Служба ДОУ и ее нормативно-правовое обеспечение на примере Прогимназии

Служба ДОУ и ее нормативно-правовое обеспечение

В настоящее время делопроизводство любого учреждения представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами.

Для осуществления документационного обеспечения управления в учреждении создается самостоятельное структурное подразделение - служба делопроизводства или назначается специальный служащий, что зависит от масштаба организации и места ее в системе управления, количества работников, объема документации и др.

Документационное обеспечение управления в МДОУ прогимназии № Х согласно штатному расписанию должен выполнять делопроизводитель. Он должен принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать ее руководителю; контролировать исполнение, отправлять исполненную корреспонденцию адресатам; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, вести кадровое делопроизводство, личные дела работников.

В своей деятельности делопроизводитель образовательного учреждения, во-первых, должен руководствоваться следующими законодательными и нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства:

1.Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором определен порядок личного приема граждан руководителем, указаны сроки рассмотрения обращений граждан, даны определения, что понимать под обращением, заявлением, предложением, жалоб.

2. Федеральный закон РФ «О персональных данных» содержит принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

3. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливает состав Архивного фонда РФ, порядок включения архивных документов в его состав, разграничивает права собственности на документы, относящиеся к государственной, муниципальной собственности, частной собственности. Закон регулирует отношения в сфере организации учета, использования и хранения архивных документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

4. Трудовой Кодекс Российской Федерации отражает процессы документирования трудовых отношений, требования к составлению и оформлению трудового договора, коллективного договора. В Трудовом кодексе также подробно изложены правила внесения сведений о работе, о награждениях в трудовую книжку, правила ведения и хранения трудовых книжек. В кодексе перечислены виды документов, которые представляются при заключении трудового договора и виды документов, создаваемые кадровой службой

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. В ГСДОУ указываются порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция включает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней также изложена процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Она может служить основой при разработке инструкции по делопроизводству учреждения.

7. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 1 июля 2003 N 65-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты и др.

8.Основные правила работы архивов организаций основываются на действующей правовой базе в области информатизации документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами, раскрывают основные приемы и правила организации информационно-справочного аппарата и ведомственного хранения документов. Правилами установлены формы документов, обеспечивающих работу архива.

9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, используется для определения сроков хранения документов; он содержит типовые документы, образующиеся в деятельности различных учреждений, организаций и предприятий. Этот перечень используется при составлении номенклатур дел, подготовке документов для хранения или уничтожения;

Во-вторых, - это организационные и нормативно-методические документы самого учреждения. Важнейшим среди них является Устав МДОУ прогимназии № Х, определяющий порядок образования, компетенцию, функции, задачи, порядок работы.

Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Устав влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота прогимназии. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые создаются в аппарате управления.

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудников, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взысканий.

Должностные инструкции являются составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы персонала прогимназии, они позволяют объективно оценить работу каждого специалиста, применить меры административного воздействия.

Должностная инструкция должна оформляться на общем бланке, текст инструкции состоит из разделов, подразделов, имеющих заголовки, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование учреждения, гриф утверждения, наименование вида документа, заголовок, место составления или издания, текст, подпись, визы.

Должностная инструкция, по определению Т..В. Кузнецовой, имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:

-общие положения определяют сферу деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, квалификационные требования, подчиненность, подчиняющихся ему должностных лиц. Перечисляются также правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности сотрудник;

-функции - этот раздел содержит перечисление основных направлений деятельности сотрудника;

-должностные обязанности - раздел определяет задачи, возложенные на сотрудника, форму его участия в управленческом процессе (руководит, исполняет, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует, согласовывает и т.д.);

-права - раздел содержит права, предоставляемые сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей;

-ответственность - в разделе определены виды ответственности сотрудника за некачественное или несвоевременное выполнение возложенных на него должностных обязанностей или неиспользование предоставленных ему прав;

-взаимоотношения (связи по должности) - определен круг должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в служебные взаимоотношения, обменивается информацией.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы», основные критерии которого - своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например - «организация работы». Этот раздел необходим в том случае, если имеет место совмещение видов работ в небольшой организации, где на секретаря или делопроизводителя возлагается ведение кадровой документации.

Разделы «функции» и «должностные обязанности» должны быть разработаны как можно подробнее с перечислением основных направлений деятельности, видов работ, операций и технологии, применяемых при их выполнении. Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой, а затем утверждена руководителем.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой», «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, «раз в 5 лет».

Действующие в настоящее время должностные инструкции в прогимназии были разработаны в 2011 году.

Первым источником для разработки должностных инструкций стал Тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Второй источник при составлении должностных инструкций стала книга «Должностные инструкции сотрудников ДОУ» под редакцией Ларионовой Г.Б.

Должностные инструкции разработаны и утверждены директором прогимназии. Однако должностные инструкции специалистов составлены не на общем бланке, а на чистом листе формата А4, не указана дата составления, кем составлены, инструкции не согласованы с юридической службой, не указаны документы, на основании которых разработаны инструкции, гриф утверждения оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

УТВЕРЖДАЮ Директор ДОУ И.В. Иванова

Текст должностной инструкции документоведа взят из примерной инструкции, однако не конкретизирован к условиям МДОУ прогимназии №Х, требует доработки.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, поиск документов и дел. Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

-закрепление индексов дел;

-систематизация дел;

-установление сроков хранения дел;

-учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год по установленной форме, оформляется на общем бланке учреждения, подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК), а затем утверждается руководителем. Номенклатура дел МДОУ прогимназии № Х представляет собой перечень дел по направлениям деятельности учреждения.

Дела в номенклатуре сгруппированы по направлениям деятельности, однако следует отметить:

- заголовки дел не отражают их содержание;

- номенклатура дел составлена не по форме;

- не указаны сроки хранения, номера статей по перечню;

-номенклатура дел составлена не на бланке, а на чистом листе бумаги;

-не подписана составителем;

-не согласована ЭК,

- не утверждена руководителем;

-отсутствует итоговая запись.

В ходе работы над дипломным проектом нами проведено уточнение номенклатуры дел, отредактированы заголовки дел, указаны номера статей по перечню, номенклатура дел составлена по форме, напечатана в необходимом количестве экземпляров и доведена до работников прогимназии.

Информация, содержащаяся в документах учреждения, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работы с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделения, отвечающего за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, что выражается не только в обеспечении службы ДОУ современными техническими средствами, но и нормативной регламентации деятельности службы ДОУ и технологических процессов работы с документами.

Важнейшую роль в этом играет Инструкция по документационному обеспечению управления организации, устанавливающая единые правила работы с документами.

Однако в МДОУ прогимназии №Х Инструкция по делопроизводству не разработана.

Выводы:

-в МДОУ прогимназии № Х разработан и утвержден Устав;

- имеются основные законодательные и нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства;

-составлена номенклатура дел;

-разработаны должностные инструкции на основной состав специалистов.

Однако:

- должностная инструкция делопроизводителя требует доработки, более детального изложения обязанностей;

-оформление должностных инструкций не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;

- номенклатура дел требует основательной доработки в соответствии с требованиями;

- не разработана инструкция по делопроизводству.