Проект по составлению деловых писем, которые востребованные в образовательном учреждении

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

Краевое государственное бюджетное

профессиональное образовательное учреждение

«Хабаровский колледж отраслевых технологий и сферы обслуживания»

Составление деловых писем

Методическая разработка проекта

Хабаровск,

ноябрь, 2015.

Обсуждено на заседании методической комиссии профессиональной подготовки.

Методическая разработка проекта по учебной дисциплине «Деловая культура».

Разработала: Константинова Виктория Витальевна, преподаватель.

Рецензент: Т.И.Манакова, методист.

Методическая разработка проекта предназначена для всех преподавателей и студентов колледжа. К разработке прилагается электронная презентация.

КГБ ПОУ ХКОТСО

Адрес: 680011, г. Хабаровск, ул. Советская, д. 24.

Пояснительная записка

Разработка проекта предназначена для преподавателей и студентов колледжа, которые испытывают трудности в написании деловых писем.

В соответствии с требованиями Федерального государственного стандарта на профессию «Агент рекламный» обучающиеся должны овладеть в ходе обучения такими общими компетенциями, как организация собственной деятельности, исходя из цели и способов ее достижения, определенных руководителем, а также анализ рабочей ситуации, осуществление текущего и итогового контроля, оценка и коррекция собственной деятельности, ответственность за результаты своей работы, работа в команде.

Представленный проект отвечает целям развития данных компетенций студентов. Особенность этого проекта в том, что в ходе работы, над ним обучающиеся учатся работать в команде, осуществлять поиск информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, использовать ИКТ в профессиональной деятельности. Это способствует развитию самостоятельного мышления, умения выслушивать, и аргументировано высказывать свою точку зрения.

К разработке прилагается электронная презентация проекта, которая облегчает восприятие материала.

«Визитная карточка»

Автор проекта

Константинова Виктория Витальевна, преподаватель

Хабаровский край, г. Хабаровск, КГБ ПОУ ХКОТСО

Тема учебного проекта

Составление деловых писем

Основополагающие вопросы

1. Какие виды деловых писем востребованы в учебном заведении?

2. Какие бывают некоммерческие деловые письма?

3. Какие требования предъявляют к составлению и оформлению деловых писем?

4. Как писать деловые письма?

Дидактические цели проекта

Формирование:

- профессионального, логического мышления обучающихся;

- умения анализировать информацию;

Развитие:

- коммуникативных умений;

- умения работать в группе.

Компетентности обучающихся, которые формирует работа над проектом

- в сфере самостоятельной деятельности;

- в сфере приобретения знаний из различных источников информации

Методические задачи проекта

Научить:

- составлять анкеты для респондентов;

- составлять алгоритмы написания деловых писем;

- составлять примеры каждого вида делового письма.

Какой проблемный вопрос будут решать обучающиеся в работе над проектом?

1. Почему специалисты испытывают трудности при составлении деловых писем?

Какие самостоятельные исследования возможны для обучающихся в данном проекте?

- анкетирование респондентов колледжа;

- исследование трудностей, которые испытывают респонденты при составлении деловых писем;

- разработка электронной презентации проекта, оформление пособия по составлению деловых писем.

Какая учебная тема учебной дисциплины ОП.01 Деловая культура охватывает работа над проектом?

Тема 1.1. Этика и культура поведения

Возраст участников проекта

17-18 лет

Количество участников проекта

4 человека

На какое время рассчитан проект?

2 недели

Оформление результатов проекта

Пособие по составлению деловых писем

Программно-техническое обеспечение над проектом

1. Техническое оснащение:

ПК, принтер, сканер.

2. Программное обеспечение:

Word, Power Point, Windows.

3. Печатный материал:

- Афанасьева Л. Культура деловой переписки // Путь к успеху. - 2015. - N 4. - С.33-37.

- Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2013 - 74с.

- О.И. Семянкова Нормы правописания в деловом стиле. Электронный учебник.

- Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 2009.-320 с.

Деловое письмо

-ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Критерии оценки деятельности обучающихся

Преподаватель оценивает работу группы по критериям:

- степень самостоятельности группы;

- активность группы;

- грамотность речевого оформления.

Обучающиеся оценивают работу друг друга по следующим критериям:

- творческий подход к делу;

- самостоятельность в работе.

Изготовление продукта:

№ п/п

Этапы

План действий проекта

Методы и механизмы реализации

Группа

1.

I этап

Анкетирование респондентов

-разработка анкеты;

- обработка информации.

Ишкирейкина Елена;

Конькова Анастасия;

Родионова Кристина;

Лысенко Михаил.

2.

II этап

1. Составление алгоритма по написанию деловых писем.

2. Составление образцов деловых писем.

-изучение требований и правил к составлению деловых бумаг;

- определение видов деловых писем, которые требуются в образовательном учреждении

3.

III этап

Подведение итогов

- обсуждение, разработка и оформление пособия по составлению деловых писем.

4.

IV этап

Оформление презентации

- разработка слайдов, устное сопровождение

Самооценка и самоанализ:

- критерии презентации;

- оценка работы группы.

Предполагаемые результаты

1. Обеспечение ИПР и студентов рекомендациями по составлению деловых писем и образцами деловых писем для грамотного ведения деловой переписки.

Цель проекта:

- Изучить виды деловых писем, требования к деловому письму, правила составления деловых писем;

- Научиться составлять анкеты, проводить анкетирование и обрабатывать полученную информацию.

- Научиться составлять алгоритмы по написанию деловых писем;

- Научиться составлять примеры каждого вида письма.

Задачи проекта:

1. Провести опрос студентов и преподавателей колледжа для выявления трудностей, которые они испытывают при составлении деловых писем.

2. Определить виды деловых писем, которые требуются в образовательном учреждении.

3. Составить алгоритмы по написанию каждого вида делового письма.

4. Составить примеры каждого вида делового письма.

5. Оформить пособие по составлению деловых писем.

Основополагающие вопросы:

1. Какие виды деловых писем востребованы в учебном заведении?

2. Какие бывают некоммерческие деловые письма?

3. Какие требования предъявляют к составлению и оформлению деловых писем?

4. Как писать деловые письма?

Проблемный вопрос:

1. Почему специалисты испытывают трудности при составлении деловых писем?

Основное содержание

Технология организации проекта

• Планирование деятельности по реализации проекта

• Постановка проблемы: поиск путей решения

В проекте участвует творческая группа, состоящая из 4 человек:

- Ишкирейкина Елена;

- Конькова Анастасия;

- Родионова Кристина;

- Лысенко Михаил.

Срок реализации проекта: 2 учебных недели

I этап -анкетирование респондентов и обработка информации (3 дня)

II этап

1. Составление алгоритма по написанию деловых писем. (3 дня)

2. Составление образцов деловых писем. (3 дня)

III этап - обсуждение, подведение итогов (1день)

IV этап - оформление презентации, защита проекта (2 дня).

Структурирование информации:

- трудности, которые испытывают студенты и преподаватели при составлении деловых писем;

-виды деловых писем, которые требуются в образовательном учреждении.

Изготовление продукта:

№ п/п

Этапы

План действий проекта

Методы и механизмы реализации

Группа

1.

I этап

Анкетирование респондентов

-разработка анкеты;

- обработка информации.

Ишкирейкина Елена;

Конькова Анастасия;

Родионова Кристина;

Лысенко Михаил.

2.

II этап

1. Составление алгоритма по написанию деловых писем.

2. Составление образцов деловых писем.

-изучение требований и правил к составлению и оформлению деловых бумаг;

- определение видов деловых писем, которые требуются в образовательном учреждении

3.

III этап

Подведение итогов

- обсуждение, разработка и оформление пособия по составлению деловых писем.

4.

IV этап

Оформление презентации

- разработка слайдов, устное сопровождение

Самооценка и самоанализ:

- критерии презентации;

- оценка работы группы.

Предполагаемые результаты

1. Обеспечение ИПР и студентов рекомендациями по составлению деловых писем и образцами деловых писем для грамотного ведения деловой переписки.

Проблемный вопрос, которые мы решили

• Почему специалисты испытывают трудности при составлении деловых писем?

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Современное деловое письмо - это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от специалистов сегодня большей речевой подготовки. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Оканчивая школу, обучающиеся идут в большую жизнь.…Всюду они сталкиваются с необходимостью оформления деловых бумаг. Школа или СУЗ должны познакомить обучающихся с официально-деловым стилем речи, сформировать у них навыки делового письма. Программа по русскому языку предполагает знакомство учащихся с лексико-фразеологическими и грамматическими особенностями официально делового стиля, с образцами документов, вариантами их композиционной структуры, но из-за очень ограниченного количества часов нет возможности на практике отработать навык грамотного безошибочного составления деловых бумаг. В реальной жизни у студентов и специалистов зачастую возникают вопросы, связанные с оформлением бумаг.

Мы считаем, что умение создавать деловой документ в современной жизни - необходимое требование времени.

Для того, чтобы выявить трудности, которые испытывают специалисты при составлении деловых писем, мы провели опрос студентов и педагогов - всего 109 человек и результаты показали, что из 15 педагогических работников испытывают трудности в составлении деловых писем 8 педагогов (53%), из 94 студентов 56 обучающихся (59%) испытывают трудности в составлении деловых писем, они также обозначили проблемы из-за которых возникают трудности при написании деловых писем:

- не знают, как оформляется бланк деловых писем- 49%;

- не знают структуру делового письма- 45%;

- не могут сформулировать цель письма- 45%;

- не знают правил составления деловых писем-40%;

- допускают синтаксические ошибки в тесте делового письма-36%;

- не обладают достаточной терминологией-26%;

- сомневаются в расстановке пунктуационных знаков-24 %;

- не могут кратко излагать суть письма-20%;

- не хватает словарного запаса при составлении текста- 20%;

Мы также определили виды писем, которые востребованы в нашем образовательном учреждении это:

- заявление;

- резюме;

- протокол;

- объяснительная записка;

- служебная записка;

- докладная записка;

- письмо-напоминание или письмо - уведомление.

Написание делового письма

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Первым делом разузнайте подробности о том, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие - расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу? Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем.

3. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк.

Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п.

Правила делового письма

Знание правил делового письма - одно из наиболее важных требований, предъявляемых к любым специалистам. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Существуют разные типы деловых писем, например, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д.

Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данном проекте мы приведем лишь стандартную структуру делового письма.

Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, верхнее поле - 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 1 см. Стандартный шрифт - Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются. Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации.

Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Реквизиты бланка, как правило, состоят из:

- наименования организации и ее формы собственности;

- адреса организации;

- телефона и факса организации;

- адреса электронной почты;

- адрес сайта ОУ;

- номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);

- номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер);

- поля для проставления исходящего номера документа.

Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).

Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов: Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:

- Должность (в дательном падеже);

- Название компании;

- ФИО адресата;

- Адрес Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт).

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа. Следующий элемент структуры делового письма - заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о нарушении дисциплины, о результатах конференции и т.д. Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк). Следующий элемент структуры делового письма - обращение.

Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Следующий элемент структуры делового письма - текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа. Обычно текст печатается через один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от десяти и выше - цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания письма - фраза «С уважением». Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:

- НЕТ сокращениям

- НЕТ длинным письмам -

НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр.

- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости

- НЕТ эмоциональности

- НЕТ двусмысленности.

Следующий элемент структуры делового письма - подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список.

Оформление делового письма

Грамотно составленное деловое письмо - залог формирования позитивного имиджа учреждения или организации. И так, давайте рассмотрим структуру делового письма. Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека. Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», и т.п.

Следующий раздел - основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта организации. Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму. По возможности деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип организации, ее адрес и телефоны. Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

Как писать деловые письма

Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации оппонента в частности и организации в целом.

1. Используйте для написания деловых писем официальные бланки фирмы. Вне зависимости, составляется ли письмо на бумаге или в электронном виде, оно должно иметь логотип организации-отправителя. Также на бланке должны быть указаны почтовый адрес фирмы, телефоны и факс, адрес электронной почты и сайта. Оставляйте поля - с левой стороны три сантиметра, с правой - полтора сантиметра. Поля нужны для подшивки письма в архивную папку.

2. Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть однозначным и не допускать несколько истолкований.

3. Начинайте письмо с вежливого обращения, например: «Уважаемый Петр Иванович!» Обращение располагается в центре страницы. Имя пишется полностью, использование инициалов здесь неприемлемо. После обращения следует вступительная часть, в которой кратко формулируется цель письма. Следующим разделом делового письма является основная часть, где более подробно указываются причины написания письма, вопросы и пути их решения. Завершает письмо подведение итогов и обращение к адресату с конкретным предложением или изложением того, чего именно вы ожидаете от адресата для решения вопроса.

4. Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за своих адресатов. Лучше выразить надежду, что проблема будет решена наилучшим, по вашему мнению, образом. Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки». Подпись в деловом письме должна быть официальной. Например: « С уважением, Сергей Васильевич Иванов». Указывайте свою должность, название организации и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.

Виды деловых писем

• резюме - это краткая самопрезентация в письменной форме Ваших профессиональных навыков, достижений и личных качеств, которые Вы планируете успешно реализовать на будущем месте работы с целью получения компенсации за них (например, в виде денег или другого вида компенсации);

• заявление - письменная просьба о чём-нибудь;

• протокол- документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;

• объяснительная записка- составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя;

• служебная записка - в служебной записке обычно излагается просьба или сообщение;

• докладная записка - составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения;

• благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

• гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

• письмо-подтверждение - содержит подтверждение согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

• письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

• письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

• письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

• сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов.

Общие выводы:

В процессе работы над проектом мы изучили виды деловых писем, правила написания деловых писем, научились составлять деловые письма.

Список литературы:

1. Афанасьева Л. Культура деловой переписки // Путь к успеху. - 2015. - N 4. - С.33-37.

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2013 - 74с.

3. О.И. Семянкова Нормы правописания в деловом стиле. Электронный учебник.

4. Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 2009.-320 с.

5. Деловое письмо

6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Заключение

Исходя из наших исследований, мы выявили, что студенты и преподаватели испытывают трудности при составлении и оформлении деловых писем. Чтобы облегчить работу по написанию деловых писем наша группа оформила пособие, в котором разработан алгоритм по написанию деловых писем и представлены образцы деловых писем.