Статья Разновидности делового письма

Аннотация. Рассматривается классификация деловых писем. Дается пояснение видам деловых писем.

Ключевые слова. Деловые письма, классификация деловых писем, коммерческая корреспонденция.

Разновидности деловых писем

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу [1].

Документация разнообразна по выполняемым ею функциями, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют некоторые факторы, которые позволяют разделить документы на типы и виды.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки:

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

- регламентированные (стандартные) - письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

- нерегламентированные - деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное - несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения и предложения [3].

Деловые письма подразделяются на следующие виды:

Письмо-просьба. В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В таком деловом письме дается какая-либо информация, которая не требует ответа или подтверждения со стороны.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Письмо-напоминание. Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу

Инициативное письмо. Письмо, требующее ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов [3, 4].

В последнее время большой интерес повысился к коммерческой корреспонденции. С помощью этого типа документа можно установить и поддержать деловые отношения. Важно уметь вести коммерческую переписку [1].

Коммерческие письма составляют, когда заключают коммерческие сделки. Успех сделок зависит от того, насколько грамотно и убедительно составлено письмо.

К коммерческой корреспонденции относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.

Письмо-запрос - это документ, который представляет собой обращение лица или организации с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Когда нет возможности лично или по телефону решить этот вопрос, применяют письма-запросы.

В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделок [1].

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение..

Мы заинтересованы в срочной поставке…

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… и др. [1]

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса;

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя [1].

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту) [2].

Предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера, который желает заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условии поставки в зависимости от характера товара [1].

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…

Цена … составляет…

Товар будет поставляться в … квартале текущего года…

Платеж производится через… (указание банка) и др. [1]

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупе товара, он откланяет его принятие [1].

Письмо-претензия (рекламация) - коммерческий документ, который представляет собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков [2].

Рекламация должна содержать:

- основания для предъявления претензии;

- доказательства - ссылки на нормативные акты, документы;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация предъявляется в письменном виде и должны быть приложены документы, которые подтверждают рекламацию и имеют полную доказательную силу обеих сторон и в определенный срок.

В ответе на рекламацию сообщаются:

- претензия принята к рассмотрению;

- претензия удовлетворяется полностью или частично;

- денежная оплата произведена;

- претензия откланяется полностью или частично [1, 2].

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта - совершенно особый вид коммуникаций XXI века. Она позволяет общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляет как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников - бумажных писем [3].

На что обратить внимание при деловой переписке:

- важный момент для любого делового письма - обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;

- независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное - оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;

- этика, корректность и уважение - единственно допустимый тон для деловых писем.

- письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле - лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи [5].

Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи - телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

Используемая литература:

1. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи:? Учебное пособие для вузов / Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. - Изд. 28-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 539 с. - (Высшее образование).

2. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. - Уфа: Издательство БашГАУ, 2004. - 149 с.

3. evrovektor.com/article/Vidy-delovogo-pisma-Trebovanija-k-napisaniju

4. grandars.ru/college/pravovedenie/pismo.html

5. womanadvice.ru/vidy-delovyh-pisem#ixzz409zBvWTR