МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ по дисциплине ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ для специальности Право и организация социального обеспечения

Департамент образования, науки и молодежной политики

Воронежской области

ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

для самостоятельной работы студентов ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

по дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

для специальности

Право и организация социального обеспечения,

Острогожск 2014

Методические указания разработаны на основе рабочей программы учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Методические указания предназначены для специальности среднего профессионального образования

Право и организация социального обеспечения,

Организация-разработчик: ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»

Разработчик:

Сизинцева Е.Ю., зав.заочным отделением, преподаватель экономических дисциплин ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»

Рецензент:

Чалая Е.В., председатель цикловой комиссии, преподаватель экономических и бухгалтерских дисциплин ГОБУ СПО ВО «Острогожский аграрный техникум»

Методические указания рекомендованы цикловой комиссией экономических и бухгалтерских дисциплин

Протокол №____от «___»_______2014

Председатель цикловой комиссии____________Е.В.Чалая

СОГЛАСОВАНО

Заведующий заочного отделения:

____________/ Е.Ю.Сизинцева

Содержание

Введение

3

Содержание внеаудиторной самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

4

Введение. Понятие о ДОУ

4

Раздел 1. Документирование

Тема 1.1 Понятие о документе

4

Тема 1.2 Нормативно-правовая база ДОУ

5

Тема 1.3 Формуляр-образец документа

5

Состав и оформление реквизитов документов

7

Оформление реквизитов ОРД

8

Тема 1.4 Организационно-распорядительные документы (ОРД)

10

Составление и оформление организационных документов (должностная инструкция)

11

Составление и оформление распорядительных документов (приказы по основной деятельности выписки из приказа)

12

Составление и оформление справочно-информационных документов (протоколы, выписки из протоколов)

12

Составление и оформление справочно-информационных документов (деловые письма)

13

Составление и оформление справочно-информационных документов (акты сдачи-приемки, списания и уничтожения)

14

Составление и оформление справочно-информационных документов (справки, служебные записки)

15

Тема 1.5 Организация кадрового делопроизводства

16

Составление и оформление документов по личному составу, входящих в личное дело работника (заявление, резюме, характеристика, автобиография)

18

Составление и оформление документов по личному составу, входящих в личное дело работника (приказы по личному составу и основания к ним)

19

Оформление личного дела работника (обложка, внутренняя опись, пояснения к описи)

20

Раздел 2 Организация работы с документами

Тема 2.1 Служба ДОУ

20

Тема 2.2 Организация документооборота

21

Вопросы для подготовки к экзамену

22

Литература

24

Введение

Методические указания предназначены для упорядочивания самостоятельной работы студентов заочного отделения в процессе изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Методические указания отражают основные требования государственного образовательного стандарта среднего (полного) общего образования, предъявляемые к знаниям обучающихся при подготовке специалистов среднего звена, задания для самопроверки и задания, предназначенные для формирования соответствующих практических умений и приобретения практического опыта. В каждой теме указаны знания и умения, которые должны развиваться в ходе самостоятельной деятельности.

Трудоемкость самостоятельной деятельности студентов

Таблица 1

Наименование разделов и тем дисциплины

Трудоемкость, час. .(max/по з.о.)

Введение. Понятие о ДОУ

6/4

Раздел 1. Документирование

Тема 1.1 Понятие о документе

6/6

Тема 1.2 Нормативно-правовая база ДОУ

4/4

Тема 1.3 Формуляр-образец документа

14/14

Тема 1.4 Организационно-распорядительные документы (ОРД)

26/18

Тема 1.5 Организация кадрового делопроизводства

16/12

Раздел 2 Организация работы с документами

Тема 2.1 Служба ДОУ

6/6

Тема 2.2 Организация документооборота

12/10

Всего

90/74

Содержание внеаудиторной самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Введение. Понятие о ДОУ

Студент должен знать: понятие делопроизводства, составные части делопроизводства.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. История развития служб делопроизводства.

2. Роль и современное состояние делопроизводства.

3. Значение служб ДОУ на предприятии.

Тема 1.1 Понятие о документе

Студент должен знать: понятие и значение документа.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Понятие, значение документа.

2. Система документации. Классификация документов.

3. Виды документов.

Задания: Решите тесты по теме:

1. На какие документы идет разделение по содержанию

А) типовые и индивидуальные Б) внутренние и внешние

В) оригиналы и копии Г) нет верного ответа

2. К какой группе документов относят акты

А) организационные Б) распорядительные

В) по личному составу Г) справочно-информационные

3. Какое определение наиболее подходит понятию «документ»

А) фиксация действительной информации на определенном материале

Б) закрепление различными способами на различных материалах действительности и мыслительной деятельности

В) закрепление машинописным или рукописным способами действительной информации или мыслительной деятельности человека

Г) фиксация факта закрепления действительной информации или мыслительной деятельности на различных материалах различными способами

4. На какие документы идет разделение по форме

А) индивидуальные и типовые Б) сложные и простые

В) оригиналы и копии Г) нет верного ответа

5. Для чего может служить документ

А) основанием для написания истории

Б) основанием для подтверждения экономических и юридических фактов

В) основание основанием для подтверждения фактов и событий Г) все ответы верны

6. По какому признаку документы делятся на оригиналы и копии

А) по сложности Б) по форме В) по месту составления Г) нет верного ответа

Тема 1.2 Нормативно-правовая база ДОУ

Студент должен знать: свод правил единых требований к документированию.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Государственная система ДОУ в России.

2. Унификация и стандартизация - как основные направления совершенствования документов и ДОУ.

Задания: Решите тесты по теме:

1. Для чего необходима унификация документов.

А) для упорядочения документов

Б) для внедрения новых методов работы с документами

В) для внедрения единых методов организации ДОУ

Г) все ответы верны

2. Что является задачей унификации прохождения документов.

А) рационализация процессов по учету документов

Б) определение инстанций документооборота

В) рационализация операций по формированию дел и подготовки к архивному хранению

Г) определение состава документов

Д) установление основных принципов составления документов

3. В каком стандарте установлены состав и расположение реквизитов документов.

А) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Основные положения»

Б) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов»

В) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Термины и определения»

Г) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Формуляр-образец

4. Что является целью унификации документов.

А) ускорение процессов подготовки документов Б) систематизация документов

В) обеспечение быстрого поиска документов Г) все ответы верны

5. В каком стандарте установлены два вида бланков: общий и для писем.

А) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Термины и определения»

Б) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Формуляр-образец»

В) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Основные положения»

Г) «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов»

Тема 1.3 Формуляр-образец документа

Студент должен знать: понятие «реквизит», реквизиты управленческих документов, их состав и расположение

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Понятие о бланках документов. Виды бланков. Требования к бланкам по ГОСТу Р6.30-2003.

2. Формуляр-образец документов.

3. Состав реквизитов и требования по их оформлению в соответствии требованиям стандарта.

Задания: Решите тесты по теме:

1. Какой реквизит не содержит бланк для писем.

А) наименование министерства Б) место составления В) эмблема предприятия

Г) номер телефона Д) наименование вида документа

2. Где проставляется дата после его оформления.

А) в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа»;

Б) в средней части документа, сразу после текста;

В) в нижней части документа, перед отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

Г) в средней части документа, после отметки о наличии приложений.

3. Где располагается реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

А) только на бланке для писем, факсов;

Б) в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения»;

В) в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля;

Г) в средней части документа, сразу после текста.

4. В каком порядке расположены подписи на документе.

А) по мере подписания Б) по должностям, начиная с более высокой

В) по должностям, начиная с более низкой Г) на одном уровне

5. Как оформляют реквизит «Отметка о заверении копии».

А) слово «верно», должность лица заверившего документ, подпись, расшифровка, дата, штамп службы ДОУ или заверившего лица

Б) слово «верно», должность лица заверившего документ, подпись, расшифровка, дата

В) слово «верно», должность лица заверившего документ, подпись, дата

Г) слово «верно», должность лица заверившего документ, подпись, расшифровка, дата, печать предприятия

6. Какие виды текстов не допускается применять при составлении документов.

А) в виде текста Б) в виде таблицы В) в виде анкеты

Г) все ответы верны Д) все ответы неверны

7. Где расположен реквизит «Гриф согласования».

А) в правом нижнем углу после текста Б) в левом нижнем углу после текста

В) в левом нижнем углу после подписи Г) в правом нижнем углу на одном уровне с подписью

Д) в центральной части после текста

8. Что указывают в реквизите «Резолюция».

А) должность, ф.и.о. исполнителя, его рабочий телефон Б) указания по исполнению

В) сроки исполнения документа

Г) номер и дату постановки документа на контроль исполнения и сроки исполнения

Д) отметку об исполнении документа и оценку исполнения

9. Как оформляют реквизит «Наименование организации.

А) полное наименование отдельной строкой

Б) полное наименование и сокращенное наименование в одну строку

В) полное наименование, а под ним сокращенное наименование отдельными строками

Г) сокращенное наименование, под ним полное наименование отдельными строками

10. Какой реквизит не содержит общий бланк для документов.

А) наименование предприятия Б) номер банковского счета

В) ссылка на индекс и дату входящего документа Г) герб Д) место составления

Практическая работа

Тема: Состав и оформление реквизитов документов

Студент должен уметь: оформлять и размещать реквизиты.

Задание № 1

Разместите реквизиты и информацию приказа по основной деятельности в соответствии с гос.стандартом.

ПРИКАЗ. Дата. Индекс, г. Орел. Об обеспечении противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней.

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1 и 2 мая ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку на территории института и перевести в более безопасное место воспламеняющиеся предметы (Отв. М. М. Михайлов). 2. Проверить состояние электропроводки электрооборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 30.04.00 выключить все рубильники (Отв. С. Г. Макаров). 3. Представить список лиц, пребывание которых обязательно в институте в праздничные дни. Срок исполнения 25.04.00 (Отв. А. И. Ефремов). 4. Всем сотрудникам института по окончании работы 30.04.00 лично проверить хранение служебной документации. 5. Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника административно - хозяйственного отдела института М. И. Сидорова. Директор института А. Ф. Попутников. В дело 1 - 6. М. И. Наумов.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Дата. Индекс. Москва. О поощрении. ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ ПОПУТНИКОВОЙ Майе Феликсовне за большую и плодотворную работу в деле воспитания молодежи и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление директора школы от 00.00.00. №21. Зав. РОНО И. В. Комаров. Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения. СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 00.00.00 №14. Верно. Инспектор Н. Б. Олесова. 00.00.00.

СПРАВКА. Дата. Индекс, г. Орел, магазин № 32 «Одежда». Еремин Василий Матвеевич работает на заводе в должности слесаря механического цеха. Директор завода И. И. Карпов. Главный бухгалтер А.А. Адамова.

Задание № 2

Расположите на бумаге формата А 4 реквизиты, показав их состав: наименование министерства, гриф утверждения, гриф согласования, подпись, отметка об исполнении документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, текст, дата, индекс, наименование документа, резолюция.

Инструктивные указания:

1. Разместите все указанные реквизиты, согласно стандарта «Система ОРД. Формуляр-образец» на бумаге формата А 4 в соответствии со способом размещения.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение документу.

2. Какие стандарты используют в делопроизводстве и что они содержат.

3. Сколько существует реквизитов документа.

4. Какие бланки установлены стандартами и что они содержат.

5. Правила оформления управленческих документов, бланки документов, понятие и построение формуляра-образца.

6. Требования к составлению текстов служебных документов, стиль и язык.

Практическая работа

Тема: Оформление реквизитов ОРД

Студент должен уметь: оформлять и размещать реквизиты.

Задание 1

Под цифрами, при оформлении реквизитов документа допущены ошибки (неправильное оформление, реквизит не должен быть на данном документе, недостает необходимого реквизита). Используя образцы документов, обоснуйте ошибки и напишите правильный вариант оформления документа.

_________________________________________________________________________________

ЗАО «Медсервис» УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Медсервис»

Личная подпись Романов А.И.

1 13.12.2004

Акт

13.12.2004

3

Проверки работы с документами в

отделе маркетинга

4

Составлен комиссией:

Председатель: Зудина О. Д.

Члены комиссии: 1. Токарева Е.Ю

2. Павлов Р.Л. 5

3. Зобин Д.Т.

4. МасловаП.Н.

Присутствовали: Романова Е.П.

12.12.2004 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки установлено:

1. В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы.

2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренных номенклатурой.

3. Отсутствуют два дела с перепиской за 2003 год.

Таким образом, в введении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки.

Акт составлен 4-х экземплярах:

Председатель комиссии личная подпись Зудина О.Д.

7

С актом ознакомлены:

Зав.отделом маркетинга Егоров Н.И. 9

Секретарь отдела маркетинга Романова Е.П.

8

_________________________________________________________________________________

Задание № 2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТОМСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

1

ПРИКАЗ (выписка)

13.12.2005 №53

О научно-исследовательской работе

на летний период

2

3

6

Руководителю экспедиции А.А.Певчук представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета.

7

Ректор университета личная подпись Р.Т.Илюшин

4

5

С приказом ознакомлен личная подпись А.А.Певчук

В дело 01-06 8

Сизова Н.К. личная подпись

Вопросы для самоконтроля

1. Какие реквизиты используют для внутреннего бланка, их состав.

2. Какие реквизиты используют на бланке для писем.

3. Требования к содержательной части документа.

Тема 1.4 Организационно-распорядительные документы (ОРД)

Студент должен знать: классификацию организационно-распорядительной документации, виды ОРД.

Студент должен уметь: составлять проекты различных документов.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Требования по составлению и оформлению ОРД.

2. Характеристика и состав основных организационных документов.

3. Характеристика и состав распорядительных документов.

4. Характеристика и состав информационно- справочных документов.

Задания: Решите тесты по теме:

1. Кто подписывает должностные инструкции.

А) руководитель организации Б) руководитель вышестоящей организации

В) руководитель структурного подразделения Г) заместитель руководителя организации

2. Какой реквизит не должен быть на должностной инструкции.

А) гриф утверждения Б) заверительная надпись

В) подпись Г) эмблема предприятия

3. Кто составляет проект распорядительного документа.

А) руководитель Б) зам.руководителя

В) руководитель структурного подразделения Г) главный специалист

Д) специалист структурного подразделения

4. Какие сведения содержатся в первой части приказа по основной деятельности.

А) фамилии ответственных лиц

Б) документы, послужившие основанием для издания приказа

В) распорядительное действие Г) причины издания Д) цели приказа

5. Кем подписывается выписка из распорядительного документа.

А) директором Б) секретарем В) юристом Г) зам.директором

6. Какие документы не относят к справочно-информационным.

А) акт Б) протокол В) приказ Г) указание Д) положение о персонале

7. Кто подписывает акт.

А) председатель и секретарь Б) председатель

В) председатель и члены комиссии Г) руководитель и члены комиссии

8. На каком из перечисленных документов ставится реквизит «адресат».

А) протокол Б) справка В) акт Г) служебная корреспонденция

9. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.

Наименование предприятия

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

0. № 00

Москва

ПРОИЗВОДСТВЕННОГО СОВЕЩАНИЯ

ПОВЕСТКА ДНЯ

1._____________

2._____________

ПОСТАНОВИЛИ

1._____________

2._____________

Председатель подпись расшифровка

Секретарь подпись расшифровка

10. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.

Наименование предприятия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О нарушении производственной дисциплины

10.января во второй смене во время моего дежурства был разорван силой кабель, питающий освещение штреков. В этот день я отсутствовал на рабочем месте.

Слесарь подпись Егоркин П.Р.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление организационных документов (должностная инструкция)

Студент должен уметь: составлять и оформлять должностные инструкции.

Задание 1

Составьте и оформите должностную инструкцию юриста акционерного общества закрытого типа «ПрогресС»

Инструктивные указания:

1. Реквизиты должностной инструкции расположите угловым способом.

2. Текст инструкции доложен состоять из шести разделов: основные положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения по работе. Текст придумайте самостоятельно в соответствии с требованиями.

3. Оформите соответствующие подписи должностных лиц.

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите реквизиты, предусмотренные на организационных документах.

2. На какие виды делится организационно-распорядительная документация.

3. Дайте определение организационным документам.

4. Каков порядок создания должностной инструкции.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление распорядительных документов (приказы по основной деятельности выписки из приказа)

Студент должен уметь: составлять и оформлять проекты приказов по основной деятельности и делать из них выписки.

Задание 1

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №3 директор фирмы «Эталон» издал приказ о проведении ремонтных работ. Ответственным за проведение ремонтных работ назначен начальник ремонтно-технической службы Свиридов И. П.. Контроль за проведением ремонтных работ возложен на начальника цеха №3 Антонова Ю.В.. Составьте и оформите приказ по основной деятельности.

Инструктивные указания:

1. Текст приказа состоит из двух частей (констатирующая и распорядительная).

2. Реквизиты приказа оформите угловым способом.

Задание № 2

Сделайте выписку из приказа по основной деятельности (задание 1), выдаваемую на руки начальнику ремонтно-технической службы Свиридову И.П.

Инструктивные указания:

1. До распорядительной части выписка приказа аналогична приказу.

2. Оформите выписку, чтобы она имела юридическую силу в случае трудового спора.

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие распорядительных документов, их состав и оформление.

2. Состав и оформление, составные части приказа по основной деятельности, порядок его создания.

3. Особенности составления и оформления выписки из распорядительного документа.

4. Обязательные реквизиты приказа по основной деятельности.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов (протоколы, выписки из протоколов)

Студент должен уметь: составлять и оформлять протоколы заседаний, собраний.

Задание 1

Составьте полный протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 36 000 рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2 и объяснительная записка заведующего складом.

Инструктивные указания:

1. В состав, инвентаризационной комиссии входят главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер.

2. Вводная часть текста протокола имеет постоянную информацию (слова «председатель», «секретарь», «присутствовали») и переменную информацию (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих), заканчивается повесткой дня.

3. Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

4. Реквизиты документа расположите флаговым способом.

Задание № 2

Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода мед препаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2013 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока.

Инструктивные указания:

1. Реквизиты краткого и полного протокол совпадают: наименование предприятия, название, документа (протокола), дата заседания, индекс, место заседания, заголовок к тексту (содержит указания на вид коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже), текст, подписи.

2. В тексте протокола указываются председательствующий, секретарь, присутствующие, рассмотренные вопросы и принятые решения.

3. Реквизиты документа расположите угловым способом.

Вопросы для самоконтроля

1. Какими могут быть протоколы по полноте освещения хода заседания?

2. Какие реквизиты включает в себя протокол?

3. На какие части можно разделить текст полного протокола?

4. По какой схеме строится каждый раздел основной части текста полного протокола?

5. Кем подписывается протокол?

Практическая работа

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов (деловые письма)

Студент должен уметь: оформлять служебную корреспонденцию. Составлять текст служебных писем.

Задание 1

Составьте письмо - приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2014 г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

Задание № 2

Составьте письмо - отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

Задание № 3

Составьте письмо - просьбу Государственной торговой кампании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

Инструктивные указания:

1. Современный стиль оформления предполагает размещения реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).

2. Адрес получателя состоит из расположенных сведений в следующей последовательности:

• имя и фамилия получателя;

• наименование кампании;

• номер дома, улицы;

• города;

• штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

• страны.

3. При написании писем чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых.

4. В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).

5. В письмах, излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия а ее исполнении.

6. Письмо - просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от третьего лица множественного числа («Просим …»), от третьего числа единственного числа («Администрация просит …»)

Вопросы для самоконтроля

1. Виды служебных писем.

2. Обязательные реквизиты служебных писем.

3. Особенности стиля и языка служебной переписки.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов (акты сдачи-приемки, списания и уничтожения)

Студент должен уметь: составлять и оформлять различного рода акты.

Задание 1

Составьте и оформите акт приема-сдачи работ.

Задание 2

Составить и оформить акт на списание и уничтожение дел с истекшими сроками хранения, оформленный по итогам работы экспертной комиссии.

Задание 3

Составить и оформить акт на списание испорченных бланков трудовых книжек.

Инструктивные указания:

1. Акты оформляются на общем бланке.

2. Акты составляются постоянно действующей и специально назначенной комиссией.

3. Акт имеет две части: вводная (основание его составления; состав комиссии, ФИО в алфавитном порядке; присутствующие); и основная (цели; задачи; существо и сроки проведенной работы; ее результаты, выводы и предложения).

4. В оформительной части указывают сведения о количестве экземпляров документа, месте их нахождении; отметки об ознакомлении с актом при необходимости.

5. Акты подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Вопросы для самоконтроля

1. Для каких целей на предприятии составляют акты.

2. Виды актов.

3. Структура акта, его составные части.

4. Реквизиты акта обязательные и дополнительные.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов (справки, служебные записки)

Студент должен уметь: составлять служебные записки, различного рода справки.

Задание 1

Составьте и оформите докладную записку главного механика Кузнецова П.П о нарушении трудовой дисциплины слесарем Степановым А.Г. и объяснительную записку работника по этому вопросу.

Инструктивные указания:

1. Докладная записка руководителя структурного подразделения адресована руководителю предприятия.

2. В первой части докладной записки необходимо изложить свершившийся факт. Во второй части самостоятельно изложите предложения главного механика по этому делу.

3. В ответ на докладную записку составьте от имени работника объяснительную записку.

4. В объяснительной записке поясните причину нарушения трудовой дисциплины.

Задание № 2

Составьте и оформите справку финансового характера о закупке канцелярских товаров для обеспечения работы бухгалтерии. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание № 3

Составьте и оформите справку о подтверждении места учебы или работы.

Инструктивные указания:

1. Данная справка является внутренним документом, поэтому на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.

2. Текст справки в задании 1 необходимо оформить в виде таблицы, в заданиях 2,3 в виде текста.

3. Сведения должны быть подтверждены товарными чеками магазина (задание 1) и приказами предприятия (задания 2,3).

4. Подписывает внутреннюю справку финансового характера составитель и главный бухгалтер в установленном порядке, не финансового характера - составитель и руководитель.

Вопросы для самоконтроля

1. Понятия справки, докладной и объяснительной записки.

2. Порядок составления и оформления справки, необходимые реквизиты.

3. Порядок составления и оформления служебных записок (докладная и объяснительная), необходимые реквизиты.

Тема 1.5 Организация кадрового делопроизводства

Студент должен знать: сущность и назначение кадровых документов (документов по личному составу), порядок работы кадровой службы.

Студент должен уметь: составлять и оформлять документы по личному составу.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Понятие кадрового делопроизводства.

2. Документирование трудовых правоотношений. Унифицированные формы документов по труду.

3. Движение кадров, документирование движения кадров. Учет кадров.

4. Личные документы.

Задания: Решите тесты по теме:

1. Какие документы не относят к документам по личному составу.

А) трудовая книжка Б) рекомендация В) представление о переводе

Г) карточка учета формы Т-2 Д) докладная записка

2. Какие реквизиты должны быть на документах по личному составу.

А) наименование министерства Б) наименование вида документа

В) индекс входящего документа Г) заверительная надпись Д) гриф утверждения

3. На кого заводят личные дела.

А) на руководителей предприятия и структурных подразделений

Б) на материально ответственных лиц В) на всех работников

Г) на всех специалистов Д) на специалистов и материально ответственных лиц

4. Как подтверждает работник правильность оформления трудовой книжки.

А) дает письменное уведомление

Б) ставит личную подпись в журнале выдачи трудовых книжек

В) ставит личную подпись в трудовой книжке

Г) ставит личную подпись и дату на приказе о приеме на работу

5. Когда должна быть выдана трудовая книжка при увольнении.

А) в день составления проекта приказа об увольнении

Б) в день подписания приказа об увольнении

В) в день расчета работника с предприятием (сдача обходного листа)

Г) в день поступления работника на новую работу

6. Какие реквизиты не предусмотрены на приказе по личному составу.

А) визы Б) наименование министерства В) гриф утверждения Г) заголовок к тексту

7. Какие дополнительные сведения необходимо указывать в тексте приказа о приеме.

А) вид приема Б) причина приема В) с какой работы принимается работник

Г) условия приема Д) структурное подразделение

8. Какие дополнительные сведения необходимо указывать в тексте приказа о переводе.

А) причина перевода Б) статья закона В) новая должность

Г) предыдущая должность Д) оплата труда

9. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.

Фирма «Рассвет»

ПРИКАЗ

№_______ от_________

г. Воронеж

О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

В связи с уходом на пенсию кассира Воронина К.П. и освободившимся вакантным место

ПРИКАЗЫВАЮ

Принять на работу на должность кассира в бухгалтерский отдел Крымову В.Ф. с окладом 450 руб., испытательным сроком 6 месяцев.

С приказом ознакомлен гл. бухгалтер подпись Коврова М.Т.

Директор подпись Тюнин К.Л.

10. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ

Директор

ПРИКАЗ

0. № 00

Москва

1. Принять Ф.И.О., должность, подразделение, оклад, условия приема, вид перевода, основание.

2. Перевести Ф.И.О., должность, подразделение, оклад, причина, основание.

Нач. отдела кадров подпись расшифровка

Согласовано

Практическая работа

Тема: Составление и оформление документов по личному составу, входящих в личное дело работника (заявление, резюме, характеристика, автобиография)

Студент должен уметь:

Задание 1

Составьте и оформите личное заявление при приеме Вас на работу юристом в кадровую службу фирмы. К заявлению приложите автобиографию.

Инструктивные указания:

1. Заявление, как правило, пишут от руки в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом.

2. Укажите все необходимые сведения в тексте согласно требованиям.

Задание № 2

Составьте и оформите свое резюме при устройстве на работу.

Инструктивные указания:

1. Резюме - документ с изложением сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

2. В дополнительных сведениях указывают любую информацию, касающуюся личных, качеств, деловых навыков, дополнительных знаний и умений.

3. Примерная форма (скелет) резюме.________________________________________________

00.00.00

Ф.И.О. __________________________________________________________________________

Адрес ___________________________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________________

Дата и место рождения ____________________________________________________________

Гражданство _____________________________________________________________________

Семейное положение ______________________________________________________________

Образование: _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Опыт работы: _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Дополнительные сведения: ______________________________________________________

________________________________________________________________________________

Вопросы для самоконтроля

1. Какие реквизиты содержит личное заявление.

2. Цели составления резюме, структура.

3. Особенности составления характеристики, автобиографии.

4. Найдите ошибки в составлении и оформлении предложенного документа.

Начальнику технического

отдела Е.А. Егорову

Лопатиной А.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу с 22.01.99 в технический отдел на должность инженера - технолога.

подпись Лопатина А.Н.

Практическая работа

Тема: Составление и оформление документов по личному составу, входящих в личное дело работника (приказы по личному составу и основания к ним)

Студент должен уметь:

Задание 1

Составьте и оформите документы при приеме на работу в акционерное общество открытого типа «СЕПТЕРО» инспектора по кадрам Коморина И.Р.

Инструктивные указания:

1. Составьте и оформите личное заявление о приеме на работу Коморина И.Р. на имя руководителя.

2. Завизируйте заявление должностным лицом.

3. Оформите реквизит «Резолюция».

4. На основании заявления составьте приказ о приеме.

5. Укажите все необходимые сведения в тексте приказа о приеме

Задание № 2

Составьте и оформите документы при переводе юриста ООО «АГАТ» Петрова П.П. на должность начальника отдела кадров того же предприятия.

Инструктивные указания:

1. Составьте личное заявление от имени Петрова П.П. на имя руководителя предприятия с просьбой перевода на другую должность.

2. Завизируйте заявление должностным лицом.

3. Оформите реквизит «Резолюция».

4. На основании заявления составьте приказ о переводе.

5. Укажите все необходимые сведения в тексте приказа о переводе

Задание № 3

Составьте и оформите документы на командирование старшего экономиста АООТ «Энергосбыт» Соколовой Н.Н. в г.Санкт-Петербург на АО «Горэнергомост» с целью обмена опытом и участием во Всероссийской конференции энергетиков сроком на 10 дней. Причиной командировки является производственная необходимость, основанием для издания приказа о командировании служит докладная записка главного экономиста предприятия Рожкова Г.Л.

Инструктивные указания:

1. Составьте и оформите докладную записку руководителя структурного подразделения гл.экономиста на имя руководителя предприятия о необходимости командирования старшего экономиста. В тексте укажите причину командирования и цель, место командирования и срок командировки.

2. Наложите на докладную записку резолюция руководителя.

3. На основании докладной записки составьте и оформите приказ о командировании.

4. Укажите все необходимые сведения в тексте приказа. Приказ доведите до сведения работника и оформите визы и подпись.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие документы могут являться основанием для издания приказов о

а) приеме; б) увольнении; в) переводе; г) командировании; д) предоставлении отпуска.

2. Чем отличается текст приказа по основной деятельности от текста приказа по личному составу? Какое должностное лицо может визировать приказ о приеме на работу? Кто накладывает резолюцию на заявления и приеме или увольнении?

3. Структура приказа по личному составу.

4. Какие реквизиты содержит приказ по личному составу.

5. Какие сведения должен содержать приказ о

а) приеме; б) увольнении; в) переводе; г) командировании; д) предоставлении отпуска.

Практическая работа

Тема: Оформление личного дела работника (обложка, внутренняя опись, пояснения к описи)

Студент должен уметь: подготавливать и оформлять личные дела работников.

Задание 1

К личному делу работника фирмы составьте внутреннюю опись (согласно требованиям к размещению документов в личных делах), пояснения к ней. Оформите обложку личного дела.

Вопросы для самоконтроля

1. Личное дело, его назначение.

2. Какие документы, и в каком порядке должны быть размещены в личном деле работника.

3. Характеристика документов личного дела работников.

4. Учет, порядок выдачи и хранение личных дел.

Решите тест:

1. Какой срок хранят личные дела работников.

А) 10 лет

Б) 50 лет

В) 75 лет

Г) постоянно

Д) 15 лет со дня увольнения

2. На кого заводят личные дела.

А) на руководителей предприятия и структурных подразделений

Б) на материально ответственных лиц

В) на всех работников

Г) на всех специалистов

Д) на специалистов и материально ответственных лиц

Тема 2.1 Служба ДОУ

Студент должен знать: структуру службы ДОУ, функции и задачи.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Управление и делопроизводство.

2. Организационные формы делопроизводства.

3. Служба документационного обеспечения управления, ее основные задачи, функции и должностной состав.

4. Положение о службе делопроизводства.

5. Квалификационные характеристики служащих, работающих с документами.

Тема 2.2 Организация документооборота

Студент должен знать: понятие документооборота, его потоки. Этапы прохождения внутренних, входящих и исходящих документов на предприятии.

Задания для самоконтроля

Используя учебную литературу или интернет-ресурсы, найдите ответы на вопросы темы. При наличии вопроса в домашней контрольной работе необходимо тщательно проработать его и подробно изложить в тетради для контрольной работы.

Вопросы:

1. Организация документооборота, его этапы.

2. Номенклатура дел.

3. Регистрация документов.

4. Контроль исполнения документов.

5. Формирование дел. Экспертная комиссия.

6. Обработка дел для последующего хранения.

Задания: Решите тесты по теме:

1. Для чего не отбирают документы по результатам экспертизы ценности документов.

А) для уничтожения Б) для оперативной работы В) для временного хранения

Г) для постоянного хранения Д) для длительного хранения

2. Что подлежит изъятию из дел при проведении экспертизы ценности документов.

А) копии документов Б) документы кратковременного хран6ения

В) черновики Г) дублирующие документы Д) все ответы верны

3. Что не включает в себя этап подготовки документов к архивному хранению.

А) проведение экспертизы ценности документов Б) оформление дел

В) формирование дел Г) оформление обложки дел Д) все ответы неверны

4. Какие документы запрещается подшивать в дело.

А) с кратковременными сроками хранения Б) подлежащие возврату

В) с временными сроками хранения (до 10 лет)

Г) с временными сроками хранения (свыше 10 лет)

5. Что вносят в 3 графу номенклатуры дел.

А) срок хранения Б) индекс В) заголовок дела Г) количество частей дела

6. Как часто проводится экспертиза ценности документов.

А) один раз в течении месяца Б) один раз в течении полугода

В) один раз в течении года Г) в соответствии с графикам сдачи дел в архив

7. Какой реквизит не предусмотрен на номенклатуре дел.

А) индекс Б) резолюция В) заголовок к тексту Г) дата Д) адресат

8. Какие отметки ставят в графе «Примечание» номенклатуры дел.

А) об уничтожении дел Б) о переходящих делах

В) об исполнителе дела Г) о передаче дел в архив

9. Какие документы составляются по результатам проведения ценности экспертизы.

А) протокол заседания экспертной комиссии Б) акт на уничтожение документов

В) опись дел по личному составу Г) опись дел постоянного срока хранения

Д) все ответы верны

Вопросы для подготовки к экзамену

1. Понятие и значение документа. Виды документов. Классификация документов. Понятие «делопроизводства», составные части делопроизводства.

2. Унификация и стандартизация документов. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты по документированию.

3. Организация труда работников служб документационного обеспечения управления.

4. Виды и классификация документов. Признаки классификации.

5. Состав управленческих документов, понятие реквизита, реквизиты управленческих документов.

6. Правила оформления управленческих документов, бланки документов, понятие и построение формуляра-образца.

7. Понятие организационных документов, значение, виды, порядок создания. Документ, определяющий права и обязанности специалистов, его структура.

8. Понятие распорядительных документов, их состав и оформление.

9. Приказ по основной деятельности. Состав и оформление, составные части приказа по основной деятельности, порядок его создания. Особенности составления и оформления выписки из распорядительного документа.

10. Состав и оформление указаний и распоряжений на предприятии. Порядок их составления, составные части указаний и распоряжений.

11. Справочно - информационные документы. Состав, оформление различных видов протоколов. Особенности оформления выписки из протокола.

12. Понятие справочно-информационных документов. Особенности составлении и оформления различных видов служебных писем, телеграмм.

13. Понятие справочно-информационных документов. Особенности составления и оформления справок, актов, объяснительных и докладных записок.

14. Виды и назначение справочно-информационных документов.

15. Понятие документов по личному составу. Документирование процессов движения кадров.

16. Документирование оценки труда работников.

17. Порядок ведения трудовых книжек: порядок оформления, внесение записей, правила заполнения. Оформление дубликата трудовой книжки.

18. Вкладыш в трудовую книжку. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Учет трудовых книжек.

19. Порядок формирования личных дел работников, расположение документов в личном деле, порядок работы с личными делами.

20. Учет работников посредством ведения личной карточки Фомы Т-2. Порядок заполнения, ведения личной карточки, разделы карточки.

21. Понятие документооборота, его потоки. Порядок обработки входящей документации.

22. Понятие документооборота, его потоки. Порядок обработки внутренней документации.

23. Стадии документооборота, их сущность.

24. Понятие, порядок регистрации документов. Регистрационный индекс. Регистрационные формы. Целесообразность использования различных регистрационных форм.

25. Постановка документов на контроль исполнения. Контроль исполнения документов. Сроки исполнения.

26. Понятие номенклатуры дел, составление и оформление номенклатуры.

27. Порядок проведения экспертизы ценности документов.

28. Оформление дел на предприятии. Правила оформления дел

29. Формирование дел, признаки формирования дел на предприятии.

30. Отбор документов на уничтожение и архивное хранение. Определение сроков исполнения документов.

31. Понятие оперативного хранения документов, систематизация документов в дело, требования систематизации документов.

32. Структура службы документационного обеспечения управления.

33. Положение о службе документационного обеспечения управления.

Литература

Основные источники (ОИ):

1. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.

2. ГОСТР.6.30-2003.Унифицированная системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 14 с.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.200 №68. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 56 с.

4. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: Инфра, 2001.- 110 с.

5. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Издательство ПРИОР, 2004.- 220 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- Ростов-н/Д: Феникс, 2005.- 230 с.

7. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах.- Ростов-н/Д: Феникс, 2001. - 155 с.

8. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2003.- 310 с.

9. Березина Н.М. Современное делопроизводство. - СПб: Питер, 2004.- 280 с.

10. Вигера A.M. Секретарское дело. - Ростов-н/Д: Феникс, 2003.- 290 с.

11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА, 2004.- 270 с.

12. Кирсанова М.В. Деловая переписка. - М.: Инфра, 2001.- 130 с.

13. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: Инфра, 2008.- 290 с.

14. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Книжный мир, 2003.- 220 с.

15. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - СПб.: Издательство Нева, 2004.- 320 с.

16. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.: Инфра, 2002.- 110 с.

17. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). - М.: Книжный мир, 2004.- 180 с.

18. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2008.- 340 с.

19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2003.- 142 с.

20. Стенюков М.В. Делопроизводство в управлении персоналом. - М.: Приор-издат., 2001.- 130 с.

Дополнительные источники (ДИ):

1. Журнал «Делопроизводство».

2. Журнал «Секретарское дело».

3. Журнал «Управление персоналом».

Интернет-ресурсы (И-Р):

1. consuitant.ru Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

2. Справочная система «Гарант».