Конспект по дисциплине Архивоведение на тему Учет архивных документов

1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И ПРИНЦИПЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В деле обеспечения сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учет.

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Государственному учету подлежат все документы, входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации, вне зависимости от их содержания, подлинности, способов их воспроизведения, как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда РФ, то есть документы постоянного срока хранения.

Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

- подсчет количества документов в архиве;

- регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

- заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

- составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив¹.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

- централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части Архивного фонда РФ, и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ;

- унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

- динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

- полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися².

Таким образом, держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11 марта 1997 года Росархивом Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанный Федеральной архивной службой с целью обеспечения государственного контроля за сохранностью документов Архивного фонда РФ.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения³.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

- архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

- единица хранения;

- отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 год составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения⁴.

2 ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственному учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Таким образом, государственному учету подлежат следующие документы:

- государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

- государственных музеев и библиотек;

- научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

- структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

- негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда⁵.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ⁶.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ⁷.

3 СОСТАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

3.1 Внутренние учетные документы

Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточно или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

Основа всех внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Назначение названных учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений..

Для понятия этого многообразия учетных документов необходимо рассмотреть их основные определения и функции.

Книга учета поступлений - учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов⁸. Она дает возможность узнать в каждом конкретном случае, когда, куда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов дел за каждый год; правильно вести отчетность о приеме архивных документов. Книга поступлений помогает точно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В ней также указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление прибывших документов, - сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

Также в книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления⁹ независимо от того, является это поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов¹⁰ - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.

При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива.

Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи иди утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается¹¹.

Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

В архивах, хранящих документы до и после 1917 года, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов, с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р» (Ф. Р-1). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива¹².

Лист фонда - учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации по содержанию документов фонда, его составу и состоянию.

Лист фонда раскрывает также динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях фондообразователя;

2. сведения о местонахождении фонда и его номере;

3. сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи¹³.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9 999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям.

Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последующим номером.

Также на основании описи определяется архивный шифр дела. Архивный шифр - это адрес каждого дела, его поисковый образ, на который даются ссылки при использовании архивных документов.

Особому учету подлежат особо ценные и уникальные документы.

Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел. Для учета уникальных документов в настоящее время создается Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества. Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ. Первые экземпляры Листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра¹⁴.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей¹⁵.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый - в отделе учета архива, второй - у материально ответственного за хранение таких дел лица, третий - в бухгалтерии архива¹⁶.

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка; схема систематизации фонда; листы фонда; акты, связанные с движением фонда (акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов); рабочая инструкция по обработке фонда; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и другие.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

- о дате создания учреждения;

- подчиненности;

- функциях;

- реорганизации;

- условиях хранения материалов;

- видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров¹⁷. Используемые в деле документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись¹⁸.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела¹⁹.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

3.2 Документы централизованного государственного учета

Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД)²⁰. В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение и содержит значительно большее число сведений об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год. Он состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:

- архивные материалы;

- страховой фонд копий;

- научно-справочный аппарат;

- условия хранения документов.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов²¹. Она служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы.

Карточка фонда составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные, и только в государственных архивах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Ее данные перезаполняются по итогам года.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов²² составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций-источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

- всего по профилю архива;

- негосударственных организаций;

- государственных организаций,

а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов²³.

4 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка информации²⁴.

Учетные документы архива подразделяются на:

- первичные;

- обобщающие;

- итоговые.

Первичные документы ведомственного архива - это:

- журнал учета подготовленных информационных документов;

- журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

- журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;

- журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

- журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

- книга использования дела;

- личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива:

- карточка учета форм использования документов;

- карточка учета тем исследований в читальном зале;

- журнал регистрации пользователей в читальном зале;

- требования на выдачу дел;

- личное дело пользователя;

- картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

- журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

- карточка учета изданий архива;

- лист использования дела.

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация - сводные таблицы:

- работы архива по формам использования по годам;

- количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

- категорий потребителей информации по годам;

- тематики исследований по годам;

- количества публикаций по видам;

- количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

- количества выданных копий по годам.

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития²⁵.

Анализ использования архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

- количество обращений пользователей в архив за год;

- количество обращений пользователей по целям использования за год;

- категории потребителей информации.

Отдельным показателем интенсивности использования документов является число обращений:

- к хронологическим группам документов;

- разным темам исследования;

- разным видам исторических источников;

- к каждому фонду за год;

- к фондам разных категорий за год.

Эффективность использования изучается на основе показателей:

- количественных - отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения; отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел; отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

- неколичественных - качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

- абсолютных - количество публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива.

5 ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ ВРЕМЕННОГО ПОРЯДКА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АФ РФ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ

В настоящее время государственные и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс «Архивный фонд», ставший общеотраслевой технологией учета²⁶. В ряде органов управления архивным делом субъектов РФ программный комплекс «Фондовый каталог» применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов²⁷.

В соответствии с письмами Росархива № 2719-К от 04.09.98 и № 2766-К от 07.09.99 государственные и муниципальные архивы передали в Росархив информационные массивы, введенные или конвертированные в БД «Архивный фонд». Массивы передали 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. В БД экспериментальной версии автоматизированного ЦФК сосредоточены данные о 132 тысячах фондов²⁸.

В архивной отрасли сложились условия для начала поэтапного внедрения системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ²⁹ (см. Приложения № 1 и № 2).

1 Там же, с. 99

2 Там же

3 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - М.: «Приориздат», 2004. - с. 45

4 Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. - с. 100

5 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - с. 47

6 Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. - с. 100

7 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - с. 45

8 Пирожков Г.П. Архивоведение/Научный редактор В.П. Зорина. - Тамбов: Изд-во ТГУ им. Г.Р. Державина, 1998. - с. 34

9 Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. - с. 105

10 Там же

11 Титов В.Ю. Архивоведение для пользователей. - Иркутск: Изд-во Иркутского государственного педагогического университета, 2004. - с. 67

12 Там же

13 Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. - с. 105

14 Титов В.Ю. Архивоведение для пользователей. - с. 68

15 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - с. 51

16 Там же, с. 52

17 Алексеева В.Ю. и др. Архивоведение. - с. 106

18 Там ж е

19 Пирожков Г.П. Архивоведение. - с. 36

20 Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. - с. 106

21 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - с. 51

22 Алексеева Г.П. и др. Архивоведение. - с. 107

23 Там же

24 Булюлина Е.В. Архивоведение. - Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. - с. 43

25 Там же, с. 44

26 Колыванов А.С. Архивное дело. - М.: «Книга сервис», 2003. - с. 328

27 Там же

28 Там же

29 Там же, с. 329

16