Анализ организации документооборота на примере Прогимназии

Анализ организации документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, контроль за сроками исполнения. Все документы учреждения представлены двумя группами:

-получаемые извне, от других организаций, т.е. входящие документы;

-созданные в самой организации.

Входящие документы поступают от вышестоящих инстанций, в том числе: -от органов власти,

- от других организаций;

- от частных лиц.

В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:

-внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

-исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Принципиальная схема документооборота в организации была дана еще в Единой государственной системе делопроизводства. Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из нескольких этапов:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- направление на исполнение и исполнение документов;

-контроль за исполнением;

-оформление и удостоверение документов;

- отправка.

Прием и первичная обработка входящих документов

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, по электронной почте, по телетайпу.

В прогимназии прием и обработка документов проводится делопроизводителем.

Доставка документов в МДОУ прогимназии №Х осуществляется, как правило, средствами почтовой связи. С помощью почтовой связи в МДОУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, а также печатные издания.

Документы, поступающие в МДОУ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех листов приложения. В случае неполного получения сообщения, об этом сообщается отправителю. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством времени получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа - дата получения и учетный порядковый номер. Учету подлежат все входящие документы, т.к. при их получении было затрачено время на вскрытие конвертов, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа работнику, и это дает более полное представление о выполненной работе делопроизводителем.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям (бухгалтерия) или должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документов исполнителям. Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении следует иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача службы делопроизводства на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Обработка организационно-распорядительных документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства прогимназии, в бухгалтерию. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение.

Количество инстанций определяется структурой прогимназии, распределение обязанностей между руководством, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа в прогимназии проводится делопроизводителем.

Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это - распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления (приказы). Остальные документы после предварительного рассмотрения делопроизводителем направляются исполнителям.

Обработка внутренних документов

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации, не выходящие за ее пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, компетенцию права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, должностные инструкции, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности прогимназии выполняют распорядительные документы, издаваемые руководителем, - приказы, решения, протоколы.

Исполнение документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.д. После этого готовится проект документа.

Проект документа проходит этап согласования с заместителями и специалистами, юридической службой. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. После получения на проекте виз, документ передается на подпись руководителю, после подписания - на регистрацию делопроизводителю.

Регистрация организационно-распорядительных документов

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы.

При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это позволяет получить сведения о поступлении документа, о его создании. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.д.

Регистрируются документы, поступающие от вышестоящих органов управления (Комитет по образованию и науке администрации города); важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа. Все организационно-распорядительные документы регистрируются делопроизводителем прогимназии.

В учреждении должен быть разработан и утвержден заведующим перечень нерегистрируемых документов. К ним относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы совещаний, семинаров, печатные издания, письма с пометкой «лично», информационные материалы. Документы регистрируются один раз.

В МДОУ прогимназии № Х регистрация документов проводится централизованно. В журнале регистрации входящих документов регистрируется поступающая корреспонденция (в день поступления). Форма журнала в виде таблицы, состоящей из граф: дата поступления и индекс документа, корреспондент, дата и индекс поступающего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, кому направлен документ, отметка об исполнении. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе.

В журнале регистрации исходящих документов фиксируются: дата и индекс документа; корреспондент; краткое содержание (обычно указывается название и заголовок документа), исполнитель, отметка об исполнении.

Регистрация внутренних документов проводится в пределах групп в зависимости от их вида. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу. Для этого разработаны 2 журнала приказов. В них вносится дата составления приказа и порядковый номер, содержание, исполнитель.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации устарела, она затрудняет ведение справочной работы по документам.

Более удобной является карточная форма регистрации. Форма карточки, расположение в ней реквизитов может определяться самим учреждением. Нами предложена форма регистрационной карточки. Однако в настоящее время ручная карточная система регистрации документов все чаще заменяется регистрацией документов на компьютере.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование заведующего о состоянии исполнения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается директором МДОУ. При постановке документа на контроль делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». Контроль исполнения документов в МДОУ прогимназии № Х осуществляет делопроизводитель.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок;

-имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок;

- остальные - в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя прогимназии.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. О всех случаях изменения срока исполнитель своевременно должен информировать ответственное за контроль лицо.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, передает другому работнику по согласованию с руководителем все контролируемые документы.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Периодически (ежемесячно, ежеквартально) составляется аналитическая справка, в которой указывается количество взятых на контроль документов, сколько из них не выполнено в срок, из них по уважительным и по неуважительным причинам.

Однако в изучаемом нами учреждении сроковая картотека не ведется, аналитические справки не составляются.

Отправка документов.

Полученный к отправке документ прежде всего проверяется на правильность его оформления. Проверяется наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие отметки об исполнителе, наличие указанных приложений и всех листов документа. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю на доработку.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Однако передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи, то есть применения специальной программы «электронный подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Формирование и оформление дел

После завершения работы с документами, как в любой организации, так и в прогимназии часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы делопроизводитель помещает в папки, то есть в дела.

Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Вначале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел прогимназии, заводится отдельная папка.

Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам; расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело заводится с момента появления в папке первого исполненного документа.

При ведении делопроизводства в МДОУ дела формируются и хранятся у делопроизводителя.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре и заголовку, вынесенному на обложку дела;

• документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

• в дело вкладывается по одному экземпляру каждого документа;

• в дело группируются документы одного календарного года;

• дела с учебными документами формируются за учебный год;

• в дело помещаются только исполненные документы;

• дела, по которым распределяются документы, соответствуют номенклатуре дел;

• если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируются новые дела. Заголовок нового дела вносится в номенклатуру под резервным номером.

Однако в МДОУ прогимназии № Х выявлены следующие нарушения при формировании дел:

-в дела формируются документы с различными сроками хранения;

- в дело помещаются несколько экземпляров одного документа;

-отдельные дела ведутся за несколько лет;

-заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, внесенным в номенклатуру дел.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела, поэтому необходимо документы располагать в хронологическом порядке за определенный период времени.

Распорядительные документы (приказы и т.п.) в прогимназии формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Группируют в МДОУ отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Однако приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, отпуск и т. д.), имеющие различные сроки хранения, формируют в одно дело.

Входящие документы формируются в дела с заголовками «входящие документы», исходящие документы - «исходящие документы» вместо дела «переписка».

При заведении дела в прогимназии делопроизводитель оформляет его обложку. На обложку дела выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

• название организации полное по уставу и сокращенное;

• индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 02-05, где 02 - это индекс структурного подразделения (бухгалтерия) или направления деятельности, 05 - порядковый номер дела в номенклатуре;

• заголовок дела. Вносятся краткие сведения о составе и содержании документов (Например, Приказы по основной деятельности), помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений;

• срок хранения дела, например: 3 года, 5 лет, «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

•

Выводы:

В МДОУ прогимназии № Х документы проходят все этапы движения:

- прием и первичная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- направление на исполнение.

Однако не соблюдаются правила формирования и оформления дел в делопроизводстве, что затрудняет оперативный поиск документов, экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению в прогимназии.