Семинар: Как увидеть свет в конце туннеля? (Самоменеджмент рабочего времени)

Время – это специфический ресурс, который необратим. Оно уходит, поэтому эффективное его использование актуально сегодня, как никогда. Рабочее время у большинства людей уплотнено до предела и все же часто не удается выполнить все намеченное. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени, как нехватка воздуха, ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому ...
Раздел Другое
Класс -
Тип Конспекты
Автор
Дата
Формат docx
Изображения Нет
For-Teacher.ru - все для учителя
Поделитесь с коллегами:

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение для детей

г. Владимира

«Городской межшкольный учебный комбинат № 2»


МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

УРОКА-СЕМИНАРА ПО ТЕМЕ «КАК УВИДЕТЬ СВЕТ В КОНЦЕ ТУННЕЛЯ?»



Разработала

учитель трудового обучения

высшей квалификационной категории

ТЮЛЬПА Раиса Андреевна










г. Владимир 2014 г.

УРОК-СЕМИНАР

Тема: «КАК УВИДЕТЬ СВЕТ В КОНЦЕ ТУННЕЛЯ?»

Цель: теоретическое обобщение самостоятельно изученного учащимися

материала, выделение основных составляющих эффективного

самоменеджмента, демонстрация связи темы с жизнью, с практикой.

Задачи: 1. Рассмотреть этапы эффективного самоуправления.

2. Установить приоритеты.

3. Подобрать инструменты для эффективного управления
временем.

По форме организации: групповой.

По характеру деятельности: научно-познавательный.

По содержанию материала: специализированный (посвященный одной
теме).

Оформление и оснащение: компьютерная презентация;

тест «Стрессоустойчивая ли вы личность?»;

ПК и проектор.


ХОД СЕМИНАРА


1 этап: Вступительное слово:

  • психологическая установка обучающимся на предстоящую работу;

  • формулировка темы, объяснение цели и задач;

  • актуальность и значимость выносимой на обсуждение проблемы.

2 этап: Обсуждение проблемы, согласно плану;

3 этап: Подведение итогов обсуждения, оценка работы.

4 этап: Компьютерное тестирование: «Стрессоустойчивая ли вы личность?»;

5 этап: Рефлексия.

ПЛАН СЕМИНАРА

  1. Самоменеджмент - это…

1.1. Поглотители времени.

  1. Тайм-менеджмент.

2.1. Планирование.

2.2. Анализ временных затрат.

2.3. Приоритеты.

  1. Как уложиться в предложенные вам сроки?

  2. Как мотивировать себя на выполнение работы?

  3. Мелочи решают все!

  4. Учимся снимать стресс.




ХОД СЕМИНАРА:

1. Организационный момент: психологическая установка уч-ся на предстоящую работу (тренинговое упражнение «Улыбка» - настрой на предстоящее общение, раскрепощение).

Задание:

- Поприветствуйте своего партнера по общению открытой, доброй улыбкой. Обращаясь, скажите пару приятных слов.

- Улыбнулись! И вы на пути к гармонии, определяемой тремя главными силами жизни: разумом, духом, любовью.

- Улыбнулись!

- Значит, вы готовы к занятию!

- Начинаем!

2. Объявление темы и целей семинара.

Тема семинара «Как увидеть свет в конце туннеля?» (слайд 1).

Цели: На сегодняшнем семинаре мы должны подвести итоги самостоятельно проделанной вами работы и решить очень важную проблему «Как увидеть свет в конце туннеля?», а для этого нам необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть этапы эффективного самоуправления.

2. Установить приоритеты.

3. Подобрать инструменты для эффективного управления временем.

3. План работы:

План нашей работы (слайд 2), с ним вы уже знакомы, по его вопросам вы готовились к семинару. Этому плану мы и будем следовать в ходе нашей работы .

4. Критерий оценки: оценки работы группы в целом + лепта каждого в общий вклад - «копилка».

Центральное правило нашего семинара:

  • высказываются все!

  • активны все!

Вступительное слово учителя: актуальность темы:

- Сегодня мы попробуем решить очень актуальную проблему - проблему эффективного планирования и использования рабочего времени.

Время - это специфический ресурс, который необратим. Оно уходит, поэтому эффективное его использование актуально сегодня, как никогда.

Рабочее время у большинства людей уплотнено до предела и все же часто не удается выполнить все намеченное. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени, как нехватка воздуха, ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию и еще больше усугубляет положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер. Наверное, каждый из вас может вспомнить немало случаев, когда в один день должен был решить массу проблем, побывать во многих местах, при этом никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то очень важное, сильно угнетает, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано.

Как выбраться из поглощающего вас хаоса?

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент (в переводе с английского - управление временем).

Однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени и у всех оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения.

«Управление временем» это название того, что, по сути, является управлением самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. И помните, что в этом деле мелочей быть не может!

Учитель: - Восприятие времени - процесс сугубо субъективный. Для каждого человека оно течет с разной «скоростью» в разные моменты жизни.

Как справиться с потоком времени и направить его в нужное русло? Ведь не секрет, что жизненный и профессиональный успех во многом зависит от эффективного самоуправления. Иначе говоря - самоменеджмента.

Самоменеджмент - это эффективное самоуправление.

1.1. Поглотители времени

На пути эффективного самоуправления человека поджидают определенные трудности. По мнению специалистов, это - поглотители времени. Что можно назвать «поглотителями» рабочего времени?

Учащиеся: предлагают, на их взгляд, «поглотителей» рабочего времени. Это:

  • ненужные разговоры и телефонные звонки;

  • стрессы и переживания;

  • люди, заглянувшие «просто так»;

  • проблемы с оргтехникой;

  • изменения в очередности работ, которые навязаны коллегами;

  • отвлечения на рабочем месте.

Кроме того, наше драгоценное время «съедают» следующие проблемы:

  • отсутствие умения слушать другого;

  • неумение отказать;

  • неумение планировать;

  • беспорядок на рабочем месте;

  • плохо организованный обмен информацией;

  • непродуманное мероприятие;

  • выяснение отношений;

Учитель: Существует шесть типов организации времени:

Тип организации времени

Пояснение

«Оптимальный»

Темп выполнения заданий подбирается индивидуально в зависимости от их важности и срочности.

«Дефицитный»

Задачи выполняются в последний момент в условиях цейтнота.

«Спокойный»

Задачи выполняются в спокойном, размеренном темпе, независимо от их срочности или важности.

«Исполнительный»

Задачи решаются по мере поступления, и скорость их выполнения зависит от инструкции руководителя.

«Тревожный»

Человек хватается за все дела одновременно, стремясь успеть сделать их как можно скорее.

«Неоптимальный»

Отсутствуют разделение на срочные и несрочные дела и очередность их выполнения.

(Отметьте тип организации времени, наиболее характерный для вас. Он зависит как от ваших личностных особенностей, так и от конкретной ситуации).

Учитель: - А как вы думаете, что является сигналом нехватки времени, как говорят, авралом?

Учащиеся предлагают симптомы. Это могут быть:

Симптомы недостатка времени

  • Постоянная спешка, суетливость.

  • Невозможность сосредоточиться на одной задаче.

  • Желание сделать все дела.

  • Отсутствие четкого распределения дел по степени важности.

  • Большой поток рутинных и срочных дел.

  • Несвоевременность ответов на деловые запросы.

  • Постоянные помехи в работе. Отвлекающие телефонные звонки, посетители.

  • Доработка дома, за счет времени, предназначенного для отдыха.

  • Выполнение работы за других.

  • Ощущение хронической усталости и цейтнота.

  • Ухудшение взаимоотношений в коллективе, конфликты.

- Давайте сделаем вывод: Если у вас в работе присутствуют эти симптомы, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимы инструменты более эффективного его использования.

Учитель: Как облегчить себе жизнь? Ведь если она состоит только из работы, а также страхов, порождаемых нехваткой времени, то становится непонятным ее смысл.

Текучесть дел - это бег по кругу, а развитие идет по спирали. А значит, надо находить возможности выйти на следующий виток!

Приступим к тому, что традиционно называется управлением временем, т.е. к тайм-менеджменту. С чего начнем?

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учащиеся предлагают первый шаг: Планирование.

- Планирование является одним из самых эффективных инструментов управления временем.

Заводим ЕЖЕДНЕВНИК, ОРГАНАЙЗЕР ИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДНЕВНИК, главное, чтобы вам было удобно с ним работать. Заносим в ежедневник все дела, которые необходимо сделать.

Учитель: - А как же разумно планировать, возможно, существуют какие-то правила?

Учащиеся: - Да, есть. По мнению специалистов, это эффективные правила.

Учитель: - Предлагайте! (учащиеся предлагают правила).

Правила эффективного планирования

1. Не планировать сразу очень много дел, что будет заранее невыполнимо;

2. Не хвататься за все дела: все равно не хватит времени, сил, желания и т.п. Лучше просто вычеркнуть то, что можно отложить на потом.

3. Не нужно браться за выполнение нескольких дел одновременно.

4. Не отвлекаться (по статистике, работника отвлекают каждые восемь минут!).

5. Обязательно предусмотреть время на случай непредвиденных обстоятельств и незапланированных событий (до 40% раб. времени).

Учитель: И так, первый шаг сделан. А далее? Попробуйте предположить шаг второй…

Учащиеся:

- Далее необходимо сформулировать личные и профессиональные цели (они должны быть конкретными, достижимыми, реальными). Не просто «хочу быть директором», а «как поэтапно можно этого добиться».

- А для этого необходимо:

Составить список целей, задавая себе при этом вопросы:

  • Каковы мои долгосрочные цели?

  • Каковы мои цели на ближайшие 6 месяцев?

  • Чего я хочу от жизни?

  • Чего я действительно хочу от работы?

Причем ориентиром будет результат, а не процесс.

Учитель: - Но проблема времени не решена, его катастрофически не хватает! Какой следующий шаг?

Учащиеся: - Следующим шагом, по нашему мнению, будет расчет расхода времени: куда и сколько.

Учитель: - Да, вы правы, нужно провести «хронометраж» рабочего времени, причем очень скрупулезно.

- Для понимания того, сколько времени поглощает тот или иной процесс, необходимо провести анализ временных затрат (фотографию рабочего дня), который позволит увидеть, на что реально растрачивается невосполнимое время жизни.

Время

Вид деятельности

Затрачено (мин.)

7-00

Подъем, душ…

15

7-15

Завтрак

15

7-30

Одевание, макияж…

20

7-50

Дорога на работу

50

8-40

Приход на работу

5

8-45

Подготовка рабочего места

10

И т.д.

Учитель: - Просчитали., но любое исследование требует анализа. Как вы думаете, как лучше его сделать?

Учащиеся предлагают вопросы, которые помогут проанализировать стиль работы: Например:

Известно ли мне теперь, на что расходуется мое время?

Сколько времени требует выполнение тех или иных дел?

Мои сильные и слабые стороны в организации времени?

Как лучше использовать мои сильные качества, какие из них требуют совершенствования, и какие пробелы мне надо восполнить?

Какие факторы или личности стимулируют/ограничивают мою работоспособность?

В результате такого самоопроса могут быть сделаны, например, такие выводы:

- Я выполняю слишком много необязательной работы;

- Мне надо пересмотреть структуру своего рабочего дня.

Учитель: - И так, на несколько шагов мы продвинулись в решении нашей проблемы. Но мы следует далее.

Учащиеся: - Шаг следующий: устанавливаем приоритеты.

Учитель: Вы правы, теперь нужно установить приоритеты и принять решение: Как мы будем это делать?

Учащиеся предлагают варианты:

  • Присвоить делам соответствующий статус;

    Тип дел

    Как выполнять

    Пример

    1. Важные и срочные (ВС)

    Выполняются сразу

    Подготовка документа

    2. Важные, но не срочные (ВН)

    Для их выполнения ежедневно выделяется время

    Овладение профессиональными навыками

    3. Неважные, но срочные (НС)

    По возможности делегируются другим

    Обновление инвентаря

    4. Неважные и несрочные (НН)

    Выполняются в свободное время или не выполняются, пока не станут важными или срочными.

    Повесить картину.

  • Составить план на месяц, неделю, день;

  • Выделить в этих планах свободное время для незапланированных дел (40%), остальное время (60%) - на запланированные дела.

Для максимально эффективного выполнения планов необходимо:

  • Внеся дела в ежедневник, обозначить статус цветом или метками;

  • Определить для себя продуктивные часы;

  • Выделить спокойное время дня (для сосредоточенной работы);

  • Отвести время для отдыха;

  • Использовать маленькие паузы для различных видов работ (перед началом совещания набросать несколько строк в свой план на следующую неделю);

  • Спрашивать себя об оптимальном использовании времени (это поможет вам расставить приоритеты).

Учитель: - Да, при этом необходимо помнить о правиле Парето, которое гласит: «Только 20% усилий дают 80% результатов». Другой аспект того же правила: на то, чтобы выполнить 80% работы, вы затратите лишь 20% времени, которое уйдет на выполнение всего проекта.

Учитель: - Предлагаем, планируем, ставим цели. Но от нас требуют результата, устанавливают нереальные сроки. И невольно назревает вопрос: КАК УЛОЖИТЬСЯ В ПРЕДЛОЖЕННЫЕ ВАМ СРОКИ?

Учащиеся предлагают свои варианты:

- Часто мы не можем отказаться от навязываемых нам сроков, чтобы угодить начальнику или клиенту.

- Если невозможно добиться результатов к заданному сроку, то не стоит брать на себя заранее невыполнимые обязательства.

- Нужно набрать в грудь воздуха и все-таки сказать о том, что данный срок нереален, объяснить почему.

- Иногда мы сами себе создаем помехи в выполнении своих планов.

Учитель: - При определении приоритетов существуют различные «ловушки»:

  • Задание последнего выполняется в первую очередь;

  • Задание первого выполняется в первую очередь;

  • «Скрипящее колесо» (задание настырного человека выполняется в первую очередь);

  • «Ловушка объема» (самое объемное дело оставляется на потом);

  • «Ловушка предпочтений» (в первую очередь выполняется любимое дело).

- Самоорганизации очень помогают вопросы, обращенные к самому себе, например: «Почему я хочу сделать эту работу сейчас: потому что надо или потому что хочется?» и т.д.

Учитель: Можно ли найти выход из подобной ситуации? Да, нужно организовать время своего руководителя, коллег, а главное - заняться самодисциплиной.

Планирование рабочего дня вашего руководителя

Для этих целей можно использовать программу MS Outlook. Если она не установлена, то задачи по планированию можно решать следующим образом:

  • Организовать ежедневные встречи с руководителем, чтобы согласовывать намеченные планы.

  • Держать у себя оригинал ежедневника, а руководителю передавать его копию для уточнения.

  • Настаивать на том, чтобы в сове отсутствие руководитель информировал вас об изменениях в планах.

  • Предусматривать запасное время для незапланированных дел в планах руководителя.

  • Оставлять интервал между встречами.

  • Регулярно отслеживать изменения в планах руководителя.

  • Проверять, остается ли у руководителя достаточно времени для решения текущих задач.

  • Быть в курсе первоочередных задач руководителя.

  • Узнавать у руководителя крайний срок выполнения поручений.

  • Чтобы принять поручение руководителя без дальнейших проблем и недоразумений, нужно обязательно:

- внимательно слушать и все записывать;

- проверить, все ли правильно поняли («Правильно ли я поняла, что контракт нужно подготовить к 14.00?);

- выяснить непонятные моменты до полного понимания задачи («Можно ли уточнить?.. и т.п.);

- узнать, что делать с неожиданными сложностями (Что я должна буду сделать, если…?);

- понять технологию выполнения задания и критерии их оценки;

- определить необходимый минимум выполняемой работы, параметры анализа;

- информировать руководителя о ходе выполнения поручения.


Эффективное выполнение планов

Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и соотнесите их со своим расписанием. Некоторые люди более продуктивны утром, другие днем или к вечеру. Обычно мы следуем полуторачасовым ритмам подъема и спада активности.

На продуктивные часы планируйте наиболее важные дела.

Отведите время для отдыха, оно должно быть заложено в расписание наряду с другими делами.

Используйте маленькие паузы для различных видов работ;

Учитель: - Даже если вы стараетесь применять новейшие методики самоменеджмента, организовали рабочий день вашего руководителя и поговорили с коллегами, помните, что отсутствие главного - самодисциплины - может свести на нет все ваши усилия. В чем же она заключается? Учащиеся предлагают варианты самодисциплины:

1. Мелкие дела нужно структурировать и сгруппировать. Выполнение небольших заданий требует в совокупности гораздо больше времени, чем одного крупного, т.е. переключение с одного дела на другое также занимает время.

2. Доказано, что чрезмерное внимание к второстепенным деталям, отвлекает от более серьезного, важного и трудного дела. (Вспомните, как вы готовились к экзаменам. Всегда находилась масса мелких дел, которые, почему-то, хотелось сделать немедленно: попить чаю, позвонить приятелю…).

Учитель: - Но, несмотря на тщательно выверенные планы, всегда может наступить «аврал». Что делать?

Учащиеся предлагают свои варианты:

- В этом случае имеет смысл сохранять спокойствие, даже если торопят, и очень серьезно подумать: какова стратегия выхода из этой ситуации;

- Подумать, кого и как привлечь себе в помощь;

- Проанализировать, как снизить возможные потери. После этого нужно записать решение и приступить к его реализации.

Недаром на Руси есть традиция «присесть на дорожку» - это необходимо, чтобы переключить внимание, сосредоточиться, вспомнить, не забыто ли что-нибудь.

Учитель: - Итак, вы удачно распределили и запланировали многочисленные дела, однако возникла одна маленькая проблема: отсутствует желание за них браться. Что же делать? Как мотивировать себя на выполнение работы?

Учащиеся предлагают варианты:

Если вы испытываете неприязнь к какой-либо определенной работе, можно бороться с этим таким образом:

  • Пообещать себе награду «Вот доделаю это и пойду после работы в кино…»;

  • Сказать себе, что: выполнение этого трудного для вас задания - прекрасная возможность приобрести новый опыт; прибыль компании (а, следовательно, и ваша) зависит от результатов этой работы; коллеги будут уважать вас еще больше и т.п.

  • Делать работу поэтапно, частями (этот метод борьбы называется «швейцарский сыр» - процесс выполнения работы разбивается на этапы, в результате чего задание кажется не таким объемным).

  • Разумно чередовать труд и отдых. (Когда вы будете знать, что отдых обязательно последует, не так страшно браться даже за трудное дело). Поэтому отведите отдельное время на перерывы. Научитесь расслабляться во время работы, забывать о проблемах и заботах хотя бы на несколько минут. У каждого человека есть свои способы релаксации: например, полить цветы, попить чаю…).

  • Определить для себя разумные правила и стараться следовать им.

(После семи часов я стараюсь в офисе не задерживаться, ухожу вовремя - разумеется, если в контракте не оговорен ненормированный рабочий день).

  • Привлечь к выполнению задания других людей. (Делегировать часть поручений). Так можно сэкономить время.

Учитель: - «Управление временем» это название того, что, по сути, является управлением самим собой, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. И помните, что в этом деле мелочей быть не может!


Мелочи решают все!

1. Не стоит откладывать дела на последний момент - это слишком рискованно и может привести к неприятным последствиям.

2. Всегда старайтесь класть вещи и документы на места как на работе, так и дома.

3. Учитывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства: пробки на дорогах, встречу со знакомым…

4. Выполняя работу быстрее и эффективнее, вы вполне можете сэкономить время для каких-то других дел и для необходимого отдыха.

Учитель: - Каждый из вас может вспомнить немало случаев, когда должен был решить массу проблем, но осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, сильно угнетает, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности…

Для того чтобы не терять работоспособность и всегда быть готовым к профессиональному росту и развитию, необходимо научиться снимать стресс. Стресс отнимает очень много душевных сил и времени, поэтому вы должны выбрать свой способ расслабления. Предложите варианты, как можно снять стресс?

Учащиеся предлагают варианты: Музыка, спорт, хорошая кухня, интеллектуальное развитие - чтение книг, посещение выставок, театра, прогулка, общение и т.п.).

Учитель: - Оглянитесь по сторонам: жизнь очень многообразна. Постарайтесь не думать о работе после того, как вы вышли из офиса. Для этого медики снимают белый халат, а деловые люди переодеваются в джинсы. Помните! Времени всегда должно хватить на то, что по-настоящему важно для вас.

Вопросы нашего плана рассмотрены, проблема решена.

И в заключение хочется отметить:

- Сегодня мы разрешили одну из актуальных проблем - проблему эффективного планирования и использования рабочего времени.

Сегодня цена времени становится дороже, чем деньги. Ведь время - это необратимый ресурс нашей жизни. Но, к сожалению, многие, понимая это (что времени не хватает), так и не хотят ничего менять.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

- Поэтому можно сделать вывод: Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека. Только благодаря правильному использованию этого уязвимого ресурса и грамотно спланированной своей жизни, будет возможность увидеть «свет в конце туннеля»! Вы сможете многое успевать, эффективно работать и, при этом, радоваться жизни.

Желаем вам успехов в эффективном управлении временем!

- А сейчас проведем тестирование, выявим, насколько вы подвержены стрессу. Помните, конфликтные работники никому не нужны!

4 ЭТАП: Компьютерное тестирование: «Стрессоустойчивая ли вы личность?»;

5 ЭТАП: Рефлексия

- Поделитесь мнением, если перед вами станет проблема «Как увидеть свет в конце туннеля?», сможете ли вы решить эту проблему?



© 2010-2022