1 Вариант

1. Понятие «архивный документ»

2. Экспертиза ценности документов. Задачи ЭЦД

3. Передача дел на хранение в ведомственный архив

4. Архивные коллекции и их признаки

1. Режим хранения архивных документов

2. Принципы построения системы НСА

3. Понятие «менеджмент в архиве». Функции менеджмента

4. Понятие «архивный путеводитель»

2. Вариант

1. Понятие «архив»

2. Экспертиза ценности документов. Критерии ЭЦД

3. Передача дел на хранение в государственный архив

4. Объединенный архивный фонд и его признаки

1. Размещение архивных документов

2. Структура системы НСА

3. Планирование в архиве

4. Виды архивных путеводителей

Ответы:

1. Вариант

1. Ценный материальный носитель информации, сохраняемый для общества или собственника в силу своей значимости. В зависимости от ценности архивного документа он может храниться в архиве государства, в частном архиве или в личном семейном архиве.

2. Процесс изучения документов на основа6ии принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется ЭЦД. Задачи: 1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы с определением профильности документов архива. 2. Определить сроки хранения документов для организаций того или иного вида хранения. 3. Обеспечить полноту состава архивного фонда путем восстановления утраченных документов. 4. Отбор на хранение наиболее информативноемких документов.

3. В ведомственный архив сдаются дела оконченные производством на срок хранения более 10 лет, а также дела по л/с. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи и в процессе передачи проверяется: правильность оформления и формирования дел; соответствие кол-ва дел постоянного хранения и долговременного хранения заведенным делам. Вторым этапом передачи дел является сопоставление кол-ва дел в номенклатуре и в описи. Если показатели дел по описи постоянного и временного хранения и номенклатуре не совпадают, то проводится розыск дел и составляется справка о недостающих материалах. Материалы долговременного хранения по личному составу обычно передаются на хранение в объединенные межведомственые архивы, где дела по л/с являются наиболее массовыми делами и хорошо налажена работа по социально-правовым запросам граждан.

4. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

1. В архиве особый режим хранения предусмотрен только для архивохранилищ. Рабочие комнаты и читальный зал оборудованы в соответствии с обычными нормами делопроизводственных помещений. Архивохранилища требуют следующих специфических режимов: освещение, температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический режим, охранный режим архива.

2. Принципы: 1. Взаимосвязь и взаимодополняемость различных справочников.
   2. Не повторяемость информации в справочниках разного вида.
   3. Приемственность НСА архивов разного уровня.

3. Менеджмент - совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования. На сегодняшний день основными функциями управления являются: организация, прогнозирование, планирование, координация, работа с персоналом, маркетинг, связь с общественностью, инновация. Наиболее характерные для архива: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

2. Вариант

1. Слово «Архив» с греч. означает «Присутственное место», что говорит о тома, что изначально архив складывался как учреждение в определенными формами. Сам термин «Архив» многозначен: помещение с архивными документами; сами документы, которые не используются в повседневной жизни; целые учреждение, которые работают с ретроспективной информацией. Таким образом, архив можно определить как учреждение, осуществляющее хранение и использование документов в различных целях.

2. Процесс изучения документов на основа6ии принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется ЭЦД. Критерии ЭЦД - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценности документов. Критерии делятся на три группы: происхождения документов; содержания документов; внешних особенностей документов.

3. Документы от ведомств передаются по описям дел постоянного хранения с визой эксперно-проверочной комиссии, а также по актам приема-передачи. Обычно учреждение комплектующее гос.архив предает документы либо ежегодно, либо один раз в 3-5 лет. Если у архива много источников комплектования, то передача происходит по заранее утвержденному графику.

4. Объединенным архивным фондом называется архивных фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и(или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

1. Документы размещаются на стационарных металлических стеллажах, расстояние между стеллажами измеряется следующим образом: главный проход - 120 см; проход между стеллажами - 75 см; расстояние между полом и нижней полкой не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см. Все помещения архива, стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо.

2. В системе НСА различают 2 уровня: горизонтальный уровень основан на функциональном различии справочников. В нем различаются 2 группы: справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов. Вертикальный уровень основан на архивной иерархии комплекса документов: АФ РФ в целом, сети архивов, архиву, фонду, делу и отдельному документу.

3. Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива. Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможность имеющихся подразделений. Структура гос.архива складывается из отделов, созданных по направлениям работы архива. Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на 5, 10, 15 лет. Текущие - на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год . он составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития страны.

4. Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива - вид путеводителя по фондам архива, характеризующий ту часть документов этих фондов архива, в которой заключена информация по теме, и указывающий наименования или номера архивных фондов.