государственное бюджетное образовательное
учреждение среднего профессионального образования
Владимирской области

«Владимирский авиамеханический колледж»

практикум

по дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

по специальности среднего профессионального образования

030912 «Право и организация социального обеспечения»

по программе базовой подготовки

Владимир 2012

Одобрено
цикловой комиссией ПО и ВТ

Протокол № _______
от «___»____________ 2012 г.

Председатель
цикловой комиссии

______________ /А.Е. Петров/

Разработано на основе
ФГОС СПО по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения»

Заместитель директора по учебной работе

_________________/О.В. Крючкова/

Авторы: Князева Л.В. - преподаватель ГБОУ СПО ВО «Владимирский авиамеханический колледж»

Николаева Ю.А. - преподаватель ГБОУ СПО ВО «Владимирский авиамеханический колледж»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 7

ПАМЯТКА СТУДЕНТУ 9

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №1
«Составление общего бланка организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4» 11

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №2
«Составление бланка служебного письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5» 15

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №3
«Ознакомление с организационными документами, анализ структуры
их текста, правильность оформления положений, уставов,
должностных инструкций» 18

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №4
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов» 24

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов.
Оформление заявления, справки, протокола» 30

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №6
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов.
Оформление служебных писем на формате А4 и А5» 36

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №7
«Правила оформления и выдачи копий документов» 41

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №8
«Организация приема, рассмотрения, регистрации
и исполнения документа» 44

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №9
«Организация оперативного хранения документов.
Номенклатура дел Ознакомление с типовыми
и примерными номенклатурами дел» 48

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №10
«Экспертиза ценности бумаги» 52

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №11
«Подготовка дел к передаче в архив организации,
составление сдаточной описи» 56

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 61

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов 62

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Технические требования к изготовлению документов 71

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Образец оформления служебного письма
с угловым расположением реквизитов 74

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Образец оформления служебного письма
с продольным расположением реквизитов 75

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Структура учредительного договора 76

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Структура устава организации 77

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Структура устава акционерного общества 78

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Структура положения об организации 79

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Форма положения в структурном подразделении 80

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Содержание разделов учредительных документов 81

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Унифицированная форма штатного расписания 82

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Форма должностной инструкции 84

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

Форма приказа по основной деятельности 85

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Образец приказа 86

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

Унифицированная форма приказа о приеме на работу 87

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

Унифицированная форма приказа об увольнении 88

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

Форма полного протокола 89

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

Форма сокращенного протокола 90

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Форма краткого протокола 91

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Образец личного заявления 92

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Пример оформления справки 93

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Оформление справки о наличии документов 94

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Образец справки 95

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

Макет служебного письма 96

ПРИЛОЖЕНИЕ 25

Образец гарантийного письма 97

ПРИЛОЖЕНИЕ 26

Образец информационного письма 98

ПРИЛОЖЕНИЕ 27

Образец сопроводительного письма 99

ПРИЛОЖЕНИЕ 28

Пример оформления выписки из приказа 100

ПРИЛОЖЕНИЕ 29

Пример оформления выписки из протокола 101

ПРИЛОЖЕНИЕ 30

Образец оформления копии документа 102

ПРИЛОЖЕНИЕ 31

Образец оформления дубликата документов 103

ПРИЛОЖЕНИЕ 32

Алгоритм работы с входящими документами 104

ПРИЛОЖЕНИЕ 33

Алгоритм работы с исходящими документами 105

ПРИЛОЖЕНИЕ 34

Формы регистрационных журналов 106

ПРИЛОЖЕНИЕ 35

Форма регистрационно-контрольной карточки 107

ПРИЛОЖЕНИЕ 36

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов 108

ПРИЛОЖЕНИЕ 37

Форма учетной карточки единицы учета электронных документов 110

ПРИЛОЖЕНИЕ 38

Пояснения к заполнению регистрационных форм документов 111

ПРИЛОЖЕНИЕ 39

Перечень документов, не подлежащих регистрации 112

ПРИЛОЖЕНИЕ 40

Форма номенклатуры дел организации 113

ПРИЛОЖЕНИЕ 41

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации 114

ПРИЛОЖЕНИЕ 42

Образец приказа о создании экспертной комиссии 115

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению 116

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72 118

ПРИЛОЖЕНИЕ 44

Форма внутренней описи документов дела 119

ПРИЛОЖЕНИЕ 45

Форма листа-заверителя дела 120

ПРИЛОЖЕНИЕ 46

Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения 121

ПРИЛОЖЕНИЕ 47

Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения 122

ПРИЛОЖЕНИЕ 48

Форма описи электронных документов постоянного хранения 123

ВВЕДЕНИЕ

Практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для студентов базового уровня СПО, обучающихся по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения».

Методическое пособие включает одиннадцать практических занятий по следующим темам:

• нормативно-методическая база делопроизводства;

• характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности;

• документооборот в организации.

В пособии большое внимание уделено требованиям государственных стандартов по оформлению документов, языку и стилю деловой корреспонденции, составу и порядку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Приведены технологии разработки и правила оформления организационно-правовых, распорядительных и справочно-информационных документов. Рассматривается технология документооборота в организации от момента получения (создания) документа до его исполнения (отправки) или сдачи на хранение в архив.

Цель практических занятий в первую очередь закрепить и углубить знания, полученные при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Подготовка к работе заключается в предварительном ознакомлении с пакетом документов и правилами их оформления, и повторении основных вопросов теории.

В описании каждой работы приводятся краткие сведения из теории и указываются вопросы для самопроверки. В случае затруднений студент может обратиться к указанной литературе для более подробного изучения материала.

Особенностью данного методического пособия является то, что на первом практическом занятии студенты должны разработать комплект документов для смоделированного ими условного предприятия, на основании данных этого предприятия выполняются следующие практические задания.

Пакет документов по предприятию каждый студент собирает в свою папку и представляет в качестве отчета о работе по завершении практических занятий.

Методическое пособие содержит приложения с образцами документов и технологий работы с ними.

Данное методическое пособие рекомендуется использовать студентам заочного обучения при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления».

ПАМЯТКА СТУДЕНТУ

Целью практических занятий является освоение способов составления и методов работы с документами управленческой деятельности.

В процессе выполнения практических работ студентам необходимо создать пакет документов по одному предприятию, которое они моделируют самостоятельно.

В индивидуальную папку должны входить следующие виды документов и бланков:

• общий бланк организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов, бланк конкретного вида, бланк структурного подразделения или должностного лица;

• бланк служебного письма с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4 и А5;

• устав предприятия;

• учредительный договор;

• должностная инструкция;

• приказ по основной деятельности;

• приказ по личному составу;

• приказ о прекращении трудового договора (контракта) с работником;

• заявление, справка, протокол;

• служебное письмо на формате А4 и А5;

• копии официальных документов (копия - отпуск; выписка; дубликат);

• регистрационные формы документов;

• номенклатура дел;

• приказ руководителя о создании экспертной комиссии;

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

• лист-заверитель дела;

• сдаточная опись на дела для передачи в архив организации;

• обложка дела согласно ГОСТ 17914-72.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №1
«Составление общего бланка организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4»

Цель занятия:

• изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр - образец ОРД;

• научиться конструировать бланки конкретной организации, в зависимости от их назначения.

Теоретическая часть

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном варианте оформления приведены в приложении 1 (рисунки 1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению приведены в приложении 1.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При использовании продольного варианта бланка применяют центрированный способ размещения реквизитов. При использовании углового варианта бланка применяют флаговый или центрированный способ размещения реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

• Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;

• бланк структурного подразделения.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланк структурного подразделения или бланк должностного лица отличается от остальных бланков тем, что после реквизита 08 наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

Задание

1. Составить общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4.

2. Составить общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4.

3. Составить бланк конкретного вида.

4. Составить бланк структурного подразделения организации или должностного лица.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов (приложение 1).

2. Включить ПК.

3. Создать папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Общий бланк документа с продольным расположением реквизитов».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2 - 4 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Дать определение понятию «бланк документа». Виды бланков, их назначение.

2. Назовите правила оформления, изготовления, учета, использования и хранения бланков организации.

3. Какое количество реквизитов предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Какие варианты размещения реквизитов на бланке вы знаете?

5. Что такое формуляр - образец ОРД?

6. Каковы основные части документа, их содержание?

7. На какие группы делятся реквизиты?

8. Какие реквизиты придают юридическую силу документу?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №2
«Составление бланка служебного письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5»

Цель занятия:

• изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр - образец ОРД;

• научиться конструировать бланки конкретной организации, в зависимости от их назначения.

Теоретическая часть

Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для письма связаны с его спецификой. Письма, предназначенные для отправки в другие организации, должны в связи с этим иметь адресные данные предприятия.

Бланк письма в зависимости от учредительских документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18. 19, 20.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком субъекта Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Так как бланк письма употребляется только для одного вида документов, то нет необходимости указывать на нем реквизит 08 «Наименование документа». В бланке письма в этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации».

Данный реквизит содержит информацию о месте составления документа, поэтому реквизит 14 « Место составления и издания документа» не оформляется, так как в нем нет необходимости.

Задание

1. Составить бланк служебного письма конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5.

2. Составить бланк письма конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4 и А5.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с бланками письма (приложения 3, 4)

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Бланк служебного письма с продольным расположением реквизитов».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2 пункта задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Какие варианты размещения реквизитов на бланке служебного письма конкретной организации вы знаете?

2. Что такое постоянные реквизиты?

3. Что такое переменные реквизиты?

4. Что такое взаимоисключающие реквизиты?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №3
«Ознакомление с организационными документами, анализ структуры
их текста, правильность оформления положений, уставов,
должностных инструкций»

Цель занятия:

• изучить состав организационных документов, входящих в состав УСОРД, и требования к их оформлению;

• научиться оформлять организационные документы в соответствии с требованиями УСОРД

Теоретическая часть

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы. Это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия):

• устав организации;

• учредительный договор;

• положение об организации;

• положение о структурных подразделениях;

• положение о коллегиальных и совещательных органах;

• регламенты работы аппарата управления;

• штатное расписание;

• инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ);

• должностные инструкции работников , правила и др.

Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются:

• наименование организации - автора документа;

• наименование вида документа;

• дата;

• номер документа;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• гриф утверждения.

Датой организационного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, заместителем руководителя организации или одним из замов, курирующих соответствующее поле деятельности, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения:

• уполномоченным на то органом - вышестоящей организацией;

• руководителем данной организации;

• коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.);

• руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Структура учредительного договора показана в приложении 5.

В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.

Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор может утверждать устав организации, закрепляющий ее организационно-правовой статус и дополняющий договор.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.

Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в I части Гражданского кодекса РФ.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т.е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества (приложения 6, 7).

Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает право юридического лица со дня государственной регистрации.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общие положения, основные задачи и функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация (приложения 8, 9). Содержание разделов описано в приложении 10.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам. Унифицированная форма штатного расписания приведена в приложении 11.

Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников.

Должностная инструкция - одна из разновидностей данного вида документов.

В должностной инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью, раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Определяются права работника, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей, указывается какую ответственность несет специалист за неподобающее исполнение этих обязанностей. Форма должностной инструкции приведена в приложении 12.

Задание

1. Ознакомиться с формами организационных документов, проанализировать структуру их текста (приложения 5 - 12).

2. Составить учредительный договор предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение 5)

3. Составить устав предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 6, 7)

4. Составить штатное расписание предприятия (приложение 11).

5. Составить должностную инструкцию ДЕЛОПРИЗВОДИТЕЛЯ (приложение 12).

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом учредительных документов (приложения 5 - 12).

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Учредительный договор предприятия».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 3 - 5 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Пояснить понятие, значение и функции организационных документов.

2. Дать краткую характеристику учредительного договора.

3. Дать краткую характеристику устава предприятия.

4. В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?

5. Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?

6. Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №4
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов»

Цель занятия:

• изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД, и требования к их оформлению;

• научиться оформлять приказы по основной деятельности и по личному составу.

Теоретическая часть

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях решения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа, и содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или муниципального образования), эмблема, наименование организации, наименования вида документа (приказ), дату, номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Приказы по основной деятельности издаются:

• во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

• в целях осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Обязательным реквизитом приказа является заголовок, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

• ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручение, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

• наименование должности, фамилию, инициалы исполнителей или исполнителя;

• поручение;

• срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формируется отдельным пунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта или приказа содержит одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в тех случаях, если предписываемое действие носит регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Не указываются в распорядительной части исполнители и сроки исполнения приказа, если действия носят организационный характер.

Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указываются наименование должности лица ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В приказе могут перечисляться ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.

До представления проекта приказа на подпись он визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Если в процессе согласования в проект вносят изменения принципиального характера, то он надлежит повторному согласованию должностными лицами.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования: после слова «СОГЛАСОВАНО» указываются должности и фамилии лиц визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой (приложения 13, 14).

Подписывает приказ руководитель предприятия и его заместитель, имеющий на это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если не указан другой срок.

Приказ по личному составу - оформляют и ведут строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов по личному составу оформляются на одинаковых бланках.

Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия:

• ПРИНЯТЬ на работу (указывается установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка, а также при необходимости условия труда: временно с _ по _, с испытательным сроком);

• НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу (указывается должность и подразделение, вид переводов - продолжительность, причина перевода - в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ, при необходимости - изменение оплаты труда);

• ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК (указывается его вид, продолжительность, дата, окончание);

• КОМАНДИРОВАТЬ (указывается дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);

• УВОЛИТЬ (особо точно указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ).

Пункты приказа по личному составу формируются в строгом соответствии с ТК РФ и заканчиваются ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Постоянная информация для любого кадрового приказа: указание распорядительного действия, фамилия, имя и отчество (полностью), должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа (приложения 15, 16).

Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителем структурных подразделений. Приказы по личному составу подписываются руководителем.

Приказы по личному составу согласно ТК РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

Задание

1. Составить и оформить приказ по основной деятельности.

2. Составить и оформить приказ по личному составу.

3. Составить и оформить приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов распорядительных документов (приложения 13 - 16).

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Приказ по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Основное назначение распорядительных документов.

2. Перечислить виды распорядительных документов с точки зрения принятия управленческих решений.

3. Кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов управления.

4. Назвать и дать краткую характеристику распорядительных документов, издаваемых на принципах единоначалия.

5. Что такое приказ? Указать его виды.

6. Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.

7. Значение, структура и содержание приказа по личному составу (по кадрам).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов.
Оформление заявления, справки, протокола»

Цель занятия:

• изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД. И требования к их оформлению;

• научиться оформлять протокол, заявления, справки.

Теоретическая часть

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущих во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации (приложения 17 - 19) и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата и номер протокола;

• место составления протокола (проведение заседания);

• заголовок

• подписи;

• визы ознакомления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участников, в этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый к протоколу.

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.

Наряду с полной формой протокола, существуют сокращенная и краткая формы протокола.

В сокращенных формах протокола после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса на повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступивших в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассматриваемые вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

Личное заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление составляется по кадровым вопросам: при принятии на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. (приложение 20).

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и окончание) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиография и т.д.).

Заявление подписывается составителем.

Справка - документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий (приложения 21 - 23).

Реквизиты справки:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления;

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• подпись;

• оттиск печати.

Справки бывают служебного и личного характера.

Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящего органа.

В заголовке может содержаться указание на период или дату, на которую приходится данная справка. Справки бывают внутренние и внешние. Если информационная справка готовится вышестоящему органу или иную организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.

При наличии в справке сведений финансового характера, ее подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, такую справку заверяют печатью.

Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, с обязательным указанием наименования структурного подразделения в том месте, где должно быть указано наименование организации - автора.

Справки личного характера - это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки могут содержать различные сведения: подтверждающие места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др.

Для таких целей очень часто используют трафаретные бланки. Обычно текст справки начинается с фамилии и отчества лица, о котором даются сведения. Справки подписываются руководителем и заверяются печатью.

После оформления, подписания, регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

Задание

1. Составить и оформить полный протокол заседания коллегиального органа.

2. Подготовить краткий протокол заседания коллегиального органа.

3. Составить и оформить личное заявление.

4. Составить и оформить служебную справку.

5. Составить и оформить личную справку.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов документов (приложения 17 - 23)

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Полный протокол заседания» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2 - 5 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности организации?

2. Какие документы относятся к справочно-информационным документам?

3. Что такое протоколы? Какие формы протоколов существуют?

4. Какие документы предъявляются при приеме на работу?

5. Какие существуют виды справок?

6. Правила оформления информационных справок.

7. Правила оформления заявления.

8. Какая дата ставится на протоколе?

9. Правила оформления протоколов.

10. Что такое заявление?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №6
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов.
Оформление служебных писем на формате А4 и А5»

Цель занятия:

• изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД, и требования к их оформлению;

• научиться оформлять служебные письма на формате А4 и А5.

Теоретическая часть

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте, с курьером, посредством факсимильной связи и т.п.

Письма составляются на специальном бланке А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами письма являются:

• наименование организации-автора;

• справочные данные об организации;

• дата;

• регистрационный номер;

• ссылка на дату и номер поступившего документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф о согласовании документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две части - вводную и основную.

Во вводной части объясняются причины составления письма (определенные факты, события); если поводом для написания письма послужил документ, необходима ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить третью, заключительную, часть, где формулируется основная цель письма.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используются следующие формы изложения:

• от первого лица множественного лица (просим сообщить, направляем на рассмотрение);

• от третьего лица единственного числа (ВНИИДАТ считает возможным, министерство не возражает);

• от первого лица единственного числа (считаю, необходимым, прошу направить).

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6.30-2003.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• сопроводительное письмо и др.

Гарантийное письмо - служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, сроки поставки, выполнение работы и др.

Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использование обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты.

Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

Информационное письмо - служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. Они могут содержать отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложение.

Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, содержащее сведения, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение к сопроводительному письму. В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т.д.), рекомендации по работе с документом.

Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.

Сопроводительное письмо н6ачинается оборотом, содержащим слова: «Направляем вам …», «Высылаем вам …», «Предоставляем вам …».

Письма-ответы, содержащие отказ в просьбе или отклонение предложения, составляются по следующей схеме:

• повторение просьбы;

• причины, по которым просьба не может быть удовлетворена, или предложение не может быть принято;

• аргументированное объяснение отказа или отклонения предложения.

Задание

1. Составить служебное письмо на формате А4.

2. Составить служебное письмо на формате А5

3. Изготовить следующие виды писем: гарантийное, сопроводительное.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 24 - 27).

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Служебное письмо-А4» используя ранее созданный документ «Бланк служебного письма».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Что такое служебное письмо? На каких бланках оно оформляется?

2. Виды служебных писем по функциональному признаку.

3. Что такое многоаспектное письмо?

4. Каковы требования составления служебных писем?

5. Каковы особенности составления гарантийных писем и рекламаций?

6. Назовите варианты обращений в письмах.

7. Назовите варианты заключительных фраз.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №7
«Правила оформления и выдачи копий документов»

Цель занятия:

• изучить правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организации, правила выдачи копий документов.

• научиться оформлять полную копию официального документа, выписку из официального документа, копию отпуска.

Теоретическая часть

Копия - это точное воспроизведение реквизитов подлинника.

Следует различать такие разновидности копий, как:

• отпуск;

• выписка;

• дубликат.

Отметка о заверении размещается ниже реквизита «Подпись» включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензии и др.) при предоставлении в другие организации могут требовать нотариального заверения.

Отпуск - это полная копия исходящего документа, остающаяся в учреждении (у отправителя). Она изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Выписка из документа - копия части официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слов ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному лицу под расписку.

Оформление и заверение выписок из протокола подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Дубликат - это копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник. На дубликате в правом углу верхнего поля проставляется слово «Дубликат» и ставится печать.

Задание

1. Оформить выписку из приказа по основной деятельности (смотри практическое занятие №4)

2. Оформить копию протокола заседания коллегиального органа (смотри практическое занятие №5).

3. Оформить копию - письма (смотри практическое занятие №6).

4. Оформить дубликат студенческого билета.

Порядок выполнения работы

1. Открыть документы из ранее выполненных практических заданий.

2. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 28 - 31).

3. Включить ПК.

4. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

5. Создать документ Microsoft Word с именем «Выписка из приказа по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».

6. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

7. Сохранить созданный документ.

8. Вывести созданный документ на печать.

9. Закрыть документ.

10. Выполнить те же действия для 2 - 4 пунктов задания.

11. Закончить работу с программой MS Word.

12. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Дать определение понятий «подлинные и подложные документы».

2. Дать определение понятия «копия», виды копий.

3. Каков порядок оформления и выдачи копий документов.

4. Особенности заверения копий нотариусом и должностными лицами организаций.

5. В чем отличие подлинника от дубликата?

6. Какие существуют правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №8
«Организация приема, рассмотрения, регистрации
и исполнения документа»

Цель занятия:

• изучить правила предварительного рассмотрения документов, технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и регистрации документов, этапы исполнения документов;

• научиться принимать и регистрировать документы.

Теоретическая часть

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами представлены в приложениях 32, 33.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Документы регистрируются однократно: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий (приложения 34, 35)

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

• заголовок к документу и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции);

• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и другое.

Документы регистрируются в зависимости от объема регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках.

Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа (приложения 36, 37).

Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).

За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Задание

1. Изготовить входящий документ.

2. Принять, обработать и зарегистрировать его.

3. Заполнить журнал входящей документации (форма в тетради).

4. Изготовить исходящий документ.

5. Оформить его согласно ГОСТ. Отправить адресату.

6. Заполнить журнал регистрации исходящей документации (форма в тетради).

7. Изготовить внутренний документ, оформить, передать к исполнению.

8. Заполнить журнал регистрации внутренних документов (форма в тетради).

9. Заполнить регистрационно-контрольную карточку.

10. Заполнить учетную карточку единицы учета электронных документов (форма в тетради).

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 32 - 39).

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документы Microsoft Word с именами «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутренний документ».

5. Оформить созданные документы в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданные документы.

7. Вывести созданные документы на печать.

8. Закрыть документы.

9. Закончить работу с программой MS Word.

10. Зарегистрировать созданные документы.

11. Заполнить регистрационно-контрольную карточку.

12. Зарегистрировать созданные документы в электронном виде.

13. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. В чем заключается прием и первичная обработка документов?

2. Перечислить правила проставления резолюции.

3. Что такое регистрация документов?

4. Дайте краткую характеристику регистрационных форм, укажите их достоинства и недостатки.

5. Что понимается под делом в делопроизводстве?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №9
«Организация оперативного хранения документов.
Номенклатура дел Ознакомление с типовыми
и примерными номенклатурами дел»

Цель занятия:

• изучить основные правила формирования дел, правила работы с номенклатурой дел;

• научиться формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Теоретическая часть

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (приложение 40).

В качестве первой графы номенклатуры указывают наименование структурного подразделения (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополнительные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.

Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность:

• организационно-распорядительные документы;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименование дел рекомендуется систематизировать по степени их важности:

• документация вышестоящих организаций;

• собственная документация организации.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа заполняется в конце года.

Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение сроки действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются:

• отметки о заведении дел - «заведено»;

• в переходящих делах - «переходящее с 2011 г.» или «переходящее на 2012 г.»;

• о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от_____№_____»;

• о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

• о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2011» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк или титульный лист, если это министерство, ведомство.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) учреждения, визируется руководителем ведомственного архива, после чего направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 40).

Задание

1. Составить номенклатуру дел на основании имеющихся документов по предыдущим практическим занятиям.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 40, 41)

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Номенклатура дел».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Создать документ Microsoft Word с именем «Итоговая запись к номенклатуре дел».

8. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

9. Сохранить созданный документ.

10. Вывести созданные документы на печать.

11. Закрыть документы.

12. Закончить работу с программой MS Word.

13. Выключить ПК.

14. Заполнить созданные документы на основании имеющихся документов по предыдущим практическим занятиям.

Контрольные вопросы

1. Пояснить понятие «номенклатура дел», ее значение для классификации документов. Виды номенклатур.

2. Каков порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры?

3. Что является основанием для составления номенклатуры дел?

4. Каковы основные правила формирования дел?

5. Как располагаются документы внутри дела?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №10
«Экспертиза ценности бумаги»

Цель занятия:

• изучить систему экспертных органов;

• изучить правила проведения экспертизы ценности документов;

• научиться составлять акт о выделении дел к уничтожению.

Теоретическая часть

Экспертиза ценности бумаги - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор документов на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб ДОУ, должностных инструкций, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), которые действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя (образец приказа приведен в приложении 42). В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения - состав, содержание всей совокупности документов. В ее состав обязательно включают:

• должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

• должностное лицо, ответственное за архив организации;

• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим документациям;

• специалиста по защите информации и др.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем - секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива.

Экспертные комиссии - это совещательный орган. Его решение вступает в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранение документов.

Приказ «О создании экспертной комиссии» - это приказ по основной деятельности, поэтому он должен отвечать всем требованиям издания приказов при решении вопросов хозяйственной деятельности. Объектами рассмотрения, прежде всего, являются:

• ежегодно составляемая номенклатура;

• описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет);

• акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

• комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на бумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Акт о выделении документов к уничтожению. Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета, о выделении к уничтожению, не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела (приложение 43), а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, но при этом необходимо перечислять через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатуре дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и последнего документов (крайние даты) и общее количество дел.

По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание для их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню.

В конце акта в итоговой записи указываются общее количество выделенных дел к уничтожению документов, а также сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Согласованный с ЭК акт утверждается руководителем организации, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения дел в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Задание

1. Составить приказ руководителя о создании экспертной комиссии.

2. Составить акт о выделении дел к уничтожению.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 42, 43)

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Приказ о создании экспертной комиссии».

5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

6. Сохранить созданный документ.

7. Создать документ Microsoft Word с именем «Акт о выделении дел к уничтожению».

8. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).

9. Сохранить созданный документ.

10. Вывести созданные документы на печать.

11. Закрыть документы.

12. Закончить работу с программой MS Word.

13. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Пояснить понятие «экспертиза ценности документов».

2. Перечислить этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов.

3. Каков порядок уничтожения и оформления результатов экспертизы?

4. Чем определяются сроки хранения документов?

5. Экспертные комиссии, их функции и права.

6. Каким документом оформляется уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №11
«Подготовка дел к передаче в архив организации,
составление сдаточной описи»

Цель занятия:

• изучить правила оформления дел постоянного и временного хранения, составление описи дел;

• научиться оформлять дело к сдаче в ведомственный архив.

Теоретическая часть

Оформление дел - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;

• составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке нумерации листов и составлению заверительной подписи.

Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 « Обложки дел для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны (приложение 43):

• наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

• наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

• номер дела по годовому разделу описи дел;

• заголовок дела;

• дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дел;

• количество листов в деле;

• срок хранения дела или запись « Хранить постоянно»;

• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей чернилами.

При сдаче в архив в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке сверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Внутренняя опись

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированные по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Опись дела помещается в начале дела и содержит сведения о порядковых номерах документов в описываемом деле, их делопроизводительных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней описи, имеющей форму таблицы (приложение 44), составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Лист-заверитель дела

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись), которая оформляется на специально подшитом в конце дела специальном бланке или чистом листе бумаги А4. При хранении документов без подшивки лист с заверительной подписью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные и пропущенные номера листов;

• номера листов с наклеенными документами;

• номера листов с конвертами и вложений в них;

• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключение из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов - отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.

Лист-заверитель дела подписывается должностным лицом, составившим заверительную надпись (приложение 45).

Опись дел

На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи (приложения 46 - 48). Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В случае если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов.

В описание каждого дела входят:

• порядковый номер;

• индекс дела;

• заголовок дела;

• дата;

• количество листов;

• примечание.

Все эти данные переписываются с обложки дела.

Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, а затем согласовывается и утверждается ЭПК архивного фонда.

Задание

1. Оформить обложку дела согласно ГОСТ 17914-72.

2. Составить опись документов для передачи в ведомственный архив.

3. Составить лист-заверитель дела.

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 43 - 48)

2. Включить ПК.

3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.

4. Создать документ Microsoft Word с именем «Обложка дела».

5. Оформить созданный документ согласно ГОСТ17914-72.

6. Сохранить созданный документ.

7. Вывести созданный документ на печать.

8. Закрыть документ.

9. Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.

10. Закончить работу с программой MS Word.

11. Выключить ПК.

Контрольные вопросы

1. Перечислить мероприятия по подготовке дел к передаче в архив.

2. Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел постоянного и временного сроков хранения.

3. Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел по личному составу.

4. Правила составления описи дел.

5. Порядок передачи дел в архив.

6. Правила составления листа - заверителя.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.

2. ГОСТ 6.105-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца. - М.: Издательство стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

4. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. - М.: Издательство стандартов, 1981.

5. Попова Н.Ф. Документационное обеспечение управления: практикум для правоведов. - Ростов н/Д: Феникс, 2007г. - 128с. (Среднее специальное образование).

6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. - М.: Омега-Л, 2009г. - 480 c.

7. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2009г. - 318 c.

8. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». - М.: Издательский дом МЦФЭР, 2011 - 2012.

9. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». - М.: Издательский дом МЦФЭР, 2010 - 2012.

10. PRO-Делопроизводство и СЭД. Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: sekretariat.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Схемы расположения реквизитов документов приведены на
рисунках 1, 2.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов общего бланка
и границы зон на формате А4 (угловой вариант)

Рисунок 2 - Расположение реквизитов общего бланка
и границы зон на формате А4 (продольный вариант)

Реквизиты рекомендуется оформлять следующим образом.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» (доп.) - на бланках с продольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля, на бланке с угловым расположением реквизитов - на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» (доп.) - как в первом случае.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (доп.) - на бланках организаций в соответствии с уставом предприятия (положением об организации).

Реквизит 04 «Код организации» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает в себя 8 знаков.

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, представляет собой 13-значный цифровой код. ОРГН указывается на всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Для предприятий - это 10-значный цифровой код, для физических лиц - 12-значный цифровой код.

Реквизит 07 «Код формы документа» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), представляет собой 7-значный числовой код.

Реквизит 08 «Наименование организации» (обязат.) оформляют в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах организации - авторе документа. Над наименованием органи­зации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на русском языке.

Если документ подготавливается совместно двумя или более организациями, то документ готовят не на бланке, а на чистом листе бумаги, и наименование организаций располагают согласно ранга организаций.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации» (доп.) включает почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Группа цифр в номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами Банка России.

Реквизит 10 «Наименование вида документа» (обязат.) оно должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В письме наименование вида не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, АКТ и т.д.

Реквизит 11 «Дата документа» (обязат.). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.06.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» (обязат.) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов документа.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (доп.) состоит из регистрационного номера и даты документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит 14 «Место составления или издания документа» (доп.) -указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно должно включать только общепринятые сокращения.

Реквизит 15 «Адресат» (доп.). В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность - в дательном. При необходимости в состав реквизита можно включать почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» (доп.). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Реквизит 17 «Резолюция» (доп.) включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдель­ном листе.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» (обязат.) должен кратко информировать о содержании документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчеркиваются.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» (обязат.) сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 «Текст документа» (обязат.) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» (доп.) располагается после текста, перед подписью документа, печатается про­писными буквами.

Реквизит 22 «Подпись» (обязат.). В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» (доп.) состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их располагают вертикальными рядами.

Реквизит 24 «Визы согласования документа» (обязат.). Согласование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют на отдельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу. Отказ от визирования не допускается.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если документ отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 «Оттиск печати» (доп.) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати необходимо располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» (доп.). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» (доп.) включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (обязат.) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Проставляется на первом листе документа, ниже отметки об исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» (обязат.) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), может проставляться в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом углу.

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» (доп.). Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Технические требования к изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к оформлению документации с использованием технических средств.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MS Word с использованием следующих настроек:

• шрифт - Times New Roman размером 14;

• при выполнении документа на листах формата А4 используется 1,5 междустрочный интервал;

• при выполнении документа на листах формата А5 допускается использование одинарного междустрочного интервала;

• первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля, т.е. задать отступ первой строки (размер печатного знака 2,6 мм).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через одинарный междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5 - 2 междустрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 междустрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным или флаговым способом (ГОСТ Р 6.30-2003).

При печатании документов используют восемь стандартных по­ложений печатающего устройства:

0. - от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. - после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. - после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через одинарный междустрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Образец оформления служебного письма
с угловым расположением реквизитов

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Образец оформления служебного письма
с продольным расположением реквизитов

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Структура учредительного договора

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Структура устава организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Структура устава акционерного общества

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Структура положения об организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Форма положения в структурном подразделении

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Содержание разделов учредительных документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Унифицированная форма штатного расписания

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 №1

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Форма должностной инструкции

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

Форма приказа по основной деятельности

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Образец приказа

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

Унифицированная форма приказа о приеме на работу

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

Унифицированная форма приказа об увольнении

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

Форма полного протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№00

Москва

Производственное совещание

Председатель - Егоров А.В.

Секретарь - Краснова П.С.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О…………. Доклад зам. Директора Анисимова О.Е.

2. О…………. Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В.Я.

1.СЛУШАЛИ:

Анисимова О.Е. - изложение содержания доклада в форме прямой речи

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А.И. - должность, содержание выступления - косвенная речь.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Утвердить.

2. Слушали.

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

личная подпись

расшифровка подписи

Секретарь

личная подпись

расшифровка подписи

В дело 00 - 00

Личная подпись

00-00-00

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

Форма сокращенного протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№00

Москва

Производственного совещание

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О………………………………….. Доклад …………………………………......

__________________________________________________________________

(фамилия, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить …………..

Голосование:

2. О………………………………….. Доклад …………………………………......

____________________________________________________________________

(фамилия, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1……………………………………………………………………………………

2.2……………………………………………………………………………………

Председатель

личная подпись

расшифровка подписи

Секретарь

личная подпись

расшифровка подписи

Визы ознакомления

Заинтересованных лиц

В дело № 00 - 00

Личная подпись
00-00-00

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Форма краткого протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№00

Москва

Производственного
совещание

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О………………………………..Сообщение ……………………………………

ПОСТАНОВИЛИ:

1. …………………………………..

2. О ……………………………….Сообщение …………………………………...

ПОСТАНОВИЛИ:

……………………………………..

Председатель

личная подпись

расшифровка подписи

Секретарь

личная подпись

расшифровка подписи

Визы ознакомления

Заинтересованных лиц

В дело № 00 - 00

Личная подпись
00-00-00

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Образец личного заявления

БУХГАЛТЕРИЯ

Директору фирмы «Гелиос»

ЗАЯВЛЕНИЕ

И.В. Попову

Прошу освободить меня от должности инженера по собственному желанию.

личная подпись

В.А Певцов

Подготовить приказ
об увольнении 00.00.00
по собственному желанию

Подпись директора

И.В. Попов

00.00.00

В дело №00-00

Подпись

00-00-00

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Пример оформления справки

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Оформление справки о наличии документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Образец справки

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

Макет служебного письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 25

Образец гарантийного письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 26

Образец информационного письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 27

Образец сопроводительного письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 28

Пример оформления выписки из приказа

ПРИЛОЖЕНИЕ 29

Пример оформления выписки из протокола

ПРИЛОЖЕНИЕ 30

Образец оформления копии документа

ПРИЛОЖЕНИЕ 31

Образец оформления дубликата документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 32

Алгоритм работы с входящими документами

ПРИЛОЖЕНИЕ 33

Алгоритм работы с исходящими документами

ПРИЛОЖЕНИЕ 34

Формы регистрационных журналов

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации внутренних документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 35

Форма регистрационно-контрольной карточки

ПРИЛОЖЕНИЕ 36

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 37

Форма учетной карточки единицы учета электронных документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 38

Пояснения к заполнению регистрационных форм документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 39

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня.

5. Графики, наряды, повестки дня, разнарядки, заявки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расхода материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово - финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с пометкой «Лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

ПРИЛОЖЕНИЕ 40

Форма номенклатуры дел организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 41

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в году в

(наименование организации)

ПРИЛОЖЕНИЕ 42

Образец приказа о создании экспертной комиссии

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72

ПРИЛОЖЕНИЕ 44

Форма внутренней описи документов дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 45

Форма листа-заверителя дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 46

Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ 47

Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ 48

Форма описи электронных документов постоянного хранения