Подготовка и передача дел в архив на примере Прогимназии

Подготовка и передача дел в архив

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Рассмотрим задачи экспертизы ценности документов в прогимназии:

отбор документов, имеющих научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственный архив. В данный момент прогимназия не является источником комплектования государственного архива.

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или уточнение сроков хранения документов, внесение данных изменений в номенклатуру дел.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов:

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплекса документов, созданного в детском саду, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждения, относится организационно-распорядительная документация учреждения. Например, Устав учреждения, Правила внутреннего трудового распорядка, приказы по основной деятельности МДОУ.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три, пять или десять лет.

3. Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Копии документов, отправляемых учреждением, должны быть заверены, иметь дату и номер. Делопроизводитель своевременно оформляет копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

6. Дублетностъ документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ - это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов - годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если сохранился копийный экземпляр, то его в прогимназии присоединяют к испорченному документу.

Экспертная комиссия. Экспертиза ценности в прогимназии должна проводиться при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Организацию и проведение экспертизы ценности документов, их отбор на хранение и уничтожение в МДОУ должна проводить экспертная комиссия (ЭК), созданная приказом директора.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением о работе ЭК.

Проведение экспертизы ценности. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК. Экспертиза ценности предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечня документов с указанием сроков хранения.

В результате работы образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-постоянного хранения;

-временного хранения;

-временного хранения (до 10 лет);

-подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

В архив прогимназии должны передаваться дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Архивные документы за период 1977-1996гг. яслей-сада № ___ переданы на хранение в областной архив, а документы с 1997 года и по настоящее время хранятся в рабочих кабинетах, так как ЭК в прогимназии не создана, экспертиза ценности документов не проводится, описи дел не составляются.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями к оформлению дел, принимаемых в архив.

Оформление дела ведется комплексом работ по подшивке документов, нумерации листов, оформлению обложки дела и составлению листа-заверителя. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в архив учреждения. Оформление дел должно проводиться делопроизводителем прогимназии.

Однако оформление дел в текущем делопроизводстве прогимназии проводится лишь частичное, документы и постоянного, и долговременного, и временного сроков хранения в течение года формируются в скоросшивателях. И в дальнейшем дела остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи дел не составляются, дела в архив не передаются, хранятся у исполнителей.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат полному оформлению, из дел удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой в четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется лист-заверитель.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов в МДОУ не применяется. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов делопроизводитель на них ставит номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делает, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки. Количество листов в деле указывается в листе-заверителе. После подшивки документов и нумерации листов проводится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

• полное наименование организации;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляется количество листов в деле, уточняются крайние даты дела. На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.

Наименование организации указывается в именительном падеже.

Заголовок отражает основное содержание документов. Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата.

Если делом является журнал приказов, то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале. Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год (ы)».

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле. Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел после сверки с перечнем документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны составляться описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Порядок передачи документов в архив.

Последним этапом становится передача всех дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в архив МДОУ. Передача должна проводиться только по описям.

В прогимназии не проводится экспертиза ценности документов, не составляются описи дел, помещение под архив не выделено, поэтому дела хранятся у исполнителей.

Выводы:

-в МДОУ не создана ЭК;

-экспертиза ценности документов в прогимназии не проводится;

- дела, (том числе и постоянного срока хранения), формируются на скоросшивателях,

-после завершения дел в делопроизводстве листы не нумеруются, не составляется лист-заверитель;

-отбор дел на хранение и уничтожение не проводится;

-дела за многие годы хранятся непосредственно у исполнителей;

-не выделено помещение под архив.