План урока по МДК 01. 05 Делопроизводство и режим секретности по теме: Составление и утверждение номенклатуры дел организации

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

«КОЛЛЕДЖ ПОЛИЦИИ»

ОТКРЫТЫЙ УРОК

МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности

на тему:

«Порядок составления и утверждения

номенклатуры дел организации»

Преподаватель Е.В. Ивлева

16.11.2015

ПЛАН УРОКА

1. Тема занятия:

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

2. Цели занятия:

Дидактическая:

Развивающая:

Воспитательная:

закрепление теоретических знаний и формирование практического навыка оформления номенклатуры дел;

способствование развитию познавательных способностей: интереса к предмету и профессии, умению оперировать полученными знаниями и планировать свою деятельность;

способствование развитию навыков самостоятельного мышления, повышению мотивации к изучению делопроизводства и режима секретности и учебной практики;

3. Тип занятия:

урок совершенствования знаний, умений и навыков

4. Вид занятия:

практическое занятие

5. Ресурсы:

видеопроектор, бумага формата А4, линейка, ластик, карандаш.

6. Учебные

материалы:

методические рекомендации по выполнению практической работы по теме: «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»; Инструкция по делопроизводству в ОВД, учебник Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.И. Басаков, О.И. Замыцкова, формуляр-образец номенклатуры дел

7. Метод проведения:

Продуктивный

Ход урока

I. Начало занятия - 20 мин.

1. Организационный момент

 проверка присутствующих;

• сообщение темы и цели.

1.2 Актуализация знаний

• повторение теоретического материала в виде фронтального опроса и работы по карточкам (приложение 1, 2)

  3. Вводный инструктаж:

• сообщение задания;

 объяснение порядка выполнения работы;

 разъяснение оформления отдельных реквизитов;

• использование справочной литературы;

• сообщение длительности оформления практической работы;

II. Основная часть: - 60 мин.

 выполнение практического задания с раздаточного материала (приложение 3), с использованием полученного инструктажа (приложение 4)

 разъяснение вопросов, возникших у отдельных обучающихся;

III. Заключительная часть: - 10 мин.

 подведение итогов; выставление оценок;

• задание на дом.

ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ

по теме: «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»

ВАРИАНТ 1

I. Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Типовая номенклатура дел носит рекомендательный характер:

А) да Б) нет

2. Номенклатуру дел организации составляет и подписывает начальник канцелярии:

А) да Б) нет

3. Сводную номенклатуру дел организации утверждает руководитель структурного подразделения:

А) да Б) нет

4. Номенклатура дел вводится в действие в четвертом квартале:

А) да Б) нет

5. Номенклатура дел оформляется на листах формата А4:

А) да Б) нет

II. Выберите правильный вариант ответа.

6. При составлении номенклатуры дел используют:

А) организационно-распорядительную документацию;

Б) положения и уставы учреждения, список структурных подразделений;

В) все вышеназванные документы.

7. Номенклатура дел вступает в силу:

А) с нового года;

Б) каждый новый квартал;

В) по распоряжению руководителя.

8. В состав реквизитов номенклатуры дел НЕ входит:

А) гриф утверждения;

Б) отметка о контроле;

В) гриф согласования.

9. Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:

А) одного раза в год;

Б) одного раза в 3 года;

В) одного раза в 5 лет.

III. Вставьте пропущенные в тексте слова.

10. Номенклатура дел - это систематизированный перечень ________ _______ с указание сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11. По окончанию календарного года в конце номенклатуры дел составляется ______ запись о ___________ заведенных дел.

ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ

по теме: «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»

ВАРИАНТ 2

I. Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Примерная номенклатура дел носит обязательный характер:

А) да Б) нет

2. Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель организации:

А) да Б) нет

3. Номенклатуры дел обязательны в любом учреждении:

А) да Б) нет

4. Элементы заголовков дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности:

А) да Б) нет

5. Номенклатура дел обязательно согласовывается с работником архива:

А) да Б) нет

II. Выберите правильный вариант ответа.

6. Типовая номенклатура дел носит:

А) рекомендательный характер;

Б) обязательный характер;

В) произвольный характер.

7. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет:

А) секретарь;

Б) исполнитель;

В) руководитель.

8. Сводная номенклатура дел утверждается:

А) руководителем архива;

Б) начальником канцелярии;

В) руководителем учреждения.

9. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

А) действует бессрочно;

Б) ежегодно вводится в действие приказом руководителя;

В) переутверждается один раз в пять лет

III. Вставьте пропущенные в тексте слова.

10. Номенклатуры дел бывают типовые, ____________ и ______________.

11. Номенклатура дел вводится в действие с ____ _______ ________ года.

КЛЮЧ

№ ПП

Вариант 1

Вариант 2

1

Б

Б

2

А

Б

3

Б

А

4

Б

А

5

А

А

6

В

Б

7

А

А

8

Б

В

9

В

В

10

наименований дел

индивидуальные, примерные

11

итоговая, количестве

1 января нового года

КРИТЕРИИ ОЦЕНОК

«5» отлично

91-100%

10-11

«4» хорошо

71-90%

8-9

«3» удовлетворительно»

60-70%

6-7

«2» неудовлетворительно»

менее 60%

менее 6

ВОПРОСЫ

1. Дайте определение «номенклатура дел».

2. Виды номенклатуры дел.

3. Назначение номенклатуры дел.

4. Чем руководствуется ОВД при составлении номенклатуры дел?

5. Кем составляется и соответственно подписывается номенклатура дел?

6. С кем согласовывается номенклатура дел?

7. Кем утверждается номенклатура дел?

8. Когда вводится в действие номенклатура дел?

9. Что является названиями разделов номенклатуры дел?

10. Основные признаки заведения дел?

11. Какая запись делается в номенклатуре дел по окончании года?

12. В какое срок необходимо создать новую номенклатуру дел, если появилось новое структурное подразделение?

13. Как оформляется реквизит «Гриф утверждения» должностным лицом.

14. Какие виды согласования бывают?

15. Оформление реквизита «виза согласования».

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

1. Дайте определение «номенклатура дел».

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

2. Виды номенклатуры дел.

В соответствии с Правилами работы архивов выделяют типовую, примерную и индивидуальную номенклатуру дел.

Типовая является нормативным документом, составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, и их единую индексацию.

Примерная носит рекомендательный характер и на устанавливает примерный перечень дел организаций, на которые она составляется.

Индивидуальная номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

В небольших организациях составляется одна номенклатура дел, в крупных - на основе номенклатур структурных подразделений утверждается сводная.

2. Назначение номенклатуры дел.

Используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел.

Предварительно определяет сроки хранения документов.

Используется при построении информационно-поисковой системы органа внутренних дел. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры органа внутренних дел.

2. Чем руководствуется ОВД при составлении номенклатуры дел?

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

2. Кем составляется и подписывается номенклатура дел?

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями (начальниками) других структурных подразделений, подписывается руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима.

2. С кем согласовывается номенклатура дел?

Номенклатура дел согласовывается подразделением спецфондов.

2. Кем утверждается номенклатура дел?

Утверждается руководителем (начальником) органа внутренних дел.

2. Когда вводится в действие номенклатура дел?

Вводится в действие с 1 января следующего календарного года

2. Что является названиями разделов номенклатуры дел?

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности.

2. Основные признаки заведения дел?

- предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

- виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

- адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

2. Какая запись делается в номенклатуре дел по окончании года?

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел.

2. В какое срок необходимо создать новую номенклатуру дел, если появилось новое структурное подразделение?

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

2. Как оформляется реквизит «Гриф утверждения» должностным лицом.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Подпись Расшифровка подписи

дата

2. Какие виды согласования бывают?

Внутреннее и внешнее

2. Оформление реквизита «виза согласования».

Наименование должности

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Практическая работа

по теме: «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»

Цель: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления номенклатуры дел организации.

Вариант 1.

Порядок выполнения работы

1. Запишите тему и цель практической работы, вариант.

2. Оформите поля на бумаге формата А4, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов.

3. Используя предложенные данные и образец, оформите номенклатуру дел ООО «ОРИОН-АВТО», утвержденную директором В.П. Токовым на 2016 год

ООО «ОРИОН-АВТО» имеет следующие отделы:

01. Канцелярия, в ней хранятся следующие дела:

1. Учредительные документы и устав общества, со сроком хранения - постоянно ст. 50а, 51-53. Перечень типовых управленческих архивных документов…(М., 2010);

2. Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении), срок хранения - постоянно ст. 57а. Переходящее с 2014 г.;

02. Отдел кадров, в нем хранятся следующие дела:

1. Должностные инструкции сотрудников, срок хранения - 75 лет, ст. 77а

2. Штатные расписания и изменения к ним. Копии, срок хранения - 3 года, ст. 71 б. Подлинники в деле 01-02

3. Приказы директора по основной деятельности. Копии, срок хранения - До минования надобности ст. 19 а. Подлинники в канцелярии в деле 01-05.

Номенклатура дел подписана начальником канцелярии, которым являетесь Вы, и согласована с ответственным за архив Б.И. Тарабориным

4. Добавьте недостающие реквизиты.

Практическая работа

по теме: «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»

Цель: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления номенклатуры дел организации.

Вариант 2.

Порядок выполнения работы

1. Запишите тему и цель практической работы, вариант.

2. Оформите поля на бумаге формата А4, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.УСОРД. Требования к оформлению документов.

3. Используя предложенные данные и образец, оформите номенклатуру дел Частного унитарного предприятия «ВИХРЬ», утвержденную директором А.А. Антипенко

Частное унитарное предприятие «ВИХРЬ имеет следующие отделы:

01. Канцелярия, в ней хранятся следующие дела:

1. Учредительные документы частного унитарного предприятия «Вихрь» (устав, свидетельство о регистрации и др.), срок хранения - пост. ст.8.1;

2. Приказы, распоряжения, указания вышестоящих (контролирующих) организаций, срок хранения - до минования надобности ст.18б

3. Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения - 5 л. ст.16.2. После проведения налоговой проверки.

02. Бухгалтерия, в нем хранятся следующие дела:

1. Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности, срок хранения - до минования надобности ст.1.2, 2.2, 4.2

2. Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии, срок хранения 3 г. ст.16.1

3. Должностные инструкции работников бухгалтерии. Копии; срок хранения - до минования надобности ст.12.3

Номенклатуру дел подписана секретарем, которым являетесь Вы, и согласована с руководителем архива Т.С. Петровой

4. Добавьте недостающие реквизиты.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации

подпись Расшифровка подписи

Дата № _____ Дата

Место составления

На ________________ год

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _________ № _________

ПРИЛОЖЕНИЕ 6