің шешілуінің хронологиялық жүйелілігімен орналасады. Жеке істердегі құжаттар хронологиялық тәртіппен жазылады. Азаматтардың өтініштері, хаттары және шығымдары бөлек іске калыптасады және өтініш берушілердің аты - жөнінің алфавиті бойынша немесе өтініште жзылған мәселелер бойынша орналасады.

Қосымшалар кұндеріне байланыссыз өздеріне қатысты құжаттарға қосылады. Көлемі көп қосымшалар істің жеке томын құрауы мүмкін. Әрбір іске 250 беттен аспайтын құжат тікеледі, оның қалыңдығы 3-4 см. болады. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға бөлінеді. Жылдың басында құрылымдық бөлемшеде іс номенклатурасына сәйкес белгіленген тәртіппен бекітілген нынан бойынша әрбір істің мұқабасы ресімделеді. Істің басталу және аяқталу күні және парақтардың саны туралы мәліметтер іс қағаздарын жүргізуді аяқтағаннан кейін мұқабаға қойылады.

Бақылау сұрақтары

1. Жеке құрам бойынша істерді түгендеу.

2. Істерді қалыптастыруға қандай талаптар қойылады.

11. тақырып «Құжат айналымын ұйымдастыру»

Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау міндеттілігі болып табылады.

Кіріс құжаттарын өңдеудің тәртібі

Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру ұйымға келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.

Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің қызмет бөлмесінде ашылады. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегшінен, сондай - ақ тіркеу - есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және екін нысанда үш данада акт жасалады. « Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттерашылмастан мекен - жайы көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат - хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.Алынған құжаттарға келіп түскен уақыты крсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының қарауына беріледі.

Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден оны келісу, мен оған қол қоюдан тұрады.

Ішкі құжаттарға ұйым шегінен шықпайтын құжаттар жатады. Ішкі құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшін қарастырылған тәртіпте жүзеге асырылады. Құжаттың ұйым ішінде тапсырылуын құжаттама қызметі жүзеге асырады.

Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталды. Құжаттардың әзірленген көшірмелері мөлшері бөлек есепке алынады.

1

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫСЫ- сұлба

Жіберілетін

құжаттар

Ішкі құжаттар

Келіп түскен құжаттар

Жіберілетін құжаттардың тіркеу журналдары

Ішкі құжаттардың тіркеу журналдары

Келіп түскен құжаттардың тіркеу журналдары

Мекемеде жүргізілетін құжаттар санынын есебін жүргізу

2 - сұлба Келіп түскен құжаттармен жүргізілетін жұмыстар схемасы

Алғашқы өңдеу

жұмыстары

Алдын-ала қарау

сұрыптау

Құжатқа келіп түскені

туралы белгі қою

Тіркеу

Құжаттың басшыларымен

Қаралуы (бұрыштама)

Орындаушыларға құжат-

ты табыс ету

Бұрыштама жазуларын

Тіркеу журналдарға

жазу

Құжаттарды орынбасарға, құрлымдық бөлімшелерге немесе орындаушыларға тапсыру

Құжаттың орындалуын бақылау

Құжаттарды іске тігу

Құжаттың орындалуы

3 - сұлба Ұйым ішіндегі құжаттармен жүргізілетін жұмыстар сызбасы

Құжаттын жобасы

Тексеру жұмыстары

Келісу

Басшы қолы

Құжатты тіркеу

Құжатқа нөмір беру

Орындаушыларға табыс ету

Орындалғаны туралы белгі қою

Кезекті істерге тігу

Бақылау сұрақтары

1. Құжат айналымы туралы ұғым.

2. Құжат айналымын ұйымдастыру қағидалары.

3. Құжат айналымының құрылысы және оның жалпы сипаттамасы.

4. Кіріс құжаттарды өңдеу. Шығыс құжаттармен жұмыс.

5. Ішкі құжаттарды орындау, өңдеу.

12. тақырып Құжаттарды тіркеу және ақпаратты - анықтамалық құжаттарды ұйымдастыру

Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ақпаратты - анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тіркеуге алынуы тиіс. Құжатты және оның қосымшаларын тіркеген кезде тіркеу нөмірі қойылады және тіркеу есепке алу нысанына бастапқы мәліметтер енгізіледі.

Құжаттар ұйымда бір ғана мәрте тіркеледі. Кіріс - келіп түскен күні, шығыс және ішкі құжат - қол қойылған (бекітілген) күні тіркеледі. Келесі жылға өткен , іс жүргізу аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады. Құжаттарды тіркеу құжат түрлеріне, авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары аясында жүргізіледі. Құжаттарды тіркеуді құжаттама қызметі бір орталықтан жүзеге асырады.

Мынадай тіркеу - есепке алу нысандары қолданылады: карточкалық, журналдық және автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі деректер базасы. Құжат айналымының көлемі жылына 600 құжаттан асатын ұйымдарда тіркеу - бақылау карточкілерінде жүргізіледі.

2 - кесте Тіркеу-бақылау нысандарының (ТБН)

негізгі реквизиттерін толтырудың ережесі.

Реквизиттер

Толтыру жөніндегі түсініктемелері

Құжат түрінің аты

Тіркелетін құжаттың түрінің атына сәйкес толтырылады. Хаттар тіркелетін кезде боған толтырылмайды.

Автор (хат алысушы)

Келіп түскен құжатты тіркеген кезде құжаттың авторы - ұйымның (адамның) аты жазылады. Жөнелтілетін құжаттарды тіркеу кезінде ұйымның (адамның) - хат алысушының аты жазылады. Ұйымның атын қысқаша жазу тәсілін қолдануға рұқсат етіледі.

Құжаттың мерзімі

Құжатқа автор - ұйым белгілеген мерзім тіркеу-бақылау нысандарына түсіріледі: араб цифрлармен үш жұп етіп күні, айы, жылы көрсетіледі.

Құжаттың индексі

Құжатқа автор - ұйым белгіленген индекс ТБ-ге келіп немесе жөнелтілген құжаттан түсіріледі.

Келіп түскен мерзімі

Құжаттың ұйымға келіп түскендегі күні, үш жұп араб цифрларымен тіркеу штампынан ТБН-ге түсіріледі.

Келіп түсу индексі

Құжатты алушы ұйымның құжатқа белгілеген индексін құжат түскен соң тіркеген кезде тіркеу штампынан ТБН-ге түсіреді. Құжат орындалғаннан кейін істердің номенклатурасы бойынша істің номерімен басқа индекстермен толықтырылады.

Құжаттың тақырыбы немесе мазмұны

Құжатта тұжырымдалған тақырып көшіріп алынады. Құжатта тақырып болмаса, оны құжаттаманы басқару қызметінің қызметкері өзі қалыптастырады.

Бұрыштама

Құжаттан тапсырманың негізгі мазмұны, авторы және бұрыштаманың мерзімі, атқарушы ТБН-ге түсіріледі.

Орындалу мерзімі

Үш жұп араб цифрымен күні, айы, жылы көрсетіледі. Жөнелтілетін инициативалық құжатты тіркеу кезінде күтілетін жауаптың мерзімі жазылады.

Орындалуы туралы белгі

Мәселенің нағыс мәнінде шешілгенінің қысқаша жазбасы немесе жауап құжаттың мерзімі мен индексі.

Істің номері

Істердің номенклатурасына сәйкес істің интексі.

3 - кесте Келіп түскен құжаттарды тіркеу

ЖУРНАЛЫ

Құжаттың келіп түскен күні және индексі.

Хат алысушы, келіп түскен құжаттың күні және индексі.

Қысқаша мазмұны.

Бұрыштама немесе құжат кімге жіберілген.

Орындалуы туралы белгі.

1

2

3

4

5

4 - кесте Жөнелтілетін және ішкі құжаттарды тіркеу

ЖУРНАЛЫ

Құжаттың күні және индексі

Хат алысушы

Қысқашы мазмұны

Құжаттың орындалуы туралы белгі

1

2

3

4

Бақылау сұрақтары

1. Құжаттарды тіркеу.

2. Ақпараттық құрам және орындау тәртібі.

3. Құжаттарды индекстеу.

13. тақырып «Азаматтардың қарарларын қарастыру бойынша

іс жүргізуді ұйымдастыру»

Азаматтар өтініштері бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы Президентінің заңдық күші бар «Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі туралы» 1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан бөлек жүргізіледі. Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, ша,ымдар, лебіздер және сұрау салулар) бір орталықтан есепке алынады және тіркеу- есепке алу нысанына ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі. Лауазымды тұлғалар азаматтарды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштер де орталық тандырылған тіркеуге алынуы тиіс.Өтініштердің тіркеу нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және тіркеу - есепке алу нысаны бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы, М-1955). Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал тіркеу - ескепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және тіркеу - есепке алу нысанына «Қайталанған» белгісі қойылады. Күнтізбе жыл ішінде немесе егер азамат оған берілген жауапқа қанағаттанбаса, онда сол бір тұлғаның сол бір мәселе бойынша өтініші қайталанған деп есептеледі. Сол бір тұлғаның сол бір мәселе бойынша әртүрлі мекен-жайға бағыттаған, сөйтіп қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы реттік нөмір қосылып бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады. Азаматтар өтінішінің көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары азаматтар фамилиясының әліпбилік көрсеткіші жасалады. Өтініштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлімше басшысы ауызша немесе жазбаша нысанда береді. Жауап ауызша берілгенде тіркеу - есепке алу нысанына тиісті жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің тіркеу нөмірінен тұрады. Орындалған өтініштер тиісі құжаттарымен бірге азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуші жауапты тұлғаға істерді бір орталық жасақтау үшін қайтарылады. Азаматтар өтініштері іске ұйым қызметінің бағыттары немесе түрлері, мәселелері бойынша түзіледі. Өтініштердің көлемі аз болған кезде істерді өтініштер авторларының фамилиялары бойынша әліпбилік ретпен жасақтауға болады.

Бақылау сұрақтары

1.Азаматтардың қарарлары, олардың қоғамдық - саяси және әлеуметтік маңызы.

2.№2340 "Азаматтардың қарарларын қарастыру" ҚР президентінің жарлығы 19.06.1995 жылғы. Іс жүргізу бойынша сараптау комиссиясының құрылуы.

3.Жеке мәселелер туралы қабылдау.

14. тақырып «Істерді қалыптастыру және олардың ведомстволық сақталуы»

Номенклатура ұйымның бекітілген құрылымына сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары ұйым істердің номенклатурасы бөлімшелердің атаулары болып табылады. Номеклатураның бірінші бөліміне ұйымдық-өкімдік құжаттамасы бар істердің тақырыптары енеді. Құрылымдық бөлімшелерден кейін маңызына қарай ұйымдардың атаулары орналастыруға тиіс.Егер ұйымның құрылымдық бөліктері жоқ болса, істердің номенклатурасы өндірістік-салалық немесе қызметтік схема бойынша құрылып, оның бөлімдерің атаулары ұйым қызметінің міндеттері мен бағыттарының мазмұнына қарай белгілінеді.Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөлімдердің) тақырыптары енеді.Номенклатура бөлімдері мен бөлімшелерінің ішіндегі істердің тақырыптарын орналастырудың реті істердің құраған құжаттардың маныздылық дәрежесіне қарай және олардың өзара байланыстылығына қарай айқындалады.Алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттамалары бар істердің тақырыптары орналыстырылады. Бұл ретте жоғары ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істердің тақырыптарының алдынан орналастырылады. Одан кейін жоспары және есептік құжаттары бар істердің тақырыптары орналастырылады.Өкімдік құжаттардың жобалары мен оларды әзірлеу жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға енгізілетін өзгертулер, бұйрықтарға арналған негіздемелер істердің номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналастырылады.Географиялық белгілеріне қарай және хат-хабар жолдаушының белгісіне қарай құрылған істердің тақырыптары істердің номенклатурасына хат-хабар жолдаушылардың аттары мен географиялық атаулардың алфавиттік реті бойынша енгізіледі. Құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдардаң келесі жылғы іс номенклатуралары үстіміздегі жылдың сонғы тоқсанда құжаттаманы басқару үшін жауапты адамдар тарапынан жетекші мамандарды қатыстыра отырып, жасалады да ведомствалық архивпен келісіледі және оларға бөлімшелердің басшылары қол қояды. Құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдар істердің номенклатуралары негізінде құжаттаманы басқару қызметі ұйым істерінің номенклатурасын жасайды. істерінің номеклатурасына ведомствалық архивтің меңгерушісі рұқсат белгісін соғып, құжаттаманы басқару қызметінің басшысы қол қояды және ұйымның сарапшылар комиссиясы мақұлдағаннан кейін тиісті мемлекеттік архивтер мен құжаттама басқармасы органының сарапшы-тексеру комиссиясымен келісіп алуға жолданады, содан соң оны ұйымның басшысы бекітеді.

Ұйым істерінің номенклатурасы қажетті болатын данада компьютерде басылып, қаңтардың 1-інен бастап күшіне енгізіледі. Ұйымның іс-қаракеті мен құрылымы өзгерген күнде істердің номенклатурасы қайта жасалып, қайтадан келісіледі. Бірақ бұл 5 жылда кемінде бір рет болады. Ол жыл сайын тиісті түзетулерімен бірге қайтадан компьютерде басылып, бекітіліп отырады. Істер номенклатурасының бірінші данасы құжаттаманы басқару қызметіне сақталады, екінші данасын осы қызмет жұмысын бабында пайдаланады, үшінші данасы ведемствалық архивке беріледі. Төртінші данасы істердің номеклатурасы келісілген ұйымда қалтырылады.

Істердің номенклатурасы бекітілген кейін құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдар жұмыста пайдалану үшін оның тиісті бөлімдерін көшіріп алады.

Құжаттарын мемлекеттің сақтауына тапсырмайтын ұйымдар істердің номенклатурасын жоғары ұйымның ведомстывалық сарапшы қызметімен келісіп алады.

Істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу - есепке алу нысандары, бақылау - анықтамалық , тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі. Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер) түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамы, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшірме екендігі және басқалар туралы істің мәнін түсетін деректерді қамтуы тиіс. Істер номенклатурасында «әртүрлі материадар», « кіріс құжаттары» , « шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат етілмейді. Істердің тақырыптары істерді жасақтау және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін. Сот, төргеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және бір мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары «іс» сөзімен басталады. Бір мәселе бойынша жинақталған, бірақ құжаттары жалғасты түрде іс жүргізумен байланысы жоқ істердің тақырыптары «құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Біртектес хат- хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат - хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түлік атауы көрсетіледі. Егер іс мазмұны бір әкімшілік- аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше тектес әкімшілік- аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі. Ұйым істер номенклатурасының бөлімдері ұйымның құрылымына ( штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады. Құрылымдық бөлімшелері жоқ ұйымда істер номенклатурасы өндірістік- салалық немесе функционалдық сұлба бойынша құрастырылады. Бөлімдер атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес болуы тиіс.

Бақылау сұрақтары

1.Істерді қалыптастыру туралы түсінік. Оларға қойылатын негізгі талаптар.

2. Мұрағаттың жұмыс істеуінің негізгі ережелері. Әр түрлі дегейдегі құжаттарды қалыптастыру.

3.Құжаттар жүйесінің қағидалары

15. тақырып «Істер номенклатурасы»

Мекемелерде істі қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін дұрыс топтау, белгілеу мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады. Іс номенклатурасы оларды сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған, мекеменің барлық ісі атауларының тізбесін білдіреді. Іс номенклатурасы мекеменің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін кеңсе мекеменің бірыңғай (жиынтық) іс номенклатурасын қалыптастырады. Келесі жылға арналған жиынтық іс номенклатурасын ағымдағы жылдың 15 желтоқсанынан кешіктірмей мекеме басшысы бекітеді.Жиынтық іс номенклатурасын жасауға жауаптылық кеңсеге жүктеледі. Іс номенклатурасы бойынша құрылымдық бөлімшелерге немесе салаларға шартты белгілер (сандық) беріледі. Номенклатураға енгізілген әрбір іс құрылымдық бәлімше немесе сала шегінде өз нөмірін алады. Құрылымдық бөлімшенің немесе саланың шартты белгілерін осы бөлімшенің номенклатура бойынша іс нөмірімен біріктіру істің индексін жасайды. Іс номенклатурасы жаңа күнтізбелік жылдың 1қаңтаррынан бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатураны құрылымның қайта ұйымдастырылуына және мекеменің функциясының немесе сипатының өзгеруіне байланысты ғана қайта жасалады немесе қайта бекітіледі. Министерліктер мен ведомоствалар бағынышты мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындар үшін үлгі іс номенклатурасын әзірлейді. Іс номенклатурасына кәсіпорынның барлық ісі және тіркеу журналы кіреді. Номенклатураға ғылыми- техниқалық құжаттар және баспа басылымдары кірмейді. Іс номенклатурасын хатшы- референт, кәсіпорынның құжаттарына жауапты маман немесе мұрағат жүргізуші жасайды. Номенклатураның бәлімдері ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлемдері ретінде кәсіпорыннның немесе мамандарының қызметінің бағыты пайдаланылады. Әрбір бөлімнің басында кәсіпорынның қызметі үшін маңызды құжаттар көрсетіледі; бұйрықтар, хаттамалар, содан кейін - хат алмасу және ақпараттық - анықтамалық құжаттар. Бөлімдердің соңында тіркеу журналы көрсетіледі. Іс номенклатурасына құрастырушы қол қояды және кәсіпорынның басшысы бекітеді. Жылдың соңында расталған істердің саны туралы қорытынды жазба жасалады.

Істердегі құжаттарды жіктеу және негіздеп бөлу, оларды есепке алу және іздестіру мәліметтерімен қамтамасыз ету мақсатында ұйымда істердің номенклатурасы әзірленеді.Істердің номенклатурасы ұйымның ақпараттық- іздестіру жүйесін жасау кезінде пайдаланылады, тұрақты және уақытша сақтаудағы істердің тізімдемесін құрастыруда негіз болып табылыды.Жоғары тұрган органның құжаттама қызметі құжаттар құрамыбіртектес ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасын әзірлей алады. Ұйымның істер номенклатурасын әзірлеген кезде құрылтайшылық құжаттарын, құрылымдық бөлемшелер туралы ережелерді, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық (ведомстволық ) тізбелерін, істердің тұрпатты (үлгі) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесін) басшылыққа алады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерттеледі. Ұйымның істер номенклатурасы белгіленген нысагда жасалады

Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу - есепке алу нысандары, бақылау - анықтамалық , тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі. Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер) түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамы, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшірме екендігі және басқалар туралы істің мәнін түсетін деректерді қамтуы тиіс. Істер номенклатурасында «әртүрлі материадар», « кіріс құжаттары» , « шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат етілмейді. Істердің тақырыптары істерді жасақтау және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін. Сот, төргеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және бір мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары «іс» сөзімен басталады. Бір мәселе бойынша жинақталған, бірақ құжаттары жалғасты түрде іс жүргізумен байланысы жоқ істердің тақырыптары «құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Біртектес хат- хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат - хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түлік атауы көрсетіледі. Егер іс мазмұны бір әкімшілік- аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше тектес әкімшілік- аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі. Ұйым істер номенклатурасының бөлімдері ұйымның құрылымына ( штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады. Құрылымдық бөлімшелері жоқ ұйымда істер номенклатурасы өндірістік- салалық немесе функционалдық сұлба бойынша құрастырылады. Бөлімдер атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес болуы тиіс. Істер номенклатурасының жеке бөлімі қоғамдық ұйым атауы болуы мүмкін, ол соңында орналасады. Істердің номенклатура бөлімдері ішіндегі тақырыптары істерді құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесіне және олардың өзар байланысына сәйкес орналады. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрган ұйымның қаулылар мен бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптарының алдына орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істер тақырыптары орналасады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерістер енгізуге, бұйрықтрға негіз болған басқа да құжаттар істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналасады. Географиялық және хат-хабарлық, белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасыа географиялық атаулар мен хат-хабарлар әліпбиі бойынша енгізіледі.

Бақылау сұрақтары

1. Істер номенклатурасы туралы ұғым , оның қолданылуы.

2. Істер номенклатурасының түрлері. Оларды қолдану ерекшеліктері.

3. Ұйымдардағы істер номенклатурасын құрастыру және бекіту тәртібі.

4. Құжаттардың сақтау мерзімі.

5. Істер номенклатурасындағы мәтіннің тақырыбының жүйелену

16. тақырып « Іс жүргізудегі құжаттардың құндылықтарын сараптау»

Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақсьтан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылғын құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі.

Құжаттар құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешенділік және жан - жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады. Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы ерекшеліктермен критерийлері де қатар қолданылады.

Әрбір құрлымдық бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге хатшы немесе арнайы тағайындалған қызметкер жауап береді. Хатшы құрылымдық бөлімшеге келіп түскен барлық хат-хабарларды қабылдайды. Сонымен бірге ол құжаттардың және оларға қосымшалардың болуын тексереді, түскен құжаттарда сілтеме жасалған қажетті материалдарды іріктейді, карточкаларды теседі және барлық материалдарды бөлімшенің басшысына ұсынады. Жедел хат-хабарлар басшыға, ол болмаған жағдайда тікелей орындаушыға дереу беріледі.Құрылымдық бөлімшенің хатшысы есепке алу-бақылау карточкасында құжаттардың орындалу барысы белгілеуге міндетті. Карточкадағы белгілер машинкада немесе қолмен қара сиямен жазылады. Құжат онда қойылған мәселелер толық шешілгенге дейін орындаушыда болады. Орындалған құжаттарға орындаушы № іске деген жазу жазады да хатшыға тігу үшін тапсырады. Хатшы карточканы жабады және оны кеңсеге өткізеді, ал құжаттар іске тігіледі. Орындаушылар құжаттарды жабылатын столдарда, шкафтарда немесе сейфтерде сақтайды. Ағымдағы іс қағаздарын жүргізудің ісі құрылымдық бөлімшелерде сейфтерде сақталады. Шкафта онда сақталатын құжаттардың тізбесі болуы тиіс. Іс қағаздарын жүргізумен аяқталған іс құрылымдық бөлімшелерде анықтамалық жұмыстар үшін бір жыл сақталады, содан кейін ғана мекеменің мұрағатына тапсырылады. Қызметтік пайдалану үшін істер қол қою арқылы беріледі. Істен құжаттарды алуға тыйым салынады.

Бақылау сұрақтары

1.Құндылықтарды сараптау туралы түсінік.

2. Сұрыптаудың қағидалары және критерийлері

17. тақырып «Құжаттар тізімдері туралы түсінік»

САҚТАУ МЕРЗІМІ БОЙЫНША ҚҰЖАТТАРДЫҢ

ШАМАМЕН АЛҒАНДАҒЫ ТІЗІМІ

№

Құжаттардың атауы

Сақтау мерзімі

1

2

3

1

Субъктінің қаржы есебі және түсінік жазба:

жиынтық жылдық;

жылдық;

тоқсандық.

Тұрақты түрде

Тұрақты түрде

5 жыл

2

Өткізу, бөлу, тарату баланстары және оларға қосымша, түсінік жазбалар.

10 жыл

3

Есептер мен баланстарды қарау және бекіту жөніндегі комиссия отырысынң хаттамалары:

Жылдық

Тоқсандық

5 жыл

3 жыл

4

Жылдық қаржы есебін әзірлеу және талдау жөніндегі талдау кестелері

5 жыл

5

Қаржы есебін ұсыну мерзімі туралы жазылған хаттар

5 жыл

6

Алғашқы құжаттар және оларға қосымшалар, бух. жазбаларға негіз болып табылатын шаруашылық операциялары (кассалық, банк құжаттары, банк хабарламасы, аударым талаптары, жұмыс нарыдтары,қабылдау туралы актілер, мүліктер мен материалдарды есептен шығару, тауар-материалдық құндылықтары бойынша түбіртектер мен жөнелтпе құжаттар, аванстық есептер ж.т.б.)

5 жыл

7

Дербес шоттары:

Жұмысшылардың; қызметкерлердің; меншік иелерінің.

Зейнетақы мен мемлекеттік жәрдемақы алатындар;

5 жыл

5 жыл

8

Есеп айырысу (есеп айырысу төлем) ведомостары

3 жыл

9

Түгендеме карточкалары және негізі құралдары тіркейтін кітап

5 жыл

10

Ақша сомалары және ТМҚ алуға берілген сенімхаттар

5 жыл

11

Кепіл хаттар

3 жыл

12

Есептік көрсеткіштер (бас журнал, журнал-ордер, кестелер)

5 жыл

13

Көмекші жәнеқосымша кітаптар, журналдар, картотекалар, кассалық кітартар, айналыс ведомостары

5 жыл

14

Депонирленген жалақыны тіркейтін кітаптар, атқарушы листерді тіркеу журналы

3 жыл

15

Шоттардың, кассалық ордерлердің, сенімхаттардың, төлем тапсырмаларының журналдары

5 жыл

16

Кредитті жұмсағаны туралы мәліметтер:

Жылдық;

Тоқсандық.

5 жыл

3 жыл

17

Қорлардың, жалақы мен оны бөлудің, жалақы бойынша берешектердің, жалақыдан ұсталған салық туралы, әлеуметтік сақтандыру, демалысқа берілетін және біржолғы жәрдемақылардың есебі туралы мәліметтер

5 жыл

18

Түгендеме жөніндегі (түгендеме комиссиясы отырысының хаттамасы, түгендеме тізімдемесі, салыстырма ведомостар) құжаттар

3 жыл

19

Жәрдемақыны, зейнетақыны, мемлекеттік әлеуметтік сақтандыру бойынша еңбекке жарамсыздық жәрдемақыларын төлеу жөніндегі құжатар

Қажет болғанша, бірақ 75 жылдан аз емес

20

Атқару қағаздары

бұл да солай

21

Тауарға, алынған кредитке берілетін тапсырма-міндеттемелер жәнеоларды ресімдеу

5 жыл

22

Оқу демалыстарына төлем жасау үшін бухгалтерияға өткізілген анықтамалар, салыққа жеңілдіктер алу жөніндегі анықтамалар

5 жыл

23

Дебиторлық берешектер, жетіспеушіліктер, шығындар, ұрлап-жымқыру бойынша құжаттар (анықтамалар, актілер, міндеттемелер, жазысқан хаттар).

Тұрақты түрде

24

Негізгі қорларды қайта бағалау жөніндегі құжаттар (хаттамалар, актілер, есептер)

Тұрақты түрде

25

Негізгі қорларды қайта бағалау актілері, ведомостары және олардың тозғандағын анықтау

Тұрақты түрде

26

Ғимараттың, үй - жайдың және құрал жабдықтардың паспортттары

Есептен шығарғанша

27

Ғимараттар мен үйлер туралы жазысқан құжаттар

5 жыл

28

Тексерулер мен аудиторлық тесерулердің жүргізілгендігі туралы құжаттар (есеп айырысулар, төлемдер, есептер, хаттар).

5 жыл

29

Субъектінің кәсіпкерлік қызметіне жүргізілген аудиторлық тексерудің құжаттары (анықтамалар, ақпараттар, баяндау хаттары)

5 жыл

30

Кәсіпкерлік қызмет жөніндегі хаттар (қордың есебі, айыппұлдың салу және өндіріп алу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу, есептен шығару және басқа мәселелер).

5 жыл

31

Кассаны тексеру актілері, салық салудың дұрыстығы туралы актілер

5 жыл

32

Шартттар, келісімдер (шаруашылық, операциялық, еңбек)

5 жыл

33

Шарттардың тізімі

3 жыл

34

Материалдық жауапкершілік жөніндегі шарттар

5 жыл

35

Магнитті носительдердегі, дискеттердегі бухгалтерия ақпараттары

Магн. Носительдердің жарамды мерзіміне дейін

36

Қолдардың үлгілері (материалдық жауапкершілігі бар тұлғалардың)

Қажет болғанша

Бақылау сұрақтары

1. Тізімдер туралы түсінік.

2. Олардың мақсаттары.

18. тақырып «Құжаттарды ведомстволық мұрағатына тапсыру»

Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:

*Ұйым қызметінде түзілетін құжаттардан тұратын сол ұйымның мұрағаттық қоры

*Міндеттері мен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртекетес екі не одан да көп ұйымдардың құжаттарынан тұратын біріктіріктірілген мұрағаттық топтамалар.

* Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар

Бірыңғай мұрағаттық қорды құрайтын құжаттар: қайта ұйымдастыруға дейінгі және кейінгі ұйым құжаттары; мемлекеттік меншік түрін жарғы капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым мемлекеттік емес түрге ауыстырған ұйым құжаттары; өз қызметін уақытша тоқтатып және бұрынғы атқарған міндеттері мен функцияларын қайта қалпына келтірген ұйым құжаттары.

Әрбір мұрағаттық қорға мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып ат қойылады, нөмір беріледі.

Ұйым мұрағаттық қорының аты ұйымның және оның жоғары тұрған мемлекеттік органының ресми атауына сәйкес болады. Біріктірілген мұрағаттық қорының аты қор - құрушы- ұйымдар мен олардың жоғары тұрған мемлекеттік органының жалпы ортақ атауынан тұрады.

Мұрағаттық топтама атында құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі көрсетіледі. Ведомстволық мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі. Ведомстволық мұрағат мұрағат қоймаларынан, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік, және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі.Мұрағат қоймасы араб цифрімен жалпы рет бойынша нөмірленеді.

Бақылау сұрақтары

1. Негізгі талаптар.

2. Істерді қалыптастыруға қойылатын негізгі талаптар.

3. Мемлекеттік есеп.

4. Тізімдерді қалыптастыру

№ 1 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Қызметтік хаттар

Жұмыс мақсаты: Қызметтік хатқа және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматтарында реквизиттердің бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша қызметтік хатты құрастыру

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ

Қызметтік хат - ішкі көшірменің үлгісі. Оларды құрылымдық бөлімдерден немесе қызметкерлер ұйымның ішіндегі кез-келген адрес иесіне, тікелей басшыдан басқаға жібере алады.

Қызметтік хат ақпараттық, есептік немесе бастамалық түрде болуы мүмкін. Мәтінде құрылымдық бөлімге немесе қызметкерге қатысты іскерлік сұрақтар айтылады.

Қызметтік хатқа құрылымдық бөлімнің жетекшісі немесе жазған адамы қол қояды.

Негізінде қызметтік хаттың мәтіні екі бөлімнен жасалады.

Біріншісінде нақты дәлелдер, оның жазылуына себеп болған жағдайлар;

Екіншісінде айтылған сұраққа байланысты ойлар мен пікірлер айтылады.

Қызметтік хаттың уақыты, күні қол қойылған күнмен есептеледі.Тапсырманың орындалуы туралы

___________ қаласы

(______________ ауданының)

әкімі аппаратының басшысы

_________________________

Осы жылдың ____________ күнгі ___________ қаласы (____________ ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат _______ өтініші¹ бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы барысында төмендегілерді хабарлаймын.

Осы жылдың ____________ күні өтініш беруші _____________ телефон арқылы әңгімелестім². Әңгіме барысында ол ___________ қаласында (_______________ ауданында) Қауіпсіздік, қорғаныс және құқық қорғау академиясының филиалын ашу туралы мәселе³ көтерді.

Жалпы бөлімнің меңгерушісі __________ ___________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Жолдау хат - белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын хаттың түрі.

Өтінішті қарап, шара қолдануға арналған

_____________ ҚАЛАСЫ (__________АУДАНЫ ) ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ

200__ жылғы «___» _______ № -

Мемлекеттік органның басшысына

______________________________

______________________________

______________________________

Көшірмесі: азамат(ша)__________

______________________________

______________________________

____________ қаласы (_________________ ауданы) әкімінің аппараты өтінішті қарап, шара қолдану үшін¹, Сізге азамат(ша) _______________________________________ өтінішін жолдап отыр.

Өтінішті қарау нәтижелері туралы өтініш иесіне және қала (аудан) әкімінің аппаратына 200__ жылғы «___» ___________ дейін жазбаша түрде² хабарлауыңызды сұраймыз.

Ұйымдастыру-кадрлық жұмыстар

бөлімінің бастығы _________ ________________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Ұсыныс хат - белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы жазылған хат түрі.

Штат бірлігін көбейту туралы

____________ қаласы әкімі

аппаратының басшысы

____________________

Экономика және бюджетті жоспарлау департаментіне берілген ____________ жылға арналған штаттық кесте жобасында мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімінің бөлінуі қаралмаған¹. Мұның себебі ____________ жылға арналған штаттық бірлік² өсімінің³ қаралмағандығы болып отыр.

Білім және спорт бөлімін қосымша құру жөнінде мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімін бөлудің есебінен үш қосымша бірлік қажет.

Берілген штат саны есебінен бөлім құру әрбір қызметкердің жұмыс көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленгендіктен және штаттық бірлікті қысқарту қызметкерлерге қосымша жүктеме түсіретіндіктен мүмкін болмай отыр. Қазіргі уақытта аппарат бойынша маман тапшылығын ескерсек, жоғарыда аталған жайттар жағдайды күрделендіруі мүмкін.

Осыған байланысты Сізден штат кестесін үш бірлікке көбейту туралы мәселені шешуді өтінеміз.

Аудан әкімі ___________ ______________________

(қолы) (аты-жөні)

Бас тарту хат қандай да бір іс-әрекетті орындауға мүмкіндік болмағанда немесе өтініш (бұйрық, тапсырма т.б.) заң актілеріне қайшы келген жағдайға оны орындамау туралы хат түрінің бірі болып табылады.

Ақпарат беруден бас тарту

ҚР Табиғи монополияларды

реттеу агенттігі

төрағасының бірінші орынбасары

___________________________

ҚР Табиғи монополияларды реттеу агенттігінің¹ ____________ қаласы бойынша Басқармасы (Басқарма) ҚР Табиғи монополияларды реттеу агенттігінің аумақтық басқармаларының² қатысуымен өткен алқа жиынының __________________ жылғы № ____ хаттамасын орындау бойынша төмендегіні хабарлайды.

Хаттаманың 2-тармағының 2-тармақшасы бойынша табиғи монополиялар субъектілерінің Мемлекеттік тіркелімінің республикалық бөлімінде (____________ қаласы бойынша) газ толтыратын бекеттер мен топтық резервуар қондырғыларында сұйықтандырылған

мірсутекті газды сақтау бойынша қызмет көрсететін субъектілер жоқ. Басқарма осы тармақ бойынша ақпарат бере алмайды.

Басқарма бастығы ______________ ________________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Жауап хаттың мәтіні бастама құжаттың мазмұнына байланысты болады. Мұнда хатқа, сұрау салуға, өтінішке, үндеуге, ұсынысқа, талап етуге байланысты жауап жіберіледі. Жауап хатта жауап берілетін бастама (кіріс) хаттың индексі мен күніне сілтеме берілуі тиіс. Егер бастама хат жеке тұлғадан түссе, сілтемеде кіріс құжаттың түскен күні көрсетіледі. Мәтінде бастама хатқа байланысты қабылданған шешім беріледі: ұсыныстан бас тарту, өтінішті орындау, сұрау салуға жауап. Жауап нақты, анық түрде берілуі тиіс.

Заңның орындалуы туралы

_________ қаласы (________ ауданы)

Ішкі саясат басқармасы директоры

_______________________________

Сіздің 200__ жылғы «___» _________ № _____ хатыңызға жауап.

Визуалды ақпарат пен жарнама құралдарында мемлекеттік және орыс тілдерін қолдануда ҚР «Қазақстан Республикасындағы Тілдер туралы» Заңының, «Жарнама туралы» Заңның мүлтіксіз орындалуын қамтамасыз етуде, қолданыстағы кестеге сәйкес, қала (аудан) әкімдігі «_______» қоғамымен, «_______» ҚМК-пен бірлесіп, қаладағы (аудандағы) заңсыз жарнама қалқандары мен тақталарын жою бойынша¹ осы жылдың бір тоқсанында ______ рейд² жасады. Рейд барысында ___ нысан тексерілді, олардың ішінде ____ нұсқау берілді, __ нысанға ескерту берілді, ___________________ магистралды даңғылдары мен көшелерінде қайта жөнделген ауыстырмалы штендорлар - _____ дана.

Сондай-ақ әкімдіктің жауапты қызметкерлері «_________» қоғамымен, «__________» ҚМК-пен, қоғамдық қорғау полициясының³ арнайы көмекшілерімен бірлесіп, жарнама тумбаларында, көшеге жарық беруші бағандарға, дуалдарға, ғимараттардың қабырғаларына, кіреберістердің есіктеріне қалыпқа салынбаған сипаттағы (парақшалар, ілінбе қағаздар, плакаттар) жарнамалық-ақпараттық өнімдерді орналастыру бойынша ұдайы әрі қатаң бақылау жүргізіп отырады.

Осы бағыттағы жұмыстар жалғасып отырады және ұдайы бақылауда болады.

__________ қаласы

(__________ ауданы)

әкімінің орынбасары ___________ ___________________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Хабарлама хат өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға жауап болып табылады.

Ақпараттық хаттың мәтінінде қандай да деректер немесе шаралар туралы хабарланады. Ақпараттық хат арқылы көбіне ұйымның қызметі немесе әртүрлі өнімі насихатталады. Ақпараттық хат нақты адресатқа арналып, сұрау салуға жауап болып табылады.

Ақпарат беру туралы

Бірінші басшыға

_________ қаласы (________ ауданы) әкімдігінің ________ жылғы № _______ «__________ қаласының» (__________ ауданының) жергілікті атқарушы органдарында¹ іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшіру туралы» Қаулысын орындау, сондай-ақ жоғарыда аталған Қаулыны іске асыру жұмыстарын сараптау мақсатында қосымша беріліп отырған нысан бойынша әр айдың 5-інде ақпарат беріп отыруларыңызды сұраймыз.

__________ қаласы

(__________ ауданы) әкімі _____________ ___________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Ілеспе хаттар адресатқа қосымша құжаттар немесе материалды құндылықтар қоса жіберілгендігі туралы ақпарат береді.

Ілеспе хатта жіберілген қосымша құжаттағы жағдайлардың орындалуы немесе мақсаты туралы түсініктеме қажет болған жағдайда жазылады.

Есеп беру туралы

Аудан әкімдеріне

Қалалық құрылымдық

бөлімшелердің басшыларына

Құжаттармен жұмыс жасауды реттеу және орындаушылық тәртіп бойынша сапалы саралау жүргізу мақсатында¹ есеп берілетін кезеңнен кейінгі айдың 5-інен кешіктірмей бекітілген үлгілерде құжат айналымы бойынша тоқсандық, жарты жылдық, жылдық есеп берулеріңіз қажет.

Қала әкімі аппаратына жолданатын құжаттар бірінші басшы² (немесе оның міндетін атқарушы тұлға) қол қойған, қойылған қолдан кейін төменгі сол жақ бұрышта³ немесе бірінші парақтың сырт жағында орындаушының тегі және телефон нөмірі көрсетілген, бекітілген үлгідегі бланкіде ғана қабылданады.

Аталған талаптарға жауап бермейтін хат-хабарлар⁴ түзету үшін⁵ қайта қайтарылады⁶.

Қала әкімі аппаратының басшысы _________ ______________________________

(қолы) (аты-жөні)

Ескертпе хаттың мәтінінде қандай да бір іс-әрекеттің, шараның, оқиғаның жақындағаны, тездетілуі немесе мерзімінің өткендігі туралы хабарланады.

Мұндай хат адресатқа жеке байланыс немесе телефонмен сөйлесу арқылы жауап ала алмаған жағдайда жолданады.

Тапсырмалардың орындалмағандығы туралы

________________ ауданы

әкімі _________________

_______________ жылдың басынан орындаушылық тәртіпті саралау көрсеткеніндей, осы жылдың үш айы ішінде ___________ қаласы әкімі аппаратынан бөлімшеңізге азаматтардың өтініші бойынша ___ тапсырма орындалуға жіберілген болатын. Хаттардың жалпы санының ___ мерзімі сақталмай орындалған¹, оның ішінде ҚР Парламенті Мәжілісінің депутаты _________ хаты да бар, ___ тапсырма орындалмаған, бұл жалпы тапсырма санының ___ %-ын құрайды. Қазірге дейін қала әкімі ____________ халықпен кездесуінің қорытындысы бойынша Жүйелік кесте жасалмаған.

Сонымен бірге ___________ жылдың ____ тапсырмасының қазірге дейін ____ (___ %), оның ішінде әкімдік басшылығы байқауындағы ___тапсырма орындалмаған.

Жоғарыда аталғандардың негізінде², қала басшылығының тапсырмаларының орындалуын қатаң бақылап, уақытылы орындалуын қамтамасыз етуіңізді және міндетті түрде, басшылықтың бұрыштамасына қарамастан³, өтініш иелерін олардың өтініштерінің қаралуының нәтижелері туралы құлақтандырып отыруыңызды сұраймын.

Қабылданған шаралар туралы осы жылдың __________________ дейін баяндауыңызды сұраймын.

___________ қаласы әкімдігі

аппаратының басшысы ______________ _____________________________

(қолы) (аты-жөні)

Талап ету хаты әдетте сатып алушы кәсіпорын міндетіне жауап-
кершіліксіз қарайтын жеткізуші ұйымға жолдайды. Мәтінде хат иесінің талаптары мен шағымдары көрсетіледі, бұл талаптар негізделеді, қажет болған жағдайда, хат иесі өзіне аударуды сұрайтын соманың егжей-тегжейлі есебін көрсетеді. Хатқа ұйымның басшысы немесе оның орынбасары қол қояды.

Кеңсе жиһазының жеткізілмегендігі туралы

__________ қаласы

_____________ көшесі, __

_____________________

00.00.00 № 00-00/00

200__ жылғы «___» ___________ № _________________

200__ жылғы «___» ___________ жасалған шарт¹ бойынша, Сіз ________жылдың ______ тоқсанында жалпы құны ________ теңге кеңсе жиһазын² жеткізуге тиіс болатынсыз. Ол нақты ________ сомаға тапсырылды.

Сонымен, ________ теңге сомаға өнім жеткізілмеді.

Шарттың 2-тармағына сәйкес, өнімнің жеткізілмегені үшін жеткізілмеген өнімнің 2% сомасы, яғни ______ теңге көлемінде айып төленеді.

Көрсетілген соманы біздің есеп айырысу шотымызға аударуыңызды сұраймыз. Олай болмаған жағдайда, біз Бас прокуратураға³ шағымданатын боламыз.

__________ қаласы

(__________ ауданы)

әкімінің орынбасары ______________ ___________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Тәжірибелік жұмыс:

А. Хаттың түрлерімен танысу, оқушылардың алдарындағы хаттармен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма Мақта - мата сату бірлестігіне терезеге перде құруға әр түрліден 40-50 м мата сұрап сұрау салу хатын жазыңыз

(адресат пен адресантты табыңыз, сілтеме, мәтіннің тақырыбы, мәтінді табыңыз, қолы, орындаушы туралы белгі)

В. 2 тапсырма Білім беру БасқармасынаТехнологиялық колледжде кабинеттердің барлығы техникалық құрал -жабдықтармен қамтамасыз етілгендігі туралы хабарлап ақпараттық хат жазыңыз

С. Өз ойыңыздан қызметтік хаттың бір түріне хат құрыңыз

Жұмысты тексеру: Оқушылардың қалыпты А4 форматта орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Орындаған жұмыстарын компьютерде теру

№ 2 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Кепіл хат

Жұмыс мақсаты: Кепіл хатқа, оның реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматында реквизиттердің бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша кепіл хатты құрастыру

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

КЕПІЛ ХАТ

Кепілхаттың мәтінінде адрес иесіне қандай да істің орындалу ақысына және көрсетілген қызметке (жұмыс, кеңсе, баспана) кепілдеме беріледі.

Хатты жіберуші - мекеме анықтаған міндеттемелерді өз мойнына алады, сондықтан хаттың құқықтық күші болады.

Мысалы: «Өнімнің сапасына фирма кепілдеме береді».

Тәжірибелік жұмыс:

Қызмет ақысын төлеу туралы

______________________________

Бас директоры ________________

КЕПІЛХАТ

_________________ қаласы (______________ ауданы) әкімдігі ________________________

________________________________________________________________________________

(ұйымның атауы)

___________________________________________ бағыты бойынша жүк тасымалдағаны үшін қызмет ақысын төлеуге кепілдік береді.

Біздің реквизиттеріміз:

Заңды мекенжайымыз: __________________________________________________________

СТН _________________________________________________________________________

Есеп айырысу шотымыз ________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(банк аты)

БСК__________________________________________________________________________

____________ қаласы (_____________ ауданы)

әкімі _________ _________________________

(қолы) (аты-жөні)

Бас бухгалтер _____________ _______________________________________________

(қолы) (аты-жөні)

М.О.

А. Кепіл хатпен танысу, оқушылардың алдарындағы кепіл хатпен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау, кепіл хатпен басқа хаттардың арасындағы айырмашылықты анықтау

Б. 1 тапсырма Алдарыңыздағы кепіл хатты А4 қалыпты форматқа дұрыс орналастырып, ресімдеңіз.

В. 2 тапсырма Өз ойыңыздан бір мекеменің атына кепіл хат жазыңыз

(адресат пен адресантты табыңыз, құжаттың атауы, сілтеме, мәтіннің тақырыбы, мәтінді табыңыз, қолы, орындаушы туралы белгі)

Жұмысты тексеру : Оқушылардың қалыпты А4 форматта орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Орындаған жұмыстарын компьютерде теру

№ 3 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Баяндау хат

Жұмыс мақсаты: Баяндау хатқа және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматтарында реквизиттердің бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша баяндау хатты құрастыру

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

БАЯНДАУ ХАТ

Баяндау хат - ақпаратты анықтамалық түрдегі құжат. Хатты жазушының қандай да бір сұрақты немесе дәлелдемені баяндау кезіндегі өзінің ұйымның басшысына немесе жоғарғы ұйымға жазған шешімдері мен пікірлері болуы мүмкін.

Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттары ақпараттық және есептік болып бөлінеді.

Жіберілген жеріне қарай баяндау хат ішкі (ұйымның ішінде қаралады) және сыртқы (жоғарғы және басқа ұйымға жіберілген) болып екіге бөлінеді.

Ішкі хаттар А4, А5 формат қағаздарына жазылады. Оларға жазған автор қол қояды.

Сыртқы хаттар А4 форматты жалпы ұйымдық парақта жазылады. Оларға ұйымның басшысы қол қояды.

Құжат уақыты оған қол қойылған уақыттан басталады.

Баяндау хат автордың бастамасымен сондай-ақ, басшылықтың бұйыруы бойынша жазылуы мүмкін.

Бастама баяндау хаттың мақсаты- басшыны шешім қабылдауға жетелеу. Ақпараттық баяндау хат жұмыстың қалай жүріп жатқандығы туралы әр уақытта басшылыққа жазылып тұруы тиіс. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлікке бөлінеді.

Біріншісі - болған жайларды баяндау, оны жазудың себептері;

Екіншісі - ойлар, шешімдер, ұйымның немесе қызметкердің көзқарасы.

ІШКІ БАЯНДАУ ХАТТЫҢ деректемелері (реквизиттері):

• құрылымдық бөлімнің аты - құжаттың авторы;

• құжаттың түрі - БАЯНДАУ ХАТ;

• уақыты, нөмірі (міндетті түрде емес);

• мекен-жайы;

• бұрыштамасы;

• мәтіні;

• қосымшасы (егер бар болса);

• қол қою;

• орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.

СЫРТҚЫ БАЯНДАУ ХАТ деректемелері (реквизиттері):

• ұйымның аты (құрылымдық ұйымның, министрліктің, басқарушы мекеменің аты);

• құжаттың түрі - БАЯНДАУ ХАТ;

• уақыты, нөмірі;

• шығарылған жері;

• мекен-жайы;

• бұрыштамасы;

• мәтін;

• қосымшасы (егер бар болса);

• қол қою;

• орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.

Тәжірибелік жұмыс:

Қауіпсіздік техникасын сақтау туралы

Қауіпсіздік техникасы бөлімі Бас инженер

БАЯНХАТ _____ № ____

____________ № __ ____________

________________ қаласы ____________

Қауіпсіздік техникасы бөлімі сізді құрылыс алаңында¹ қауіпсіздік техникасының сақталмауы туралы әлденеше рет² құлақтандырған болатын.

Алайда қазіргі уақытқа дейін құрылыс жұмыстары³ жүргізіліп жат-
қан жерлерге қоршау⁴ қойылмаған. Дәнекерлеу жұмыстары жүргізіліп жатқан жерлер де қоршалмаған. Қазандық қоршалмаса да, механикалық жинақтау цехында⁵ бағаналарды бетондау⁶ жұмыстары жүргізіліп жатыр.

Сізден құрылыс телімінде қауіпсіз жұмыс жүргізу бойынша жедел шара қабылдауыңызды⁷ сұраймын.

Қауіпсіздік техникасы жөніндегі

инженер __________ ___________________________

(қолы) (аты-жөні)

А. Баяндау хаттың сыртқы түрімен танысу , оқушылардың алдарындағы баяндау хаттармен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма

Облыстық Білім басқармасына колледжге директордың атынан, компьютер жетіспейтіндігін баяндап, және компьютермен толық қамтамасыз ету жолдарын қарастыруды сұрап баяндау хат жазыңыз

В. 2 тапсырма Ішкі баяндау хаттың үлгісіне қарап, ресімдеңіз.

__________ ___________

__________

__________

______________

_______________________________________

__________________________________________

___________________________________________

_______________________________________

___________________________________________

__________________________________________

_____________ ______ _________

Жұмысты тексеру : Оқушылардың қалыпты А4 форматта орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Түсінік хат жазып келіңіз

Түсінікхат - 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.

Есепті мерзімінде өткізе алмағандығы туралы

Бағалы қағаздар бөлімі Банк басқармасы төрағасы

_______________________

ТҮСІНІКХАТ

00.00.00

Бөлімнің _________ жылдың _______ тоқсанына арналған жиынтық есебін факс-модем байланысының бұзылуына және банктің ___________филиалындағы есеп беру мәліметтерінің болмауына байланысты белгіленген мерзімде өткізе алмадық.

Бөлім бастығы ______________ ________________________________________

(қолы) (аты-жөні)

№ 4 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Өмірбаян

Жұмыс мақсаты: Өмірбаян және оның түрлеріне , оның реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, өз өмірбаянын жазып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын өмірбаян үлгілері, оқушылардың папкалары, Екі тілде іс жүргізу М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., - Алматы, 2004, Л. Дүйсембекова, Іс қағаздарын қазақша жүргізу

Әдістемелік нұсқаулар:

Өмірбаян - қызметкердің өмір жолы және еңбек қызметі жазылған құжат. Өмірбаянды қызметкер өз қолымен еркін түрде, түзетусіз, хронологиялық ретпен өз өмірінен негізгі оқиғаларды келтіре отырып, бір дана түрінде жазады.

Өмірбаянның үлгісі

ӨМІРБАЯН

Мен, _____________________________ (аты-жөні) , _________ жылы, ___________ қаласында (облысында, ауданында, ауылында), ________________, ___________ тудым.

_________ жылы __________ қаласындағы (облысындағы, ауданындағы, ауылындағы), № ____ орта мектепке¹ оқуға бардым. Орта мектепті ________жылы бітірдім.

___________ жылы _____________ институтының² _________ факультетіне күндізгі бөлімге³ түстім. Институтты _________ жылы __________________ мамандығы бойынша бітірдім.

___________ жылы ______________ қаласындағы (облысындағы, ауданындағы, ауылындағы), № _______ мектепке жұмысқа тұрдым. Қазір де осы мектепте жұмыс істеймін.

Әкем, ___________________________ (аты-жөні), зейнеткер⁴.

Анам, ________________________ (аты-жөні), № ___ дүкеннің бухгалтері⁴.

Отбасылық жағдайым: үйленгенмін⁵.

Балаларым: 1) _____________________

2) _____________________

3) _____________________ …

Мекенжайым: _________ қаласы, ________ көшесі, ___ үй, __пәтер.

200__ жылғы «___» ___________ __________________

(қолы)

Міндетті мәліметтер:

1. Құжаттың аты (ӨМІРБАЯН)

2. Аты - жөні, тегі, туған жылы, айы, күні, туған жері

3. Ұлты

4. Білімі, оқыған оқу орындары

5. Қоғамдық - саяси қызметі

6. Ата - анасы, жұбайы, балалары туралы мәлімет

7. Қазіргі жұмысы, мекен - жайы

Негізгі сөздік

Автобиография - өмірбаян

Национальность - ұлт

Образование - білім

Высшее образование - жоғары білім

Среднее образование - орта білім

Родители - ата - ана

Учитель - мұғалім

Женат - үйленгенмін

Семья - отбасы

Супруга - жұбайы

Не женат - үйленбегенмін

Обязан к войнской службе - әскери қызметке міндеттімін

Дополнительные сведения - қосымша мәліметтер

Адрес - мекен жай

Родиться - туу

Учиться - оқу поступать - түсу

Окончить - бітіру

Работать - жұмыс істеу

Грамматикалық минимум

Жіктеу есімдігі мен

Жалқы есімдер

Жер - су аттары

Оқу орындарының, құрметті атақтар мен наградалардың, ұйымдар мен мекемелердің атаулары

Сан есімдер

Етістіктің өткен шағы

Үстеу қазір

Модаль сөздер бар, жоқ

Тәжірибе жұмысы:

А. Өмірбаян түрлерімен танысу , оқушылардың алдарындағы өмірбаянмен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. Өмірбаянды құру жоспары:

_________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________ / ______________/

Өмірбаян 4 реквизиттен тұрады:

1. Құжат аты жазылады - 3 жағдай

2. Мәтін - 1 жағдай

   1. Мен, Аты - жөні, тегі, туған жылы, күні, айы, туған жері

   2. Ұлты

   3. Білімі

   4. Қоғамдық жұмыстары

   5. Ата - анасы, өзі, балалары туралы мәлімет- 1 жағдай

   6. Әскери қызметке міндеттілігі

   7. Қосымша мәліметтер - 1 жағдай

   8. Мекен - жайы- 1 жағдай

3. датасы - 0 жағдай

Ескерту: Егер датасы 2010 жылғы 15 қаңтар деп - сөздік - цифрлік әдіспен жазылса, онда - 1 жағдайдан бастап жазылады.

4. 6 не болмаса 7 - жағдайда қолы немесе анықталған қолы жазылады.

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Орындаған жұмыстарын А4 қалыпты форматқа жазып келу

№ 5 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Резюме (Түйіндеме)

Жұмыс мақсаты: Резюме және оның түрлеріне , оның реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, өз резюмесін жазып үйрену біліктерін қалыптастыру

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын резюме үлгілері, оқушылардың папкалары, Екі тілде іс жүргізу М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., - Алматы, 2004, Л. Дүйсембекова, Іс қағаздарын қазақша жүргізу

Әдістемелік нұсқаулар:

Түйіндеме - тұлға жұмысқа тұрар алдында жазатын өмірбаян сипатындағы мәліметтерден тұратын құжат.

Түйіндеменің үлгісі

ТҮЙІНДЕМЕ

Аты-жөні: _________________________________________.

Туған күні: ________________________________________.

Туған жері: ________________________________________.

Ұлты: _____________________________________________

Мекенжайы: ________________________________________.

Телефоны: __________________________________________.

Мамандығы: ________________________________________.

Мақсаты: ____________________________________________ лауазымын алу.

Білімі:

_________жж.__________________атындағы _______________ мемлекеттік (ұлттық) институты (университеті) - «______________ ____________________» мамандығы бойынша диплом.

_______________жж.____________ атындағы _______________ мемлекеттік (ұлттық) институты (университеті), «________________» мамандығы бойынша аспирантура.

Еңбек жолы:

_________________жж._______________________________ техникумы. ____________ тілі пәнінің мұғалімі.

____________ жж. № ____ кешкі мектеп. Оқу бөлімінің хатшысы.

Арнайы білімі⁸:

__________________ және __________________ тілдерін еркін меңгергенмін⁹.

Компьютерде _________________ бағдарламалары бойынша жұмыс тәжірибем бар.

Ісқағаздарының стенограммасын жүргізу курсын бітірдім¹⁰.

Отбасылық жағдайым: үйленгенмін.

____________ ұлым бар¹¹.

_________________

(қолы)

Міндетті мәліметтер:

8. Құжаттың аты (Резюме - Түйіндеме)

9. Аты - жөні, тегі, туған жылы, айы, күні, туған жері

10. Ұлты

11. Білімі, оқыған оқу орындары

12. Қоғамдық - саяси қызметі

13. Ата - анасы, жұбайы, балалары туралы мәлімет

14. Қазіргі жұмысы, мекен - жайы

Негізгі сөздік

Резюме - Түйіндеме

Национальность - ұлт

Образование - білім

Высшее образование - жоғары білім

Среднее образование - орта білім

Родители - ата - ана

Учитель - мұғалім

Женат - үйленгенмін

Семья - отбасы

Супруга - жұбайы

Не женат - үйленбегенмін

Обязан к войнской службе - әскери қызметке міндеттімін

Дополнительные сведения - қосымша мәліметтер

Адрес - мекен жай

Родиться - туу

Учиться - оқу поступать - түсу

Окончить - бітіру

Работать - жұмыс істеу

Тәжірибе жұмысы:

А. Резюме түрлерімен танысу , оқушылардың алдарындағы өмірбаянмен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. Резюмені құру жоспары

РЕЗЮМЕ

Аты-жөнi

Мекен-жайы:

Телефон:

Е-mail

 Жалпы ақпарат

 Жұмыс тәжiрибесi:

 Фирманың атауы, жылы , қаласы

 Бiлiмi:

- орта

- Жоғары:

 Тiлдi бiлуi:

 Компьютердi игеруi:

 Жеке қасиеттері:

 Қосымша ақпараттар:

 Құштарлығы:

 Ұсыным хаты:

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Орындаған жұмыстарын компьютерде теру

Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Өтініш

Жұмыс мақсаты: Өтінішке және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматтарында жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс сұрау туралы өтініш түрлерін құрастыру біліктерін қалыптастыру

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_{Өтініш - жазбаша, ресми түрде баяндалған, өтіну, өтініш білдіру, сұрау туралы ресми құжат.}

_{Өтініш өтінушінің қолымен жазылады және хатшыға немесе құжатханаға тіркеуге беріледі, өтінушінің қолында қалған екінші данасына хатшы қабылданғаны туралы белгі соғады (айы - күнін көрсетіп, қолын қояды).}

_{ӨТІНІШ деректемелері:}

• _{құжаттың аты - ӨТІНІШ;}

• _{күні, уақыты;}

• _{мекен-жай иесі (кімге жазылған);}

• _{кімнен жіберілді;}

• _{мәтіні;}

• _{қол қою;}

• _{құжаттың орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.}

_{Жұмысқа қабылдау туралы өтініш.}

_{Жеке іс жалпы қабылданған А4 формат қағазында жазылады. Жұмысқа қабылдау туралы ӨТІНІШ жұмысшының жеке іс құжаттамаларына қатталады. Жұмысқа қабылданғандығы туралы бұрыштаманы құрылымдық ұйымның жетекшісі немесе басшы қояды. өтініш кадрлар бөліміне беріліп, содан кейін бұйрық шығарылады. Егер, өтініш беруші жұмысқа қабылданбаса онда оған жазбаша түрде немесе ауызша, сондай-ақ телефон арқылы хабарлайды.}

_{Өтінішті жазу барысында: ханым, мырза, төраға, төрайым тәрізді қарату формаларымен қатар басқа жұмысқа ауысуыма байланысты, отбасы жағдайыма байланысты, кезекті демалыс, кезектен тыс демалыс сияқты тұрақты клише үлгілері қолданылады.}

_{Басқа қызметке ауысу туралы өтініш.}

_{Өтініштің бұл түрінің ерекшеліктері: қызметкер осы уақытта атқарып жүрген қызметін жазады да, мәтінде ауысу себебін жазады.}

_{Оқу демалысына, аяғы ауырлығына және отбасы жағдайына байланысты кету (демалысқа шығу) туралы өтініш.}

_{Өтініш мәтініне сәйкес құжаттың - оқитын жерінен анықтама, ауруды куәландыру парағы болуы тиіс. Бұл анықтамаларсыз сұрақтың шешілуі мүмкін емес. Құжаттар өтінішпен бірге көрсетіледі.}

Өтінішті құру үшін мыналар қажет:

Грамматикалық минимум

Барыс септігі - ға/-ге -қа/ -ке

Шығыс септігі - дан/ - ден - тан/ - тен

Есептік сан есім

Жіктеу есімдігі

Қысқарған сөздер

Лексикалық минимум

Терминдер және терминдік сөз тіркестері

Номенклатуралық атаулар

Жалқы есімдер

Ай аттары

Коммуникативтік минимумдар

Қарату формалары мырза/ ханым

Етістік - өтінемін, сұраймын; жіберу, қабылдау, рұқсат ету, бөлу, босату, ауысу

Тұрақты клише үлгілер: басқа жұмысқа ауысуыма байланысты, денсаулығыма байланысты, отбасы жағдайыма байланысты

Негізгі сөздік

Заявление - өтініш

Прошу - сұраймын, өтінемін

Проживающий - тұратын

Прилагается - тіркелген

Өтініш жазылатын негізгі жағдайлар:

• жұмысқа қабылдау

• жұмыстан босату

• басқа жұмысқа ауыстыру

• кезекті демалыс сұрау

• материалдық көмек

Тәжірибелік жұмыс:

А. Өтініш түрлерімен танысу , оқушылардың алдарындағы өтінішпен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. Өтінішті құру жоспары:

_______5______

_____________

_____3________

_1___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___0_____ / _________6_____/

1. Өтініш адресаттан тұрады, ол 5 - жі жағдайда орналасады

Мыс: «Арай » ЖШС

Қазақ тілінде кәсіпорынның атауы бірінші болып тырнақшаға алынып, басылады

2. лауазымы мен жолдап отырған адамның аты - жөні, тегі жаңа жолдан басталынып басылады

Ескерту: Қазақстанда адамның есімі бірінші болып жазылады, әкесінің аты, тегіне жалғаулар қосылады

Мыс: директоры

А. Ж. Асқаров м - ға

3. Адресантты басу үшін егер жұмысқа қабылдау туралы өтінішті басатын болса, онда мекен - жайы жазылып, тұратын

Жанар Серікқызы

Сыздықовадан

Егер жұмыстан шығарылса, онда лауазымы жазылады да адамның тегіне - дан/ ден, - тан/ - тен деген жалғаулар қосылады

Ескерту: адресат пен адресанттың арасын 2 интервал арқылы бөліп жазуға болады, жоларалық интервал 1,5 интервал

4. 3 интервал қалдырғаннан соң өтініш сөзі бас әріптермен жазылады

Мыс: ӨТІНІШ

Ескерту: Егер өтьінішті еркін жазған болса, онда өтініш сөзі барлығы кіші әріптермен жазылады

5. Мәтін 1 жағдайдан басталып басылады

Жіктеу есідігі а) Мені -

б) 2007 жылғы 26 мамырынан бастап -

в) өз еркіммен -

жұмыстан шығаруыңызды өтінемін.

6. 3 интервалдан кейін 0 - жағдайға датасы басылады:

Ескерту: датаны жазудың 3 тәсілі бар

• 26.05.07.

• 26.05.2007

• 2007 жылғы 26 мамыр

7. 6 - 7 жағдайларға қолы не болмаса анықталған қолы басылады

/ Сыздықова/

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Орындаған жұмыстарын А4 қалыпты форматқа ресімдеу

№ 7 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Бұйрық

Жұмыс мақсаты: Бұйрық және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматтарында жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс сұрау туралы бұйрық түрлерін құрастыру біліктерін қалыптастыру, негізгі қызмет бойынша бұйрықты ресімдеуге үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_БҰЙРЫҚ

_{Бұйрық - (негізгі қызмет бойынша) мекеме басшысының жеке басшылықты негізге ала отырып мекеменің негізгі және қауырт жұмыстарын (тапсырмаларын) шешуге бағытталған құқықтық акті.}

_{Бұйрық - бұл, негізгі тұлға (тәртіп орнатушы) басқаратын құжат.}

_{Бұйрықпен: мекеменің қызмет тәртібі (реті); жұмысты ұйымдастыруда шешім мен жүктеме; ұйымдық мекемелер; жұмыстар саны, есебі; тексерудің қорытындылары және т.б. беріледі.}

_{Бұйрықты тек керекті жағдайда ғана шығарады. Бұйрыққа өзгертуді, қосымша сөз қосуды, жоюды тек жаңа бұйрық беру негізінде іске асырады.}

_{Бұйрық жобасының дайындығына келесі сатылар жатады:}

• _{сұрақтың мәніне қарау; осы сұрақ бойынша басылған заң шығарушы актілермен және басқа құжаттармен танысу, мекеменің ақпаратты-анықтамалық құжаттарын қайта қарау (анықтамалар, есептер, хаттар);}

• _{құжаттың мәтінін дайындау;}

• _{мәтіннің келісімдігі;}

• _{бұйрыққа қол қою;}

• _{орындаушылардың есіне.}

_{Бұйрықтың мәтіні екі бұйрық беруші және анықтаушы бөліктен тұрады.}

• _{Анықтаушы бөлігінде деректер баяндалады, бұйрық шығару үшін қандай себебі мен мақсаты бар екендігі айқындалады. Егер, бұйрықтың негізіне мемлекеттік ұйымдар құжаты тиісті болса, онда құжаттың аты, авторы, уақыты, күні, нөмірі, бас әрпі, сөзі көрсетілуі тиіс. Анықтаушы бөлімнің жоқ болуы да мүмкін.}

• _{Бұйрық беруші бөлігі БҰЙЫРАМЫН сөзімен басталады, табулятордың нольдік жағдайында (сол жақтан) бас әріптермен жазылады.}

_{Бұйырушы пунктер мынадай жүйеде (нобайда) жасалынады:}

• _{орындаушы, атқарушы (қызметкердің аты, фамилиясы, аты-жөні немесе құрылымдық бөлім, мекеме);}

• _{іс-әрекет;}

• _{уақыт, берілетін мерзім.}

Бұйрық соңғы пункті келесі түрде беріледі: бұйрықтың орындалуын жүктеу (қызметкердің аты-жөні, фамилиясы). Егер басшы бұйрықтың орындалуын өзі қадағаласа онда жүктеу пунктін жазу керек емес. Бұйрықтың уақыты - оған қол қойылған уақыт, оның жарамды уақыты. Бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды, ол болмаған жағдайда - орынбасары. Бұйрықта басшылықта жазылған басшы болмаса онда бұйрық қайта жазылады.

Бұйрықты дайындау құрылымдық ұйымға, арнайы қызметкерге беріледі.

Бұйрыққа өзгертулер мен толықтырулар қол қоюшының рұқсатынсыз енгізілмейді.Бұйрықтың жобасына бұйрық тиісті ұйымдар, қызметкерлер, бөлімдер тізімі жіберіледі. Бұйрықтың қосымша көшірмелері басшының рүқсатымен жасалады.

_{Бұйрықтың көшірмесі мен үзінділерін, олардан таратылатын тізімді ғана жасауға болады.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. бұйрықтың түрлері: негізгі қызмет бойынша және жеке құрам бойынша бұйрық түрлерімен танысу, айырмашылықтарын білу, оқушылардың алдарындағы бұйрықтармен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. ( мәтін нобайымен жұмыс істеңіз)

-Т. Елшібековті жұмысқа қабылдау керек.

• қандай лауазымға қабылдайсыз?

• Жалақы көлемі қандай?

• Басқа реквизиттерді өзіңіз толықтырыңыз.

• Сол сияқты жұмыстан шығару туралы жеке құрам бойынша бұйрық құрастырыңыз.

В. Динамо фабрикасы. БҰЙРЫҚ 00.00.00. № 25

Қарағанды қаласы.

Цехтардың жұмыстарындағы көрсеткіштерді жетілдіру туралы. Фабриканың негізгі цехтарының жұмыстарындағы жоспар әжне есеп беру көрсеткіштерін одан әрі жетілдіре түсу мақсатымен бұйырамын. Фабрика директоры О. Т. Темірланов.

Негізгі қызмет бойынша бұйрық құрастырыңыз

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Жеке құрам бойынша өтініштеріне қарап, басқа жұмысқа ауыстыру және демалыс беру туралы бұйрық құрастырыңыз және орындаған жұмыстарын компьютерде теру

№ 8 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Анықтама

Жұмыс мақсаты: Анықтамаға және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, анықтаманың түрлеріне байланысты бланк түрлерін айыру, қызметтік және жеке адамға қатысты анықтама түрлерін құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын хат үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В Қазақстан Республикасында іс жүргізу - 2001, Екі тілде іс жүргізу М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., - Алматы, 2004, Л. Дүйсембекова, Іс қағаздарын қазақша жүргізу, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000,

А. Алдашева, З . Ахметжанова, Ресми іс қағаздары,

Әдістемелік нұсқаулар:

_{АНЫҚТАМА}

Анықтама - 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат. Бір сөзбен айтқанда _{Анықтама - қандай да бір нақты жағдайды, істі растайтын құжат.}

_{Анықтамалар екі түрде болады:}

_{1. Өндірістік ұйым қызметінде нақты жағдайлар мен атқарылған істерді растайтын және көрсететін анықтамалар.}

_{Анықтамаларды жоғарғы ұйымның немесе мекеме басшысының бұйрығымен жоспардың орындалуы, тапсырмалардың іске асырылуы туралы ақпарат алу үшін жазылады (беріледі). Оларды белгілі бір мерзімге (уақытқа) береді. Мұндай анықтаманың мәтіні екі бөліктен тұрады:}

_{Бірінші бөлігінде анықтаманы жазуға себеп болған жағдайлар мен іс-әрекеттер жазылады;}

_{Екінші бөлігінде нақты мәліметтер беріледі.}

_{Анықтамаға тұжырымдар мен пікірлер жазылмайды. Бұл анықтаманың баяндау хаттан өзгешелігі. Анықтамаға анықталған уақыт аралығындағы мәлімет тіркеледі. Анықтаманың бұрыштамасында құжатта көрсетілген мәліметтердің уақыты немесе күні көрсетілуі мүмкін.}

_{Мысалы: «2001 жылдың 1 кварталы бойынша...»}

_{Анықтама жазылған істің жағдайын анық бейнелеуі тиіс, сондықтан жазылған мәліметтің тыңғылықты түрде берілуі және тексерілуі талап етіледі.}

_{Анықтамада кестелер (таблица) берілуі мүмкін.}

_{Мекеменің жетекшісіне жазылған анықтамаға жоғарғы ұйымның бұйрығы бойынша жазған адам және мекеме басшысы қол қояды.}

_{Қаржы жөніндегі анықтамаларға бас есепшіде қол қояды.}

_{Мекеме үшін шығарылған анықтама А4 формат парағында жазылады, ал ішкі анықтамалар таза параққа сол реквизиттермен жазылады.}

_{Анықтаманың уақыты (мерзімі) қол қойылған күннен есептеледі.}

_{2. Тұрғылықты жерін, оқуын, атқаратын қызметін растайтын анықтамалар: заңды дәлелденген анықтамалар болып саналады.}

_{Оларды мекемелердің сұрап, талап етуіне қарай береді. Бұлар күнделікті және көп жазылатын анықтамалар түрі. Мұндай анықтамаларды жазуға А5 форматты трафератты бланкісі қолданылады. Трафераттық анықтаманың айрықша белгісі, ол мекен-жай иесінің мәтіннің екінші бөлігіне жазылуы.}

_{Мәтін анықтама берілген адамның аты-жөні, әкесінің атынан басталып жазылады. Мәтіннің соңында анықтаманың қай мекемеге берілгендігі көрсетіледі. Мәтінде ескірген және керек емес сөздер қолданылмауы тиіс: «Осы анықтама», «шын мәнінде оқиды».}

_{Мәтінге қол қойылып және мөр басылып куәландырылады.}

_{АНЫҚТАМАНЫҢ үлгі-формуляры мына деректемелерден тұрады:}

• _{мекеменің аты (ішкі анықтама үшін - министрліктің, басқару мекемелерінің, құрылымдық ұйымдардың аты) - құжат авторы;}

• _{құжат түрі - АНЫҚТАМА;}

• _{уақыты, нөмірі;}

• _{жазылған, берілген жері (қала);}

• _{бұрыштамасы;}

• _{мәтіні;}

• _{мекен-жай иесі;}

• _{қосымшаның бар болуы туралы мәлімет (егер қажет болса);}

• _{қол қою;}

• _{мөр (қажет болған жағдайда).}

Тәжірибелік жұмыс:

АНЫҚТАМА

Осы анықтама _____________________________________________

(аты-жөні)

_______________________ болып жұмыс істейтіндігі туралы берілді.

(лауазымын көрсету)

Анықтама¹_________________________________________________

(берілген органның атауы)

көрсету үшін берілді.

___________ қаласы

(______ ауданының) әкімі² _______________ ___________________

(қолы) (аты-жөні)

Жиһаз және жабдық сатып алу туралы

кәсіпорынның атауы Директор

_____________________ _______________________

(аты-жөні)

АНЫҚТАМА

00.00.00 № ______

_________________ қаласы

____________ жылдың ___________ тоқсанында кеңсе жиһазы мен жабдықтарын жаңалау туралы жоспарға³ сәйкес төмендегі жиһаздар мен жабдықтар жиынтығы сатып алынды:

Анықтама _______________________________________________ негізінде жасалды.

Бас бухгалтер __________________ ________________________________

(қолы) (аты-жөні)

№ _____________ іске

Орындаушының қолы

___________________

А. Анықтама түрлері: қызметтік және жеке адамға қатысты танысу, оқушылардың алдарындағы анықтамамен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма Жеке адамға қатысты: Павлодар мемлекеттік технологиялық колледжінде оқып жүргендігі туралы А5 қалыпты форматта құрастырыңыз

В. 3 тапсырма Алдарыңыздағы анықтама үлгісіне қарап, қызметкердің фирмада жұмыс істейтіндігі және жалақы көлемін көрсетіп, қызметтік анықтама түрін құрастырыңыз А4 форматта орындаңыз

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: орындаған жұмыстарын А5 және А 4 қалыпты форматтарда ресімдеп, компьютерде теру

№ 9 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Қолхат

Жұмыс мақсаты: Қолхатқа және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, түрлі жағдайларға байланысты қолхат құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын қолхат үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

ҚОЛХАТ

1. Қолхат дегеніміз - Заттың (ақша , мүлік) алынғанын куәландыратын ресми құжат.

2. Қолхаттың мәтіні екі бөліктен тұратындығын ұмытпау, бірінші бөлігінде тұлға бір нәрсені алынғандығын куәландырады, ал екінші бөлігінде келісілген мерзімде қайтарып беруді міндеттенеді.

Қолхатты құру деректемелері:

1. Құжат түрінің атауы

2. Мәтін

3. Датасы Ескерту. Датасы сөздік - цифрлік әдіспен жазылады. Мәселен, 2010 жылғы 20 қаңтар

4. Қолы

Тәжірибелік жұмыс:

А. Қолхатпен танысу, оқушылардың алдарындағы қолхатпен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Ақша алғандығы туралы қолхат А4 қалыпты форматта құрастырыңыз

В. 2 тапсырма Мекеме автокөлігін алғандығы туралы қолхат құрастырыңыз.

Г. 3 тапсырма Пәтерді жалға алу туралы қолхат құрастыру

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта кәсіпорын бухгалтериясынан несие алғандығы туралы қолхат құрастырыңыз

№ 10 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Сенімхат

Жұмыс мақсаты: Сенімхат және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, түрлі жағдайларға байланысты сенімхат құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын қолхат үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

Сенімхат

СЕНІМХАТ

Сенімхат - сенімді тұлғаға сенім білдіруші (кәсіпорынның немесе азаматтың) атынан қандай да бір іс-әрекеттерді жүзеге асыруға құқық беруі туралы құжат.

Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан сенімді тұлғаға берілген құжат болып табылады.

Жалақы алуға берілген сенімхат

СЕНІМХАТ

_________ қаласы 200__ жылғы «___» __________

Мен, ______________________________________(аты-жөні), жеке куәлік № _______, мекенжай: ______________________________________________, өзімнің жалақымды¹ ______________________________________________ мекенжайында тұратын азамат(ша) ___________________________ (аты-жөні) сеніп тапсырамын.

Бұл үшін __________________________________________ (аты-жөні) менің атымнан барлық құжаттарға қол қою, өтініш жазу құқығын беремін.

200__ жылғы «___» ________ ____________ ________________________________

(қолы) (аты-жөні)

_{Сенімхаттың үлгі-формуляры мына деректемелерден тұрады:}

Сенімхатты құру деректемелері:

1. Құжат түрінің атауы

2. Мәтін

3. Датасы Ескерту. Датасы сөздік - цифрлік әдіспен жазылады. Мәселен, 2010 жылғы 20 қаңтар

4. Қолы

Нотариус растаған кезде мынадай деректемелер кіреді:

• Мәтін:

• Аты - жөні, тегі, мекеме қалай аталады, тіркегендігін жазу

• Қандай реестрге тіркелді

• Мемлекеттік салық алынғандығын жазу

• Қолы

• Мөр қойылғандығы турал белгі

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта сенімхатты дұрыс ресімдеп, компьютерде теріңіз

№ 11 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: А К Т

Жұмыс мақсаты: АКТ қа және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін анықтау, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А К Т құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын акт үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_АКТ

_{Акт - анықтамалы-ақпараттық құжат. Ол - бірнеше лауазымды адамның қатысуымен белгілі бір факті не болған нақты оқиғалар мен жағдайларды (тәркілеу, тұрмыстық құндылықтарды өткізіп-қабылдау, істерді, құжаттарды жою, апат актілері) растап бекіту барысында әзірленеді. Актіге оны жасаушылардың пікірлері, ойлары (тексеру, зерттеу, ревизия жасау, бір затты сынақтан өткізу акті) жазылады. Мұндай актілерді өкілеттігін бір не бірнеше қызметкер растайтын құжат нұсқайтын уақытша немесе тұрақты комиссиялар жасайды. Кейбірі (пікірлері мен жарнамалаулары бар бақылап-тексеру актілері) бекітуге жіберіледі.}

_{Актінің келісім мөрі болуы мүмкін.}

_{Актінің мәтіні кіріспе және белгілеуші бөлімдерден тұрады.}

_{Кіріспе бөлімінде актіні жасау негіздемесі, оны жасаған адамдар және қатысушылар (басшы, комиссия мүшелері, қатысқандар) көрсетіледі.}

_{Белгілеуші бөлімінде атқарылған іс-әрекеттер (берілген уақыты, әдістері, түрлері, анықтылығы, маңыздылығы) сипатталады; нақты дәлелдер (оқиғалар) тіркеледі; актіні жасаушылардың шешімдері, пікірлері, ойлары, қорытындысы айтылады. Актінің мәтіні пункттерге және одан да кіші ішкі пункттерге немесе кесте түрінде жасалынуы мүмкін. Олардың қатысқандары туралы қосымша мәліметті мәтіннен кейін жазады.}

_{Мәтіннің соңында (қосымша мәлімет бойынша) практикалық қажеттіліктер және нормативті ережелермен сәйкес актінің көшірмелерінің саны, әрбір көшірменің жіберілген мекен-жайы көрсетіледі.}

_{Актіге барлық қатысқандар (қызметтері көрсетілмейді) қол қояды. Тексерудің және зерттеудің актілерімен қызметтерінің қатысы бар барлық адамдар таныстырылады. Осы жағдайда келісілген қол (Актімен танысқандар: қолы; уақыты) қойылады. Ескертулер болса, онда «Ескертулер қабылданды» белгісі қойылады. Актілерді жалпы бланкіде жазады. Ішкі актілер бланкіде толтырылмауы мүмкін.}

_{АКТ үлгі-формулярының деректемелері:}

• _{мекеменің аты (министрлік немесе басқару органдарының аты, құрылымдық бөлім аты) - құжат авторы;}

• _{құжаттың түрі - АКТ;}

• _{мерзімі (акт жасалған оқиғаның күні, сол мезетте актіге қашан қол қойылғанына қарамастан жазылады);}

• _{нөмірі (бір жолаққа уақыты, күнімен);}

• _{құжаттың бұрыштамасы;}

• _{басылған жері (қала);}

• _{мәтін (1,5 интервал кейін жазылады);}

• _{қосымшасы (егер бар болса);}

• _{келісім мен бекіту мөрі (егер міндетті түрде қажет болса);}

• _{қол қою (кіріспе бөлімінде көрсетілгендердің);}

• _{құжаттың орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. А К Т түрлері, 7 түрімен танысу оқушылардың алдарындағы а к т пен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Мына төмендегі үлгіні негізге ала отыра алдарыңыздағы

А КТіні ресімдеңіз, барлық реквизиттерді анықтаңыз

В. Өз ойыңыздан бір АКТ түрін құрастырыңыз

Бекітемін

Кәсіпорынның басшысы

_____________________

Қолы Аты-жөні

00.00.00

Мөр

ІСТІ ТАПСЫРУ-ҚАБЫЛДАУ

АКТІСІ

00.00.00. _______________қаласы

Жұмыстан босатылатын бас бухгалтер ____________________________________________

(кәсіпорынның атауы)

_____________________________________________________________________________

(аты-жөні)

және жаңадан тағайындалатын бас бухгалтер ______________________________________

(аты-жөні)

№_________ бұйрық негізінде , 00.00.00. жағдай бойынша олардың істі тапсыру-қабылдау актісі жасалды.

Тапсыру-қабылдау актісі кәсіпорын директорының орынбасары____________________________________________________________________________________________________________________________қатысуымен жүргізілді.

(аты-жөні)

Істі тапсыру-қабылдау нәтижесінде:

1. Бас кітап толығымен «___»____________ жағдай бойынша толтырылды. Синтетикалық есеп талдама есептің тиісті позициясына сәйкестендірілді.

2. __________________________________шоты бойынша аналитикалық есептің карточкасы көрсетілді.

3. Ағымдағы жылдың қаңтар-қыркүйек айларына арналған ордерлік журналы көрсетілді, _________________________________талдама есеп бойынша ведомостар және депоненттерді тіркеу кітабы көрсетілді.

4. ___________________________________________________жылғы бухгалтерлік баланс көрсетілді.

5. Мыналар бойынша ________________________жылғы салық декларациясы көрсетілді:

- табыс салығы бойынша;

- ҚҚС бойынша;

- әлеуметтік салық бойынша.

6._________________________________ жылғы І, ІІ,ІІІ тоқсандар­дағы тексерулердің актілері көрсетілді.

7._________жылғы кәсіпорынның жылдық есебін тексерген тәуел­сіз аудитордың қорытындысы берілді.

8.Тізімдеме бойынша ___________________________іс архивке өткізілді.

9. Тізімдеме бойынша анықтамалық-нормативтік әдебиеттер тапсырылды.

Қосымша: 1. Кәсіпорын архиві ісінің тізімдемесі, 5 бет.

2. Анықтамалық-нормативтік әдебиеттер тізімдемесі, 2 бет.

Істі тапсырдым қолы аты-жөні

Істі қабылдап алдым қолы аты-жөні

Істі тапсырып-қабылдап алуға қатысқандар:

Кәсіпорын директорының орынбасары ____________________қолы

аты-жөні

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта АКТ түрін ресімдеңіз

№ 12 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Жарғы

Жұмыс мақсаты: Жарғы және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, Жарғы құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын жарғы үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_ЖАРҒЫ

_{Жарғы - ұйымның, мекеменің, кәсіпорынның және жеке адамдардың қызметін, сондай-ақ олардың басқа мекемелермен, жеке адамдармен қарым-қатынасын реттейтін, жеке тұлғалар мен заңды тұлғалардың құқықтарын және міндеттерін белгілейтін ережелер жинағы.}

_{Жарғыны мемлекеттік өкімет және басқару органдары бекітеді, ал қоғамдық ұйымдардың жарғыларын (съезд) құрылтай қабылдайды және бекітеді.}

_{ЖАРҒЫНЫҢ формуляр-үлгісі мынадай деректерден тұрады:}

• _{мекеменің (министрлік, кәсіпорын, ұйым) атауы;}

• _{құжаттың авторы;}

• _{ЖАРҒЫ - құжаты атауының түрі;}

• _дата;

• _{индексі (нөмірі);}

• _{басылған жері (қала);}

• _{бекітілген грифі (егер кәсіпорын жеке меншік болса, кім тіркегені көрсетілуі тиіс);}

• _мәтін,

• _{кәсіпорын басшысының қолы.}

_{Жарғының негізгі деректемесі - мәтін - ол саны мен рет тәртібі қатаң белгіленбеген бөлімдерден тұрады. Мәтіннің құрылымы төмендегідей тәртіппен жасалады:}

• _{жалпы ережелер;}

• _{негізгі міндеттер;}

• _{атқаратын қызметі;}

• _{құқықтары мен міндеттері;}

• _{басшылық;}

• _{қарым-қатынас, байланыс;}

• _{өндірістік - шаруашылық қызмет;}

• _{мүлік және құралдар;}

• _{Қызметті бақылау, тексеру, жүргізу;}

• _{Қайта құру және жою.}

_{Жарғы міндетті түрде нотариалдық куәландырылуы тиіс. Онсыз ол (жарғы) заңды деп танылмайды.}

_{Заң құжаттары - жарғы, ереже, тұжырымдама, кодекс, шарт құрылымы, қажетті реквизиттері, қолданылатын тілдік құралдары жағынан бір-біріне ұқсас келеді.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. жарғы түрі, оқушылардың алдарындағы жарғымен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Ұйым Жарғысын құрастыру

В. Колледж жарғысын құрастырыңыз

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта колледжге байланысты жарғы құрастыр

№ 13 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Лауазымдық нұсқаулық

Жұмыс мақсаты: Лауазымдық нұсқаулық және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, лауазымдық нұсқаулық құрғызып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_{ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚ}

_{Лауазымдық нұсқаулық - бұл ұзақ және қалыпты уақытта пайдаланылатын (жаңа жобасы ұсынылғанға дейін), сондай-ақ, ұйымның ғылыми-техникалық, технологиялық, қаржы және басқа бөлімдері мен қызметкерлерінің қызметін анықтап көрсететін құжат.}

_{Барлық нұсқауларды негізгі екі топқа бөлуге болады:}

• _{нұсқаулар, қандай да бір процестің белгілі бір тәртіппен орындалуына қызметкерлер мен бөлімшелерінің қатысуымен жүзеге асырылуы.}

• _{лауазымдық нұсқаулар, анықтаушы функциялар, құқық, қызметкерлердің міндеттері мен жауапкершіліктері.}

_{Нұсқау әрқайсысы құжаттың аяқталған бөлігі болып табылатын бірнеше бөлімдерден тұрады.}

_{«Жалпы ережелер» бөлімі - біліктілік (квалификациялық) талап, бағыну, қызметке тағайындау және одан босату сияқты қызмет облыстарын анықтайды.}

_{«Лауазымдық міндеттемелер» бөлімі - қызметкерлердің орындайтын жұмысының түрлерін анықтайды.}

_{«Құқық» бөлімі - жұмыскердің құқығын қорғайды, оны жұмысын жақсы атқаруға жігерлендіреді.}

_{«Жауапкершілік» жұмыскердің неге жауапты екендігін нақты көрсетеді.}

_{Нұсқау бөлімдерінің басқаша да аталуы мүмкін.}

_{Лауазымдық нұсқауларды құрылымды бөлімдердің жетекшілері жасайды: кадрлар бөлімі немесе қызметкерлермен жұмыс жасаушы мамандар. Мәтін заң қызметкерімен, еңбек және ақы төлеу бөлімдерімен келісіліп жасалады.}

_{Лауазымдық нұсқаулар ұйым жетекшісі немесе бұйрық актісінің көмегімен бекітіледі.}

_{Лауазымдық нұсқауға мекеме басшысы өзінің бұйрығымен немесе бұйрық актісінің көмегімен өзгерту енгізе алады.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. лауазымдық нұсқаулық түрі, Оқушылардың алдарындағы лауазымдық нұсқаулықпен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Лауазымдық нұсқаулық құрастыру

В. 2 тапсырма Өз мамандығына байланысты лауазымдық нұсқаулық құрастыр

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта өз мамандықтарына байланысты лауазымдық нұсқаулық құрастыру

№ 14 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Хаттама

Жұмыс мақсаты: Хаттама және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, толық хаттама түрін толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_{ХАТТАМА}

_{Хаттама - мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен мәжілістерінде, кеңестерде, конференцияларда мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін ұйымдастырушы-өкімшіл ресми құжат.}

_{Хаттамалар - құжаттың аты жазулы баспаханадан басылған парақта немесе кәдімгі А4 қағаз беттеріне толтырылады.}

_{Толтыру тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.}

_{Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылдаған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің мәтіні келтірілмейді.}

_{Толық хаттамаларда сөздердің барлығы көрсетіледі.}

_{Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жағын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады.}

_{Хаттаманың мәтіні екі: кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.}

_{Кіріспе бөлігі ағымдағы және үздікті ақпаратты қамтиды. Ағымдағы ақпарат - «Бастығы», «Хатшы», «Қатысты» терминдерінің қолданылуы барысында беріледі. Бұл сөздерді сол жолдан бастап үлкен әріптермен жазады.}

_{Үздікті ақпаратқа - басшылардың, хатшылардың, қатысушылардың аты-жөні, қызметі жатады. Оларды табулятордың екінші жолынан бастап жазады.}

_{Коллегиялық орган мүшелерінің фамилиясы алфавиттік тәртіппен сызыңқы үтір арқылы жазылады. Сызықтарды 1 интервал бөледі. Егер, коллегия мүшелері 15 адамнан көп болса, онда олардың жалпы саны көрсетіліп, қосымша тіркеу парғы қосылады.}

_{Шақырылғандардың фамилиясының қасына лауазымы, қандай мекемеде жұмыс істейтіні жазылады. Оларды тіркеу тәртібі, коллегия мүшелерін тіркеу тәртібіндей.}

_{Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. «Күн тәртібі» тіркесі сол сызықтың басынан басталып жазылады. Қызыл сызықтан күн тәртібінің пункттері басталып жазылады. Оларды араб таңбаларымен нөмірлейді. Қажетті сұрақтар күрделілік дәрежесіне қарай қаралады. Сұрақтар нақты болуы тиіс, «Әртүрлі мәселелер» пункті қарауға жіберілмейді.}

_{Негізгі бөлім мынадай түрде жасалады: тыңдалды - баяндама жасап, сөз сөйленді - қаулы (шешім) қабылдады, әрбір сұраққа жеке-жеке тоқталу.}

_{ТЫҢДАЛДЫ - БАЯНДАМА ЖАСАДЫ - ҚАУЛЫ сөздері сызықтың сол жақ басынан үлкен әріптермен жазылады.}

_{Егер бірнеше сұрақтар талқыланса, ТЫҢДАЛДЫ сөзінің алдынан реттік нөмірлер қойылады.}

_{Қызыл жолақтан баяндамашының аты-жөні, қызметі (атау септігінде) басталып жазылады.}

_{Сызықша қойылып үлкен әріппен басталып баяндаманың қысқаша мазмұны жазылады. Егер, баяндаманың мәтінін баяндамашы оқыса онда қысқаша мазмұнның орнына «Баяндама тыңдалды» сөйлемі жазылады. «Баяндама жасалынды» сөзінен кейін қызыл жолақтан басталып атау септігінде сөз сөйлеушінің аты-жөні жазылады (жақшада қызметін көрсетуге болады), сызықшадан кейін үлкен әріппен қысқаша мазмұны жазылады.}

_{Сұрақтар мен жауаптар БАЯНДАМА ЖАСАЛЫНДЫ бөлімінде тіркеледі. Сөздерін - сұрақтарды және жауаптарды жазбайды. Сөз сөйлеушінің аты-жөнінен кейін сызықша қойылып сұрақтың немесе жауаптың қысқаша мазмұны жазылады.}

_{ХАТТАМА үлгі-формулярының деректемелері:}

• _{мекеменің (ұйым, кәсіпорын) атауы - құжаттың авторы;}

• _{құжаттың атауы - ХАТТАМА;}

• _{мәжілістің өткен күні;}

• _{индексі (нөмірі);}

• _{жиналыс (мәжіліс) өткен орын;}

• _{бекіту грифі (егер қажет болса);}

• _{тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы);}

• _{қатысқандар туралы мәлімет (саны, аты-жөні, лауазымы);}

• _{күн тәртібі;}

• _{негізгі және кіріспе бөлімнің мәтіні;}

• _қолы;

• _{келісім мөрі (қажет болса);}

• _{құжаттың орындалуын және іске асырылуы туралы мәлімет.}

_{Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сөйленген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. Хаттаманың толық түрімен және қысқа нысанымен танысу. Оқушылардың алдарындағы хаттама жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Толық хаттама нысанын құрастырыңыз

В. 2 тапсырма. Жиналыс ашып хаттама құрастырып көріңіз

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта өз мамандықтарына байланысты хаттама құрастыру

№ 15 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Мінездеме

Жұмыс мақсаты: Мінездеме және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, мінездеме толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

Мінездеме түрлі мекеме, ұйым, бірлестік, оқу орындарында белгілі бір адамды өмірбаяндық, біліктілік, кәсіптік, адамшылық тұрғыда жазбаша сипаттау мақсатында жиі жазылатын іс қағазының бір түрі.

Қызметтік мінездеме - мінездеменің айрықша кең тараған және әмбебап формасы. Қызметкерді объективті әрі нақты мінездеу қажет болған жағдайда жазылады. Қорытынды бөлімі еркін стильде жазылады және құжат мазмұнын түйіндейді.

Мінездеме қызметкерді басқа бір вакансияға я болмаса оқу орнына ұсыну мақсатында да жазылады. Мұнда ұсынылған адамның аталған вакансияға қажет деген мінез қасиеттері, кәсіптік шеберлігі айтылады.

Аттестациялық мінездеме белгілі бір адамның атқарып отырған қызмет орнына лайық, лайық еместігін тексеру мақсатында жүргізілген аттестациялық қорытындысына орай жазылады. Мұндай мінездеме қорытындысында «атқарып отырған қызметіне лайық», «қызмет бабында жоғары қызметке ұсынуға лайық» немесе « атқарып отырған қызмет орнына лайық емес» деген сияқты түйінді сөздер жазылады.

Жеке (функциональды) мінездемелер адамның жеке басының мінезін, білімін, шеберлігін, икемділігін т.б. сипаттай отырып жазылады. Қорытынды бөлімінде мінездеме не мақсатпен жазылғандығы атап көрсетіледі. Мысалы, «Еңбек келісімін ұзарту үшін» т.б.

Мінездеме А4 форматты параққа жазылады. Көлемі 1 беттен аспауы керек. Мінездеме мәтіні жазу машанкасында басылады я компьтерде теріліп, кейін принтерден шығарылады. Тақырыпты, өмірбаяндық мәліметтерді, қорытынды мен негізгі түйінді үлкендеу шрифтімен беруге болады.

Кейде мінездеме жоғары жағында мекеменің аты, логатипі, фирмалық белгісі көрсетілген арнайы бланкілерде де жазылады. әр данасы есепте тұратын арнайы бланкілерге жазылған мінездемелер мінездеме беруші адамның және ұйым жетекшісінің қолымен расталады.

Барлық мінездемелерге мекеме мөрі басылады.

Мінездеме ресми стильде, бейтарап тонмен жазылады.

Мәтін баяндауышы ашық райлы етістіктен жасалады (беріледі, орындады, көріне білді, көрсетті)

Мінездеме құрылымы:

1. тақырыбы;

2. мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәлімет;

3. негізгі мәтін;

4. қорытынды;

5. мінездемені талап етуші ұйымның аты;

6. мінездеме берілген күн, ай, жыл;

7. мінездеме берушінің аты-жөні, фамилиясы, қолы,

қосымша (егер болса);

Мінездеменің тақырыбы парақтың жоғарғы жағын ала, орта тұсына қарай үлкен әріптермен жазылады, Мысалы,

Мінездеме

Қызметтік мінездеме

Аттестациялық мінездеме

Мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәліметке мыналар кіреді: фамилия, аты-жөне, туған жылы, білімі, мекемедегі жұмыс стажы (-жылдан бастап қызмет етеді), қазіргі атқаратын қызметі. Басқа да кейбір мәлеметтер қосымша берілуі мүмкін (мысалы, диплом бойынша мамандығы немесе білім түрі т.б.)

Негізгі мәтінге атқарып жүрген қызметін, өз мамандығын қаншылықты меңгеретіндігі, кәсіптік білім деңгейі, біліктілігі, қызмет бабында жеткен жетістігі мен кемшілігі жазылады. Қысқаша әлеуметтік- психологиялық портреті беріледі. әрептестері мен қарым-қатынас жағдайы, жанұя жағдайы, ұжымдағы орны, абыройы, сын көтеру қаблеті жазылады. Кей жағдайда (оқуға немесе іс сапарға жіберу) денсаулық жағдайыда айтылады.

Қажет деп табылған жағдайда негізгі мәтінге шетел сапарлары, зерттеу жұмыстары, өз бетімен жүргізген жұмыстары, жетекшілік, ұйымдастурушылық қабілеті де кіргізіледі.

Мәтін көбіне жай сөйлердермен, қалыптасқан сөз орамдары мен сөз тіркестерін, стандарт терминдерді қолдана отырып, басы артық қысқартуларсыз жазылады.

Қорытынды негізгі мәтіннің түйінделген, жиынтықталған бөлігі болып табылады. Мұнда мінездеме беріліп отырған адамның перспективалық қызметіне байланысты бір-екі нақты ұсыныс енгізіледі. Негізгі мәтіннен кейін «қорытынды» сөзін азат жолдан, бас әріптермен жазылады, негізгі түйінді немесе ұсынысты атап көрсетуге болады. Мысалы,

ҚОРЫТЫНДЫ: 1. Атқарып жүрген қызметіне лайық.

2. Кәсіптік дайындық деңгейін, басшылық қызметтегі тәжірибесін ескере отырып Н.С. Нұржановты конкурстық негізде статистика бөлімінің бастығы қызметіне ұсынуға болады.

Мінездемені талап етуші ұйымның аты толық, ресми түрде аталуына сәйкес жазылады. Кейде мінездеме не мақсатпен берілгені атап айтылады. Бұл қорытындыдан кейін 1 интервал жіберіліп барып жазылады. Мысалы,

« Павлодар мемлекеттік технологиялық университетінің қабылдау комиссиясына тапсыру үшін беоілді».

Мінездеме жазылған дата ұйым атынан кейін 1 интервал жіберіліп барып, парақтың сол жақ бөлігіне жазылады. Ай аты жазбаша беріледі. Мысалы, 26 мамыр 2010жыл.

Мінездеме беруші туралы мәліметке мінездеме берушінің ресми қызмет аты, қолы, фамилиясы, аты-жөні кіреді.

Қосымша ретінде қажет деп табылған жағдайда

1. белгілі үлгідегі бірнеше фотосүрет;

2. білімі туралы құжат көшірмесі;

3. бұрынғы мінездемелер көшірмесі я одан алынған үзінді;

4. анықтамалар жіберіледі.

Егер мінездемеде қосымша болатын болса ол жайында парақтың соңында жазылады. Ал қосымша бірнешеу болатын болса жолдама хат дайындалып, сонда көрсетіледі.

Менездеменің жалпы құрылымы осындай. Кей жағдайда мінездеме алушы адам парақтың соңына «мінездемемен таныстым» деп жазып қол қояды. Фамилиясын, танысқан күнін де жазылады.

Мінездеме 2 дана етіп дайындалады. Біреуі талап етуші мекемеге жіберіледі, екіншісі мінездеме иесінің жеке ісіне я мінездемелер тіркелетін імке тігіледі. Мінездеме де жалпы тәртіп бойынша жіберіледі.

Тәжірибелік жұмыс:

А. мінездеме түрі

Б. Оқушылардың алдарындағы мінездеме жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

С. 1 тапсырма. мінездеме құрастыру

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта өз мамандықтарына байланысты мінездеме құрастыру

Аттестаттауға жіберілген мемлекеттік

әкімшілік қызметшіге

Аттестаттауға жіберілген мемлекеттік әкімшілік

қызметшіге берілген қызметтік мінездеме

Қызметке 200__ жылғы «___» ____________ тағайындалған, _____________ қаласы
(________________ ауданы) әкімі аппараты жалпы бөлімінінің бас маманы ____________

_____________________________________________________________________________

(аты-жөні)

1. Қызметін атқару барысында «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» ҚР Заңы (12.01.2007 ж. №221), Үкіметтің «Қазақстан Республикасының орталық және жергілікті ат-қарушы органдарының жеке немесе заңды тұлғалардың өкілдерін қабылдауын ұйымдастыру туралы» Қаулысын (04.09.2002 ж., № 974), Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген Ісқағаздарды жүргізу жөніндегі нұсқаулығын (31.01.2001 ж., № 168) және _________ қаласының (__________ ауданының) әкімі «_________ қаласының (__________ ауданының) әкімінің аппаратында және оның құрылымдық бөлімшелерінде құжаттармен жұмыс жүргізу туралы» шешімін (__________ ж., №______) басшылыққа алып отырады.

2. Өзінің қызметтік (лауазымдық) міндеттемелерін¹ атқара отырып, ол қаланың (ауданның) барлық ұйымдарына шығыс хат-хабарларды² жібереді; қала әкімі аппара-тына, құрылымдық бөлімшелерге, аудандық әкімдіктерге және қала әкімі аппаратына кірмейтін басқа да ұйымдарға келген қызметтік құжаттарды, өтініш-арыздар, азамат-тардың өтініштерін қабылдайды; қолма-қол, пошта және канцеляриялық жәшік арқылы алынған хаттарды қабылдайды, ашады, сұрыптайды; азаматтарға анықтамалық сипаттағы түсініктемелер береді; бақылауға алынған хаттардың тез әрі уақытылы жіберілуін қамтамасыз етеді; азаматтардың хат арқылы хабарласуына есеп жүргізеді; барлық шығатын хаттарды рәсімдеп, пошта арқылы (жай, тапсырыспен) жібереді; халықаралық поштамен³ жіберілгендеріне тізім дайындайды. ___________________________________

___________ (аты-жөні) өз қызметін атқара отырып, орындайтын міндеттемелерін шығармашылықпен атқарады, азаматтардың барлық сұрақтарына сауатты әрі дұрыс жауап береді, жауапкершілігі жоғары, тәртіпті қатаң сақтайды.

3. Қазақ тілі мен әдебиетінің мұғалімі⁴ мамандығы бойынша жоғары педагогикалық білімі болғандықтан, _____________________ (аты-жөні) өтініш берушілермен әңгімелескенде мемлекеттік тілдегі білімін кәсіби түрде қолданады, келіп түскен хат-тарды орыс тілінен мемлекеттік тілге⁵ аударады. Компьютерлік сауаттылығы жоғары. Бағдарламалық қамтамасыз етудегі кез келген өзгерістерді қиындықсыз меңгереді.

4. Мемлекеттік және еңбек тәртібін, Мемлекеттік қызметкердің Ар-намыс кодексін, ішкі қызметтік тәртіпті және әдеп нормаларын сақтайды. Жұмыс істеген уақыты ішінде тәртібіне байланысты ешқандай сөгіс алмаған⁶.

5. Әңгімеге тартқыш, кәсіби деңгейін ұдайы арттырып отырады, әріптестеріне, азаматтарға мейіріммен қарайды. Мінезі салмақты, орнықты.

6. ______________________________ (аты-жөні) атқаратын қызметіне лайықты.

_________ қаласы әкімі аппараты

жалпы бөлімінің меңгерушісі ____________ ________________

(қолы) (аты-жөні)

200__ жылғы «___» ___________

№ 16 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Қаржылық құжаттар

Жұмыс мақсаты: Қаржылық құжаттар және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, толық хаттама түрін толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

Қаржы - есеп құжаттары :бухгалтерлік есепті ұйымдастыру бойынша ұйым жасаған құжаттарды қаржы - есеп құжаттары деп айтамыз. Оларға: айлық, тоқсандық, жылдық есептер жатады.

Айлық есеп дегеніміз - бухгалтерлік есеп айырысудың түрі, кәсіпорынның бір айдағы іс - әрекетін сипаттайды.

Кассалық кітап - бухгалтерлік регистр болып табылады, кәсіпорын кассасындағы қаражаттың немесе ақшаның қозғалысын есептейді.

Накладная - тасылатын жүкпен бірге жіберілетін құжат, тауар алуға ұсынылатын құжат

Кассалық ордер - Кәсіпорынның кассасына келіп түсетін ақша арқылы ресімделетін құжат және мақсат қоя отыра жұмсалатын қаражат. Оның түрлері : кіріс және шығыс.

Тәжірибелік жұмыс:

А. Қаржылық құжаттар түрлері, кассалық кітап, айлық жоспар, кіріс және шығыс ордер, накладная. Оқушылардың алдарындағы қаржылық құжаттармен жұмыс істеу барысында 8 тұрақты жағдаймен, интервалдармен, реквизиттердің орналасу тәртіптерін анықтау

Б. 1 тапсырма. Үлгіге қарап кассалық кітапты құрастыру

В. Үлгіге қарап өз мамандығына байланысты накладная - мәлімдеме құрастыру

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: А4 форматта өз мамандықтарына байланысты кіріс және шығыс ордерін құрастыруды ойлап келу

№ 17 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Істер номенклатурасы

Жұмыс мақсаты: Істер номенклатурасы және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, Істер номенклатурасы толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын Істер номенклатурасы

үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

_{ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ}

_{Мекемелерде істі қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін дұрыс топтау, белгілеу мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады. Іс номенклатурасы оларды сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған, мекеменің барлық ісі атауларының тізбесін білдіреді. Іс номенклатурасы мекеменің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін кеңсе мекеменің бірыңғай (жиынтық) іс номенклатурасын қалыптастырады. Келесі жылға арналған жиынтық іс номенклатурасын ағымдағы жылдың 15 желтоқсанынан кешіктірмей мекеме басшысы бекітеді.Жиынтық іс номенклатурасын жасауға жауаптылық кеңсеге жүктеледі. Іс номенклатурасы бойынша құрылымдық бөлімшелерге немесе салаларға шартты белгілер (сандық) беріледі. Номенклатураға енгізілген әрбір іс құрылымдық бәлімше немесе сала шегінде өз нөмірін алады. Құрылымдық бөлімшенің немесе саланың шартты белгілерін осы бөлімшенің номенклатура бойынша іс нөмірімен біріктіру істің индексін жасайды. Іс номенклатурасы жаңа күнтізбелік жылдың 1қаңтаррынан бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатураны құрылымның қайта ұйымдастырылуына және мекеменің функциясының немесе сипатының өзгеруіне байланысты ғана қайта жасалады немесе қайта бекітіледі. Министерліктер мен ведомоствалар бағынышты мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындар үшін үлгі іс номенклатурасын әзірлейді. Іс номенклатурасына кәсіпорынның барлық ісі және тіркеу журналы кіреді. Номенклатураға ғылыми- техниқалық құжаттар және баспа басылымдары кірмейді. Іс номенклатурасын хатшы- референт, кәсіпорынның құжаттарына жауапты маман немесе мұрағат жүргізуші жасайды. Номенклатураның бәлімдері ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлемдері ретінде кәсіпорыннның немесе мамандарының қызметінің бағыты пайдаланылады. Әрбір бөлімнің басында кәсіпорынның қызметі үшін маңызды құжаттар көрсетіледі; бұйрықтар, хаттамалар, содан кейін - хат алмасу және ақпараттық - анықтамалық құжаттар. Бөлімдердің соңында тіркеу журналы көрсетіледі. Іс номенклатурасына құрастырушы қол қояды және кәсіпорынның басшысы бекітеді. Жылдың соңында расталған істердің саны туралы қорытынды жазба жасалады.}

Тәжірибелік жұмыс:

А. тапсырма. Істер номенклатурасы графаларын толтыру

БЕКIТЕМIН

Кәсiпорын басшысы

Қолы, аты-жөнi

00.00.00.

IСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

00.00.00.

200____жылға

Істің

индексі

Істің

тақырыбы

Істің саны

(томдары)

Істің сақталу мерзімі

және тізбесі бойынша

баптары

Ескертулер

Референт қолы аты-жөнi

Архив меңгерушiсi қолы аты-жөнi

Iс 200____жылы жүргiзiлдi.

Референт қолы аты-жөнi

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Істер номенклатурасы кестесімен жұмыс

№ 18 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Кіріс ,шығыс, ішкі құжаттарды тіркеу

Жұмыс мақсаты: Кіріс ,шығыс, ішкі құжаттарды тіркеу және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, кесте толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау міндеттілігі болып табылады.

Кіріс құжаттарын өңдеудің тәртібі

Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру ұйымға келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.

Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің қызмет бөлмесінде ашылады. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегшінен, сондай - ақ тіркеу - есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және екін нысанда үш данада акт жасалады. « Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттерашылмастан мекен - жайы көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат - хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.Алынған құжаттарға келіп түскен уақыты крсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының қарауына беріледі.

Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден оны келісу, мен оған қол қоюдан тұрады.

Ішкі құжаттарға ұйым шегінен шықпайтын құжаттар жатады. Ішкі құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшін қарастырылған тәртіпте жүзеге асырылады. Құжаттың ұйым ішінде тапсырылуын құжаттама қызметі жүзеге асырады.

Тәжірибелік жұмыс:

А. тапсырма. Шығыс және ішкі журналдарын толтыру кестесімен танысу

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеудің журналы

Шығыс (ішкі) құжатының уақыты және индексі

Хат алмасушы

Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны

Құжаттың орындалғаны туралы белгі

1

2

3

4

Б. Тапсырма Кіріс құжаттарды тіркеудің журналын толтырыңыз

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Кестелермен жұмы

№ 19 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Құрылым саны және штаттық кесте

Жұмыс мақсаты: Құрылым саны және штаттық кесте және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, кесте толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын

үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:

Ұйымның (мекеменің, кәсіпорынның) құрылымы және штат саны

Кәсіпорынның құрылымы және штат саны оның жарғысына сәйкес айқындалады және кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері, лауазымдардың атауы және әрбір лауазым бойынша штат саны арнайы құжатпен бекітіледі. Құжат кәсіпорынның бланкісінде жасалады, кәсіпорын басшысының орынбасары қол қояды, бас бухгалтермен келісіледі және кәсіпорынның директоры бекітеді. Бекіту грифі мөрмен расталад

Үлгі

____________________________________________

кәсіпорын немесе мекеме атауы¹

БЕКІТЕМІН

кәсіпорын немесе

мекеме басшысы²

_______________ ______________________________

(қолы) (аты-жөні)

200__ жылғы «____ » ________ 200__ жылғы «____ » _________

___________ қаласы Мөр

Кәсіпорын немесе мекеме

басшысының орынбасары² __________ ___________________________________

(қолы) (аты-жөні)

Бұрыштама

Тәжірибелік жұмыс:

А. тапсырма. Құрылым және штат саны графаларымен танысып, толтырыңыз

БЕКІТЕМІН

Кәсіпорынның басшысы

Қолы Аты-жөні

00.00.00

Мөр

Кәсіпорынның атауы

ҚҰРЫЛЫМ ЖӘНЕ ШТАТ САНЫ

00.00.00

Алматы қаласы

Құрылымдық бөлімшенің және лауазымның атауы

Штат саны

Кәсіпорын басшысының

орнынбасары қолы Аты-жөні

Бұрыштамалар

Б. тапсырма. Штат саны графаларымен танысып, толтырыңыз

Кәсіпорынның атауы

Штат

санын ______бірлікте,

Жалақының айлық қоры

__________теңге мөлшерінде

Бекітемін

Кәсіпорынның басшысы

Қолы Аты-жөні

00.00.00

Мөрі

ШТАТТЫҚ КЕСТЕ

00.00.00

Алматы қаласы

Лауазымның атауы

Штат бірлігінің саны

Лауазымдық жалақылар

Үстемақылар

Жалақының айлық қоры

Ескерту

дербес

басқа

Кәсіпорны басшысының

орынбасары қолы Аты-жөні

Бас бухгалтер қолы Аты-жөні

00.00.00

Е. Жұмысты тексеру

Түзету жұмыстары:

Үйге тапсырма беру: Құрылым және штаттық кесте

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексеру

Үйге тапсырма беру: Кестелермен жұмыс

№ 20 Тәжірибелік жұмыс

Тақырыбы: Талап арыз

Жұмыс мақсаты: Талап арыз және оның қандай жағдайларда жазылатындығына түсінік беру, түрлерін ажырату, Талап арыз толтырып үйрету

Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана - 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу, Алматы - 2007, М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004, Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана - 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

Әдістемелік нұсқаулар:құжаттармен жұмыс істеу кезінде әр оқушы осы жұмыстың жазуы, қалыптастыру және жұмыс мазмұнына қойылатын талаптарды белгілеу

Тәжірибелік жұмыс:

А. тапсырма. Талап арыздың 5 түрімен танысу, үлгілермен жұмыс, реквизиттермен танысу

Б. Теңгені өндіріп алу туралы талап арызды үлгі бойынша реквизиттермен жұмыс жасап, толтырыңыз

_________________________облыстық соттың

шаруашылық даулары жөнiндегi коллегиясына

Талапкер________________________________

Кәсiпорынның атауы______________________

(мекен-жайы)

Жауапкер________________________________

Кәсiпорынның атауы______________________

(мекен-жайы)

------- теңгенi өндiрiп алу туралы

ТАЛАП ЕТУ АРЫЗ

№________________ жөнелтпе құжат бойынша жауапкер бiздiң мекен-жайымызға «___»____________ 200_____ж. №____ шот бойынша төленген мына_______________________________тауарларды тиедi.

Уәкiлеттi тұлғаның ______________________________________қатысуымен тауарды

(аты-жөнi, лауазымы)

«____»____________ 200___ ж. №________ акт бойынша қабылдадық.

Жетiспейтiн (сынған, бүлiнген) тауарлардың құны мен қайта сұрыпталғаннан кейiнгi айырмасы есеп айырысуға сәйкес ___________________________теңгенi құрайды.

Түпнұсқа құжаттармен бiрге берiлген талап арызды жауапкер мына_____________________________________себептерге байланысты қабылдамады.

24.12.94 ж. № 268-VIII ҚР АК-нiң 349, 350 баптарын басшылыққа ала отырып, жоғарыда жазылғандар негізінде:

ӨТIНЕМIН:

Жауапкерден_____________________теңгенi және мемлекеттiк баж салығына төлеген _____________________теңгенi өндiрiп беруiңiздi сұраймын.

Қосымша:

1. Шарттың көшiрмесi.

2. Көлiк жүк құжатының көшiрмесi.

3. Тауарды қабылдап алғандығы туралы актiнiң көшiрмесi.

4. Жауапкерге талап арызын жібергендiгi туралы түбіртек.

5. Мемлекеттiк баж салығын төлегендiгi туралы түбіртек (төлем тапсырмасы).

Кәсiпорынның басшысы қолы

Жұмысты тексеру : Оқушылардың орындаған жұмыстарын тексеру

Түзету жұмыстары: Құжаттарға қойылатын талаптар бойынша тексерҮйге тапсырма беру: Талап арыздың басқа да түрін ресімдеңіз