Статья: «Архивоведение - это обес­пе­че­ние пол­ной со­хран­но­сти всех до­ку­мен­таль­ных бо­гатств нашей стра­ны»

Архивоведение - это обес­пе­че­ние пол­ной со­хран­но­сти всех до­ку­мен­таль­ных бо­гатств нашей стра­ны.

Объ­ек­том изу­че­ния яв­ля­ют­ся до­ку­мен­ты, за­кон­чен­ные де­ло­про­­и­зво­дс­твом, на­хо­дя­щие­ся в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях и в ар­хи­­ве уч­ре­ж­де­ния, во­про­сы ор­га­ни­за­ции этих до­ку­мен­тов, обес­пе­че­­ния их со­хран­но­сти и ис­поль­зо­ва­ния в ин­те­ре­сах об­ще­ст­ва.

В на­ча­ле ка­ж­до­го ка­лен­дар­но­го го­да за­кон­чен­ные де­ло­про­из­вод­­с­твом де­ла за пред­ше­ст­вую­щий год долж­ны пе­ре­да­вать­ся в ар­хив уч­ре­ж­де­ния (ве­дом­ст­вен­ный ар­хив). Кро­ме ар­хи­вов - струк­тур­­ных под­раз­де­ле­ний уч­ре­ж­де­ний, су­ще­ст­ву­ют и са­мо­стоя­тель­ные ар­хи­вы.

Ар­хив - ор­га­ни­за­ция или ее струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние, осу­­щ­ес­т­вля­ющие при­ем и хра­не­ние до­ку­мен­тов в це­лях ис­поль­зо­ва­­ния рет­ро­спек­тив­ной до­ку­мент­ной ин­фор­ма­ции.

Ар­хив­ное де­ло - от­расль дея­тель­но­сти, ох­ва­ты­ваю­щая во­про­сы хра­не­ния и ис­поль­зо­ва­ния ар­хив­ных до­ку­мен­тов.

На­уч­ная дис­ци­п­ли­на, изу­чаю­щая и раз­ра­ба­ты­ваю­щая тео­ре­ти­­ч­еские, ме­то­ди­че­ские и ор­га­ни­за­ци­он­ные во­про­сы ар­хив­но­го де­ла и его ис­то­рию, на­зы­ва­ет­ся ар­хи­во­ве­де­ни­ем.

За­кон СССР "Об ох­ра­не и ис­поль­зо­ва­нии па­мят­ни­ков ис­то­рии и куль­ту­ры", при­ня­тый Вер­хов­ным Со­ве­том СССР в 1976 г., а так­же ны­не дей­ст­вую­щий За­кон Рес­пуб­ли­ки Ка­зах­стан «О На­цио­наль­ном Ар­хив­ном фон­де и ар­хи­вах», при­ня­тый 22 де­каб­ря 1998 го­да, от­но­сят к чис­лу па­мят­ни­ков и до­ку­мен­таль­ные цен­но­сти, хра­ня­­щи­еся в го­су­дар­ст­вен­ных ар­хи­вах. За­ко­ны ус­та­нав­ли­ва­ют, что ука­­за­нные па­мят­ни­ки слу­жат це­лям раз­ви­тия нау­ки, на­род­но­го об­ра­­з­ов­ания и куль­ту­ры.

Со­во­куп­ность цен­ных ар­хив­ных до­ку­мен­тов, яв­ляю­щих­ся соб­ст­­ве­нн­остью го­су­дар­ст­ва, со­став­ля­ет Ар­хив­ный фонд РК. Часть этих до­ку­мен­тов по За­ко­ну РК об АФ име­ет об­ще­со­юз­ное (при СССР) зна­че­ние, дру­гая - рес­пуб­ли­кан­ское, тре­тья - ме­ст­ное. Со­став до­ку­мен­тов, вхо­дя­щих в АФ, весь­ма раз­но­об­ра­зен как по на­зна­че­нию (нор­ма­тив­ная и ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ная до­ку­мен­та­ция, пла­но­вая и учет­но-от­чет­ная, про­ект­ная и на­уч­ная, куль­тур­но-про­све­ти­тель­ская и пр.), так и по фи­зи­че­ским осо­бен­но­стям (до­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве, на каль­ка, на стек­ле, на плен­ке, на ва­ли­ках, на маг­нит­ной лен­те, на пер­фо­кар­тах, встре­ча­ют­ся да­же на бе­ре­сте и на лос­ку­тах ма­те­рии).

Ар­хив­ный фонд (АФ) ох­ва­ты­ва­ет до­ку­мен­ты всех от­рас­лей дея­­тел­ьн­ости об­ще­ст­ва.

Ба­зой ком­плек­то­ва­ния Ар­хив­но­го фон­да яв­ля­ют­ся уч­ре­ж­де­ния, ор­га­ни­за­ции, пред­при­ятия стра­ны, в том чис­ле и не­го­су­дар­ст­вен­­ные струк­ту­ры (по до­го­во­рен­но­сти). До­ку­мен­ты всех уч­ре­ж­де­ний и ор­га­ни­за­ций ис­поль­зу­ют­ся для прак­ти­че­ских це­лей, а часть до­ку­­ме­нтов еще в сте­нах уч­ре­ж­де­ния ис­поль­зу­ет­ся в на­уч­ных и на­род­­н­ох­озя­йс­тве­нных це­лях. В даль­ней­шем цен­ная часть до­ку­мен­тов уч­ре­ж­де­ния пе­ре­да­ет­ся в го­су­дар­ст­вен­ный ар­хив, по­это­му важ­но, что­бы ме­ж­ду ве­дом­ст­вен­ны­ми и го­су­дар­ст­вен­ны­ми ар­хи­ва­ми под­­де­рж­ив­алась тес­ная связь и бы­ли соз­да­ны ус­ло­вия для пре­ем­ст­вен­­н­ости в ра­бо­те. У них об­щие ос­нов­ные за­да­чи: хра­не­ние до­ку­мен­­тов и ис­поль­зо­ва­ние со­дер­жа­щей­ся в них рет­ро­спек­тив­ной ин­фор­­м­ации в на­уч­ных и прак­ти­че­ских це­лях. Пре­ем­ст­вен­ность со­сто­ит пре­ж­де все­го в том, что­бы в го­су­дар­ст­вен­ный ар­хив пе­ре­хо­ди­ла толь­ко цен­ная до­ку­мен­та­ция, обес­пе­чи­ваю­щая оп­ти­маль­ную ин­­фо­рм­ати­вность фон­да. А для это­го не­об­хо­ди­мо вы­со­кое ка­че­ст­во экс­пер­ти­зы цен­но­сти до­ку­мен­тов на са­мом ран­нем эта­пе - на уров­не де­ло­про­из­вод­ст­ва.

Пре­ем­ст­вен­ность со­сто­ит так­же в том, что спра­воч­ный ап­па­рат, со­став­лен­ный в ар­хи­ве уч­ре­ж­де­ния, ор­га­ни­за­ции, пред­при­ятия на пе­ре­да­вае­мые до­ку­мен­ты, дол­жен по­сту­пить в го­су­дар­ст­вен­ный ар­хив в ра­бо­чем со­стоя­нии. А это воз­мож­но толь­ко при тес­ном кон­­та­кте ме­ж­ду ар­хи­ва­ми, при сис­те­ма­ти­че­ском кон­тро­ле со сто­ро­ны го­су­дар­ст­вен­но­го ар­хи­ва за ор­га­ни­за­ци­ей до­ку­мен­тов и столь же сис­те­ма­ти­че­ской ме­то­ди­че­ской по­мо­щи.

Боль­шую роль в чет­кой и ка­че­ст­вен­ной об­ра­бот­ке до­ку­мен­тов, под­ле­жа­щих пе­ре­да­че в Ар­хив­ный фонд (го­су­дар­ст­вен­ный ар­хив), иг­ра­ет Еди­ная го­су­дар­ст­вен­ная сис­те­ма де­ло­про­из­вод­ст­ва. Уни­фи­­к­ация форм до­ку­мен­тов, вы­пол­не­ние тре­бо­ва­ний по ор­га­ни­за­ции до­ку­мен­тов соз­да­ют ус­ло­вия для бо­лее вы­со­ко­го ка­че­ст­ва об­ра­бот­­ки и рас­ши­ря­ют воз­мож­но­сти ме­ха­ни­за­ции не толь­ко де­ло­про­из­вод­ст­вен­ной служ­бы, но в оп­ре­де­лен­ном объ­е­ме по­зво­ля­ют ме­ха­ни­зи­ро­вать по­ис­ки до­ку­мент­ной ин­фор­ма­ции и в ар­хи­вах.

Од­ной из важ­ней­ших за­дач ар­хив­ных уч­ре­ж­де­ний на со­вре­мен­­ном эта­пе яв­ля­ет­ся со­вер­шен­ст­во­ва­ние сис­те­мы ис­поль­зо­ва­ния Ар­хив­но­го фон­да для обес­пе­че­ния по­треб­но­сти об­ще­ст­ва в ре­­тр­оспе­кти­вной ин­фор­ма­ции. Дру­гой важ­ней­шей за­да­чей ар­хив­ных уч­ре­ж­де­ний яв­ля­ет­ся оп­ти­ми­за­ция со­ста­ва и со­дер­жа­ния Ар­хив­но­­го фон­да, для че­го не­об­хо­ди­мо со­вер­шен­ст­во­ва­ние сис­те­мы ком­п­ле­кт­ов­ания го­су­дар­ст­вен­ных ар­хи­вов, ук­ре­п­ле­ние свя­зей ме­ж­ду го­­с­уда­рс­тве­нн­ыми и ве­дом­ст­вен­ны­ми ар­хи­ва­ми, уси­ле­ние влия­ния на ра­бо­ту экс­перт­ных ко­мис­сий в уч­ре­ж­де­ни­ях и на ор­га­ни­за­цию до­­к­уме­нтов в де­ло­про­из­вод­ст­ве. И треть­ей, не ме­нее важ­ной за­да­чей яв­ля­ет­ся обес­пе­че­ние пол­ной со­хран­но­сти всех до­ку­мен­таль­ных бо­гатств стра­ны.