Практическая работа Планирование рабочего времени в программе Microsoft Office Outlook

Практическая работа № 2

Тема урока Программа Microsoft Office Outlook

Планирование рабочего времени

Цель урока

Научить планировать рабочее время с помощью программы Microsoft Office Outlook

Вводная часть

Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвящен­ному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществ­ляется, зависит эффективность работы предприятия. В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о ко­торых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.

Встреча - это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласо­вывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это - небольшое дело, с точки зре­ния затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и являет­ся односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно пере­нести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

Собрание, в отличие от встречи, требует приглашения нескольких лиц и привле­чения дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собра­ние требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками.

Событие - это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, про­текающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Собы­тия могут быть ежегодными, то есть происходить раз в году в определенный день (например, день рождения или годовщина какого-нибудь события), и обычными, то есть проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней. Рас­сылка приглашений на событие обусловливается его содержанием. Например, про­ведение семинара связано с приглашением участников, а в день рожденья надо быть готовым к тому, что в течение всего дня будут звонить и приходить посетите­ли, желающие поздравить вашего сотрудника. Если это день рождения партнера, то, возможно, вам придется не раз в течение дня позвонить ему, чтобы поздравить

Задача - это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Текущие задачи сотрудник выполняет тогда, когда он не проводит встречи, со­брания, то есть условно можно сказать «свободен». Задачи, которые выполняет секретарь, - это составление и обработка документов, составление плана меро­приятия, организационные работы и другие.

Для успешной работы необходимо научиться планировать свое рабочее время. В среде Outlook для планирования рабочего времени предназначена папка Кален­дарь

Задание 1. Работа с папкой Календарь

Познакомьтесь с интерфейсом папки Календарь.

Ход работы

1. Откройте папку Календарь

2. Найдите окно Ежедневника с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете за­писать встречи, собрания, события.

3. Измените цену деления шкалы времени.
Для этого:

• щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;

• в контекстном меню выберите подходящий интервал времени от 5 до 60 минут.

4. Найдите «Календарь». С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте календарь на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.

5. Щелкните на какой-нибудь дате в календаре. Убедитесь, что Ежедневник от­крылся на указанной дате.

6. Форму представления Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните на каждой кнопке и проследите, как изменится представление ежедневника.

7. Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в каждой строке которой записывается название и некоторые параметры задач.

Задание 2. Планирование встречи

Научитесь записывать в календарь встречи.

Ход работы

1. Откройте Ежедневник на текущей дате.

2. Запланируйте на ближайшее время «Обсудить с Капроновым Ю.И. план работ».

Для этого:

• щелкните на шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

• запишите тему встречи;

• нажмите Enter.

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

3. Дождитесь звукового сигнала.

4. Измените длительность встречи.
   Для этого:

• наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

• захватите и переместите границу встречи.

5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни, руководствуясь данными таблицы

Таблица Расписание на неделю
День недели Время Тема

Понедельник 9.00-9.30 Доклад директору

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам

Среда 16.30-17.00 Подписать документы

Четверг 10.00-12.00 Комитет по образованию

Задание 3. Изменение параметров встречи

При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда мож­но вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были по­священы. При планировании встречи вы можете указать параметры занятости. В программе Outlook предусмотрены следующие варианты

Занят Встреча не может быть перенесена на другое время, и вы не хотите,

чтобы вас беспокоили в это время

Свободен Вы можете перенести встречу на другое время, если возникнет

более неотложное дело

Под вопросом Вы не уверены, что встреча вообще состоится

Нет на работе Встреча проходит в другом месте

Особенно важно указывать параметры занятости, если вы работаете в группе и сообщаете по сети свои планы другим участникам. Ваши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.

Научитесь связывать встречу с контактом, с документом, устанавливать и отме­нять оповещение, устанавливать параметры занятости.

Ход работы

1. Откройте окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой
   строке в ежедневнике

2. Рассмотрите вкладку Встреча.

3. Выполните следующие действия:

• измените тему встречи;

• укажите место встречи;

• отключите флажок оповещения;

• установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, пет на работе.

Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните на кнопке Контакты в ниж­ней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Задание 4. Заметки и вложения

Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится доку­мент, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Научитесь делать заметки и вложения к встрече.

Ход работы

1. Откройте окно встречи

2. В текстовом поле для заметок к встрече запишите текст: «Обсудить сроки ра­боты, количество участников и круг их вопросов».

3. Прикрепите к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл.
   Для этого:

• щелкните на кнопке Добавить файл (или меню Вставка ► Файл);

• в окне обзора найдите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (значок файла появится в окне).

4. Вы можете также вставить содержимое файла.
Для этого:

• выберите в меню Вставка пункт Объект;

• в диалоговом окне установите переключатель Создать из файла;

• щелкните на кнопке Обзор и в диалоговом окне выберите имя файла;

• закройте диалоговые окна щелчком на кнопке ОК и убедитесь, что содержи­мое файла появилось в поле заметок.

Задание 5. Планирование повторяющихся встреч

В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание до­кументов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвящен­ные планированию предстоящей работы и отчету о проделанной работе. Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Научитесь создавать повторяющуюся встречу.

Ход работы

1. Создайте в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения

День недели Время Тема Признак повторения

Понедельник 9.00-9.30 Просмотр почты ежедневно

Понедельник 9.30-10.00 Доклад директору ежедневно

Понедельник 16.30-17.00 Подписание документов ежедневно

Понедельник 10.00-11.00 Планерка каждую неделю

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам каждую неделю

Пятница 16.00-17.00 Итоги работы каждую неделю

2 Задайте признак повторения для встречи.

Для этого:

• двойным щелчком откройте окно встречи;

• на панели инструментов щелкните на кнопке Повторение

• в диалоговом окне Повторение встречи установите необходимые параметры повторения;

• закройте окно встречи и найдите в календаре другие даты, на которые авто­матически будет записана повторяющаяся встреча.

Задание 6. Планирование собраний и событий

Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная сре­да Outlook позволяет выбрать участников из пайки Контакты и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.

Научитесь назначать собрание и событие.

Примечание:

Если вы работаете в сети, то приглашения будут автоматически посланы по указанным в папке Контакты адресам

Ход работы

1. Откройте повторяющуюся встречу Планерка

2. Щелкните на вкладке Доступность участников. При переходе на эту вкладку встре­ча автоматически преобразуется в собрание.

3. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкните на кнопке Дру­гие. Откроется адресная книга.

4. Выберите участников собрания.

5. В сформированном списке щелкните на значке отправки приглашения рядом с каж­дым участником и выберите пункт отправлять или не отправлять приглашения.

6. При формировании папки Контакты все даты рождений и годовщин автоматиче­ски записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит вам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в за­головочной части листа ежедневника. Просмотрите ежедневник и убедитесь, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись

7 Создайте событие на весь день Семинар менеджеров.

Для этого:

• двойным щелчком откройте новую встречу;

• установите флажок Целый день;

• задайте остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Задание 7. Создание задачи

В окне папки Календарь расположена Панель задач. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь опре­деленную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с од­ноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи

Вы можете установить следующие параметры задачи:

• указать тему задачи;

• назначить дату начала и срок исполнения;

• отслеживать стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

• указывать процент исполнения задачи;

• поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

• связать задачу с контактом;

• прикрепить файл или записать заметки;

• изменить представление сведений о задаче в окне.

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.

Научитесь создавать задачи и задавать их параметры.

Ход работы

1. Рассмотрите представление информации о задачах в папке Календарь и в папке Задачи Они во многом совпадают.

2. Перейдите в папку Задачи.

3. Для создания задачи щелкните на строке с надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще не­которые параметры задачи. Запишите тему «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажите срок исполнения в раскрывающемся календарике, затем нажмите Enter.

4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно
   параметров задачи.

5. Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.

6. Прикрепите к задаче файл с приказом.

7. Создайте еще несколько задач на ближайшие 5 дней:

• собрать сведения об отпусках;

• составить план проведения семинара;

• составить список участников семинара;

• разослать телефонограммы участникам семинара.

Задание 8. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения

Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществ­лять контроль исполнения.

Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты. При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруд­нику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в пап­ке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

Научитесь поручать задачи другим лицам.

Ход работы

1. Откройте окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара»

2. На панели инструментов щелкните на кнопке Назначить задачу .

3. Появится строка Кому...

4. Щелкните на кнопке Кому... Откроется окно получателя поручения

5. Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей
   сообщения щелчком на кнопке Кому...

6. Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан выбранный контакт.

7. Закройте окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересыл­ке задачи. После того, как вы поручили задачу другому человеку, вы перестае­те быть ее хозяином, то есть не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.

8. Просмотрите в папке Задачи, как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение

9. Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки Контакты.

Задание 9. Изменение представления сведений о задаче

Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт Текущее пред­ставление из меню Вид. Если вас по каким-либо причинам не устраивают представ­ления, предлагаемые программой, вы можете сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

Научитесь использовать представления информации о задаче, предлагаемые программой, а также изменять количество столбцов в таблице.

Ход работы

1. Откройте папку Задачи.

2. В меню Вид выберите пункт Текущее представление и из дополнительного меню один из видов представления.

3. Просмотрите, как изменилось представление задачи.

4. Примените другие виды представления.

5. Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовков.

6. В контекстном меню выберите пункт Изменить текущее представление. Откроет­ся окно сведений о представлении

7. Просмотрите содержимое кнопок. Изменяйте представление, используя диа­логовые окна кнопок.

Задание 10. Создание заметки

Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можно видеть такую картину. Повсю­ду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе -расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной за­нятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит. Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блок­нота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоми­наний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, напри­мер, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно: связать заметку с контактом; присвоить ей категорию; отправить по почте; напечатать; изменить представление заметки. Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изме­нения сохраняются автоматически. Тогда у вас экран будет заполнен заметками.

Научитесь создавать заметку и работать с ней.

Ход работы

1. Откройте папку Заметки.

2. Щелкните на кнопке Создать. Откроется окно заметки желтого цвета

3. Запишите в окне текст заметки.

4. Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки

5. Свяжите заметку с контактом.
   Для этого:

• двойным щелчком на значке откройте заметку;

• откройте скрытое меню заметки;

• выберите пункт Контакты;

• в открывшемся списке контактов выберите нужного человека.

  6. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта. Откройте в папке Контакты карточку лица, с которым вы свя­зали заметку.

  7. Перейдите на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание
     о заметке.

  8. Изучите другие возможности меню заметки. Среди прочих вы найдете команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты.

Контрольные вопросы

1. Чем отличаются понятия встреча, собрание, событие, задача?

2. Для чего предназначена папка Дневник в программе Outlook?

3. Как выделяется в календаре текущая дата?

4. Как связать запланированную встречу с контактом?

5. Как вставить документ в окно встречи?