Методические указания для выполнения отчета по производственной практике

Методические указания

для выполнения отчета по производственной практике

для специальности: 032002 «Документационное обеспечение управления

и архивоведение»

Содержание

1. Программа производственной практики

Ознакомительная практика по делопроизводству

задачами ознакомительной практики по делопроизводству являются:

• знакомство студентов со сферой делопроизводства в организациях различных организационно-правовых форм, организацией учета и хранения документов, с государственной системой документационного управления (ГСДОУ);

• ознакомление с функциональными обязанностями руководителей, специалистов среднего звена и технических исполнителей;

• подготовка студентов к самостоятельной работе по организации документооборота по основным типовым видам документов.

2. Содержание ознакомительной практики

Вводный инструктаж

Ознакомление с правилами внутреннего распорядка организации: организационные вопросы.

Таблица 1 - План ознакомительной практики

№ тем

Наименование тем

Количество часов

Вводный инструктаж

6

Тема 1

Построение структуры учреждения, организации (предприятия)

6

Тема 2

Документоведение в учреждении, организации (на предприятии)

6

Тема 3

Управление документационными процессами в учреждении, организации (на предприятии)

6

Тема 4

Изучение инструкции по делопроизводству учреждения, организации (предприятия)

6

Оформление отчета по практике

6

Итого:

36

Тема 1. Построение структуры учреждения, организации (предприятия)

Студент должен

знать:

• основные организационно-правовые формы учреждений, организаций (предприятий);

• содержание учредительных документов;

• состав структуры учреждения, организации (предприятия): управленческая, производственная и т.д;

• виды организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная;

уметь:

• построить организационную структуру учреждения, организации (предприятия).

выполнить:

• составить структуру управления учреждением, организацией (предприятием) применительно к конкретным условиям;

• дать характеристику преимуществ и недостатков представленных структур управления и взаимосвязи элементов системы управления производством.

Тема 2. Документоведение в учреждении, организации (на предприятии)

Студент должен

знать:

• классификацию документов;

• складывание систем документации;

• характеристику унифицированных систем документации;

• структуру документа;

• понятие «комплекса документов», «коллекция документов», «архив», «номенклатура дел»;

уметь:

• классифицировать документы в соответствии с поставленными задачами;

• составлять и оформлять организационно-распорядительную документацию;

выполнить:

• рассмотреть системы документации, применяемые в учреждении, организации (на предприятии);

• регламентацию состава, видов и разновидностей документов определенного комплекса по функциям и задачам управления;

• проанализировать формуляр текстового документа, машинограммы, машиночитаемого и электронного документа;

• охарактеризовать лингвистические особенности документов, применяемых в учреждении унифицированных систем организационно-распорядительных документаций;

• проанализировать комплексы документов конкретного учреждения, организации и структурных подразделений.

Тема 3. Управление документационными процессами в учреждении, организации (на предприятии)

Студент должен

знать:

• закономерности документообразования;

• возможности и условия регулирования процесса документообразования;

• организацию служб документационного обеспечения управления (ДОУ);

• организацию архива учреждения;

уметь:

• составлять должностную инструкцию служащего службы ДОУ, архивного работника;

• составлять сравнительный анализ (на основе типового положения);

выполнить:

• проект «Положение о службе ДОУ»;

• проект должностной инструкции служащего службы ДОУ;

• проект должностной инструкции архивного работника.

Тема 4. Изучение инструкции по делопроизводству учреждения, организации (предприятия)

Студент должен

знать:

• нормативные документы по составлению и оформлению инструкции по делопроизводству учреждений, организаций (предприятий);

• виды инструкций;

• порядок разработки, содержания, правила учреждения и согласования;

уметь:

• анализировать действующую инструкцию по делопроизводству учреждения, организации (предприятия);

выполнить:

• сравнительный анализ типовой и индивидуальной инструкции по делопроизводству учреждений, организаций (предприятий).

3. Содержание практики по компьютерным технологиям

Основная задача практики по компьютерным технологиям по документационному обеспечению управления и архивоведению состоит в совершенствовании практических знаний студентов в области информатики, приобретение навыков работы с вычислительной техникой для дальнейшего использования ее в профессиональной деятельности, формирование информационной культуры студента.

В результате прохождения практики на компьютере студенты должны:

• освоить современные средства обработки информации;

• уметь организовать поиск информации, необходимой для решения поставленной задачи;

• уметь пользоваться текстовыми редакторами;

• уметь использовать электронные таблицы в своей профессиональной деятельности.

Таблица 2 - План практики по компьютерным технологиям

Вводный инструктаж

Ознакомление с целями и задачами практики: инструктаж по технике безопасности при работе на персональных компьютерах во время прохождения практики; организационные вопросы.

Тема 1. Планирование событий, «календарь». Система Microsoft Outlook в планировании работ и событий

Студент должен

знать:

• систему команд Microsoft Outlook для планирования событий и работ с «календарем»;

уметь:

• занести событие в «календарь» на определенное время и отследить его наступление;

выполнить:

• составить план работы, разбить работу на этапы, внести изменения в план;

• добавить событие в «календарь» и отследить его наступление.

Тема 2. Электронная почта в организации деловых контактов

Студент должен

знать:

• возможности электронной почты как системы коммуникаций;

• этапы составления электронного письма;

• порядок отправки и приема почты;

уметь:

• составлять электронные письма и отсылать их;

• систематизировать почту входящую и исходящую;

выполнить:

• составить электронное письмо;

• отправить, принять письмо.

Тема 3. Программа Microsoft Word в организации документирования и архивного дела

Студент должен

знать:

• систему команд Microsoft Word для работы с деловой документацией;

уметь:

• создавать деловую документацию в соответствии с государственными стандартами по документационному обеспечению управления;

выполнить:

• создать пакет документации в соответствии со стандартами по ДОУ.

Тема 4. Система Microsoft Excel. Работа с электронными таблицами

Студент должен

знать:

• систему команд Excel для выполнения экономических расчетов;

уметь:

• строить аналитические группировочные таблицы с помощью Excel;

• определять итоги, средние показатели, выполнять группировку данных;

• создавать базы данных, итоговые документы.

выполнить:

• ввести отчетную (учетную) информацию;

• построить аналитические таблицы;

• подсчитать итоги, проценты, коэффициенты;

• выполнить группировку;

• создать базу данных;

• создать итоговый документ.

4. Систематизация собранных материалов и защита отчета по практике

Итоговой частью работы по практике является подготовленный в соответствии с программой пакет документов с заданной информацией.

При выполнении отчета по практике студент должен

знать:

• особенности формирования структуры, функции, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности;

• своеобразие организации работы с документами в управлении;

• методы и технологии создания и обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;

• основные научные и практические проблемы организации документационного обеспечения управления;

• своевременные направления развития и пути совершенствования документационного обеспечения управления.

уметь:

• описать проведенные за период практики работы;

• согласовать справочную и методическую литературы для выполнения и оформления документов;

• систематизировать материалы демонстрирующие приобретение указанных умений и навыков;

• использование вычислительной техники для оформления документов

По окончании практики студенты предъявляют следующие документы:

• дневник;

• производственную характеристику;

• протокол пробной квалификационной работы;

• отчет с подписями руководителей практики, оформленный грамотно со структурой, которая выдается каждому студенту перед началом практики.

По итогам практики проводится зачет, включающий в себя:

• устные ответы по содержанию программы практики;

• защиту отчета по практике;

• рассмотрение производственной характеристики, протокола пробной квалификационной работы, дневника;

• выполнение квалификационного задания.

По итогам выставляется итоговая оценка.

Студенты, не выполнившие без уважительной причины программу практики, отчисляются из колледжа. В случае уважительной причины направляются на практику вторично в свободное от учебы время.

5. Структура отчета по технологической практике

1. Титульный лист (отчет по производственной (профессиональной) практике для получения первичных профессиональных навыков и умений)

2. Содержание

3. Введение

4. Общие сведения о предприятии

5. Организация документооборота

6. Характеристика основных видов документов

7. Должностная инструкция

8. Охрана труда. Техника безопасности на рабочем месте

9. Заключение

10. Список использованных источников

11. Приложение

5.1. Требования к оформлению отчета

• Текст отчета по практике выполняется на одной стороне листа белой бумаги формата А4. Цвет шрифта должен быть черным, с использованием шрифтов Times New Roman, размером 14 пунктов, заголовки - 14 пунктов (прописные буквы), текст и таблицу - 14-12 пунктов. Допускается использовать одинарный (таблица) и полуторный межстрочный интервал (текст), автоматическим переносом слов.

• Текст отчета должен быть отформатирован по ширине страницы и содержать красную строку.

• Поля страниц документа: слева - 2,5 см, справ - 10 см, сверху и снизу - 20 мм.

• Страницы должны быть автоматически пронумерованы. Нумеруются арабскими цифрами в верхней части страницы от центра. При этом соблюдается сквозная нумерация по всему тексту. Титульный лист включается в общую нумерацию страниц, но номер страницы на титульном листе не проставляется.

• В тексте могут быть нумерованные и маркированные списки. Рекомендуется использовать не более двух маркеров для маркированного списка и арабские цифры для нумерованного списка.

• Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или в виде самостоятельного документа. В тексте документа на все приложения должны быть ссылки. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху справа страницы слова «Приложение» и его обозначения. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение 1». Приложения должны иметь общую с остальной частью документа нумерацию страниц.

• Отчет сдается в распечатанном виде на одной стороне листа белой бумаги формата А4. Скреплен в папке-скросшивателе. Листы отчета в файлы не вставлять.

ВНИМАНИЕ!!! Оценка отчета по практике оформленного не в соответствии
с требованиями, перечисленными выше, будет снижена на 1 балл.

Отчеты по практике доложены быть сданы или направлены по электронной почте за 2 дня до защиты практики руководителю практики. Отчеты, сданные позднее к рассмотрению не принимаются.

5.2. Оформление отчета по производственной практике

Отчет по практике оформляем в соответствии с заданной структурой:

• Оформляет титульный лист (отчет по производственной (профессиональной) по практики по профилю специальности (технологическая)).

• Вторую страницу оставляет пока свободой - в дальнейшем мы создадим автоматическое оглавление.

• Третья страница отчета - Введение, где даются основные цели, задачи практики. Прописывается актуальность.

• Четвертая страница содержит Сведения о предприятии (адрес, место нахождения, цели деятельности и т.д.)

• Следующий раздел - Организация документооборота (описать схему движения входящих, исходящих и внутренних документов).

• В разделе Характеристика основных видов документов, необходимо охарактеризовать ВСЕ виды документов, которые используются на данном предприятии.

• В разделе Должностная инструкция необходимо рассмотреть должностную инструкцию, которая применялась конкретно к Вам за время прохождения практики.

• Охрана труда, техника безопасности применительно к данной должности