Выступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога

Раздел Другое
Класс -
Тип Другие методич. материалы
Автор
Дата
Формат doc
Изображения Есть
For-Teacher.ru - все для учителя
Поделитесь с коллегами:

Создание в библиотеке электронного каталога учебно-методических ресурсов



В современном мире библиотеки становятся все более сложными системами, требующими от своих работников самых разнообразных знаний. В зарубежных странах на работу в библиотеки учебных заведений принимаются люди с университетским образованием и обязательным вторым библиотечно-информационным.

Работа библиотекаря колледжа очень многогранна. Это и культурно-массовая работа: организация всевозможных выставок, проведение культурно-массовых мероприятий и т. д. Это и деятельность по формированию каталога библиотечного фонда, без которого невозможно вести не только учет фонда, выдачу изданий читателям, но и воспитательно-просветительную деятельность: проводить уроки библиотечной грамотности, готовить читателей к пользованию каталогами в вузовских библиотеках.

Кроме того, имея хороший каталог можно очень легко создавать тематические выставки, составлять рекомендательные списки для преподавателей и не только для повышения квалификации, но и для того, чтобы они на своих уроках предлагали студентам, для дополнительного чтения по темам, именно ту литературу, которая есть в библиотеке нашего колледжа. Это не просто удобно для учителей, но одновременно повышает престиж, как всего колледжа в целом, так и библиотеки колледжа. Для библиотекаря при этом очень важно, что количество обращений читателей с запросами, которые библиотекарь не в состоянии выполнить, сведется к минимуму.

Наше время по праву именуется «веком информатизации», когда все сферы деятельности человека пронизаны информационно-коммуникационными технологиями. Библиотека, используя ИКТ в библиотечной практике, становится информационным центром, отвечающим требованиям современного образовательного процесса.

Внедрение автоматизированных технологий в библиотеке должно вестись по двум направлениям: первое - это автоматизация библиотечных процессов, создание своих информационных ресурсов в виде электронного каталога и различных полнотекстовых баз данных; второе - предоставление пользователям доступа к мировым инормационным ресурсам.

Руководство нашего колледжа с пониманием относится к проблемам библиотеки и старается идти в ногу со временем. Так в 2010 году для библиотеки были приобретены 6 ноутбуков, принтер, документ-сканер, мультимедийный проектор и интерактивная доска. Также в библиотеку был проведен беспроводной интернет (WiFi). На сегодняшний день библиотека имеет в своем пользовании уже 15 ноутбуков, принтер, МФУ, документ-сканер, мультимедийный проектор и интерактивную доску.

Первым этапом развития процесса автоматизации в библиотеке при помощи АИБС является создание электронного каталога. Под созданием электронного каталога понимается: 1) каталогизация новых поступлений; 2) ретроспективная конверсия уже существующих карточных каталогов в машиночитаемую (электронную) форму. В первые годы существования Прикаспийского современного колледжа при недостаточной площади библиотеки карточные каталоги вообще не составлялись и электронный каталог стал первым каталогом нашей библиотеки. Перед библиотекой встала проблема выбора автоматизированной информационно-библиотечной системы (АИБС). Были рассмотрены программы КАБИС, ИРБИС, РАБИС, MAPK-SQL. Первые три программы предлагаются разработчиками по дорогой цене, что довольно не выгодно для колледжа. Программа MAPK-SQL. Школьная версия - бесплатная программа и предназначена для школьных библиотек. Эта программа была рекомендована Республиканской научно-педагогической библиотекой и методической службой областного института повышения квалификации и переподготовки кадров. Решено было внедрить в работу библиотеки колледжа АИБС MAPK-SQL. Школьная библиотека 1.5.4. Программа поддерживает казахский шрифт и можно вводить книги на казахском языке. Так как я имею опыт работы с АИБС ИРБИС, то освоение программы MAPK SQL для меня не представляло сложности. Также в октябре 2011 года на базе Республиканской научно-педагогической библиотеки я прошла курсы повышения квалификации «Колледждерді ақпараттандыру және окушылардың ақпараттық мәдениеті».

К началу работы по созданию электронного каталога библиотечный фонд насчитывал свыше 17,6 тыс. экземпляров. В связи с таким значительным объемом было принято решение переводить уже существующий фонд постепенно, в течение значительного промежутка времени, а электронную каталогизацию новых поступлений в библиотеку осуществлять сразу же.

Каталогизация фонда библиотеки колледжа была начата в ноябре 2010 года. Была создана База Данных (БД) «Книги ПСК». Работа по ведению электронного каталога очень трудоемкая и конечно объемная, требует точности и внимания.

Работа по созданию электронного каталога продолжается, регулярно вносятся ретроспективные документы, новые книги вносятся по мере поступления в библиотеку. В электронный каталог вносятся все без исключения документы фонда, независимо от их вида, типа и физического носителя информации (книги, периодика, электронные диски, видеофильмы). В дальнейших планах автоматизации библиотеки создание БД «Учебники ПСК», БД «Периодика ПСК» отдельно на русском и государственном языках, «Kниги на CD», БД «Картотека трудов преподавателей», БД «Методическая копилка учителя».

Электронный каталог, т.е. машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном времени и предоставленный в распоряжение читателей, лишен ряда существенных недостатков, присущих традиционным библиотечным каталогам. Карточные каталоги занимают значительное пространство в библиотеке, что особенно негативно сказывается на имеющих обычно очень небольшую площадь библиотеках учебных заведений. Электронный каталог, если можно так выразиться, не превышает размеров системного блока компьютера. Заполнение традиционных каталожных карточек требует весьма существенных затрат времени, особенно при массовых новых поступлениях. Ввести же данные в электронный каталог можно чрезвычайно быстро. В случае необходимости изменения информации в каталожной карточке необходимо ее изъять и заполнить новую. Чтобы исправить запись электронного каталога, достаточно лишь несколько нажатий клавиш. И самое главное, электронный каталог дает возможность совместить в нем одном целый ряд традиционных каталогов, позволяет производить поиск одновременно по значительному количеству параметров, тем самым существенно облегчая и убыстряя работу сотрудников библиотеки и обслуживание ее читателей. Так, электронный каталог АИБС MAPK SQL совмещает следующие традиционные библиотечные каталоги: авторский, заглавий, систематический, предметный, тематический, нумерационный, хронологический, издательский, языковой, географический, периодических изданий. Электронный каталог включает в себя также картотеку статей. Электронный каталог позволяет осуществлять ввод и поиск документов по ряду параметров: автору, заглавие книги, ключевым словам.

АИБС (Автоматизированная информационно-библиотечная система) MARC SQL состоит из нескольких АРМ (Автоматизированных рабочих мест). Каждый из АРМов направлен на автоматизацию конкретных направлений библиотечно-библиографической деятельности. АИБС «MARC SQL» обеспечивает комплексную автоматизацию всех библиотечных процессов: комплектование литературы, создание и ведение электронного каталога, систематизацию, обработку поступающих изданий, справочно-информационное обслуживание читателей, учет библиотечных фондов.

АРМ «Каталогизация» - модуль, с помощью которого осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм и др.

Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя «учитель», Пароль «1». Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя «читатель», Пароль вводить не надо.

Пользователю с именем «Библиотекарь» доступны все АРМы. Пользователю с категорией «Учитель» доступны АРМы «Комплектование», «Каталогизация», «Поиск», «Абонемент» с ограничением некоторых функций внутри АРМов. Пользователю с именем «Читатель» доступен только АРМ «Поиск».

Поиск документов

С помощью электронного каталога обеспечивается быстрый и удобный поиск необходимой информации. Доступ к режимам поиска осуществляется из всех АРМов.

В режимах поиска предоставляется возможность формирования запросов на поиск, отбор документов в подмножество, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по заданным полям.

Выход в режим поиска осуществляется из пункта меню Документ/Найти или нажатием кнопки Выступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога на панели инструментов.

Предоставляется возможность формирования запроса к базе данных и отбор в текущее подмножество всех документов, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по одному или нескольким полям (Рис.1).

В системе реализованы три вида поиска (в виде многостраничной панели):

  • Простой

  • Расширенный

  • Фиксированный

  • Фильтры

В запросе участвуют одно или несколько полей базы данных, для которых были заранее построены словари .

Простой поиск

Выйти в режим Простого поиска можно, выполнив команду Документ/Найти/Простой поиск. В запросе могут быть определены один или несколько термов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ) и разделенных знаками (пробел/запятая). В запросе можно уточнить библиографический уровень и тип записи для искомых документов. Флажок «Условие поиска» указывает, как учитывать указанные термы для поиска. Возможны два варианта:

  • указанный терм стоит в начале поля для поиска;

  • указанный терм встречается в любом месте в поле для поиска.


Выступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога

Рис. 1. Режим поиска


Возможен вариант, когда для поиска указывается несколько термов и внутри термов встречаются пробелы. Тогда между ними необходимо использовать разделители. В качестве разделителя (Флажок Разделитель термов) используется пробел, если задаваемый терм состоит из одного слова, и запятая, если терм состоит из нескольких слов.

Расширенный поиск

Выйти в расширенный поиск можно, выполнив команды Документ/Найти/Расширенный поиск.

В запросе могут быть определены один или несколько подзапросов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ).

Подзапросы, включающие поле для поиска, терм и условие поиска попадают в запрос при нажатии кнопки Добавить. При наличии более, чем одного подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов (И/ИЛИ). Условие поиска: равно/не равно по началу поля, включает/не включает, равно/не равно на полное совпадение, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, на наличие или отсутствие информации в поле.

Фиксированный поиск

Список запросов представлен в пункте меню Документ/Найти/Фиксированный поиск. В список запросов фиксированного поиска включены наиболее часто используемые запросы, такие как поиск по инвентарным номерам, по номеру КСУ, по номеру учетной карточке и др.

Поиск всех записей в базе данных

Для того, чтобы просмотреть все записи, которые находятся в базе данных, нужно в модуле «Каталогизация» в пункте меню Документ щелкнуть по команде Найти все или нажать кнопкуВыступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога.

Поиск по словарям

Выход в режим поиска по словарям осуществляется выполнением команды Документ/Поиск по словарям или нажатием кнопки Выступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога на панели инструментов. В правом верхнем углу экрана размещается список внутренних словарей, построенных в базе данных. Ниже приведен список внешних словарей, подключенных к базе данных (в режиме поиска внешние словари недоступны). В нижнем правом углу находится список Отобранные термы. В этот список пользователь отбирает термы из словарей, по которым он хочет осуществить поиск.

В левой части экрана расположен список термов текущего словаря. Чтобы сделать словарь текущим, необходимо выбрать его из списков внутренних или внешних словарей. Для внутренних словарей в окно списка термов выводится таблица из двух колонок. Первая колонка - это сами термы, вторая колонка - это количество документов, содержащих данный терм. (Рис.2)

Информация, выводимая в окно списка термов, может быть отсортирована по колонкам. Для задания сортировки надо нажать

Выступление на методическом совете Создание в библиотеке электронного каталога


Рис. 2. Словари, используемые в системе


левой клавишей мыши на заголовок колонки. При вторичном нажатии на заголовок колонки меняется направление сортировки (по возрастанию - по убыванию).

Система позволяет осуществлять поиск по текущему словарю. Для этого надо в строке ввода, расположенной ниже окна списка термов, ввести начальные буквы терма, который необходимо найти. В этом случае на экран будут выдаваться значения словаря, которые по алфавиту больше или равны введенному. Если ввести первым символ '*', то будет осуществляться контекстный поиск, т.е. будут выдаваться только те значения словаря, которые содержат внутри себя введенный терм. Поиск осуществляется по значениям текущей колонки, т.е. по колонке, по которой происходит сортировка.

Для того, чтобы произвести поиск по словарям необходимо отобрать нужные термы из списка термов текущего словаря в список отобранных термов. Отбирать термы можно из разных словарей. Отобрать терм можно двумя способами:

  1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на терм в окне списка термов.

  2. Нажать левой кнопкой мыши на нужный терм и, не отпуская кнопку, перетащить его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).

После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку Найти. И программа выдаст перечень документов по запрашиваемой теме.

В чем же заключаются преимущества при работе с этой программой для конкретного пользователя?

Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия», библиотекарь может:

- формировать электронный каталог книг, учебников и других информационных источников, находящихся в библиотеке колледжа;

- ввести информацию о структуре колледжа и количестве студентов в каждой группе для автоматического определения обеспеченности учебниками;

- автоматизировать процесс учета выдачи книг;

- вести автоматизированный учет должников библиотеки колледжа по группам;

- получить информацию о читательском спросе, анализировать круг чтения студентов;

- оперативно предоставить информацию об обеспеченности учебного процесса учебниками и дополнительной литературой;

- подготовить все необходимые отчеты, используя готовые формы.
Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия», преподаватель может:
- подобрать необходимую для урока литературу, воспользовавшись электронным каталогом и списком ключевых слов, соответствующих тематике;

- получить информацию об учебниках имеющихся в колледже;

- проанализировать круг чтения студентов;

- получить список должников литературы группы.

Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия», студент может:
- найти литературу по интересующей его теме, воспользовавшись электронным каталогом библиотеки колледжа, для написания курсовых, дипломных работ.

Таким образом, программа MARC SQL Школьная версия не только позволяет автоматизировать работу библиотекаря с книжным фондом, вести обслуживание преподавателей и студентов, но и обеспечивает хранение всех информационных ресурсов колледжа, быстрый доступ к ним.

При этом значительно сокращается время на поиск, подготовку и выдачу необходимых данных, как по информационному обслуживанию читателей, так и по организации работы самой библиотеки. Библиотека теперь может оперативно реагировать на запросы читателей и более целенаправленно планировать свою деятельность.

В заключении я хочу сказать, что применение АИБС в библиотеках колледжей, конечно, должно развиваться в направлении расширения их дальнейших возможностей и повышения эффективности возможностей уже существующих. Несомненно, в ближайшем будущем желателен полный переход на автоматизированное комплектование библиотек учебных заведений и ведение электронного учета фондов. Должно продолжаться размещение электронных документов в локальных компьютерных сетях колледжей. Необходимое развитие получит система удаленного доступа к электронным ресурсам библиотек средне-специальных учебных заведений посредством Интернета - чтобы каждый ученик со своего домашнего компьютера мог обратиться к АИБС колледжа и ознакомиться с содержанием интересующего его документа. И, думается, автоматизированные информационно-библиотечные системы библиотек колледжей нашего города и области, а вдальнейшем и республики, должны объединяться в общие компьютерные сети для создания сводных электронных каталогов и совместного доступа к информационным ресурсам.

Библиотекарь Броварник И.А.

© 2010-2022