Виды и классификация документов

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросом, т.е. вопросом общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающих из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию - простые (посвященному одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа опечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения - срочные, требующих исполнения в опередельный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организация, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именным;

по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации - письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), свидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. Пир оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.