Конспект учебного заняти по МДК. 04. 01 Выполнение работ по рабочей профессии делопроизводитель

Конспекта учебного занятия

Педагог (ФИО) Хинчина Татьяна Дмитриевна

Образовательная организация: ГАПОУ ПО «Пензенский многопрофильный колледж» Отделение машиностроения и промышленных технологий

Предмет Профессиональный модуль 04 - Выполнение работ по рабочей профессии - Делопроизводитель

Возраст обучающихся: 17 - 18 лет.

Тема занятия «Структура баз данных документального фонда организации»

Тип занятия по дидактическим целям: изучение новых знаний.

Вид занятия по методу обучения: лекция.

Межпредметные связи: документационное обеспечение управления.

Применяемые технологии: традиционная, развивающего обучения, ИКТ.

Средства обучения: компьютер, мультимедийный проектор, презентация лекции по теме структура баз данных документального фонда организации, дидактические материалы.

Цель занятия:

• Ознакомление студентов со структурой баз данных документального фонда организации.

Задачи:

• Способствовать формированию у обучающихся профессиональных знаний в формах регистрации документов, методик создания и применения картотеки документального фонда организации;

• Способствовать развитию умения применять компьютерные технологии при регистрации документов;

• Создавать условия для проявления у студентов ответственности, инициативности самостоятельности в организации собственной деятельности.

Показатели формируемых компетенций: понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии; проявлять к ней устойчивый интерес; осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития; осуществлять регистрацию документов в соответствии с правилами и методиками; применять компьютерные технологии при регистрации документов.

Структура занятия

№ П/П

Этапы работы

Деятельность преподавателя

Деятельность студентов

1.

Организационный момент (5 мин.)

Приветствие студентов, запись отсутствующих, сообщение и запись темы занятия. Мотивация, целевая установка, акцентирование внимания, стимулирование интереса к теме

Приветствуют преподавателя, слушают установки преподавателя, записывают тему занятия, определяют последовательность действий, алгоритм проведения занятия

2.

Актуализация опорных знаний

(5-8 мин.)

Проведение фронтального опроса по выяснению, что необходимо современному специалисту?

Обобщение ответов студентов. Сообщение цели и задач

учебного занятия.

Совместно с обучающимися выясняем необходимость изучения новой темы.

Записывают цели и задачи в тетради.

Приводят собственные примеры ответов на поставленный вопрос. Сопоставляют свои выводы с обобщениями.

3.

Изучение новой темы (35-40 мин.)

Проведение лекции. Сообщение плана лекции

Слушают, конспектируют материал лекции.

4.

Повторение, закрепление изученного на занятии

(10-25 мин.)

Фронтальная беседа с целью первичной проверки понимания и выяснения как освоена теория.

Отвечают на поставленные вопросы, задают вопросы.

5.

Подведение итогов.

Домашнее задание.

8 мин.)

Контроль усвоенных знаний: вопросы по выяснению достижения обучающимися цели и задач занятия. Информация о домашнем задании.

Отвечают на вопросы преподавателя. Слушают инструктаж о домашнем задании, записывают задание в тетрадь.

6.

Рефлексия

Проведение рефлексии с использованием рефлексивного экрана.

Отвечают на вопросы, делают выводы.

Ход занятия

1. Организационный момент

Здравствуйте ребята, присаживайтесь. Откройте тетради, запишите дату и тему занятия. Тема: Структура баз данных документального фонда организации. Цель занятия - ознакомление студентов со структурой баз данных документального фонда организации (Слайд 1). Отметим отсутствующих.

2. Актуализация опорных знаний

Фронтальная беседа по актуализации знаний. (Вопросы и правильные ответы последовательно высвечиваются на экран в виде слайдов).

• Что такое регистрация документов?

• Что является обязательным элементом индекса индексом?

• Какие Вы знаете формы регистрации документов?

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Формы регистрации документов:

• регистрационно-контрольные карточки (РКК);

• экранные формы;

• регистрационные журналы.

3. Изучение новой темы.

План лекции: (Слайд 2)

1. Регистрация документов.

2. Места регистрации документов.

3. Индексация документов.

4. Формы регистрации документов.

5. Картотеки, методики их создания и применения.

6. Компьютерные технологии регистрации документов.

7. Информационное содержание регистрационной базы данных.

1. Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. (Слайд 3).

2. Места регистрации документов.

Регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

• приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

• приказы по кадрам - в отделе кадров;

• бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

• учетная документация - в учебной части;

• переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д. (Слайд 4).

3. Индексация документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

4. Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих; реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный достаток - невозможность систематизации записей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным граф/ журналов для регистрации:

• входящей корреспонденции;

• исходящей корреспонденции;

• входящих распорядительных документов от руководства;

• входящих телеграмм;

• исходящей переписки с руководством и так далее. (Слайд 5).

5. Картотеки, методики и создания и применения.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

(Слайд 6).

6. Компьютерные технологии регистрации документов.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистр ой формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

(Слайд 7).

7. Информационное содержание регистрационной базы данных.

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-х годов, признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентную форму входного формата документной поисковой системы.

Вместе с тем, исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов в ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей.

(Слайд 8)

4. Повторение, закрепление изученного на занятии.

1. Как осуществляется регистрация документов?

2. Где происходит регистрация документов?

3. Как осуществляется индексация документов?

4. Какие существуют формы регистрации документов?

5. Методики создания и применения картотеки.

6. Какие существуют технологии регистрации документов?

7. Что включает в себя содержание регистрационной базы данных?

(Слайд 9)

5. Подведение итогов. Домашнее задание.

Преподаватель задает вопрос - Что нового Вы узнали на занятии?

Студенты отвечают: что представляет собой регистрация документов, какие существуют формы регистрации документов, узнали какие существуют методики создания и применения картотек.

Послушайте внимательно домашнее задание. На основании курса лекций Вы в своих тетрадях оформляется краткий конспект. Кроме этого к следующему занятию каждый из Вас находит ответ на вопрос «В чем отличие автоматизированной формы регистрации от журнальной?». Ответ может быть как в устной, так и в письменной форме, это не принципиально, главное, чтобы вы самостоятельно разобрались в этом вопросе и уяснили разницу между этими двумя типами бумажных денег.

(Слайд 10)

6. Рефлексия.

1. Достигли ли Вы цели, поставленной в начале занятия?

2. Поставьте заключительную оценку своей деятельности на занятии.

3. Было ли полезно для Вас занятие?

4. Какие новые знания Вы приобрели?

5. Какие развили умения?

(Слайд 11)